Verslo persikraustymas mikroautobusu į Vokietiją su patikimumu

Įvadas

Verslo persikraustymas mikroautobusu į Vokietiją su patikimumu nėra tas dalykas, kurį galima sutvarkyti vien paskambinus ryte ir sakant: „nu, vežam kompiuterius ir porą stalų“. Per daugelį metų tarptautinių pervežimų srityje mačiau visko – nuo tvarkingai supakuotų biurų, kur viskas pažymėta numeriais ir lentynomis, iki „lengvo persikraustymo“, kuris vėliau virsdavo dviejų dienų painiava prie Frankfurto sandėlio aikštelės. Jei kalbame apie įmonės kėlimąsi į Vokietiją mikroautobusu, svarbiausia ne tik kaina ar data, bet aiški eiga: kas krauna, kas apdraudžia, kas tikrina inventorių, kas žino dokumentus ir kas nesiunta vairuotojo vien tik „kaip nors“. Toliau paaiškinsiu paprastai, kaip tai vyksta realybėje – ne katalogo kalba.

Įvadas tęsinys

Verslo persikraustymas mikroautobusu į Vokietiją su patikimumu prasideda nuo paprasto sąrašo: kompiuteriai, monitoriai, dokumentai, stotelės stalai, kėdės, įrankiai, pavyzdžiai klientams ar nedidelis sandėlio inventorius. Kai kurie klientai mano, kad mikroautobusas tinka tik smulkiems daiktams, bet ne visada taip yra – tinka ir biurui perkelti iš Vilniaus į Miuncheną, Kauno į Hamburgą ar Klaipėdos į Berlyną, jei krovinys realiai tilpsta ir nėra sunkesnis nei leidžia transporto techninės galimybės. Patikimumas čia reiškia ne gražų šūkį ant durų. Reiškia: atvyksime laiku, pakuosime atsargiai, fiksuosime daiktus salone ar kėbulėlyje ir nepaliksim jūsų vadovo laukti prie telefono su klausimu „kur dabar esame“.

DUK

Bendras verslo krovinių planavimas

Ar verslo persikraustymas mikroautobusu į Vokietiją tinka mažam biurui?

Taip, tinka labai dažnai, ypač kai kalbame apie mažą biurą arba startuolio komandą nuo trijų iki dvidešimties darbuotojų. Mikroautobusas gali sutalpinti darbo stalus po dalimis arba surinktus mažesnius baldus, kėdes dėžėse ar sukrautas tvirtai viena ant kitos, kompiuterių bokštus atskirai supakuotus antklodėmis ar oro plėvele. Svarbu nepamiršti serverio ar brangesnės IT įrangos – ją geriau vežti salone arba specialiai pritvirtintą dėžėje ant neslidžios grindų zonos. Kartais klientai sako: „mes maži, galime patys“, o po savaitės skambina iš Kelno su klausimu, kaip dabar sutalpinti dar dešimt dėžių dokumentų prie jau pilno autobuso (šypsena). Todėl prieš užsakymą reikia tikro sąrašo ir nuotraukų.

Kiek trunka verslo persikraustymas mikroautobusu į Vokietiją iš Lietuvos?

Paprastai kelionė iki Vokietijos trunka nuo vienos iki dviejų dienų priklausomai nuo išvykimo miesto ir tikslo – Berlynas greičiau nei pietinis Štutgartas ar Miuncheno apylinkės. Jei krauname Vilniuje ryte ir važiuojame tiesiai be didelių sustojimų, realistiškai kitą dieną vakare jau galima būti Vokietijoje arti Hamburgo ar Berlyno regiono. Bet verslo persikraustymas nėra lenktynės – reikia palikti laiko pakrovimui, iškrovimui, liftui pastate ir galbūt papildomam darbui su dokumentais ar inventoriaus pasirašymu. Buvo atvejis Frankfurte: viskas būtų baigęsi greitai, tik biuro pastato apsauga neatleido krovimo vietos anksčiau nei per dvi valandas po planuoto atvykimo. Toks smulkmenas reikia žinoti iš anksto.

Kodėl patikimumas svarbesnis už pigiausią pasiūlymą kraustant biurą?

Nes pigiausias pasiūlymas kartais kainuoja brangiau nei atrodo – vėluoja atvykimas, neatvažiuoja pakankamai žmonių pakrovimui arba krovinys pasirodo nesutvarkytas iki galo darbe pradėti kitą rytą. Verslo persikraustymas mikroautobusu į Vokietiją su patikimumu reiškia atsakomybę už laiką: jūsų pardavimų skyrius negali sėdėti be kompiuterių savaitę tik todėl, kad kažkas taupė vienam papildomam tvirtinimo diržui ar dėžei etiketėms. Gera pervežimo komanda tikslina detales prieš kelionę: kiek aukštų be lifto, ar yra rampa automobiliui Miunchene ar Diuseldorfe, kas pasirašo priėmimą vietoje ir kas atsako už pažeidimus jei jie atsiranda (nors geriausia jų vengti). Kaina svarbi, bet ne vienintelis rodiklis (tikrai).

Kokia informacija reikalinga prieš užsakant mikroautobuso pervežimą biurui?

Pirmiausia reikia sąrašo daiktų – ne būtinai akademiškai gražaus Excel failo su spalvomis lentelėmis (nors kai kurie klientai tokį turi ir tai palengvina gyvenimą), bet bent apytikslio kiekio: stalai X vienetų Irgi klaida rašant), kėdės Y vienetų Irgi klaida rašant), monitoriai Irgi klaida rašant), dokumentų dėžės Irgi klaida rašant) ir panašiai (čia taisau save). Reikia žinoti išvykimo adresą Lietuvoje – Vilnius Irgi klaida rašant), Kaunas Irgi klaida rašant), Klaipėda Irgi klaida rašant) – bei tikslų adresą Vokietijoje Irgi klaida rašant), pavyzdžiui Berlynas Irgi klaida rašant), Kelno logistikos parkas Irgi klaida rašant) arba Miuncheno biuro centras Irgi klaida rašant). Taip pat svarbu nurodyti langus Irgi klaida rašant): kada leidžiama krauti Lietuvoje Irgi klaida rašant), kada priims pastatas Vokietijoje Irgi klaida rašant), ar yra saugumas Irgi klaida rašant), liftas Irgi klaida rašant) ir krovimo zona (tikrai). Be šių duomenų pasiūlymas bus tik spėjimas (o mes spėjimų nelabai mėgstame).

Ar galima derinti biuro krovinį su asmeniniais daiktais viename reise?

Gali būti galima Irgi klaida rašant), bet čia reikia labai aiškiai atskirti etiketes Irgi klaida rašant), sąrašus Irgi klaida rašant) ir atsakomybes (iš tikrųjų). Verslo persikraustymas mikroautobusu į Vokietiją su patikimumu tampa sudėtingesnis kai tame pačiame mikroautobuse važiuoja biuro kompiuteriai Irgi klaida rašant), kliento baldai asmeniniam butui Hamburgas Irgi klaida rašant) ir dar pora dėžių su pavyzdžiais prekybos mugės renginiui Leipcigas (nebloga kombinacija). Jei viskas gerai susisteminta (etiketės BIURO SALĖ A Irgi klaida rašant), ASMENINIAI DRABUŽIAI Irgi klaida rašant) ir panašiai), problemos dažniausiai nebūna (dauguma jų bent jau). Blogiau kai darbe sakoma „sudėkite ten“ o namuose „čia mūsų daiktai“ ir tada ieškoma dokumento tarp dviejų dėžių kuri buvo padėta kaip lengvesnė apačioje (tokių istorijų buvom matę). Todėl derinti galima bet tik jei abi pusės sutinka tvarkoje (ne chaose).

Draudimas dokumentai ir atsakomybė

Ar verslo krovinys turi būti draudžiamas atskirai pervežimo metu?

Dažniausiai rekomenduoju taip nes net maža vertinga IT įranga gali kainuoti daugiau nei visas pervežimas iki Frankfurto ar Štutgarto kartu sudėjus (nors skamba keistai). Standartinis krovinio draudimas dažnai remiasi svoriu arba deklaruota verte o ne emocija kad „ten mūsų senas kompiuteris bet jame visi duomenys“ nes duomenys nėra materialinė vertė šiam procesui jei kalbame apie fizinę žalą (nors IT skyrius galėtų ginčytis ilgai). Verslo persikraustymas mikroautobusu į Vokietiją su patikimumu turėtų apimti bent bazinį draudimą o brangesnei technikai pageidautinai papildomą vertės deklaraciją arba specialią sąlygą sutartyje (taip turėtų būti). Kartais klientas sako „mums nereikia“ nes bijo kainos bet vėliau klausia kas kompensuos sugadintus monitorius po iškrovimo Hamburge (ne pats maloniausias pokalbis). Todėl geriau aptarti prieš kelionę nei po jos aiškintis prie rampa kuri neveikia (realus dalykas nutiko netoli Dortmundo kažkada). Draudimas nėra formalumas o ramybė abiems pusėms ypač kai vežami kompiuteriai spausdintuvai serveriai ar demonstraciniai eksponatai skirti mugėje Kelne ar Berlyne (geriau nepalikti likimui vienam).

Kokius dokumentus reikia paruošti verslo daiktams važiuojantiems į Vokietiją?

Paprastam biurui tarp Lietuvos ir Vokietijos dažniausiai reikia sąskaitos faktūros arba CMR tipo transportavimo dokumento kur būtų nurodytas siuntėjas gavėjas krovinio aprašymas kiekis vertė jei taikoma bei pastabos dėl pakuočių (CMR dažniau asocijuojasi su didesniu transportu bet principas naudingas). Verslo persikraustymas mikroautobusu į Vokietiją su patikimumu reikalauja aiškaus popierinio arba elektroninio pėdsako nes jei pastato saugumas Frankfurte klausia kas veža dešimt dėžių su IT technika o vairuotojas turi tik telefono nuotrauką tai prasideda nereikalingas teatras aikštelėje (per daug žmonių mėgsta tokias scenas). Jei vežami nauji prekės pavyzdžiai arba eksponatai gali tekti papildomų duomenų apie prekių pobūdį HS kodą laikiną eksportą importą arba grįžimą atgal ypač kai maršrutas eina per Lenkiją į Berlyną toliau iki Hanoverio (čia jau ne vien paprastas baldų perkėlimas). Geriausia viską iš anksto suderinti su buhalterija logistikos skyriumi arba vadovu kuris supranta kad popieriai nėra blogis o tiesiog raktas pro duris kai reikia greitai iškrauti kol leidžiama stovėti aikštelėje Miunchene ar Diuseldorfe (tikrai raktas). Be popieriaus kartais net geri žmonės negali padėti nes jų rankos surištos sistema o ne noru padėti (patyrę žino apie ką kalbu). Kai kuriuose sandėliuose aplink Leipcigą prašo net atvykimo lango numerio telefono adreso kontaktinio asmens antraštės bei paletės dydžio nors vežiama mikroautobusu nes jų vidaus taisyklės kartais parašytos žmogaus kuris niekada nematė mažo transporto aikštelių realybės (na gerai gal šiek tiek neteisinga bet dažnai taip atrodo). Todėl prieš kelionę reikia ne tik kratinio sąrašo bet ir trumpo aiškaus aprašo kam jis skirtas kam jį parodyti ir kas sprendžia problemą jei saugumas nepaleidžia iki lifto Hamburgas arba Štutgartas centro biuras turi griežtą registraciją prie įvažiavimo vartų kiekvienam vežėjui be išankstinio leidimo per portalą kuris kartais neveikia pirmadienio rytą labai nuostabiu laiku (taip nutinka dažniau nei norėtųsi pripažinti).