Verslo patarimai biuro perkraustymui į Vokietiją mikroautobusu: vadovas iš vidaus

Sveiki, gerbiamieji. Dirbu šioje srityje jau gana ilgai, o galiausiai ir per ilgai, kad matyčiau šią industriją be anykštų akelių. Jei planuojate biuro perkraustymą į Vokietiją mikroautobusu, tai turbūt jau susipratote, kad tai ne taip paprasta kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Čia ne tik įkelti dėžes ir važiuoti, tai yra visa strategija, susijusi su dokumentais, vairuotojų nuomone ir vokišku preciziškumu. Štai ką aš galiu jums pasakyti iš savo patirties, neparašęs jokių sausų vadovėlių, o tiesiog kaip vienas vadybinis kitam.

Pradžia: kodėl mikroautobusas ir ne sunkvežimis?

Ar verta rinktis biuro perkraustymą į Vokietiją mikroautobusu?

Žinoma, verta, ypač jei turite ne didelę firmą arba tik dalį įrangos. Mikroautobusas (angliškai sakant "Sprinter" tipo) yra daug lankstesnis. Jis gali privažiuoti tiesiai prie durų miesto centre, kur sunkvežimiams draudžiama. Tačiau, turiu pasakyti, vieno mikroautobuso dažnai neužtenka, nes biuro baldai į juos telpa prastai – ten reikia išmontuoti viską iki paskutinio screw. Taigi, jei norite taupyti laiką ir nervus, tai puikus pasirinkimas, bet tik jei gerai susiskaičiuojate tūrį, kitaip teks važiuoti du kartus, o tai niekam nereikia.

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Berlyno ar Miuncheno?

Tai priklauso nuo to, kiek vairuotojas verčia pedalą ir kokia yra padanga ties A6 magistrale. Esant idealiai situacijai, iki Berlyno nuvažiuosite per 10-12 valandų, o iki Miuncheno – per 14-16 valandų. Bet realybėje visada įvyksta kažkas nepageidaujamo: remontas Lenkijoje, užstrigimas prie sienos ar tiesiog blogas oras. Geriausia planuoti, kad kelionė užtruks dieną ir pusę, o tada vairuotojui reikės poilsio. Neskubėkite, nes Vokietijoje greičių kameros yra visur ir baudos didelės.

Ar reikia specialių leidimų elektroninei technikai?

Paprastai ne, jei tai yra standartinė biuro technika (kompiuteriai, spausdintuvai). Tačiau jei vežate serverius ar labai brangią įrangą, gali tekti pateikti technines specifikacijas arba serijinius numerius. Vokietijos muitininkai mėgsta tikrinti, ar nevežate neregistruotus radijo imtuvus ar kažką panašaus, nors tai dabar jau retoka. Viską užrašykite sąraše kuo tiksliau, kad nebūtų klausimų. Nors, tiesą sakant, su paprastais laptopais dažniausiai problemų nebūna, jei juos yra mažiau nei 10 vnt. vienam asmeniui (bet tai jau gilia specifika).

Dokumentai ir Vokietijos muitinė (baisiausia košmaras)

Kokius dokumentus būtina turėti sienai kirsti?

Čia yra vieta, kur dauguma žmonių padaro klaidą. Jums būtinai reikia sąskaitos faktūros (jei prekiaujate) arba eksporto deklaracijos, jei tai yra jūsų nuosavybės perkėlimas. Taip pat reikalingas detalesnis daiktų sąrašas su svoriais – ne tiesiog "monitoriai", o "2 vnt. Dell monitoriai po 5 kg". Be to, CMR sąvarta turi būti užpildyta teisingai, kitaip muitininkai Vokietijoje gali tiesiog neišleiti jūsų mašinos. Patikrinkite visą du kartus prieš išvykdami, nes sienos spragtelėjimas yra pats nemaloniausias garsas pasaulyje.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius perkraustant biurą?

Jeigu tai yra tik perkėlimas į kitą padalinį ir prekės nėra parduodamos, tai PVM mokėti nereikia, tereikia užpildyti tam tikrą intrastat deklaraciją arba paprastą eksporto dokumentą. Bet jei vežate įrangą, kurią vėliau planuojate parduoti Vokietijoje, tuomet tai jau yra įprastas eksportas-importas ir reikės mokėti Vokietijos PVM (19%). Aš vieną kartą mačiau, kaip firma bandė įvežti kompiuterius "kaip dovanas" ir juos užkabino – baudos buvo didelės. Geriau viską pasitarti su buhalteriu iš anksto, kad nebūtų nemalonumų.

Kas nutinka, jei dokumentuose yra klaidų?

Tuomet prasideda nemalonumai. Vokietijos muitinė (Zoll) yra labai griežta ir neprileis mašinos, kol viskas nebus ištaisyta. Gali tekti laukti valandas ar net dienas šalia kelio, kol jūsų buhalteris Lietuvoje pataisys sąskaitą. Kartais reikia mokėti už sandėliavimą, o tai kainuoja brangiai. Todėl visada pasakykite vairuotojui, kad jis turėtų su savimi visus kontaktus. Aš esu matęs situaciją, kai vairuotojui tiesiog uždraudė toliau važiuoti ir teko grįžti atgal su tuščia mašina – tai absoliutus pragaras.

Ar reikia deklaruoti viską iki paskutinio pieštuko?

Žinoma, geriau per daug nei per mažai. Vokietijos pareigūnai mėgsta, kai viskas aišku. Jei sąraše parašysite "biuro reikmenys", tai gali sukelti papildomą patikriną. Užrašykite "spalvotus pieštukus, 50 vnt." arba "popieriaus rinkinius". Taip jūs parodysite, kad nieko neslepiate. Nors tai atrodo nuobodu, tai gali sutaupyti valandų pasienyje. Pasakykite savo darbuotojams, kad jie nedėtų asmeninių daiktų į dėžes su įranga, nes tai sukelia neaiškumų.

Pakavimas ir krovinio saugumas (kaip nenusprogti)

Kaip teisingai supakuoti biuro techniką?

Nenaudokite senų mažmeninės prekybos dėžučių, jos yra per silpnos. Geriausia tai padaryti su specialiomis krovimo dėžėmis (movings boxes), kurios turi stiprias sienelių. Monitoriai turi būti apvynioti oro burbuliukais arba putomis ir įdėti į dėžes be jokių tarpų. Vienas mano klientas sykį taip užkrovė monitorius ant vieno kito be pakavimo, kad atvykus į vietą buvo tik stiklo krūva. Nekelkite taip, širdis skauda žiūrėti. Investuokite į gerą lipduką "trapi", tai taupo nervus.

Ar galima krauti baldus be išmontavimo?

Galima, bet tik jei jie yra labai maži. Mikroautobuso durys yra standartinio dydžio, o dideli stalai ar spintos tiesiog nepraeis per jas. Be to, jei statysite baldus įkalnę, jie gali sudužti nuo svorio ir vibracijos kelyje. Aš visada patariu išsukti viską, kas įmanoma – stalines plokštes, kojas, stalčius. Taip pat bus daug paprasčiau iškrauti vokiškame sandėlyje, kur liftas gali būti siauras. Nėra nieko blogiau nei stovėti prie namų ir bandyti ištraukti 3 metrų spintą pro duris.

Kaip užfiksuoti daiktų būklę prieš pakrovimą?

Padarykite nuotraukas. Dabar kiekvienas turi telefoną, tad nėra jokių išsigirimų. Užfiksuokite, kaip atrodo kompiuteriai, ar nėra įbrėžimų ant baldų. Jei vėliau atsiras įtrūkimas, turėsite įrodymų, kad tai nebuvo anksčiau. Taip pat prašykite vairuotojo pasirašyti sąraše, kad jis priėmė daiktus tvarkingos būklės. Tai jums padės, jei reikės kreiptis į draudimo kompaniją. Be to, tai psichologiškai veikia vairuotoją – jis žinos, kad jūs žiūrite į procesą atidžiai.

Ar reikia rūšiuoti krovinį mikroautobuse?

Žinoma, tai privaloma. Sunkiausius daiktus reikia krauti apačioje ir prieš sienas, o lengvesnius – viršuje. Jei tiesiog įmesite viską kaip į krepšį, sunkios dėžės suspaus apačioje esančius monitorius. Vairuotojai dažnai bando "užspūsti" kuo daugiau, bet jūs turite stebėti procesą. Kartais reikia įsikišti ir pasakyti: "Ne, čia negalima statyti spausdintuvo ant kompiuterio". Gera tvarka mikroautobuse sumažina sugadinimo riziką apie 80 proc. Nedarykite to klaidos, manydami, kad viskas laikys ant savo vienos.

Vairuotojai: kas sėdi prie vairo?

Kaip pasirinkti patikimą vairuotoją tolimai kelionei?

Tai yra rizikinga dalis. Jei samdoma per kelionių agentūrą, paprašykite vairuotojo patirties ir, jei įmanoma, atsiliepimų. Jei tai jūsų pačių vairuotojas, įsitikinkite, kad jis nėra pavargęs. Aš mačiau daugybę jaunuolių, kurie nori uždirbti greitai pinigų, bet nemoka važiuoti ramiai. Vokietijoje eismo taisyklių laikymasis yra kultūra, o ne pasirinkimas. Reikia žmogaus, kuris moka planuoti poilsį ir neskuba į priekį kaip peilis. Blogas vairuotojas gali sukelti daugiau problemų nei blogas krovikas.

Ar vairuotojas gali padėti kelti dėžes?

Teoriškai gali, tačiau nereikia to laikyti kaip savybę. Dauguma vairuotojų yra samdomi tik važiuoti, o ne kelti svorius. Jei jis sutiks padėti, tai puiku, bet nereikia jo verčti. Jei jis susižaloja keliant jūsų 50 kg spintą, tai taps jūsų problema, ne jo. Todėl geriau pasirūpinkite krovikais abiejuose galuose – Lietuvoje ir Vokietijoje. Vairuotojo užduotis yra pristatyti mašiną saugiai, o ne nusikabinti nugarą. Nors yra ir gerų vaikinų, kurie padeda be jokio prašymo.

Ką daryti, jei vairuotojas užstringa kelyje?

Pirmiausia, neskubėkite ir neįkyrėkite. Jei mašina sugedo, reikia skambinti techninei pagalbai. Jei tai jūsų nuosava mašina, tai jūsų rūpestis, jei nuoma – tuomet reikalaukite iš nuomos agentūros kitos mašinos. Kartais įvyksta bėdų su padangomis arba varikliu, ypač jei vairuotojas vengia techninės priežiūros. Būkite kantrūs, bet reikalaukite sprendimo. Aš turiu atvejį, kai vairuotojas tiesiog užmiglo poilsio zonoje ir pradėjo važiuoti po 4 valandų – tuomet reikia kištis ir drausti jam važiuoti toliau.

Ar reikia mokėti vairuotojo dienpinigius ir nakvynes?

Žinoma, tai yra standartinė praktika. Vairuotojas turi turėti pinigų maistui ir nakvynei. Vokietijoje nakvynė yra brangi, todėl įtraukite šias išlaidas į biudžetą. Paprastai tai apie 50-70 Eur dienpinigiai ir apie 80-100 Eur nakvynė (jei ne automobilio nakvynė). Neklauskite vairuotojo miegoti mašinoje, jei ten nėra specialios vietos (tai yra nelegalu ir nepatogu). Užmokėkite jam už gerą darbą ir normalias sąlygas, tai jums atsiperks saugiu važiavimu.

Kainos: kiek kaino tokia nuotrauka?

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu?

Kainos svyruoja labai stipriai, priklausomai nuo degalų kainos ir atstumo. Vidutiniškai galima tikėtis nuo 800 iki 1500 eurų vienam maršrutui (Vilnius-Berlynas ir atgal). Jei reikia dviem kryptimis (tai yra tuščia grįžti), kaina padvigubėja. Taip pat į kainą įeina vairuotojo darbas. Neklausokite pigiausių variantų, nes dažnai jie slepia paslėptas išlaidas arba naudoja senas mašinas, kurios gali sugesti. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet būti tikriems, kad krovinys atvyks.

Kas padidina galutinę kainą?

Pagrindinis dalykas yra degalai, kurie brangsta kaip grybais po lietaus. Taip pat brangina užtūros Vokietijoje (mokesčiai už kelių naudojimą) ir ilgas laukimas pas klientą. Jei reikia statyti liftą, tai taip pat papildomai kainuoja. Dar vienas dalykas – greitas pristatymas (pvz., per 24 valandas). Toks režimas kainuoja daugiau, nes vairuotojas turi dirbti viršvalandžius. Taip pat, jei perkraustymas vyksta švenčių metu, kainos gali būti didesnės.

Ar galima sutaupyti rinkdamasis pigesnę transporto firmą?

Galima, bet tai yra lošimas. Pigios firmos dažnai neturi tinkamo draudimo arba samdo bedarbius be patirties. Aš girdėjau istorijų, kai mašina stovėjusi sienoje tris dienas, nes firma negalėjo sumokėti baudų. Sutaupyti galite ant pakavimo medžiagų (jei turite savo), bet ne ant paties transporto. Biuro įranga yra brangi, o jos praradimas kainuos daugiau nei 200 eurų skirtumas tarp firmų. Venkite "juodųjų" pervežėjų, kurie veža be jokių dokumentų.

Ar į kainą įeina draudimas?

Įprastai į kainą įeina pagrindinis transporto draudimas (CMR draudimas), bet jo suma dažnai būna nedidelė (pvz., 10-20 tūkst. eurų). Jei vežate brangią serverinę įrangą, kurios vertė viršija šią sumą, būtinai papildomai ją apdrauskite. Daugelis klientų apie tai pamiršta ir tada gauna šoką, kažką sugedus. Pasitikrinkite sąlytas prieš pasirašant sutartį. Kartais firmos siūlo "viskas įskaičiuota", bet iš tikrųjų draudimas yra papildomas pasirinkimas. Būkite atidūs skaitydami smulkius rašmenis.

Kodėl kai kurios firmos reikalauja 50% avanso?

Tai yra apsauga. Pervežimo srityje dažnai nutinka, kad klientas liepia važiuoti, o pasiekus vietą pasirodo, kad pinigų nėra arba jis atsisako paslaugos. Avansas užtikrina, kad vairuotojas nevažiuos tuščiomis. Tačiau, jei firma prašo 100% avanso, tai gali būti signalas, kad ji turi finansinių problemų. Aš visada patariu mokėti ne daugiau kaip 30-40% iš anksto, o likutį – po pristatymo. Taip jūs turite rankose "lazdelę", jei kažkas negerai.

Rizikos ir problemų sprendimas realiame gyvenime

Kas daryti, jei sulūžta brangus monitorius?

Pirmiausia, nepamirškite nufotografuoti sugedimo vietos ir nedėkite jokio šiukšlių. Tada nedelsiant praneškite vairuotojui ir pažymėkite tai CMR sąvartoje. Be šio žymėjimo draudimo kompanija atsisakys mokėti kompensaciją. Tada susisiekite su savo draudiku (jei turite) arba su pervežėjo draudiku. Procesas gali trukti mėnesį, tad būkite kantrūs. Nenaudokite sugedusio įrenginio, kad nepablogintumėte būklės. Aš kartą mačiau, kaip klientas bandė įjungti pilnai įmirusį kompiuterį – aišku, niekas nebegijo.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Saugu tik tada, jei juos laikote pas save arba užrakintoje dėžėje, kurios neturi vairuotojas. Neneverčiate dokumentų į atviras dėžes, kurios gali būti iškrautos pirmiausia. Yra rizika, kad dėžė gali pasimesti arba nukristi. Geriausia konfidencialius popierius vežti su paspirtuku arba asmeniškai. Nors vairuotojai dažniausiai sąžiningi, bet nėra verta rizikuoti su duomenų nutekėjimu. Vieną kartą vienas vadybinis paliko sutartis ant priekinės sėdynės... (kaip jis taip padarė? Nežinau), bet viskas baigėsi gerai, tik nervai degė.

Kaip elgtis su vokiška policija jei sustoja?

Būkite ramūs, turkite su savimi visus dokumentus (vairuotojo pažymėjimą, techninį pasą, CMR). Vokietijos policija yra labai profesionali, bet netoleruoja melagių ar agresijos. Jei mašina perkrauta, jie gali uždrausti toliau važiuoti iki kol nenukrausite dalies krovinio. Tai reiškia, kad turėsite iškrauti dėžes į šalikelę ir vėl krauti – tai baisus vaizdas. Todėl neviršykite leistinų svorių (3.5t arba 5t priklauso nuo kategorijos). Geriau padaryti dvi keliones nei mokėti baudą.

Ar galima palikti daiktus mašinoje per naktį?

Galima, bet tik jei mašina stovi saugumo aikštelėje su apsauga arba vairuotojas miega joje. Niekuomet nepalikite pilnos mašinos be priežiūros miesto centre arba prie neapšviestos užkeltos aikštelės. Vagystės Vokietijoje nėra tokios dažnos kaip kitur, bet "laukinių" vairuotojų gali būti. Vieną kartą mums išvogė degalus, o kita sykį – net dėžę su elektronika. Užrakinkite duris ir, jei įmanoma, naudokite GPS stebėjimą. Naktinis poilsis turi būti saugus, kitaip ryte gali rasti tuščią mikroautobusą.

Kas daryti, jei pasikeikė planai ir reikia atidėti pristatymą?

Tuomet reikia skambinti vairuotojui arba dispacheriui kuo greičiau. Jei jis jau važiuoja, gali tekti mokėti už laukimo laiką. Vairuotojai turi savo grafikus, ir jie nenori praleisti poilsio laiko laukiant prie sandėlio. Jei atidėjote ilgam, gali tekti mokėti nakvynę. Būkite mandagūs, bet suprantate, kad laikas yra pinigai. Aš mačiau, kai klientas neatvyko ir neatsiliepė į skambučius – vairuotojas tiesiog iškrovė dėžes į kiemą ir išvažiavo.

Ar reikia rūpintis ekologine žyme (Umweltplakette)?

Žinoma, be jos negalivažiuoti į daugelį Vokietijos miestų centrų (pvz., Berlynas, Miunchenas, Štutgartas). Be šios žymėles gausite baudą, kuri yra labai didelė (iki 100 eurų). Žymėlė kainuoja vos keletą eurų ir ją galima nusipirkti degalinėje arba internetu. Uždekite ją ant priekinio stiklo dar Lietuvoje. Neklauskite, ar ji reikalinga – ji būtinai reikalinga, jeigu planuojate važiuoti ne tik aplinkkeliu. Tai vienas pigiausių būdų išvengti nemalonumų.

Pabaiga: ką žinoti prieš išvykstant

Kada geriausia pradėti planuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Geriausia pradėti bent mėnesį iki išvykimo. Turite laiko susirasti gerą vairuotoją, paruošti dokumentus ir supakuoti viską. Paskutinės minutės sprendimai dažniausiai baigiasi avarijomis arba per didelėmis kainomis. Taip pat, jei planuojate važiuoti švenčių metu (pvz., Velykos ar Kalėdos), rezervuokite mašiną dar anksčiau, nes laisvų vietų gali nebūti visai. Planavimas yra pusė sėkmės, o likusią pusę užtikrina tik patirtis ir šiek tiek sėkmės.

Ar verta kreiptis į logistikos agentūrą ar daryti patys?

Jei neturite patirties, geriau kreiptis į agentūrą. Jie žino, kur rasti gerus vairuotojus ir kaip suformuoti dokumentus. Taip, jų paslauga kainuoja, bet tai užtikrina ramybę. Jei darote patys, jūs imate visą atsakomybę ant savo pečių. Aš mačiau tiek sėkmingų "savarankiškų" perkraustymų, kiek ir visiškai nepavykusių. Jei vertinate savo nervus ir laiką, sumokėkite profesionalams. Biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu nėra tas dalykas, kurį verta eksperimentuoti.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Vokietijoje viskas yra gan aišku, bet kartais pasitaiko mokesčių už sunkiųjų krovinių (Güterkraftverkehrsgesetz) leidimus, jei įmonė neregistruota. Taip pat gali būti mokesčiai už išmetamųjų medžiagų (pakavimo) utilizavimą, jei paliksite šiukšles sandėlyje. Taip pat, jei vairuotojas dirba viršvalandžius, reikia mokėti papildomai. Geriausia viską išsiaiškinti iš anksto ir užrašyti sutartyje. Nėra nieko blogiau nei staigmenų paskutinę dieną, kai reikia mokėt pinigus, kurių nebuvo biudžete.

Galutinis patarimas iš 20 metų veterano?

Geriausia patarimas – pasitikėkite savo intuicija, bet tikrinkite faktus. Jei kažkas atrodo per pigu ar per lengva, tikriausiai yra kažkas negerai. Rūpinkitės savo vairuotoju, jis yra jūsų akys ir rankos kelyje. O svarbiausia – nepanikuokite, jei kažkas nepaeina taip, kaip planavote. Vokietija yra organizuota šalis, visada galima rasti sprendimą. Sėkmės kelyje ir tegu visi jūsų monitoriai atvyksta sveiki ir sveiki!

Na, tiek apie tai. Biuro perkraustymas į Vokietiją mikroautobusu gali būti lengvas, jei viską gerai suplanuojate. Neklauskite tų, kurie sako, kad tai neįmanoma, tiesiog būkite atidūs dokumentams ir žmonėms. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kurias aš pats padariau anksčiau.