Verslo biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją patikimos ir be nervų: kas laukia išvykus

Sveiki, va, čia aš. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidesimt penkerius metus ir per laiką mačiau viską – nuo sugedusių sunkvežimių autostradoje iki dingusių konteinerių (apie tai galėčiau papasakot valandą). Žinot, kai klientas ieško verslo biuro perkraustymo paslaugų į Vokietiją patikimų, jis dažnai baiminasi, kad pinigai išklys ar kompiuteriai sulūš. Ir teisingai bijo, nes rinkoje yra daug šlamšto. Aš čia ne kad ką reklamuočiau, tiesiog noriu paaiškint, kaip tai tikrai vyksta iš vidaus. Jokių gražių frazių, tik gila logistika, vokiškas tvarkmės maniažas ir mūsiškių patirtis. Jeigu ruošiatės perkelti savo įmonę į Berlyną, Miuncheną ar Hamburgą, geriausiai pasiruoškite, nes tai ne paprasta kelionė lėktuvu.

Kainos, terminai ir bendri biudžeto klausimai

Ar brangios verslo biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją patikimos?

Kainos kyla panašiai kaip dujos žiemą – viskas priklauso nuo apimties. Jeigu turit tik kelis stalus ir kompiuterius, tai pavyks už priimtiną kainą, bet jeigu pervežat visą archyvą su triukšmo mažinimo kabinomis, skaičiai bus didesni. Verslo biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją patikimos niekada nebūna pigiausios rinkoje, nes geriami vairuotojai ir technika kainuoja. Pas mane buvo atvejis, kai klientas norėjo taupyti ant vairuotojo poilsio, tai važiavome be sustojimų 18 valandų – ne kartokite to. Vidutiniškai reikėtų numatyti nuo 1 iki 3 tūkstančių eurų, tai tikrai priklauso nuo tūrio, kurį matuojame kubiniais metrais (m³).

Kiek laiko užtrunka viskas nuo A iki Z?

Nesakyčiau, kad tai nutinka per valandą. Paprastai reikia planuoti bent savaitę – dvi dienas parengti, diena važiuoti, diena iškrauti. Žinot, kelių darbai Lenkijoje ar Vokietijoje gali sužlugti visą grafiką, tai reikia turėti rezervą. Pats važiavimas į Berlyną užtrunka maždaug 12–14 valandų, jeigu viskas gerai, bet su iškrovimu tai viskas kitą dieną. Geriau derintis su savo darbuotojais, kad jie galėtų dirbti nuotolinai tuo laiku, kitaip prarasite produkcivyvumą. Kartais, kai yra labai didelis biuras, viskas užtrunka net tris dienas, ypač jeigu ten yra daug specialios įrangos.

Kada reikia kreiptis ir užsakyti?

Kuo anksčiau, tuo geriau, idealiai – mėnesį iki. Aš žinau, kad visada viską darome paskutinę minutę (pats esu toks), bet tarptautiniai pervežimai tai ne taksi. Reikia užsakyti vietą laive (jeigu jūra) arba rezervuoti vairuotojus, o šiuo metu jų trūksta. Jeigu parašysit man darbo dieną ir sakysit, kad reikia važiuoti rytoj, aš tikrai nepadesiu, nes tai neįmanoma atlikti kokybiškai. Geriausia susitarti dviem savaitėms, kad spėtume paruošti visus CMR sąskaitas ir pakavimo medžiagas.

Ar galima keltis į Vokietiją savaitgaliu?

Vokietija yra griežta šalis šiuo klausimu. Jeigu atvyksit sekmadienį ir bandysit įvažiuoti į miesto centrą su 18 pėdų sunkvežimiu, gausit didelį baudą arba Jūsų sustabdys policija. Yra vokiški draudimai (Sonntagsfahrverbot), kurių geriau nepažeisti, todėl dažniausiai planuojame važiuoti penktadienį arba pirmadienį. Aš vieną kartą bandžiau prasibraut per vieną miestelį sekmadienį, turėjau užsidėt rankines, kad nepastebėtų, bet po to nusprendžiau daugiau taip nedaryti. Geriau viską derinti su darbo laiku.

Ar į kainą įeina pakavimas?

Tai priklauso nuo sutarties. Dažniausiai pasiūlymuose rašoma "tik transportas", o pakavimo dėžės, lipdukas ir burbuliukas – atskirai. Pasakysiu tiesiai, jeigu norite, kad mes supakuotume jūsų serverius ir brangius ekranus, tai mums reikės atsivežti specialią foam medžiagą. Tai ne tas pats, kas įmesti į kuprinę. Geriausiai pasikalbėkite iš anksto, ar norite "daryti patys", ar mokėti už mūsų rankas, kad nereikėtų vėliau verkti sulūžusio monitoriaus.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos biurokracija

Kokius dokumentus reikia tur�ti su savimi?

Būtinai reikia pakavimo sąrašo (packing list), jis turi būti tikslus, o ne "kažkiek dėžių". Vokiečiai mėgsta tvarką, jeigu sąraše rašo "kompiuteris", o realu yra spausdintuvas, gali būti nesklandumų. Taip pat reikia sandorio sąskaitą faktūrą, kuri patvirtina krovinių nuosavybę, ir CMR kontraktą. Be šių dokumentų jūsų nepraleis sienos arba gali laikyti muitinėje (nors Vokietijoje jos ne tokios griežtos kaip šalyje-x, bet vis tik). Kai kada reikalingas galiojantis asmens dokumentas, jeigu vairuotojas keičiasi.

Ar reikia mokėti PVM ar verytinį mokestį?

Jei pervežate savo įmonės turtą iš vienos ES šalies į kitą ir esate PVM mokėtojai, tai dažniausiai taikoma PVM 0% tarifas (vidinės prekybos procedūra). Bet čia labai svarbu teisingai užpildyti sąskaitas. Aš nebuvo buhalteris, tai geriau pasikonsultuokit su savo, nes klaidos čia brangios. Jeigu įmonė užsideda, gali tekti mokėti vokišką PVM, o jis didelis (19%). Žinot, dokumentai turi būti tvarkingi, nes vokiškas sehr streng (labai griežtas).

Kaip su apdraudimu? Kas padengs žalą?

Būtina turėti transporto draudimą, kuris dengia krovinių vertę nuo 1,2 EUR/kg pagal CMR konvenciją, bet tai per mažai biuro technikai. Reikia papildomo draudimo "all risks". Turėjau atvejį, kai vairuotojas stačiai stabdelėjo ir vienas brangus serveris nukrito ant grindų, jeigu ne būtų to draudimo, klientas būtų prarado tūkstančius. Draudimo polisą turiu pasirašyti prieš išvykdami, o ne kai jau kaską nulaužėm.

Ar tikrinami biurai atvykus?

Kartais taip, ypač jeigu keliaujate per "Umkreis" zoną arba jei kelyje užkliūna greitasis patikrinimas. Jeigu turite visus dokumentus, nieko nepabėgsite. Vokiškai pareigūnai dažniausiai tikrina, ar krovinių kodas atitinka turinį. Niekada nemėginkite įvežti kažko nelegalo (pvz., alkoholio kaip dovana biurui) be deklaravimo, gali padaryti didelę problemą. (Čia turiu omenyje daugiau nei 0.5 litrą).

Kas daryti, jeigu dingsta krovinys?

Tai blogiausias scenarijus, kurį mačiau tik vienąkart per 20 metų. Reikia tuoj pat skambinti policijai ir draudikui. Mes stebime krovinius GPS trackeriais, bet jeigu jį išjungs... Gerai, kad tai retai. Jeigu renkatės verslo biuro perkraustymo paslaugas į Vokietiją patikimas, tikrinkite, ar įmonė turi licenciją. Be licencijos jie tiesiog gali nugalvėti su jūsų stalais.

Ar sunku su IT įranga?

Serveriai ir duomenų centrai yra jautrūs. Reikia ne tik supakuoti, bet ir atitinkamai užrakinti, kad jie neišsirinktų kelionės metu. Vieną kartą teko vežti banko serverius, buvo tokia įtampa, kad net neleido pūsti nosimi. Žinot, svarbu išjungti viską prieš iškeliant, o ne tik "Sleep" režime. Vibracijai kelyje gali pakenkti kietieji diskai, tad reikia specialios pakuotės, geriausia "flight case".

Specifika: sunkios situacijos ir vairuotojai

Ką daryti, jeigu liftas neišveš krovinio?

Tai klasika. Paskambina klientas sako: "Viskas gerai, yra liftas". Atvažiuoja vairuotojas, o liftas mažas arba sugedęs. Tada teka nešti per laiptus rankomis, ir tai kainuoja dvigubai arba trigubai daugiau. Todėl aš visada siūlau atsiųst meistrą iš anksto pamatuoti arba bent prašyti nufotografuoti liftus ir duris. Vokiški biurai dažnai turi siauras duris, todėl reikia nuimti stalo dangas arba išbraukti baldus pro langą (kažkas įdomesnio).

Ar vairuotojai moka kalbą vokiškai?

Patikimai pasakius – ne visada. Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ar angliškai, su vokiečiais susitinka rankų kalba arba per "Google translator". Bet problema iškyla, kai reikia suprasti, kur statyti "LKW" (sunkvežimį). Jeigu būsite vietoje, padėsite nukreipti, bus geriau. Aš visada sakau vairuotojams: "Nežinai – nešvaistyk laiko, skambink man". Geriau aš pašauksiu, o ne jis stovės ir nebus nieko supratęs.

Kas daro, jei sunkvežimis sugenda?

Mes turime pagalbos paslaugas visoje Europoje. Bet jeigu sugesta pavarų dėžė Vokietijos autostradoje, tai prarasit dieną. Vokietijoje gelbėjimas greitas, bet brangus. Kartais reikia perkrauti viską į kitą mašiną, o tai tikras šiaubas. Geriausia turėti patikimą techniką, o ne senus "krūvas". Pas mane buvo toks atvejis, kur vasarą virš tiesiog perdegė, važiavome 30 km/h, žmonės buvo piktos, bet nieko nepadarėm.

Ar galima vežti pavojingus krovinius?

Biure dažnai būna valymo priemonių ar toneriaus kasetės. Tai laikoma pavojingu kroviniu (ADR). Negalima tiesiog įmesti į gylą. Turi būti specialios dėžės ir deklaracijos. Jeigu užsidegs, draudimas neatsiskaitys. Todėl prieš važiuojant sužinokite, ką tiksliai vežate, ir praneškite man. Aš vieną kartą teko atsisakyti krovinio, nes klientas slapta bandė įvežti dažų butelių be žinios.

Kaip elgtis su parkavimu mieste?

Vokiškuose miestuose sunku rasti vietą 40 tonų sunkvežimiui. Reikia turėti leidimą (Sondergenehmigung) stovėti ant kelio arba specialią aikštelę. Jeigu vairuotojas tiesiog sustoys ant "Halteverbot", gausite baudą, o mums – įspėjimą. Geriausia iš anksto susitarti su pastato administratoriumi apie vietą, kitaip teks važinėti ratu ir trukdyti visiems.

Ar galima sujungti keletą biurų į vieną krovinių mašiną?

Taip, tai vadinama "grupinis pervežimas" (groupage). Bet čia yra rizika, kad jūsų dėžės gali nukeliauti į kitą miestą ir laukti kol kas bus iškrauta. Jeigu skubate, geriau išsinuomoti pilną sunkvežimį (FTL). Aš dažnai sakau: "Jei norite greitai – mokėkite už visą mašiną, jeigu norite pigiai – laukite". Verslo biuro perkraustymas dažniausiai reikalauja greito įrengimo, todėl grupiniai pervežimai čia ne geriausias variantas.

Kas daryti su baldų surinkimu?

Mes atvežame ir iškrauname, bet surinkti kompleksinių sistemų biurus (pvz., type "König + Neurath") reikia specialistų. Mes galime surinkti paprastus stalus ir spinteles, bet jeigu turite sudėtingas sistema, geriau pasamdykite vietinius meistrus Vokietijoje arba mūsų montuotojus. Paskutinis dalykas, kurį norite, yra surištas stalas, kurio negalima atidaryti.

Patirtis, rizikos ir patarimai

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Nes kai kas dirba "iš vokiuko" (be mokesčių), o kai kas moka visus mokesčius ir turi draudimą. Jeigu pasaulinė firma pasiūlyli kainą pusantro karto mažesnę nei kitos – tai klastotė. Mažiausiai kainuoja tie, kurie neturės ką padaryti, jei kas nors nulūž. Pasitikėkite patirtimi, o ne pigiu reklaminiu skrajutėm. Aš mačiau, kaip įmonės užsidaro po pirmo nelaimingo atvejo.

Ar verta rūpintis apžiūra prieš išvykimą?

Be abejo. Geriau padaryt 100 nuotraukų prieš išvežiant, kad nebebūtų ginčų, kas sulūžo kelionės metu. Ypatingai dėl biuro technikos. Galite susitarti dėl "inventoriaus sąrašo" pasirašymo. Jeigu vairuotojas atsisako pasirašyti prieš išvežiant – tai blogas ženklas. Mano vairuotojai visada turi su savo bloknotą ir rašo viską, kas įeina.

Kaip perduoti raktus nuo naujo biuro?

Geriausia juos turėti pas vairuotoją arba atvykti patys į vietą. Negalima išsiųsti raktų paštu, jie gali dingti. Vieną kartą teko laukti valandą prie durų, kol atvažiavo sekretorė su raktais, viską stabdė. Susiderkite su laiku, vokiečai mėgsta punktualumą, jeigu sakote "8:00", būkite ten 7:55.

Ar reikia valyti biurą po išsikraustymo?

Lietuvoje dažnai paliekama šiukšlės, bet Vokietijoje dažnai reikalaujama "palikti šluotę". Sutartyse dažnai būna punktų apie švarą. Mes ne valymo firma, mes pervežėjai, todėl užtikrinkite, kad paskutinis dalykas, ką mes padarysime, yra išnešti šiukšlių maišus į konteinerį, bet ne trinti langus. Už tai papildomai imame, jei reikia.

Ką daryti, jeigu kelias uždarytas?

Autostradoje "Baustelle" (darbai) yra kasdieninis vaizdas. GPS kartais negerai nurodo aplinkkelius sunkvežimiams. Reikia pasitikėti žemiais ženklais (nurodo mašinos aukštį). Aš vieną kartą nuvykočiau į gatvę, kur buvo 3,5t limitas, teko atgal važiuoti atbulai (ne visai legalu, bet išsigelbėjome). Sekite profesionalius navigacijus (pvz., TomTom Truck).

Ar saugu vežti asmeninius daiktus?

Dauguma draudimų nedengia asmeninių daiktų biuro krovininyje (piniginės, telefonai, nešiojami). Juos geriau pasiimti su savim į keleivio saloną arba vežti atskirai. Jeigu dingsių "iPhone", draudikas neatsiskaitys. Yra tokių atvejų, kai darbuotojai palikdavo brangius dalykus stalų stalčiuose, tas yra jų rizika.

Kaip elgtis su tipais "Open office" pertvaromis?

Jos lengvos, bet didelės. Reikia išardyti prieš perkraustant, kit jos neišgyvens vėjo (pvz., ant Tilžės-Siauruko arba A1). Jas lengviau transportuoti horizontaliai, padėtas ant padėklų. Surinkimas vėlgi reikalauja meistro, nes jos turi būti lygiai išlygintos, kitai vaizdas bus bjaurus.

Ar galima padaryti visą šią aferą pigiau?

Galima, jeigu patys supakuojate, patys išnešate prieš liftą ir patys susirandate pigų vairuotoją be draudimo. Bet kiek kainuoja jūsų nervai? Jeigu jums svarbiau sutaupyti 200 eurų nei turėti ramų miegą, tai bandykite. Bet jei verslas, laikas yra pinigai. Aš visada pasakau: "Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, nei verkti prie sulūžusio serverio".

Ką daryti, jeigu vairuotojas būna "ne šviesiausia"?

Skambinkite man. Aš su juo susisiekiu ir paaiškinu. Kartais būna, kad jie tiesiog pavargę arba nesupranta užduoties. Mūsų komandoje stengiuos laikyti tik protingus žmones, bet kartais (kaip ir visur) įsislipia keletas "charizmatiškų" asmenybių. Jeigu mačiat, kad kažką daro neteisingai – nedelskite ir sakykite, sustabdykite jį. Geriau sustabdyt dabar, nei vėliau šauktis.

Ar reikia mokėti už laukimą?

Taip, jeigu jūs pavėluojate į iškrovą ir vairuotojas laukia 2 valandas, tai laukimo mokestis (waiting time) bus priskaičiuotas. Vokietijoje vairuotojų darbo laikas yra griežtai reglamentuojamas (tachografas), jis negali tiesiog "užmigti" ir laukti be pastabų. Planuokite savo laiką taip, kad nereikėtų mokėt už nieką.

Kokias garantijas galite duoti?

Duodu savo vardo garantę. Dirbu jau 20 metų, jeigu būčiau apgavęs žmones, seniau būčiau užsidaręs. Turime visus licencijas, draudimus. Galite paskaityti atsiliepimus (žinoma, ten yra ir tokių, kurie pyksta dėl vėlavimo, bet kas yra be vėlavimo?).

Kokia galutinė patirtis?

Geriausia yra ta, kai viskas nueina sklandžiai ir klientas pasako "Ačiū". Blogiausia – kai turiim ieškoti dingusių dėžių sniege. Bet su mumis tikrai stengiamės išvengti to šlamšto. (Tiesa, vieną kartą pamiršau vieną kėdę prie biuro, vėliau atvežiau asmeniškai).

Išvada

Na, štai ir visa tiesa apie tai, kas vyksta užkulisiuose. Mielai padėsiu suorganizuoti jūsų verslo biuro perkraustymo paslaugas į Vokietiją patikimas, jeigu tik nuspręsite kreiptis. Svarbiausia – nebejuokite su dokumentais ir pasirūpinkite pakavimu, o likusį rūpestį palikite mums. Nėra tobulų pervežimų, visada ką nors galima sukrapštyti ar pavėluoti, su tuo susitaikome, bent jau aš jau esu pripratęs. Sėkmės susirandant naujame biure, ten, vokiškame tvarkos pasaulyje, tikrai bus ramiau (tik tikiuosi, kad jums nereikės dažnai skambinti savo buhalteriui dėl PVM). Geriausia keltis su švaria galva.