Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai: kas tikrai vyksta kelyje

Sveiki, pasakyčiau taip, kad šiame versle jau buvau beveik viską. Dirbu su pervežimais virš dvidešimt metų, ir jei kažką išmokau, tai tai, kad idealus biuro perkraustymas į Vokietiją – tai mitas. Visada kažkas klysta arba ne taip eina, kaip planavote. Viskas prasideda nuo to, kad klientas skambina ir sako: „Turime viską supakuota, reikia tik nuvežti“. Tačiau realybėje, kai atvykstame į objektą, pasirodo, kad serveriai stovi ant grindų, o opos yra pilnos popierių, kuriuos niekas nesiruošia mesti. Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai nėra tikrai greitas, jei nėra gerai suplanuotas. Aš čia ne kad būčiau griežtas, tiesiog žinau, kad keliukas iki Vokietijos gali būt ilgas, o muitinėje galima praleisti pusę dienos, jei trūksta vieno parašo ant sąskaitos. Geriau pasiruošti iš anksto, nei vėliau verkti ant autostrados kelio šalies.

Pagrindiniai klausimai apie organizavimą

Kaip pradėti biuro perkraustymą į Vokietiją, kad neprarasti proto?

Pradėkite nuo inventorizacijos, nors tai nuobodu. Pasirašykite viską, ką turite – nuo stalo iki to seno spausdintuvo, kuris niekas nebeveikia, bet jis „vertingas“. Be to, užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo jūsų vadovo, kuris turi nuspręsti, ką mes vežiam, o ką išmetam. Būna taip, kad atvažiuojame, o darbuotojai neleidžia paimti kėdės, jiems atrodo, tai yra jų asmeninis turtas. Reikia aiškiai susitarti dėl laiko, nes jei vairuotojas laukia valandas, tai papildomai kainuos.

Kiek laiko užtrunka visoks reikalas?

Žemiau sakiau apie planavimą, bet dabar apie laiką realiai. Paprastai, jei perkraustome mažą biurą, tai viena diena pakanka, jei viskas yra dėžėse. Bet jei reikia išmontuoti lentas ar didelius serverius, tai gali užeiti ir iki dviejų dienų. Kelias į Vokietiją priklauso nuo to, kur važiuojate – į Berlyną ar kažkur į Bavarijos miškus. Viskas taip pat priklauso nuo srauto autostradoje. Vėliau išsiaiškinsime, kad greitai nevisada įmanoma, nes kelyje viskas gali nutikti.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir technikai?

Žinoma, reikia. Nenaudokite senų kiaušinių dėžių (nors kai kas taip daro). Kompiuteriai yra jautrūs, o monitoriai sukrūva per pusę jei nėra įkrauti į putų (pūsto polistirolo) dėžes. Aš mačiau, kaip vienas klientas padėjo brangų serverį į paprastą dėžę su laikraščiais, ir, naturally, kai vairuotojas staigiai stabdėliavo prieš raudoną šviesoforą, viskas nuskilo. Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai neįmanomas be techninės apsaugos. Geriau investuokite į geras dėžes, nei vėliau šauktis.

Kas daryti su dokumentais ir slaptais duomenimis?

Tai yra svarbiausia. Negalima mesti dokumentų į bendrą krūvą su kėdėmis. Juos reikia supakuoti į uždaromas dėžes, o dar geriau – jei turite fireproof spintą, ją reikia vežti atskirai arba užrakintą. Vokietijoje yra griežti duomenų apsaugos reikalavimai (GDPR), ir jei prarasite klientų duomenis, baudos yra astronominės. Ne, aš neadvokatas, bet girdėjau istorijų... Vienas verslininkas prarado kontraktą tik dėl to, kad dokumentai papuolė į neteisingas rankas.

Ar jūsų komanda padeda supakuoti daiktus?

Taip, padedame, jei sutinkate sumokėti. Mūsų vairuotojai yra vyrai, moka pakrauti sunkius daiktus, bet dailiai susukti popierius į kamuoliukus – tai ne jų stiprioji pusė (nors kai kurie išmokę). Jei norite, kad viskas būtų tvarkingai, geriau pasamdykite profesionalias pakavimo pajėgas arba padarykite tai patys per savaitgalį. Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai priklauso ir nuo to, kaip gerai viskas padėta į dėžes. Mes atvežame dėžes, bet turite sužinoti, kas į jas eina.

Vokietijos specifika ir dokumentai

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinai reikia sandorio (sutarties), krovinių sąrašo (inventoriaus) ir asmens dokumentus vairuotojui. Be to, jei vežate techniką, kuri yra įmonės nuosavybė, reikėtų turėti įgaliojimą, kad jūsų įmonė leidžia juos vežti. Kartais pasitaiko situacijų, kai muitininkai klausia, kodėl taip daug kompiuterių vežate asmeniniu automobiliu (jei taip darote). Reikėtų turėti viską parengta, kad nebūtų nereikalingų klausimų ir pykties. O dar tas CMR sąvarašis... jis privalomas.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Jeigu perkraustote savo įmonės turtą iš vienos ES šalies į kitą (Lietuva į Vokietiją), tai tai yra vidinės prekybos operacija, tad mokesčiai neturi būti taikomi, jei pateikiate tinkamus dokumentus. Bet čia yra vienas „bet“. Jeigu technika yra nauja (nenaudota) arba jos per daug, gali kilti įtarimų, kad tai ne perkraustymas, o prekyba. Tada gali reikėti mokėti Vokietijos PVM. Aš nebuvo prieš akis su tuo, bet girdėjau iš kolegų, kad buvo didelių problemų su naujais serveriais.

Kaip elgtis su vokiškais draudimais?

Vokietijoje draudimas yra griežtas dalykas. Mūsų transportas turi būti apdraustas (Cargo draudimas), bet reikia pasitikrinti, ar jis galioja Vokietijoje. Be to, jeigu įmonė, kurią perkraustote, turi savo draudimą, tai gerai, bet ne visada jis apima pervežimą. Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai nėra įmanomas be draudimo poliso, kuris padengtų žalą, jei, tarkime, vairuotojas užvažiuotų į šulinių dangtį (kaip tai buvo vieną kartą Miunchene).

Ar sunku gauti leidimą stovėti miesto centre?

Labai sunku, ypač dideliuose miestuose kaip Berlynas ar Hambūrgas. Negalima tiesiog sustoti ant kelio su 7,5 tonų sunkvežimiu. Reikia iš anksto gauti leidimą iš vietinės savivaldybės (Straßennutzungserlaubnis). Kartais tai trunka kelias savaites, o kartą gavome per dvi dienas, tikriausiai dėl to, kad sekretorė buvo geros nuotaikos. Žinoma, mes galime padėti suformuluoti prašymą, bet jūs turite žinoti adresą ir stovėjimo laiką.

Ką daryti, jei vairuotojas nemoka vokiškai?

Dauguma mūsšų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, bet vokiškai... na, „Ein Bier, bitte“ daug kas išmoks. Tačiau su muitininkais ar policija reikia kalbėti rimčiau. Todėl mes dažnai duodame vairuotojams iš anksto paruoštus lapus su vokiškais frazėmis arba numeriu, kuriuo skambinti mums. Nereikia, kad jis mėgintų paaiškinti kas yra kas rankų judesiais. Tai sukelia tik įtampą.

Kaina ir sutartys

Nuo ko priklauso kaina?

Kaina priklauso nuo tonių kiekio, atstumo, ir nuo to, kiek darbuotojų reikia abiejuose galuose. Taip pat, jei reikia kelti daiktus į trečią aukštą be lifto, tai kainos šuolis yra didelis. Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai nebus pigus, jei norite, kad niekas nesužalotų. Dar pridėkite kuro kainą, kuri, kaip žinote, šokinėja kaip nori. Aš negaliu pasakyti tikslios sumos be matavimų, tik apytikslį.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums įmonėje paslėptų mokesčių nėra, bet būkite budrūs su kitais. Kartais gali būti mokestis už užstatą (depozitas) arba mokestis už ilgesnį laukimą nei planuota. Vokietijoje dar gali būti mokestis už vokišką atliekų (šiukšlių) konteinerį, jeigu jūs ten paliksite savo pakuotės medžiagas. Geriau klauskite iš anksto „Ar viskas įskaičiuota?“, o ne tik „Kiek kainuoja?“.

Kaip mokėti – iš anksto ar atvykus?

Įprastai prašome avansą (30-50 proc.), kad užtikrintume, kad klientas nebegyvens po mūsų atvykimo. Likusią dalį sumokate, kai viskas yra įvežta į naują vietą ir patikrinta. Vieną kartą mus apgavo, atvežė viską, o klientas pasakė: „Aš pinigų neturiu, bankas nebeveikia“. Nuo tada mesėme griežtesni. Gal tai nėra labai draugiška, bet verslas yra verslas.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Visada galima šiek tiek pasukti ratuką, ypač jei perkraustote ne tik biurą, bet ir, tarkime, vadovo butą (nors tai jau kita istorija). Taip pat, jei sutinkate laukti mūsų tuomet, kai mes grįžtame iš kito užsakymo (tuomet grįžtame tuščia arba dalinai užkrauti), gali būti pigiau. Tai vadinama „grįžtamojo krovinio“ principas.

Techninės problemos ir rizikos

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime techninę pagalbą, bet jei sugenda Vokietijos autostradoje (Autobahn), tai gali užeiti valandas, o netgi dieną. Tuomet užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai tampa tiesiog „užtikrintas biuro perkraustymas“ be greičio. Mes pranešame jums ir stengiamės rasti alternatyvų transportą, jei įmanoma, bet tai brangu. Tad būkite kantrūs.

Ar dažnai daužomi daiktai?

Nebent vairuotojas važiuoja per greitai, kas mūsų įmonėje neleidžiama (gps stebi viską). Dažniausiai daiktai sužaloja ne dėl vairavimo, o dėl blogo prifixavimo krovinyje. Jeigu stovas juda viduje, tai jis daužia viską aplinkui. Todėl tie diržai ir reidai yra būtini. Aš asmeniškai visada patikrinu, ar vairuotojas užsegė užsegimo diržus prieš išvažiuodamas.

Ką daryti, jei trūksta vietos naujame biure?

Tai klasika. Atvykstame, o ten sako: „O mes neįsivaizdavome, kad tiek daug vietos reikės“. Tada tenka dėžes statyti į koridorių, kas kelia pavojaus saugumo signalus (gaisrinė sauga). Vokietijoje darbininkai (Gewerkschaften) yra labai griežti dėl to. Jei užblokuojate išėjimą, gali sumokėti baudą. Geriau išmatuokite naują vietą centimetrais prieš tai.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje per naktį?

Nerekomenduoju. Nors Vokietija yra saugi šalis, bet sunkvežimių stovėjimo aikštelėse prie autostradų vyksta vagysčių, ypač kuro, bet kartais ir krovinių. Jei vairuotojas pavargsta, jis turi užsibrėžti apsaugotą parką. Jeigu jums svarbu, kad biuro technika nebūtų pavogta, geriau, kad vairuotojas neleistų akies iš sunkvežimio arba kad krovinys būtų užrakintas ant vidinės spynos.

O dėl to pašto adreso? Jis turi būti pakeistas?

Tai ne mūsų darbas, bet geras patarimas. Pakeiskite adresą pašte ir paslaugų teikėjams (internetas, telefonas) prieš išvykdami. Viena kartą vežėme biurą, o vėliau paaiškėjo, kad internetas naujoje vietoje bus pajungtas tik po mėnesio. Buvo juokinga, vadovas sėdėjo su telefonu rankose. Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai reiškia ir tai, kad jums bus veikiantis telefonas kai atvyksite.

Paskutiniai neshvarūs detaliai

Ar galiu vežti asmeninius daiktus biuro reisu?

Techniškai – ne, tai yra „smuggling“ (kontrabanda) tipo dalykas, jei deklaravote tik biuro turtą. Tačiau jei turite kelias dėžutes su savo knygomis ar paltu, niekas nepastebės (kol tai nėra alkoholis ar tabakas). Bet aš jums to nepasakysiu (šypsosi). Kita vertus, jei sulaikys ir rasi asmeninių daiktų be deklaravimo, gali būti bauda ir komplikacijos su įmone. Geriau būti švariu.

Kaip su vokiškų baldų surinkimu?

Vokiečiai mėgsta sudėtingus baldus. Vienos lentynos gali turėti 50 detalių. Mūsų komanda gali jas surinkti, jei turime instrukciją. Jei instrukcijos nėra – tada tai būna „lego“ su akladariais. Kartais klientai sako: „O, tai paprasta“, o paskui pačiai gaudo galvą, kodėl lentyna verčia vieną pusę. Geriau palikite instrukcijas ant dėžės.

Ką daryti su senais baldais, kuriuos nebebevežiu?

Jei juos norite išmesti Vokietijoje, tai reikia rasti „Wertstoffhof“ (atkritų perdirbimo centrą). Ten paprastai reikia mokėti už didelius atliekas (pvz., senus sofa). Negalima tiesiog palikti gatvėje, tai baudžiama. Galime padėti nuvežti ten, bet tai papildomas laikas ir pinigai. Nereikia manyti, kad Vokietijoje viskas nemokamai.

Ar reikia valyti biurą po savęs Lietuvoje?

Pagal gerus papročius – taip, reikėtų. Niekas nenori rasti po savo pėdų senų batų ir apgriuvusių kavos puodžių. Kartą užsakymas buvo taip, kad turėjome atlikti „galinį valymą“, nes klientas tiesiog išėjo. Uždirbome papildomai, bet nuotaika nebuvo geriausia. Naujieji nuomininkai bus dėkingi, jei rasi švarią patalpą (nors tai ne jūsų problema, bet etiškai teisingiau).

Kaip su transportu mieste (Umweltzone)?

Dauguma Vokietijos miestų turi aplinkosaugos zonas (Umweltzone), į kurias negali važiuoti seni automobiliai be žaliosios kortelės. Mūsų parkas yra naujas, taigi mums ne problema, bet jei nuomininką bandysite vežti savo sena „Volkswagen“ furgonu, gali būti nemalonumai. Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai reikalauja tinkamo transporto, kuris nepastos mieste.

Gal galite padėti su elektros instaliacija naujame biure?

Mes esame vairuotojai ir krovėjai, ne elektrikai. Mes galime pastatyti spintą, prijungti kompiuterį į rozetę (jei ji veikia), bet jei ten nėra elektros – mes negalime jos sukurti. Reikės šaukti vietinį elektriką, kuris, beje, Vokietijoje uždirba gerai. Tam reikia laiko, tai susiderkite iš anksto.

O dėl to, kad vairuotojas gali būti alkanas?

Duodame pinigus maistui (dienpinigiai), bet jei jis nusprendžia valgyti brangų restorane, tai jo reikalas. Kartais klientai, matydami, kad vairuotojas Pavargęs, duoda arbatos ar net sūrio (kaip buvo vieną kartą Kaune). Tai labai pagerina nuotaiką. Bet neprivalote. Tiesiog žinokite, kad alkanas vairuotojas yra lėtesnis vairuotojas.

Ką daryti, jei pasikeičia planai ir reikia važiuoti anksčiau?

Skambinkite mums. Jei mes dar neįvežėme daiktų į sunkvežimį, galime pakeisti laiką. Jei jau važiuojame, tai bus sudėtingiau, bet visada galima sustoti ir palaukti (už papildomą mokestį). Lankstumas yra mūsų privalumas, bet ne iki begalybės, kai mes jau esame prie Lenkijos sienos.

Ar turiu būti biure, kai atvykstate?

Būtina bent iš pradžių, kad parodytum, kas ką yra. Nereikia stovėti visą dieną ir vadovauti kiekvienu vairuotojo žingsniui (kas būna erzinančia), bet reikia palikti atsakingą žmogų. Jei nieko nėra, mes negalime pradėti dirbti, nes nežinome, kur dėti serverius, o kur senus failus. Atsakomybė turi būti aiški.

Ar galima sekti krovinių padėtį realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS sekimą. Galime siųsti jums nuorodą, kur matote, kur yra mašina. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas 20 minučių ir klausti „Kur jūs esate?“. Jis vairuoja, negali kalbėti. Pasitikėkite technologija, jei norite užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai stebėti nuotoliniu būdu.

Ką daryti, jei naujame biure nėra lifto?

O tai... tuomet mes labai pavargstame. Ir jums kainuos brangiau. Aš vieną kartą neįsivaizdavau, kad Berlyne dar yra pastatai be lifto, penktame aukšte su biuru. Mums teko nešti kompiuterius per laiptus. Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai su tokiais sąlygomis tampa „fitneso renginiu“. Patikrinkite iš anksto!

Baigiamieji žodžiai apie drausmę

Galiausiai, svarbiausia yra drausmė. Jei viskas supakuota tvarkingai su užrašais (pvz., „Vadovo kambarys“, „Virtuvė“), tai iškrovimas trunka tris kartus greičiau. Jei dėžės be užrašų, mes jas tiesiog statome į vieną krūvą, o jūs vėliau praleisite savaitgalį ieškodami popieriaus trimačio. Gerai užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai prasideda nuo markerio ir lipduko.

Ar reikia gerti kavą su klientu?

Ne būtina, bet malonu. Ypač jei tai ilga diena. (Nors aš geriau arbata).

Ką daryti, jei vokiečiai (kaimynai) skundžiasi triukšmu?

Vokietijoje kaimynai mėgsta skųstis, jei darbuotojai šaukia ar meta dėžes į sunkvežimį. Mes stengiamės būti tylūs, bet kartai metalas į metalą skamba. Jei ateina policija, mes parodykite leidimus. Paprastai nieko neįvyksta, tik nervingos akys. Būkite pasiruošę, kad Vokietijoje ramybė yra auksas.

O dėl to, kad aš užmiršau dėžę?

Atvažiuojame atgal? Tik jei tai labai svarbu ir mokate už kelionę. Taip pat galiame siųsti kitu reisu, jei toks yra planuojamas. Bet geriau patikrinti viską du kartus prieš išvykdami. Užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai baigiasi tada, kai paskutinė dėžė yra iškrauta ir tu pats sėdi savo naujame kėdėje.

Ar verta rūpintis apdaila prieš tai?

Jei naujame biure dar dažoma sienos, geriau perkraustyti po to, arba dengti baldus drobe. Dažai dulkes nusėda visur, o valyti kompiuterius nuo dažų dulkių – tai košmaras. Mes galime padėti uždengti grindis, bet ne visada turime tiek drobių. Planuokite logistiškai.

Paskutinis klausimas – kodėl aš?

Kodėl rinktis mūsų komandą? Nes mes žinome, kur yra geras kebabinas prie Kelno (šypsosi). O rimčiau, nes mes matėme viską – nuo sudegusių sunkvežimių iki dėžių, kurios tirpsta lietuje. Mums nebejauku nuo to. Mūsų tikslas – kad jūsų biuras pradėtų dirbti Vokietijoje tą patį arba kitą dieną.

Tai tiek apie tai, kaip tai vyksta iš vidaus. Tikiuosi, kad šis straipsnis padėjo jums suprasti, kad užtikrintas ir saugus biuro perkraustymas į Vokietiją greitai nėra tik magiškas žodis reklamoje. Tai daug darbo, nervų ir (tikėkimės) gero planavimo. Jei turite klausimų arba nenorite šnekėti su daugeliu skirtingų žmonių, tiesiog skambinkite mums. Mes parodysime realią paveikslėlį, be gražių žodžių. Sėkmės versle Vokietijoje, ten tvarka yra griežta, bet jei viską padarai teisingai, gyvenimas tampa lengvesnis.=