Užtikrintai suplanuotas biuro perkraustymo procesas į Vokietiją: kas tikrai laukia?

Sąmoningai suplanuotas biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tiesiog dėžių kėlimas į sunkvežimį. Po dvidešimt metų šioje srityje galiu pasakyti viena: dažniausiai viskas žlunga ne dėl vairuotojų, o dėl to, kad klientas mano, jog „jei mes turime 10 stalų, tai tai užtruks valandą“. Vokietija yra griežta, o biuro technika – jautri. Jei norite, kad užtikrintai suplanuotas biuro perkraustymo procesas į Vokietiją pavyktų be nervų išsekimo, reikia žinoti kelis niuansus, kuriuos aš išmokau per savo patirtį, kartais ir per savo pačių klaidas. Tad, kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus ir ką reikia žinoti, kad nesusidurtumėte su nemaloniais staigmenomis?

Pradžia: kada pradėti rūpintis ir kas tai yra?

Kiek laiko iš tikrųjų reikia suplanuoti biuro perkraustymą į Vokietiją?

Tai nėra viena diena. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš 2-3 mėnesius. Kodėl? Nes jei jūsų biuras yra didelis, reikia ne tik sunkvežimio, bet ir leidimų stovėti miesto centre, ypač Miunchene ar Berlyne. Paskutinis kartas, kai bandėme viską organizuoti per savaitę, baigėsi tuo, kad vairuotojas turėjo laukti gatvėje tris valandas, kol mes gavome leidimą iš vietinės policijos (o tai, tiesą sakant, buvo siaubingai nervuojantis).

Ar tikrai taip svarbu turėti tikslų inventorių?

Belaukiate, kol kelsime dėžęs, ir tada sakote: „O, štai dar vienas serveris“. Negali taip daryti. Inventorius turi būti tikslus, nes vokiškai reikalavimai dėl krovinio apibūdinimo yra griežti. Be to, jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo neįrodysite, kad tai buvo pakrauta. Esu matęs situacijų, kai dingo brangūs piešiniai, o klientas negalėjo įrodyti jų vertės draudimo kompanijai.

Kas nutinka, jei biuro perkraustymo procesas į Vokietiją planuojamas vasarą?

Vasara yra kraunčiausias laikas. Visi krausto vaikus į mokyklas, įmonės keičia biurus. Jei galite, rinkites pavasarį ar rudenį. O jei teks vasarą – rezervuokite mašinas dabar. Vieni mano, kad savaitgalis yra geresnis, bet Vokietijoje dauguma biurų nedirba sekmadieniais, todėl jei norite patekti į pastatą, gali tekti papildomai mokėti už liftų priežiūrą arba sargus.

Kuo skiriasi perkraustymas į Vokietiją nuo perkraustymo į kitas ES šalis?

Techniškai tai panašu, bet Vokietijoje yra daugiau biurokratijos. Pavyzdžiui, dėl atliekų. Jei atvešite senus baldus ir norite juos išmesti, tai kainuoja pinigų – vokiečiai labai griežtai reguliuoja šiukšlių (Sperrmüll) ivežimą. Lietuvoje kartą tiesiog numetame prie konteinerio, ten – nieko tokio negalima padaryti be rizikos gauti baudą.

Ar reikia specialių dėžių kompiuteriams ir dokumentams?

Absoliučiai taip. Negalima įstatyti monitoriaus į paprastą dėžę ir tikėtis, kad jis atvyks gyvas. Mes naudojame specialias antsmūkines dėžes. Dokumentams – tūtas su padidintu stiprumu. Prisimenu vieną klientą, kuris norėta sutaupyti ir viską supako į „Ikea“ maišus... rezultatas – visi popieriai susimaišė, o dalis dėžių susprogo po svorio.

Kaip sužinoti, kiek mums reikės sunkvežimių?

Tai priklauso nuo tūrio, bet ne tik. Aš dažnai klausiu: „Kiek jūs turite lentynų?“. Kartais viena didelė lentyna užima daugiau vietos nei penki smulkūs stalai. Užtikrintai suplanuotas biuro perkraustymo procesas į Vokietiją prasideda nuo to, kad aš arba mano vadybininkas atvyksta ir tiesiog pamato akimis. Virtualūs matavimai kartais meluoja.

Kainos ir biudžetas: kiek tai kainuoja realiai?

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Neduokit vieno atsakymo, nes kainos svyruoja. Bet jei kalbame apie vidutinį biurą (apie 10-15 darbo vietų) iš Vilniaus į Berlyną, tai gali kainuoti nuo 2 iki 4 tūkstančių eurų. Viskas priklauso nuo to, ar reikia išmontuoti baldus, ar reikia pakavimo medžiagų. Degalai Vokietijoje brangesni negu Lietuvoje, o tai taip pat įeina į kainą.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia vairuotojo pagalbininko?

Žinoma, vienas vairuotojas negali pakelti seifo. Papildomas žmogus – tai papildomi valandiniai. Bet tai investicija, kuri apsimoka, kai reikia nešti sunkus dėžes trečiu aukštu be lifto. Niekada nenusprendžiu sutaupyti čia, nes gydymas nugaros brangiau.

Kas dėl PVM (MwSt) Vokietijoje?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir perkraustote savo įmonės turtą, tai dažnai galima taikyti 0% PVM tarifą (vidutinės prekybos bazė principas), bet reikia tvarkingų dokumentų. Jei perkraustote privačias knygas ar baldus iš namų į biurą – tai jau gali būti apmokestinama. Čia geriau pasikalbėti su buhalteriu, aš esu tik vairuotojų vadybininkas (nors esu girdėjęs, kad ten yra daug bėdų su formuluotėmis).

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Didžiausia staigmena – miesto mokesčiai už sunkvežimio įvažiavimą į žaliąją zoną (Umweltzone) arba už stovėjimą. Kartais reikia nupirkti specialią vinjetę, o kartais tiesiog gausite baudą, jei mašina neįtraukta į sąrašą. Taip pat, jei vairuotojas užstringa pertraukai ilgiau nei planuota (užstrigta ramiuose), tai gali būti papildomai apmokestinta.

Ar galima sutaupyti darydami visą patys?

Galima, bet ar verta? Jei jūsų darbuotojai vieną dieną ne dirba, o nešioja dėžes, kiek tai kainuoja įmonei? Užtikrintai suplanuotas biuro perkraustymo procesas į Vokietiją su profesionalais iš tikrųjų gali būti pigesnis, jei suskaičiuojate prarastą darbo laiką. Be to, kas atsaks už sulaužytą nugarą?

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tuomet reikia labai tiksliai suplanuoti, kas keliauja, o kas lieka. Parduokite senus baldus Vokietijoje (prieš vykdami) ir nusipirkite naujus ten. Kartais tai išeiga pigiau negu vežti senus, griuvėsius lentynas per visą Europą.

Vokietijos niuansai ir kas gali nepavykti

Ar tikrai reikia „Verkehrszeichen“ (kelio ženklo) stovėjimui?

Taip, ypač miestuose. Vokietijoje negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio ant kelio. Reikia iš anksto gauti leidimą iš „Ordnungsamt“. Vieną kartą mes to ne padarėme Hamburge, ir mašina buvo nuvaryta į aikštelę. Teko mokėti baudą ir atgauti mašiną – tai buvo didelė nemaloni patirtis ir triūsas visai dienai.

Kaip elgtis su vokiečių „Hausmeister“ (namo prižiūrėtoju)?

Jis yra jūsų geriausias draugas arba priešas. Jei jis nežino, kad ateinate, jis gali nelepti į liftą ar užrakinti vartus. Būtinai praneškite jam iš anksto, o dar geriau – atsiųskite jam dėžutę kavos. Vokiškas protas myli tvarką, o tvarka reiškia pranešimus.

Ar yra skirtumo tarp perkraustymo į Rytų Vokietiją ir Vakarų?

Techniškai nėra, keliai geri visur. Bet Rytuose kartai dar gali būti senesni įėjimai ar siauresnės gatvės, ypač senosiuose miestuose. Vakaruose, pavyzdžiui, Frankfurte ar Düsseldorfe, dažniau tenka susidurti su aukščiais įėjimais, kur reikia specialių keltuvų.

Kas daryti, jei sunkvežimis neįvažiuoja į kiemą?

Tuomet reikia mažesnės mašinos („Pritsche“ su keltuvu). Tai vadinamas „Mikro-Transportas“. Tai papildomai kainuoja, bet taip išvengsite to, kad didelis „Scania“ užkabins žemyns skersvė arba užstrigs žiedinėje eismo sankryžoje (kas, tiesą sakant, nutinka dažniau negu maniau).

Ar galima veži augalus į Vokietiją?

Galima, bet yra rizika. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta, jei augalai atrodo ligoti arba turi žemės. Geriau juos plauti ir patikrinti, ar nėra kenkėjų. Esu girdėjęs istoriją, kad vieną firmą baudė už vabzdžius, kurie buvo rasti pakrovimo vietoje – neįsivaizduoju, kaip jie ten buvo, bet buvo.

Kaip su laiku – ar Vokietijoje viskas tiksliai?

Vairuotojai yra tikslūs, bet jei užstrigsite sienoje (pavyzdžiui, Lenkijoje) dėl eismo įvykio, tai vokiškas klientas nepriispirins rankų. Geriau turėti buferinį laiką. Pasakykite klientui, kad atvyksite 10:00, nors planuojate 9:00. Taip išvengsite streso.

Rizikos, draudimas ir techninės detalės

Ką daryti, jei sulaužome kompiuterį?

Turi būti draudimas. Standartinis CMR draudimas dengia tik apie 8,33 SDR (Special Drawing Rights) už kilogramą. Tai labai mažai. Jei vežate serverius, reikia specialaus „All Risk“ draudimo. Būtinai patikrinkite polisą prieš kelionę, o ne tada, kai dėžė jau nukrito ant grindų (o tai, kaip žinote, nutinka greičiau negu įsivaizduojate).

Ar reikia išjungti serverius prieš vežimą?

Neįsivaizduoju, kaip juos vežti įjungtus. Ne tik dėl elektros, bet dėl vibracijos. Diskai gali sugesti. Geriau juos išjungti, o dar geriau – išmontuoti ir supkti į specialias dėžes su putomis. Klientai dažnai sako: „O, jis stovi ant stabdžių“, bet vairuotojas gali užlipti ant „griovelio“ (bump), ir viskas baigiasi.

Kas nutinka su duomenų saugumu?

Mes nežiūrime, kas yra dėžėse. Bet jūs turite užtikrinti, kad duomenys yra užšifruoti arba kad diskai yra išimti. Neapsaugoti duomenys – tai didesnė rizika nei sulaužytas stalas. Vieną kartą teko vežti dėžę su pažymėtu „High Confidential“ – mes ją net padėjome atskirai, netiesiogiai prižiūrėdami (nors tai mūsų darbas nėra, bet tiesiog iš sąžinės).

Ar atsakingame už baldų surinkimą Vokietijoje?

Tai turi būti užrašyta sutartyje. Standartiškai – mes išmontuojame čia, montuojame ten. Bet jei ten reikia specifinių raktų, kurių neturime, arba baldai yra seni ir sraigės nebesuka, tai gali užtrukti. Užtikrintai suplanuotas biuro perkraustymo procesas į Vokietiją turi įtraukti ir surinkimo laiką.

Kokios yra mūsų atsakomybės dėl vėlavimo?

Jei mes vėluojame dėl savo kaltės (pvz., sunkvežimis sugedo), turime kompensuoti, bet tik tam tikrą sumą, nurodytą sutartyje. Jei vėluojame dėl eismo arba dėl to, kad klientas neparengė dėžių laiku – tai ne mūsų kaltė. Čia dažnai būna ginčų, todėl viską geriau užrašyti.

Kaip sekti, kur yra mūsų krovinys?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS sekimą. Galiu jums atsiųsti nuorodą. Bet ne visada yra ryšys Vokietijos miestuose arba požeminiuose garažuose. Taigi, jei rodo, kad mašina stovi vietoje jau valandą, gali būti, kad ji tiesiog iškrauna.

Pabaigos gudrybės ir darbuotojai

Ar mūsų darbuotojai gali važiuoti su jumis?

Tai papildoma rizika. Jei įvyksi avarija, jie taps keleiviais, o ne darbuotojais, ir tai gali sukelti draudimo problemų. Be to, jei vairuotojas turi poilsio laiką, jis negali vežti keleivių. Geriau, kad jie važiuoja traukiniu arba lėktuvu.

Kas daryti su maistu ir gėrimais kelyje?

Vairuotojai pasirūpina savimi. Bet jei jums rūpi, kad jie dirbtų greičiau, duokite jiems kanapę (narkotikų tikrai ne, kalbu apie maistą!). Vokiški benzininės maistas brangus, o laikas – pinigai. Gerai maitintas vairuotojas – greičiau įvežia dėžes.

Ar reikia gerti vokišką kavą, kai atvykstame?

Nebūtina, bet tai gerai sukuria atmosferą. Vokiečiai mėgsta ritualus. Pirmiausia pasisveikiname, paskui pamečia, kur ką statyti, ir tada gėrimą. Tai užtrunka 10 minučių, bet sutaupo valandas vėliau nesupratimų.

Ką daryti su tuščiomis dėžėmis po perkraustymo?

Jei mes jas parvežėme, mes galime jas ir parvežti atgal (jei sutartyje taip rašoma). Arba galite jas pasilikti Vokietijoje, jei ten planuojate didesnį sandėliavimą. Kartais klientai sako, kad dėžės nereikalingos, tada mes jas išvežame į perdirbimą Lietuvoje.

Ar galite padėti su elektros instaliacija naujame biure?

Mes ne elektrikai. Mes galime pajungti kompiuterius į lizdus, bet jei reikia perkabinti laidus sienoje – tai reikia vietinio elektriko. Vokietijoje tai griežtai reguliuojama, neturintys kvalifikacijos negali liesti skydų.

Kaip elgtis, jei naujame biure trūksta vietos?

Tai blogiausia scenarijus. Mes įvežame viską, o klientas sako: „O, mes nematėme, kad šis stalas toks didelis“. Tuomet reikia statyti dėžes į koridorių. Tai užtrunka ir erzina visus. Todėl biuro perkraustymo procesas į Vokietiją turi būti suderintas su patalpų planu iš anksto.

Ar verta duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nesu įsipareigojęs. Bet jei vairuotojai padarė kažką papildomo (pavyzdžiui, surinko sudėtingą spintelę be užmokesčio), tai arbatpinigiai visada maloni staigmena. Tai nėra privalomas, bet žmogiškas dalykas.

Išvada

Užtikrintai suplanuotas biuro perkraustymo procesas į Vokietiją nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Nereikia tikėtis stebuklų, jei nieko neplanavote, bet jei pasiruošiate, viskas gali vykti net lengvai. Svarbiausia – nebijokite klausti logistikos partnerio klausimų, net jei jie atrodo keisti. Mano patirtis rodo, kad dauguma problemų kyla ne iš kelių, o iš tylėjimo. Tad, jei ruošiatės kelionei į Vakarus, geriau pradėkite kalbėti dabar, o ne kai sunkvežimis jau stovi prie durų. Sėkmės ir saugių kelionių!