Užsakymų vykdymas tiksliai pagal sutartus terminus į Vokietiją

Per dvidešimt metų logistikos versle išmokau vieną paprastą, bet skaudžią tiesą: terminai Vokietijos rinkoje nėra tik skaičiai popieriuje, tai yra jūsų verslo reputacijos pamatas. Kai klientas klausia, kaip užtikrinti, kad užsakymų vykdymas tiksliai pagal sutartus terminus į Vokietiją vyktų be trikdžių, aš dažniausiai nusišypsau. Tai nėra vien sėkmės ar gero vairuotojo klausimas, tai – preciziškas planavimas, kuriame negali būti vietos improvizacijoms. Vokietijos greitkeliai, ypač aplink Frankfurtą ar Miuncheną, yra nenuspėjami, todėl planuojant pervežimus visada pridedu papildomą buferį. Jei sakau, kad fura bus vietoje trečiadienį, tai ji ten bus, net jei teks vairuotojui per naktį „deginti“ dyzelį, kad išvengtų rytinių spūsčių.

Planavimo subtilybės ir realybė

Kodėl vėluoja kroviniai į Vokietiją?

Dažniausiai vėlavimai kyla ne dėl vairuotojų kaltės, o dėl prasto planavimo biuruose. Vadybininkai dažnai pažada neįmanomus dalykus, norėdami gauti užsakymą, o tada prasideda „gaisrų gesinimas“. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas reikalavo pristatymo per 24 valandas iš Vilniaus į Štutgartą. Tai fiziškai neįmanoma, nebent samdai du vairuotojus ir važiuoji be sustojimo, bet net ir tada – techniniai gedimai ar eismo įvykiai gali viską sugriauti. Aš visada sakau: geriau pasakyti tiesą iš anksto, nei vėliau aiškintis, kodėl prekės vėluoja. Vokietijos verslo kultūroje punktualumas yra šventas reikalas, todėl vėlavimas gali kainuoti ne tik baudą, bet ir ilgalaikį kontraktą.

Kaip veikia „just-in-time“ sistema?

Ši sistema yra vokiečių išradimas, kurį jie taiko visur. Jei jūsų krovinys vėluoja bent valandą, gamykla gali sustoti, o jūs gausite tokią baudą, kad mažai nepasirodys. Mano patirtis rodo, kad norint sėkmingai vykdyti užsakymus pagal šią sistemą, reikia turėti realaus laiko stebėjimo įrangą. Mes naudojame GPS sekimą, kuris leidžia matyti kiekvieną furos judesį. Kartais būna, kad sistema „grybauja“ (na, gal ne visada, bet pasitaiko), todėl visada skambinu vairuotojui tiesiogiai. Svarbiausia – komunikacija. Jei matau, kad kyla problemų, iškart informuoju gavėją. Vokiečiai vertina atvirumą, net jei žinia yra bloga, jie labiau pyksta dėl nežinomybės.

Ką daryti, jei kelyje įvyko avarija?

Tai yra kiekvieno logisto košmaras. Prieš porą metų vienas mano šoferis pateko į didelę spūstį prie Berlyno dėl avarijos. Krovinys buvo kritiškai svarbus. Ką dariau? Iškart ieškojau kito transporto, kuris galėtų perimti krovinį, arba derinau su gavėju galimybę priimti prekes vėliau. Svarbu turėti planą B. Jei neturite partnerių, kurie gali operatyviai padėti, jūsų verslas yra labai pažeidžiamas. Kartais tenka net permokėti už skubų pervežimą, kad tik išsaugotum kliento pasitikėjimą. Tai yra kaina, kurią mokame už savo reputaciją. Niekada nepalikite kliento vieno su problema, nes tai yra greičiausias kelias prarasti verslą.

Ar visada pavyksta laikytis terminų?

Būsiu atviras – ne. Kartais gamta, streikai ar tiesiog techniniai nesklandumai sugriauna visus planus. Prieš porą metų Vokietijoje vyko geležinkelininkų streikas, kuris paralyžiavo ir kelius. Mes vėlavome dvi dienas (na gerai, realiai vėlavome tris, nes teko laukti, kol srautas išsiskirstys). Svarbiausia yra tai, kaip tu elgiesi po to. Ar bandai išsisukti, ar pripažįsti klaidą? Aš visada renkuosi antrąjį variantą. Klientai supranta, kad logistika yra gyvas procesas, kuriame dalyvauja žmonės ir technika. Jei esi sąžiningas, jie dažniausiai atleidžia. Svarbiausia – ne meluoti apie buvimo vietą.

Kaip pasirinkti patikimą vežėją?

Nerekomenduoju rinktis pigiausio varianto. Pigumas logistikoje dažniausiai reiškia prastą aptarnavimą arba seną techniką, kuri genda. Ieškokite įmonių, kurios turi patirties Vokietijos rinkoje ir gali pateikti rekomendacijas. Aš visada klausiu: „Kiek laiko dirbate su šiuo maršrutu?“. Jei vadybininkas pradeda mikčioti, bėkite. Taip pat svarbu, ar jie turi CMR draudimą ir ar jis tikrai galioja. Kartais pigūs vežėjai „pamiršta“ atnaujinti draudimą, o tada, įvykus nelaimei, liekate nieko nepešę. Geriau sumokėti 10-15% daugiau, bet žinoti, kad krovinys saugus ir atvyks laiku.

Ar svarbu turėti savo sandėlį Vokietijoje?

Tai priklauso nuo jūsų verslo modelio. Jei siunčiate prekes reguliariai, sandėlis Vokietijoje gali labai palengvinti gyvenimą. Galite laikyti atsargas arčiau kliento ir pristatyti prekes per kelias valandas. Tai kainuoja, bet suteikia milžinišką pranašumą prieš konkurentus, kurie viską siunčia iš Lietuvos. Mano patirtis rodo, kad tie, kurie turi vietinį sandėlį, auga greičiau. Tai leidžia lanksčiau reaguoti į užsakymus ir mažinti logistikos kaštus ilgalaikėje perspektyvoje. Žinoma, tai reikalauja investicijų, bet tai yra investicija į stabilumą.

Kaip veikia muitinės procedūros, jei prekės ne iš ES?

Nors Vokietija yra ES, kartais tenka susidurti su prekėmis iš trečiųjų šalių. Tai visai kitas žaidimas. Reikia turėti visus dokumentus, sertifikatus ir, svarbiausia, patikimą muitinės tarpininką. Jei dokumentuose bus klaida, krovinys gali „užstrigti“ pasienyje savaitėms. Mano praktikoje buvo atvejis, kai dėl vieno neteisingo kodo krovinys stovėjo savaitę. Tai buvo pamoka visam gyvenimui – tikrinti dokumentus tris kartus. Niekada nepasitikėkite vien tik siuntėjo pateiktais popieriais, visada peržiūrėkite juos patys arba duokite profesionalui.

Ar vairuotojo kalbos žinios yra svarbios?

Tai dažnai nuvertinamas faktorius. Jei vairuotojas moka vokiškai, jis gali greičiau susitarti su sandėlio darbuotojais, išspręsti problemas vietoje. Kartais viena frazė vokiškai gali sutaupyti valandas laukimo. Aš visada stengiuosi samdyti vairuotojus, kurie bent šiek tiek „šneka“ vokiškai. Tai ne tik palengvina darbą, bet ir sukuria geresnį įspūdį klientui. Kai vairuotojas gali mandagiai pasisveikinti ir paaiškinti situaciją, tai rodo profesionalumą. Tai smulkmena, bet logistikoje smulkmenos sudaro visumą.

Kaip apskaičiuoti realų pristatymo laiką?

Niekada neplanuokite „nuo durų iki durų“ be atsargos. Visada pridėkite bent 20% laiko nenumatytiems atvejams. Jei Google Maps rodo 15 valandų, planuokite 18-20 valandų. Tai leis išvengti streso ir vėlavimų. Mano patirtis rodo, kad geriau atvykti anksčiau ir palaukti, nei vėluoti. Vokiečiai vertina punktualumą, bet jie taip pat vertina, kai vairuotojas atvyksta šiek tiek anksčiau ir yra pasiruošęs iškrovimui. Tai rodo, kad įmonė gerbia jų laiką.

Ką daryti, jei klientas nuolat keičia užsakymą?

Tai yra vadybininko darbas – suvaldyti kliento lūkesčius. Jei klientas nuolat keičia užsakymą, tai reiškia, kad jis neturi aiškaus plano. Tokiu atveju reikia mandagiai, bet tvirtai pasakyti, kad pakeitimai kainuoja ir gali turėti įtakos pristatymo laikui. Mano praktikoje buvo klientas, kuris keisdavo maršrutą kas valandą. Tai buvo košmaras. Galiausiai teko atsisakyti tokio kliento, nes tai trukdė kitiems užsakymams. Kartais reikia mokėti pasakyti „ne“, kad išsaugotum savo verslo efektyvumą.

Ar svarbu, kokia transporto priemonė naudojama?

Taip, tai labai svarbu. Jei vežate baldus, reikia specialaus furgono su tvirtinimo įranga. Jei vežate maistą – šaldytuvo. Niekada nebandykite taupyti naudodami netinkamą transportą. Tai baigiasi sugadintomis prekėmis ir nuostoliais. Mano patirtis rodo, kad geriau sumokėti daugiau už tinkamą techniką, nei vėliau aiškintis dėl sugadinto krovinio. Vokietijos keliai yra geri, bet jie negailestingi netinkamai supakuotam ar netinkamai vežamam kroviniui.

Kaip elgtis su „prastovomis“?

Prastovos yra logistikos rykštė. Jei vairuotojas laukia iškrovimo 5 valandas, tai kainuoja pinigus. Visada sutartyje numatykite prastovų apmokėjimo sąlygas. Jei klientas vėluoja iškrauti, jis turi už tai sumokėti. Tai moko klientus būti punktualesniems. Mano praktikoje buvo atvejų, kai klientai bandydavo išvengti mokėjimo už prastovas, bet turint aiškias sutartis, tai lengva išspręsti. Niekada nebijokite ginti savo interesų, nes tai yra jūsų verslo dalis.

Ar verta naudoti tarpininkus?

Tarpininkai gali būti naudingi, jei neturite savo transporto parko. Jie turi ryšius ir gali greičiau rasti laisvą mašiną. Bet visada patikrinkite, su kuo dirbate. Yra daug „vienadienių“ įmonių, kurios dingsta su kroviniu. Aš visada renkuosi dirbti su patikimais partneriais, net jei tai kainuoja šiek tiek daugiau. Saugumas ir patikimumas yra svarbiau už kelis sutaupytus eurus.

Kaip užtikrinti krovinio saugumą?

Svarbiausia – tinkamas pakavimas ir tvirtinimas. Jei krovinys „vaikšto“ po puspriekabę, jis bus sugadintas. Visada naudokite diržus, kampus ir kitas apsaugos priemones. Mano vairuotojai visada patikrina krovinį prieš išvažiuojant. Tai užima laiko, bet tai apsaugo nuo didelių problemų kelyje. Taip pat svarbu turėti gerą draudimą, kuris padengtų nuostolius, jei visgi kažkas nutiktų.

Ar svarbu turėti GPS sekimą?

Tai yra privaloma. Be GPS sekimo jūs esate akli. Klientas nori žinoti, kur yra jo krovinys, ir jūs turite galėti tai pasakyti per sekundę. Tai suteikia pasitikėjimo ir ramybės. Mano patirtis rodo, kad klientai, kurie gali patys stebėti krovinį, rečiau skambina ir klausinėja. Tai sutaupo laiko ir leidžia susikoncentruoti į kitus darbus.

Kaip elgtis su „vadybininkų pažadais“?

Vadybininkai dažnai žada viską, kad tik gautų užsakymą. Tai yra didelė problema. Aš visada sakau: „Tikėk tik tuo, kas parašyta sutartyje“. Jei vadybininkas žada pristatymą per 12 valandų, o sutartyje parašyta 24, vadovaukitės sutartimi. Niekada nepasitikėkite žodiniais pažadais, nes jie nieko nereiškia, kai kyla problemos.

Ar svarbu turėti atsarginį planą?

Visada. Jei viena mašina sugenda, turi turėti kitą, kuri gali ją pakeisti. Tai kainuoja, bet tai yra jūsų verslo draudimas. Mano praktikoje buvo atvejis, kai mašina sugedo Lenkijoje. Turėjome partnerį, kuris per 4 valandas atsiuntė kitą mašiną. Tai išgelbėjo užsakymą. Be tokio plano, būtume vėlavę parą.

Kaip bendrauti su vokiečių klientais?

Būkite tiesmuki, konkretūs ir punktualūs. Vokiečiai nemėgsta „vandens“ ir neaiškumų. Jei yra problema, pasakykite ją aiškiai ir pasiūlykite sprendimą. Tai rodo, kad esate profesionalai. Mano patirtis rodo, kad vokiečiai vertina, kai su jais elgiamasi kaip su lygiais partneriais.

Ar svarbu turėti CMR draudimą?

Tai yra būtina. Be CMR draudimo jūs rizikuojate viskuo. Jei įvyks avarija, jūs būsite atsakingi už krovinio vertę. Tai gali sužlugdyti jūsų verslą. Visada turėkite galiojantį draudimą ir žinokite, ką jis dengia.

Kaip elgtis su „šoferiais“?

Tai yra jūsų komanda. Jei jie jaučiasi gerai, jie dirbs geriau. Aš visada stengiuosi palaikyti gerus santykius su savo vairuotojais. Tai reiškia ne tik gerą atlyginimą, bet ir pagarbą. Jei vairuotojas jaučia, kad juo rūpinamasi, jis bus atsakingesnis kelyje.

Ar svarbu turėti „furas“ su nauja technika?

Taip, tai mažina gedimų riziką ir atrodo profesionaliau. Nauja technika yra patikimesnė ir ekonomiškesnė. Tai investicija, kuri atsiperka per mažesnius remonto kaštus ir geresnį įvaizdį.

Kaip elgtis su muitinės tarpininkais?

Rinkitės tik patikimus. Tai yra žmonės, kurie sprendžia jūsų problemas pasienyje. Jei jie nekompetentingi, jūs turėsite problemų. Aš visada tikrinu jų reputaciją ir patirtį.

Ar svarbu turėti gerą vadybininkų komandą?

Tai yra jūsų verslo smegenys. Jei vadybininkai nesupranta logistikos, jie darys klaidas. Aš visada investuoju į savo darbuotojų mokymus. Tai atsiperka per geresnį aptarnavimą ir mažiau klaidų.

Kaip elgtis su „prastovomis“?

Visada fiksuokite jas dokumentuose. Jei nėra dokumentų, nėra ir prastovų. Tai yra taisyklė.

Ar svarbu turėti gerą reputaciją?

Tai yra viskas. Jei turite gerą reputaciją, klientai patys ateis pas jus. Jei ne – turėsite kovoti dėl kiekvieno užsakymo.

Išvada: užsakymų vykdymas tiksliai pagal terminus į Vokietiją yra sunkus, bet įmanomas darbas. Reikia tik profesionalumo, sąžiningumo ir geros komandos. Niekada nebijokite pripažinti klaidų ir visada turėkite planą B. Tai yra mano 20 metų patirtis, kuria dalinuosi su jumis. Sėkmės kelyje!