Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją: kas tikrai vyksta už kadro

Dirbu šioje srityje jau daugiau nei dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – teorija visada skiriasi nuo realybės, ypač kalbant apie logistiką. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją atrodo paprasta: turi krovinį, turi mašiną, veži iš taško A į tašką B. Tačiau kasdienybėje tai dažnai primena šachmatų partiją, kurioje varžovas pasikeičia taisykles per žingsnį. Vokiečiai mėgsta tvarką, tačiau jų "tvarka" mums kartais atrodo visiškas chaosmas, o klientų lūkesčiai dažnai būna per aukšti, palyginti su tuo, ką gali pasiūlyti rinka. Štai kaip tai tikrai atrodo iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Kaip viskas prasideda ir kas veikia

Kiek laiko užtrunka užsakymo įforminimas?

Sunku pasakyti tiksliai, nes kartais viskas užtrunka penkias minutes, o kartais – dieną. Viskas priklauso nuo to, koks greitas yra klientas atsiuntiant duomenis. Jei jūs neduodate visų reikalingų kontaktų arba pateikiate neteisingą svorį, užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją stovi vietoje. Turime surasti laisvą mašiną, suderinti su vairuotoju (kuris gali būti ir Lietuvoje, ir pietų Italijoje), o tada dar gauti patvirtinimą ių vokiečių pusės. Tai ne automatinis procesas, čia daug telefonų ir el. laiškų.

Ar galite vežti bet ką į Vokietiją?

Galime, bet ne visada verta. Yra dalykai, kuriuos vairuotojai neprisims net už didelius pinigus, pvz., pavojingas atliekas arba neįpakuojamus krovinius, kuriems reikia specialios technikos. Įprastas krovinių pervežimas į Vokietiją tai viena, o kai reikia gauti specialius leidimus arba ekspeditorius turi derinti su muitinės tarpininkais – tai visiškai kita istorija. Geriau iš karto pasakykite, kas tame konteineryje, kad nereikėtų vėliau keisti mašinos tipo arba atšaukti reiso.

Kaip susisiekti, jei aš noriu siųsti dažnai?

Tiesiog parašykite mums arba paskambinkite, susikursime nuolatinę sutartį. Tačiau nepamirškite, kad nuolatiniai klientai taip pat turi laikytis taisyklių – negalima tiesiog "mesti" krovinio vėlai vakare ir tikėtis, kad rytą jis jau bus Kelne. Efektyvus užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją remiasi planavimu, o ne stresu. Jei matote savo gamybos planus savaitei į priekį, pasakykite mums iš karto – mes išsaugosime vietą.

Kodėl kainos skiriasi kiekvieną kartą?

Nes kuras nebe kainuoja tiek, kiek ką tik, o ir Vokietijoje mokesčiai už kelių naudojimą (Maut) nuolat kyla. Be to, rinka labai jautri dienoms – jei prieš savaitę buvo daug laisvų mašinų, kaina žemesnė, jei visi užimti – kyla. Negaliu jums duoti fiksuotos kainos metams, nebent tai didelis kontraktas, tada uždarome tarifus. Bet paprastiems siuntimams – viskas gyvai.

Ar saugu duoti prekes per tarpininkus?

Žinoma, jei patikite tarpininku. Mes stengiamės dirbti tik su patikimais partneriais, bet rinkoje yra ir "juodosios avies". Jei pasirinksite pigiausią variantą be sutarties, rizikuojate netekti prekių. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją reikalauja garantijų, tad visada patikrinkite ar įmonė turi draudimą (CRIC kodą Lietuvoje). Geriau sumokėti šimtu lt daugiau, bet gauti ramybes.

Dokumentai, vokiškas tvarkingumas ir būk

Kokius dokumentus reikia pateikti?

Standartinis komplektas yra prekių sandėliavimo lapas (pakavimo sąrašas) ir sąskaita-faktūra. Be to, reikia nurodyti gavėjo kontaktus, atsakingų asmenų telefonus ir pažymėti, ar reikia įrenginio (krautuvo) iškrovimui. Jei trūksta nors vieno lapo, vokiečiai gali nelepti įkelti arba iškrauti. Jie dėl tų popierių gali būti labai griežti.

Kas yra CMR sąskaita ir kodėl ji svarbi?

Tai tarptautinis vežimo dokumentas, kuris patvirtina, kad priėmėte kroviniį ir jis yra jūsų atsakomybė. Be teisingai užpildyto CMR, apsiginti vėliau teisme bus beveik neįmanoma. Vokiečių klientai dažnai reikalauja, kad CMR būtų pasirašytas aiškiai, be jokių tryniimų. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją be šio dokumento – tai lyg važinėti be vairuotojo pažymėjimo. Tai būtina sąlyga.

Ar reikia muitinės deklaracijų?

Jeigu vežate iš Lietuvos (ES į ES), tai paprastai ne, nebent tai yra alkoholis, tabakas ar kiti reglamentuojami produktai. Tačiau jei prekės atkeliauja iš trečiosios šalies per Lietuvą į Vokietiją, tuomet reikia TIDL dokumento (Transit). Vieną kartą buvau situacijoje, kur klientas pamiršo paminėti, kad tai prekės iš Kinijos, ir mes stovėjome pasieniečių kontrolėje šešias valandas. Būkite atsargūs.

Kas daryti, jei dokumentuose klaida?

Skambinkite mums iš karto. Kol mašina važiuoja, mes galime išsiųsti pataisymą vokiškai (Korrektur). Jei vairuotojas jau atvykęs, gali tekti mokėti baudą už laiko praradimą arba netgi grižti atgal, jei klaida esminė (pvz., neteisingas svoris ar kiekis). Geriau patikrinti du kartus nei tada išspręšt problemių srautą.

Kodėl vokiečiai taip griežti dėl dokumentų?

Jų kultūra tokia – Ordnung muss sein (Tvarka turi būti). Jiems tai ne tik popierius, tai jų saugumo garantas. Jei įvyko avarija arba prekės dingsta, be tvarkingų dokumentų jie neduos jokių kompensacijų. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją mums išmokės, kad reikia priderinti prie jų standartų, o ne priešingai.

Kainos, mokesčiai ir pinigai

Kiek kainuoja viena paletė į Miuncheną?

Nesigaliu pasakyti tiksliai, nes priklauso nuo to, ar tai pilnas reisas, ar dalinis. Maždaug galima sakyti, kad dalinio krovinio atveju tai svyruoja, bet kainos šiuo metu šokiruoja. Geriau klauskite konkretaus pasiūlymo, nes aš dabar paminėčiau skaičių, o rytoj jis gali būti neteisingas dėl kuro pokyčių.

Kas įeina į galutinę kainą?

Į kainą įeina kuras, vairuotojo darbas, mokesčiai už kelius Vokietijoje, ir mūsų marža. Kartais į kainą įskaičiuojamas ir iškrovimas, jei tai sutarta, bet dažniausiai tai papildoma paslauga. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją taip pat apima administracinius mokesčius, kurie kartais būna nematomi, bet jie yra ten.

Ar galima apmokėti pavedimu?

Žinoma, tai yra standartinis metodas. Tačiau reikia atsiminti, kad pavedimai einą 1-2 darbo dienas, o mums reikia sumokėti vairuotojui arba iš anksto, arba iš karto po iškrovimo. Jei pavedimas uždelstas, gali kilti nemalonumų su mūsų partneriais. Kartais galime derėtis dėl atidėjimo, jei esate nuolatinis klientas.

Ar taikoma PVM?

Taip, jei vežate prekes tarp ES šalių, tai taikoma 0% PVM tarifas (jei pateikiate teisingus mokesčių mokėtojo kodus). Bet jei vežate paslaugą "savo reikmėms" (pvz., perkate mašiną ir vežate ją sau), tuomet gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Čia reikia pasitarti su buhalteriu, nes aš esu logistikas, ne mokesčių specialistas.

Kas daro didžiausią įtaką galutinei kainai?

Kuras ir kelio mokesčiai Vokietijoje. Šiuo metu Vokietijoje vienas brangiausių kelių mokesčių Europoje. Taip pat didelę įtaką turi sezono šuoliai – prieš Kalėdas arba vasarą, kai visi važiuoja atostogauti, kainos šoka į viršų. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją tais laikotarpiais turi būti ypatingai lankstus.

Problemos, vėlavimai ir realus gyvenimas

Kas daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Pirmiausia – nepanikuoti. Patikrinkite, kur jis yra. Dažniausiai būna, kad stovi spūstyje prie A9 autobano arba ties Lenkijos-Vokietijos siena. Jei pavėlavimas dėl techninių priežasčių, mes pranešame. Kartais vokiečių sandėliai turi tokias taisykles, kad jei vairuotojas atvyksta 15 minučių pavėluotas, jį neįleidžia (Mittagspause – pietų pertrauka). Tai buvęs ypač dažnai pasitaikantis dalykas.

Ar įmanoma sekti krovinių pervežimą į Vokietiją realiu laiku?

Techniškai taip, dauguma mašinų turi GPS. Tačiau realybėje signalas gali dingti miškuose arba vairuotojas išjungia trackerį, norėdamas ilsėtis. Mes stengiamės duoti realią informaciją, bet kartais tenka skambinti pačiam vairuotojui ir klausti "Kur tu esi?". Tai senoji mokykla, bet veikia.

Kas nutinka, jei prekės sugadintos?

Tai baisiausia situacija. Reikia iš karto užfiksuuoti žalą – padaryti nuotraukas, surašyti protokolą (CMR pažymą) ir neleisti vairuotojui važiuoti toliau. Be to, reikia pranešti draudimo kompanijai. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją čia parodo savo vertę – mes padedame suformuoti reikalavimus kompensacijai. Bet be nuotraukų tikėtis pinigų beveik neverta.

Kodėl reisas atšaukiamas paskutinę minutę?

Gali būti priežasčių šimtas – nuo sugedusio sunkvežimio iki to, kad klientas nepateikė dokumentų laiku. Kartais ir mūsų klaida – paskaičiavome blogai vietą arba svorį. Vieną kartą mums teko atšaukti reisą, nes vairuotojas susirgo per kelionę. Tai gyvenimas, ne kompiuterinis žaidimas. Stengiamės tai kompensuoti, bet visada reikia turėti "B" planą.

Ar dažnai dingsta kroviniai?

Sėkmės, Vokietijoje tai labai retas atvejis dėl geros apsaugos sistemų, tačiau kelyje, per sustojimus Lenkijoje ar Čekijoje, rizika didesnė. Todėl rekomenduoju niekada ne siųsti grynųjų pinigų arba labai brangių daiktų be papildomo apsaugos seifų (seifrijų) ir apsaugos. Geriau užtikrinti prekių saugumą iš anksto.

Specifiniai dalykai ir ypatingi atvejai

Ar galite suorganizuoti "Atranką" (picking) sandėlyje?

Galime, jei tai suderinta. Tačiau tai papildoma paslauga, kuri kainuoja. Vokiečiai dažnai pageidauja, kad krovinys būtų surinktas pagal jų ETI (ETIKETĖS) sistemas. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją turi atsižvelgti ir į tai, kad vokiečių sandėlininkai gali atmesti neteisingai pažymėtas dėžes. Geriau, kad surinkimą atliktų profesionalūs logistikai.

Kaip vežami pavojingi kroviniai (ADR)?

Tai reikalauja specialių leidimų ir patirties. Vairuotojas turi turėti ADR pažymėjimą, o mašina – specialią įrangą. Vokietijoje už ADR pažeidimus baudos milžiniškos, todėl čia nėra vietos eksperimentams. Jei neturite ADR sertifikato prekei, mes negalime jos vežti legaliai. (Arba galime, bet rizikuodami mūsų licenciją, ko niekas nenori).

Ar galima vežti šaldytus produktus?

Taip, turime priekabų su šaldymo įrenginiais. Svarbiausia nurodyti reikiamą temperatūrą (pvz., -18 arba +2 laipsniai). Vieną kartą klientas nurodė blogą temperatūrą, ir visa prekė sugedo per kelias valandas. Atsakomybė čia didelė, todėl visada darome dvigubą patikriną prieš važiuodami.

Ką daryti, jei gavėjas Vokietijoje atsisako priimti prekę?

Tai situacija. Tada reikia rasti vietą sandėliuoti prekę Vokietijoje, kas kainuoja pinigus, arba vežti atgal. Tokiu atveju visus išlaidas dažniausiai privalo padengti siuntėjas, kadangi gavėjas atsisakė ne mūsų kaltė. Todėl taip svarbu iš anksto suderinti visus detales su gavėju.

Ar galima užsisakyti ekspresinį pervežimą?

Galima, bet tai kainuos tris kartus brangiau. Ekspresas reiškia, kad mašina važiuoja be sustojimų (arba su minimaliais), o vairuotojas gali dirbti pagal specialų grafiką. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją ekspresiniu režimu yra tikrai iššūkis, bet jei gamykla stovi, tai vienintelis išsigelbėjimo būdas.

Ar reikia vokiškos kalbos žinių?

Mums, ekspeditoriams, taip, bent pažengusio lygio. Jums, kaip klientui, nebūtina, nes mes esame tarpininkai. Tačiau jei patys bendrausite su vokiečių vairuotojais arba sandėlininkais, angliškas dažnai nebegali užtekti, ypač provincijoje. Vokiečiai vertina, jei bandote kalbėti jų kalba, bet suprasi ir angliškai, jei tai aišku.

Kodėl taip sunku rasti mašiną penktadienį?

Nes vairuotojai taip pat nori ilsėtis. Vokietijoje galioja griežtos poilsio taisyklės, o savaitgaliais dauguma sandėlių uždaryta. Jei užsakymate penktadienį vakare, tikėkitės, kad mašina išvažiuos tik pirmadienį ryte, nebent sutiksite mokėti už viršvalandžius. Planuokite iš anksto.

Ar turi draudimą?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimą) visiems mūsų pervežimams. Tačiau jis turi limitus (dažniausiai iki 330 000 SDR vienetų). Jei jūsų krovinių vertė didesnė, reikia suderinti papildomą draudimą. Nėra nieko keisto apie tai kalbėti – geriau saugu nei gaila.

Kas yra "paskutinio kilometro" problema?

Tai tada, kai didelė mašina negali privažiuoti tiesiai prie sandėlio dėl miesto taisyklių (pvz., Miuncheno centras). Tada reikia mažesnės mašinos (7.5 t) perkrovimui. Tai sukuria papildomą riziką prekėms sugesti ir padidina kainą. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją visada patikrina adreso pritaikymą sunkvežimiams.

Kaip elgtis su grąžinamąja tara (palete)?

Vokiečiai labai griežtai seka savo paletes (EPAL). Jei neatiduodate tos pačios palečių, jie išrašo sąskaitą. Reikia tiksliai susiskaičiuoti, kiek paletės išvežėte ir kiek atiduodate. Kartais vairuotojai "pasiima" netinkamas paletes iš kitų vietų, tai sukuria didžiulį chaosą apskaitoje.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Mano patarimas po 20 metų – ne. Pigus reisas dažnai pasirodo brangiausias, kai mašina sugenda arba dingsta. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją turi būti pagrįstas kokybe, o ne tik kaina. Taupykite ant ko nors kito, bet ne ant logistikos, jei jūsų verslas priklauso nuo to, kada prekės atvyks.

O jei aš noriu siųst asmeninius daiktus?

Tai galima, bet tada tai jau nebe komercinis krovinys, o kilnojimas. Kainos skiriasi, taip pat ir draudimo sąlygos. Negalima įstatyti kelis senus sofas į prekių mašiną ir tikėtis, kad tai bus pigu. Be to, reikės deklaruoti asmeninius daiktus muitinei, jei vertė didelė.

Kaip užtikrinti, kad vairuotojas neliks be degalų?

Tai ne jūsų reikalas, o mūsų. Mes išduodame degalų korteles. Tačiau yra buvę atvejų, kai vairuotojai (ypač iš Rytų Europos) išleidžia visus pinigus prieš kelionę... bet tokius mes daugiau nebe samdome. Sistema yra tokia, kad mes kontroliuojame degalus.

Kodėl Vokietijos adresai taip keisti?

Jie turi struktūrą: gatvė, namo numeris, pašto kodas, miestas. Jei sumaišysite pašto kodą, siunta gali nukeliauti į visai kitą miestą. Vokiečių paštas ir logistika yra preciziški, todėl klaidos adrese nėra toleruojamos. Patikrinkite duomenis du kartus prieš siunčiant mums.

Ar galima sekti, kur yra mano prekė šiuo metu, jei aš panikuoju?

Skambinkite mums. Mes turime tiesioginį ryšį su dispečeriais. Nereikia rašyti penkių el. laiškų su klausimu "kur ji?". Vienas skambutis išspręs problemą greičiau. Mes suprantame jūsų stresą, ypač jei tai svarbi gamybos detalė.

Kas daryti, jei vokiečiai reikalauja "Gutachten"?

Tai ekspertizės aktas, dažniausiai reikalingas, jei prekė atvyko sugadinta arba jei tai naudota technika. Reikės kviesti vietinį ekspertą, kas kainuoja. Geriau iš karto pasakyti mums, kad tokių reikalavimų gali būti, kad į kainą būtų įskaičiuota galima rizika.

Apibendrinant

Visas šitas procesas atrodo sudėtingas, ir jis toks yra. Užsakymų valdymas pervežimo paslaugoms į Vokietiją nėra tik užpildymas formų svetainėje, tai nuolatinis komunikavimas, sprendimų priėmimas ir stresas. Tačiau su geru partneriu viskas tampa daug paprastesnė. Mes jau matėme viską – nuo deguonies balionų sprogimo iki to, kad vairuotojas užmigo prieš vartus. Pagrindas – pasitikėjimas ir aiškus susitarimas iš pradžių. Tada ir Vokietija nebe toli, o tik kelias valandų važiavimo.