Užsakymų valdymas baldų pervežimui į Vokietiją: tiesioginis vadovas be pasakų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, o tai reiškia, kad mačiau viską – nuo puikių, švariai supakuotų baldų iki tokių katastrofų, kurių neįsivaizduoti. Dauguma klientų mano, kad tai yra paprastas procesas: padėti į mašiną ir važiuoti, tačiau realybėje viskas yra kur kas sudėtingesnė. Efektyvus užsakymų valdymas baldų pervežimui į Vokietiją reikalauja ne tik gero vairuotojo, bet ir tikslumo, kantrybės bei žinojimo, kur gali nutikti spąstai. Aš čia ne kad gąsdintum, o kad suprastum – be sistemos jūs prarasite pinigus, nervus ir, tikėtina, patys baldus. Tad, kuo toliau, tuo daugiau detalių.

DUK

Pradžiamokslis: kaip tai veikia iš vidaus

Kaip iš tikrųjų atrodo tas procesas?

Viskas prasideda ne tada, kai vairuotojas užvažiuoja, o kai tik susitariame. Pirmiausia reikia gerai išmatuoti, ką turime, nes kartais klientas sako "vienos spintos", o ten išsivysta visas svetainės komplektas. Tada renkame mašiną – ar tai bus 3,5 tonos sunkvežimis, ar didesnis kelninis automobilis. Aš visada sakyčiau, kad geriau užsibrėžti didesnį laiko tarpą, nes niekada nežinai, kas gali nutikti kelyje, pavyzdžiui, variklio gedimas arba eismo įvykis ties Kaunu.

Ar tikrai taip sunku suskaičiuoti tūrį?

Atrodytų paprasta, tačiau aš matau, kad žmonės visada klysta matuodami. Jei jūsų sofa yra 2 metro ilgio ir 1 metro pločio, tai dar nereiškia, kad ji užima tik 2 kubinius metrus – reikia įsivaizduoti, kaip ji stovės mašinoje. Tokie dalyka kaip kojų nulenkimas arba atskyrimas gali padėti taupyti vietą. Buvau atvejų, kai užsakyta mašina per maža ir teko po kelis kartus važiuoti, o tai laukia brangiai (ir vairuotojui nervingai).

Kodėl užsakymų valdymas baldų pervežimui į Vokietiją užtrunka tiek ilgai?

Nieko tokio, tiesiog Vokietija didelė, o keliai kartais būna užguliami statybomis. Dar pridėkite prie to tai, kad reikia suderinti laikus tiek siuntėjui, tiek gavėjui, o abu dažnai dirba. Kartais net gali būti taip, kad vairuotojas priverstas laukti valandą šalia parduotuvės, kol niekas neatsiranda raktų. (Na, bent jau man taip nutiko su vienu klientu Berlyne). Taip pat svarbu prisiminti apie poilsius, kurie yra privalomi pagal įstatymus.

Ar galima kažką padaryti, kad procesas būtų greitesnis?

Greitas būdas vienas – turėti visus paruoštus iš anksto. Turi būti ne tik baldai supakuoti, bet ir žinomi visi adresai, kontaktai bei kodai nuo vartų. Jei vairuotojas turi laukti, kol jūs ieškote dėžės su dokumentais, tai prarandamas valandas. Taip pat, jei galite, pabandykite išsirežiuoti vieną dieną, kai tikrai galite būti namuose, o ne skubėti iš darbo per pietus.

Dokumentai ir Vokietijos biurokratija

Kokius dokumentų reikia tikrai?

Bazinė rinkinys yra CMR krovinio žurnalas, kuris nurodo, kas ką ir kada veža, taip pat prekių sąrašas (pakuolės). Jei baldai yra nauji ir jūs juos parduodate, būtinai reikės PVM mokėtojo kodų ir sąskaitos faktūros. Jei tai yra seni baldai iš namų, tai gali tekti pildyti deklaraciją asmeniniams daiktams. Aš visada primygtinai prašau viską patikrinti dar iki išvykimo, kad nestovėtume pasienyje su nusimesta galva.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijoje?

Tai priklauso nuo to, ką ir ką vežate. Jei parduodate naujus baldus verslo klientui Vokietijoje, tuomet taip, jums susidurs su atitinkamais mokesčiais ir reikės pateikti VMI deklaraciją. Jei tai yra paprastas persikėlimas, tai dažniausiai mokesčių nėra, tačiau gali tekti įrodyti, kad gyvenote Lietuvoje bent metus. Čia geriau pasikonsultuoti su savo buhalteriu, aš nesu specialistas šioje srityje, tik žinau, kokia daug painiava dėl to būna.

Kas dėl importo deklaracijos?

Importo deklaracija (tiekimų apskaitos dokumentas) dažnai būna reikalinga, jei baldai keliauja ne į asmeninį naudojimą. Vokietijos muitinė yra griežta, jei trūksta kokio nors lapelio, gali sulaikyti mašyną. Buvau atvejų, kai vairuotojams tekdavo laukti porą dienų dėl to, kad klientas nenurodė teisingo prekės kodo (HS kodas). Tai paprastas skaičius, bet be jo viskas sustoja.

Ar reikia EORI numerio?

Jei jūsų vežama vertė viršija tam tikrą limitą (paprastai tai yra 3000 eurų esant prekybai tarp įmonių), tuomet taip, EORI numeris būtinas. Be jo neįmanoma pateikti eksporto ar importo deklaracijos ES viduje. Aš nusprendžiau tai paminėti, nes dažnai mažos firmos apie tai nežino ir tada staiga gauna riebius baudas. Geriau turėti ir nenaudoti, negu neturėti ir staigiai ieškoti ką daryti.

Užsakymų valdymas baldų pervežimui į Vokietiją: specifika kelyje

Kur patogiausia krauti į Vokietiją?

Populiariausi maršrutai yra pro Lenkiją (Štetinas arba Słubice) arba pro Daniją, jei važiuojate į šiaurę. Pro Lenkiją daugiau kamščių, tačiau trumpiau į centrinę Vokietiją. Reikia žiūrėti, kur yra jūsų galutinis tikslas – jei Miunchenas, tai gali būti logiškiau važiuoti per Čekiją, nors ten ir kalnai. Man asmeniškai patinka pro Varšuvą, nes ten yra daug gerų poilsio vietų vairuotojams, nors kelyje ilgiau.

Ar yra kokių nors specialių draudimų vairuotojams?

Taip, Vokietijjoje yra griežtos taisyklės dėl važiavimo poilsio tam tikrose miesto dalyse, ypač sekmadieniais ar šventėmis. Taip pat, yra vietų, kur sunkvežimiai negali važiuoti be specialaus leidimo (Umweltzone – aplinkos zonos). Prieš išvykstant mums visada tikriname, ar mūsų maršrutas neįeina į "žaliąją zoną" be tinkamo ženklo. Jei įvažiuosite į centrą be leidimo, baudos yra tikrai nemaloniai.

Ar sunku rasti adresą dideliuose miestuose?

Vietomis tai yra tikras košmaras, ypač senamiestyje, kur gatvės siauros ir vienpusės. Vairuotojui reikia tikslaus koordinačių rinkinio, o ne tik "prie to pastato". Aš visada prašau nufotografuoti įvažiavimą, kad matyčiau, ar ten gali užvažiuoti 7,5 tonos sunkvežimis. Kartais atsitinka taip, kad atvažiuojame, o ten yra žemės sklypas be kelio, ir teko veržtis atgal (buvo toks atvejis Hamburge). Tuo tikslu ir vyksta užsakymų valdymas, kad išvengtume tokių situacijų.

Kas jei reikia įvežti baldus į antrą aukštą?

Jei nėra lifto, tai kaina kyla staiga. Mums reikia žinti iš anksto, ar yra plačios laiptinės, ar ne, kad galėtume pasirūpinti papildomais padėjėjais. Aš nesu kėlėjas, o tik logistikos vadybininkas, bet galiu pasakyti, kad nešti sofos į ketvirtą aukštą be lifto – tai tikras kankinys. Jei apie tai nepasakojate iš anksto, vairuotojas gali tiesiog atsisakyti tai daryti vietose.

Kainodaros ir mokėjimų subtilybės

Iš ko susideda kaina?

Kaina formuojasi iš atstumo, degalų, vairuotojo darbo ir mokesčių už kelių naudojimą (Vignette ir kelių mokesčiai Vokietijoje yra brangūs). Taip pat įeina ir apkrovimo/iškrovimo darbas, jei jis įskaičiuotas. Aš stengiuosi visada aiškiai išskirstyti, ką mokate už kėlimą ir ką už vairavimą, kad nebūtų nesusipratimų. Būna, kad pigiausi pasiūlymai neturi įskaičiuoto krovimo, o tai gali smarkiai padidinti galutinę sumą.

Ar galima mokėti grynaisiais vairuotojui?

Dauguma mūsų vairuotojų neduoda pinigų iš rankų į rankas dėl saugumo ir kompanijos politikos. Visada geriau pervesti pinigus į sąskaitą prieš išvykstant arba gauti sąskaitą faktūrą. Yra retų atvejų, kai galima, tačiau tada jūs neturite oficialaus įrodymo, jei kažkas nueis negerai. Aš visada patariu vengti grynųjų, nes po to sunku ginčytis, jei bus žalos.

Ką daryti, jei kaina viršija biudžetą?

Pirmiausia, pabandykite sumažinti krovinio tūrį – gal galite atiduoti kai kurius senus baldus arba sujungti siuntas su kaimynais. Kitas variantas yra lankstesnis laikas – jei galite laukti, kai mes turime tuščią mašyną grįžtant iš Vokietijos (tuščias reisas), tai gali būti iki 50 proc. pigiau. Tiesiog klauskite mums apie tą savaitę, galbūt mes būtent tada važiuosime pro jūsų miestą.

Ar yra slaptų mokesčių?

Mums nėra ką slėpti, tačiau gali būti papildomų išlaidų, kurias sukelia klientas. Pavyzdžiui, laukimas daugiau nei valandą, todėl kad vėluojate, arba papildomas krovimas, jei išsiaiškina, kad daiktų yra daugiau nei planuota. Aš visada rašau, kad laukimas pirmą valandą yra nemokamas, o toliau – jau pagal tarifą. Tai ne "slaptas" mokestis, tiesiog tiesioginis darbo užmokestis.

Problemos ir kaip jas išspręsti

Kas nutinka, jei baldai sužalojami?

Tai blogiausia scenarijus, tačiau tai nutinka. Jei pamatote, kad dėžė sutrumpėjo arba yra draskos, nedelsdami praneškite vairuotojui ir užpildykite pretenzijų protokolą CMR žurnale. Nenukelkite daiktų, kol neįvertinote žalos. Aš turiu draudimą, tačiau be to protokolo, jis neveiks. Vieną kartą klientas pasakė viską gerai, o po savaitės skambino, kad sofa sužalota – be įrodymų mes negalėjome nieko padaryti.

Ką daryti, jei vairuotojas dingsta?

Sakyčiau, reta, tačiau nutinka, kad telefonas neveikia arba yra "mirties zona" Vokietijos kalnuose. Mes turime GPS sekimą sistemą, todėl matome, kur mašina yra realiu laiku. Jei jis neparodo vietos ilgiau nei valandą, tuomet aš pats skambinu jo vadovui. Paprastai tai būna tik badas arba techninis gedimas, bet žinai, kaip klientai išsigąsta, kai niekas neatsiliepia.

Ar dažnai įvyksta eismo įvykių?

Per 20 metų mačiau viską, nuo nubražytų žibintų iki visiškai sudegusių mašinų. Laimė, kad statistiškai tai reta. Jei įvyksta incidentas, vairuotojas nedelsdamas praneša policiją ir mums. Tada mes susirandame alternatyvų būdą, kaip nugabenti baldus (pvz., išsinuomoti kitą sunkvežimį vietoj). Tai brangu, bet mums teks tai padaryti, kad klientas gautų savo daiktus laiku.

Kas dėl pavojingų medžiagų?

Baldai dažnai yra tokie, bet jei kartu vežate dažus, aerozolius ar kažką panašaus, tai kategoriškai negalima be specialaus leidimo (ADR). Aš atsisakau tokio krovinio, jei apie tai nepranešama iš anksto, nes galiu prarasti licenciją. Tai ne verta rizikuoti dėl vienos sofos. Geriau tuos daiktus vežti atskirai, su mažesniu automobiliu.

Viskas kas liko (ir kas klausiate pačiu nepatogiausiu metu)

Ar galima vežti augalus?

Taip, galima, tačiau reikia būti labai atsargiam, ypač žiemą, nes jie gali užšalti. Vairuotojas neužkurs šildymo tam tikrai dėžei su gėlėmis (nepamenu, kad mūsų mašinos turėtų tokią funkciją). Aš patariu gerai apvynioti ir uždaryti, kad neperšaltų, bet 100 proc. garantijos neduodu. Vokietijoje augalų apribojimų nėra tiek griežti kaip gyvūnų, tačiau visgi reikia žiūrėti, ar tai nėra saugomos rūšys.

Ar imate maistus ar gėrimus?

Krovinio automobilyje nešiojti maisto produktus nėra labai gerai dėl higienos ir kvapų, jei kas nors išsilieja. Tačiau jei tai yra uždarytos dėžės su buteliais arba konservėmis, tai dažnai sutinkame. Aš prašau tik, kad tai būtų tvarkingai supakuota, kad nesužlugdytų į baldus. Vieną kartą klijai išsiliejo ant natūralios odos sofa... labai nemaloni situacija.

Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti?

Idealu – savaitę prieš planuojamą išvyką. Taip galime surasti geriausią maršrutą ir kainą. Jei skambinate ryte ir norite, kad važiuotų tą pačią dieną, tai gali būti neįmanoma arba labai brangu (reikia skubiai traukti vairuotoją iš poilsio). Mums patinka planuoti, todėl kuo anksčiau, tuo geriau – ir jums pigiau, ir mums ramiau.

Ar galite padėti montuoti baldus?

Mes daugiau esame pervežimo, o ne montavimo specialistai, tačiau vairuotojai gali padėti atnešti arba susukti vieną kitą kojelę. Jei reikia pilno montavimo (pavyzdžiui, virtuvės komplekto), tai geriau pasamdyti vietinius meistrus Vokietijoje. Aš galiu netgi padėti susirasti tiesioginį kontaktą, kadangi turiu draugų ten (maždaug žinau keletą gerų montuotojų Miunchene).

Ką daryti jei aš pakeičiau adresą paskutinę minutę?

Tai yra labai erzina, bet jei dar nėra išvažiavę iš Lietuvos, įmanoma pakeisti. Tačiau jei jau yra Lenkijoje arba jau artėja prie tikslo, tai kaina gali pasikeisti, nes maršrutą reikia skaičiuoti iš naujo. Buvau tokių atvejų, kai ištiesdavo maršrutą per 100 km papildomai. Prašome tik būti sąžiningi ir apie tai pranešti kuo anksčiau.

Kodėl užsakymų valdymas baldų pervežimui į Vokietiją toks brangus?

Brangus ne visada, tačiau kokybė kainuoja. Mums reikia sumokėti už gerus vairuotojus, kurie nelenda į avarijas, už degalus, kurie brangsta, už techninę priežiūrą. Pigių variantų yra, bet ten rizikuojate rasti vairuotoją, kuris tiesiog paliks baldų gatvėje ir išvažiuos. Aš stengiuosi dirbti taip, kad jūsų baldai atvyktų tokius pat, kaip juos palikote (galbūt tik su šiek tiek daugiau dulkių).

Galvojau apie tai, ar verta rinktis didelę firmą ar mažą?

Didelės firmos dažnai yra brangios ir biurokratiškos, tą darą penki žmonės, kurie net vienas kito nepažįsta. Mažos firmos (kaip mano) siūlo individualų požiūrį, tačiau gali trūkti resursų, jei ką nors sugenda. Žiūrėkite ne į logotipą, o į tai, kas su jumis kalba telefonu – ar jis supranta, ką jūs sakote, ar tik skaito iš lapo.

Kaip elgtis su vairuotoju, kuris nemoka lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai arba bent jau rusiškai, tačiau kartais tenka dirbti su samdytais vairuotojais iš kitų šalių. Tada mes naudojame "vibra" versti arba angliškai. Jei jūsų vairuotojas nemoka jūsų kalbos, nedraudžiate skambinti man – aš galiu būti vertėju. Nebijokite to, pagrindiniai dalykai ("kur krauti", "kur nešti") yra suprantami be žodžių.

Išvada

Galiausiai, tai viskas yra apie pasitikėjimą ir planavimą. Gerai atliktas užsakymų valdymas baldų pervežimui į Vokietiją išlaisvina jūsų nervus ir sutaupo pinigus, nors iš pirmo žvilgsnio gali atrodyti, kad tai per daug detalių. Aš tikiuosi, kad šie patarimai padės jums išvengti tų pačių klaidų, kurias aš matau kasdien. Būkite kantrūs, viską užrašykite ir nebijokite klausti "kvailų" klausimų – geriau klausti dabu, nei veržtis po to vairuotoją už marškinių (tai anekdotas, bet yra ir tiesos).