Užsakymo techniniai aspektai biuro perkraustymui į Vokietiją

Sveiki, sėdžiu štai prie kompiuterio ir galvoju, iš kur pradėti, nes per tuos dvidešimt metų, ką dirbu su pervežimais, mačiau viską. Daugelis manoma, kad biuro perkraustymas į Vokietiją – tai tik paprastas suvežimas dėžių į furgoną ir važiavimas toliau, bet realybėje užsakymo techniniai aspektai biuro perkraustymui į Vokietiją yra kur kas sudėtingesni nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Čia ne tik apie vairuotojus, čia visur guli biurokratija, techniniai reikalavimai ir begalė smulkių niuansų, kurie gali sukelti rimtą galvos skausmą, jei apie juos nežinote iš anksto. Noriu papasakoti taip, kaip yra, be jokių gražių uždažų, kad žinotum, į ką įsijungiate.

Dokumentai ir biurokratinis purvas

Kokius dokumentu tikrai reikia tureti is karto?

Tikrai reikės gero inventorinio sąrašo, kitaip sakant, pakavimo sąrašo (packing list), be jo niekur nepraeisite per vokišką muitinę. Be to, būtina Ex-1 dokumentacija, jei perkraustote įmonę iš ne ES šalies (nors jei iš Lietuvos, tai paprasčiau, bet vis tiek reikės specifinių raštų). Dar reikės galiojančios transporto sutarties ir draudimo poliso, kuris apimtų krovinį visą kelią.

Ar EX-1 dokumentas privalomas jei vaziuoju is Lietuvos?

Jei važiuojate tiesiai iš Lietuvos į Vokietiją, tai formaliai EX-1 jums nereikalingas, nes abi šalys yra ES erdvėje ir veikia bendros rinkos taisyklės. Bet... (čia reikia būti atsargiam) jeigu jūsų krovinys keliuoja per trečiąją šalį, pvz., per Lenkiją tik tranzitu su specialiu režimu, tada gali tekti užpildyti TIR knygelę arba kitus tranzito dokumentus. Geriausia pasikonsultuoti su savo logistiku.

Kas daryti, jei truksta dokumentu pasirinkime?

Tai dažna problema, ypatingai kai klientai skubėdami tiesiog meta į dėžę viską kas rankose pasidaro. Jei trūksta kokių nors techninių pasų ar sertifikatų techninei įrangai, gali tekti laužti krovinį pasienio punkte. Vokiškai muitininkai nėra jokia šventė, jei pamatys, kad serveris be techninės priežiūros kortelės, gali jį uždaryti saugykloje iki pat patvirtinimo.

Ar reikia versti visus dokumentus i vokieciu kalba?

Ne visi būtinai, bet pagrindiniai turėtų būti bent dvikalbiai arba su prisegtu vertimu. Muitininkas Frankfurte tikrai nebus laukęs, kol jūs skambinsite draugui verėjui vidurnaktį. Techniniai lapai, instrukcijos ir brėžiniai turi būti suprantami, kitaip gali kilti nepasitikėjimo dėl to, kas tiksliai yra dėžėjeje.

Kas tas "Einheitspapier" ir ar man jo reikia?

"Einheitspapier" tai yra vokiškas vieningasis administracinis dokumentas, naudojamas muitinės deklaravimui. Jums dažniausiai jo nereikės rankotis, tuo pasirūpins jūsų muitinės tarpininkas arba vežėjas, jei jis turi atstovo statusą. Bet svarbu žinoti, kad toks dokumentas egzistuoja, kadangi ant jo pagrįstas viso eksporto/importo procesas Vokietijoje.

Ar galiu vežti asmeninius daiktu biuro krove?

Galima, bet aš labai nerekomenduoju maišyti asmeninių daiktų su įmonės turtu, nes tai sukuria didelę painiavą inventorizacijoje ir draudimo atžvilgiu. Jei vairuotojas sulaikomas ir patikrinama, asmeninės kelionės lagaminą tarp biuro stalų gali būti įvertintas kaip bandymas slėpti kažką. Geriau tai vežti atskirai.

Kas nutinka su duomenimis saugumo sumetimais?

Dabar daug kalbama apie GDPR, todėl biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja ne tik fizinių vežimų, bet ir duomenų saugumo. Jei vežate standžiuosius diskus ar serverius, privalote užtikrinti, kad jie būtų pakrauti taip, kad neprarastų duomenų sukratimų metu (t.y. shock-proof dėžės). Ir užšifruoti, aišku.

Ar reikia pranesti Vokietijos institucijoms apie perkraustyma?

Taip, jei įmonė persikelia pilnai, tenka registruoti naują adresą Vietos verslo registre (Gewerbeamt) ir mokesčių inspekcijoje (Finanzamt). Techninių pervežimo atžvilgiu, dažniausiai pranešti reikia tik tada, jei vežate pavojingas medžiagas ar labai vertingą įrangą, bet paprastai tai daro logistikos partneris.

Kiek laiko uztrunka dokumentu paruosimas?

Jei viskas tvarkinga – 1-2 dienas. Bet jei reikia gauti specialius leidimus arba daryti vertimus, tai gali užeiti ir savaitę. Nereikia šokinėti į furgoną paskutinę minutę, techniniai dalykai čia yra svarbiausi už viską. Geriau pradėti rengti dokumentus bent savaitę prieš važiavimą.

Furgonai, keltuvai ir techninė įranga

Kokio dydzio furgonu reiketu planuoti?

Čia viskas priklauso nuo to, kiek turite baldų ar ar įrangos. Mažam biurui (5-10 žmonių) užtenka 3.5 tonos furgono su kėbulu (SPR). Bet jei turite didelę "open space" erdvę su 50 darbo vietų, ten gali tekti jungti po du furgonus arba imti 7.5 tonos sunkvežimį su liftu.

Ar vairuotojas turi turėti keliamoji platforma?

Tai būtų idealu, ypač jei Vokietijoje nėra keltuvo arba jei jis užimtas. Bet dauguma mažesnių furgonų (3.5t) neturi įmontuotų kranų. Todėl reikia žiūrėti į techninę užsakymo techniniai aspektai biuro perkraustymui į Vokietiją dalį – ar galima naudotis hydraulinės platformos automobiliu (lifto automobiliu).

Kas daryti, jei Vokietijoje nera lifto ar jis per mazas?

Tai klasikinė bėda, ypatinga senosiuose pastatuose Miunchene ar Berlyne. Tada reikia planuoti kraną arba specialias pakabinimo juostas, kad iškelti didelius seifus ar spintas per langą. Tai kainuoja papildomai ir reikia leidimo iš pastato administracijos uždaryti gatvę.

Ar galima statyti dėžes ant vienos kitos?

Galima, bet tik jei jos yra specialios transporto dėžės (Eurobox), pritaikytos kraunamoms vienai ant kitos. Paprastos kartoninės dėžės išsities po 100 kilometrų Vokietijos autostradoje. Niekada nedarykite to, kas gali sukristi ant vairuotojo galvos stabdant.

Kaip apsaugoti kompiuterius ir serverius nuo sukratimo?

Kompiuteriai turi būti supakuoti į originalią pakuotę jei liko, arba į specialias putų dėžes. Serveriai – į statmenus stovėjimo rėmus ir užfiksuoti. Aš mačiau, kaip vienas klientas išmetė visus kompiuterius į šiukšliadėžes, o paskui stebėjosi, kodėl jie nebeįsijungia.

Ar reikia rūpintis pakuojimo medziagomis paciam?

Dažniausiai pervežimo kompanija tai dovanoja arba parduoda kartu su paslauga, bet verta pasiklausti iš anksto. Jei planuojate biuro perkraustymą į Vokietiją savo jėgomis, reikės nupirkti gerą bukleje klijų juostą (geriau vokiška, ji laiko geriau) ir stiprių dėžių.

Ką daryti su pavojingais krovinais (tusiniais, iprove)?

Tusinukai ir printeriai yra pavojingi kroviniai (ADR), negalima jų mesti tiesiai į furgoną tarp stalų. Jie turi būti supakuoti į hermetiškas dėžes, o furgonas turi turi specialų sertifikatą. Jei sulaikys ir rasis dešimt tusinukų be žymėjimo, baudos didelės.

Ar reikia demontuoti baldus?

Didžiąją dalį baldų (stalus, lentynas) reikia išmontuoti, ne tik kad tilptų, bet ir kad nesulūžtų. Vokiški pastatai dažnai turi siaurus koridorius ar lifto duris, todėl surinktas stalas tiesiog nepraeis. Techniniai meistrai tai daro greitai, bet tai užtrunka laiko.

Kaip tvarkomas smulkius inventoriaus?

Visi smulkūs daiktai (plunksnai, knygos, asmeniniai daiktai) turi būti uždaryti į dėžes ir pažymėti. Negalima, kad viskas voliojasi po furgono dugne be dangčio. Vokiški įstatymai dėl krovinio užtvirtinimo yra griežti.

Ar vairuotojas padeda krauti?

Tai priklauso nuo sutarties. Jei užsakote "krovėjų komandą", tai taip, jei tik "vežimą", tai vairuotojas gali atsisakyti kelti 50 kg spintas, ypač jei jam trisdešimt metų ir jis turi nugaros problemas. Viskas turi būti aptarta anksčiau.

Vokiška realybė ir muitinė

Ar tikrai tikrina furgonus Vokietijoje?

Ne visada, tačiau tikrinimai yra, ypač netoli sienos arba jei furgonas atrodo įtartai. Vokietijoje dažnai tikrina ne tik tai, ką vežate, bet ir ar vairuotojas ilsėjosi pakankamai (tachografas). Jei vairuotojas nusileis ratu, gali padaryti pertrauką ir užstrigti kelias dienas.

Kas nutinka, jei pamete inventoriaus sąraša?

Tuomet gali prasidėti ilgas procesas, kai muitininkas pradeda rašinėti naują sąrašą vietoje jūsų. Tai kainuoja brangiai, nes laukimas laukia pinigų. Be to, gali būti įtarimas dėl kontrabandos, jei nieko negalite įrodyti apie tai, kas yra viduje.

Ar galima vaziuoti savaitgaliu?

Galima, bet negalima iškrauti į biurą, jei ten nėra prižiūrėtojo, kuris gali atidaryti duris, arba jei mieste galioja triukšmo apribojimai (Lärmschutz). Vokietijoje naktimis ir sekmadieniais draudžiama triukšmingai vežti, todėl reikia planuoti atvykimą darbo laiku.

Ar reikia moketi custom mokestį?

Tarp ES šalių ne. Bet jei techninė įranga iš JAV ar kinijos atėjo į Lietuvą nesumokėjus mokesčio (nelegaliai arba laikinai), tai ją įvežant į Vokietiją galite susidurti su mokesčių išieškojimu. Geriau tikrinti įrangos kilmę (Origin).

Ką daryti, jei atvyks per vėlai?

Vokietai yra punktualūs, jei žadėta atvykti 8:00 ryto, o furgonas važinėja 10:00, tai gali sugadinti visą dienos planą. Reikia turėti vairuotojo telefoną ir nuolat sekti situaciją. Aš asmeniškai visada siūlau duoti vairuotojui navigatorių su įkeltais taškais.

Ar yra kokių nors specialių leidimu miestuose?

Dideliuose miestuose (pvz., "Environmental Zone" – Umweltzone) furgonas privalo turėti žalią (Euro 6) ar geltoną etiketę. Jei furgonas senas ir etiketės nėra, jis tiesiog neįvažiuos į miesto centrą. Tai svarbus techninis dalykas, kurį dažnai pamiršta.

Kas daryti, jei sužeidžia vairuotoja ar sulūžta daiktas?

Reikia turėti CMR draudimą, kuris padengia žalą. Bet reikia nedelsiant fiksuoti aplinkybes – padaryti nuotraukas, parašyti pažymą. Vokietijoje įmonės yra labai atsargios dėl teisinių reikalų, todėl dokumentacija turi būti ideali.

Ar galiu veži maistą i biuro virtuvės?

Galima, bet tik jei tai yra uždaryta ir nenupjauta (pvz., konservai). Šaldytuvo maistas arba atidarytos pakuotės yra draudžiamos sanitarinių taisyklių atžvilgiu. Geriau išgerti ar suvalgyti viską prieš išvykstant.

Kaina ir laiko planavimas

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina formuojasi pagal atstumą, krovinio svorį/trižą, reikalingų krovėjų skaičių ir papildomas paslaugas (keltuvas, pakavimas). Taip pat įeina kuras ir mokesčiai už greitkelius Vokietijoje. Užsakymo techniniai aspektai biuro perkraustymui į Vokietiją taip pat apima ir tai, kad kaina gali pakisti, jei tenka laukti.

Ar brangiau vežti sekmadieni?

Taip, visiems aišku, kad darbo užmokestis poilsio dienomis yra didesnis. Be to, dauguma logistikos kompanijų tiesiog nedirba sekmadieniais, todėl reikės ieškoti individualaus pasiūlymo, o tai kainuoja.

Kiek trunka kelione i Vilniaus i Berlyną?

Techniškai važiavimas trunka apie 10-12 valandų viena kryptis, jei nėra didelių spūsčių. Bet su pilnu furgonu reikia važiuoti lėčiau, be to, reikia skirti laikui poilsio (vairuotojui). Taigi, planuokite, kad furgonas bus vieną naktį kelyje, o atvyks ryte.

Ar galima gauti akciska sąskaitą faktūrą?

Taip, jei esate pajamų mokesčio mokėtojas Lietuvoje, ir pervežėjas taip pat. Tai svarbu, kad galėtumete susigrąžinti PVM. Vokiškos įmonės taip pat išduoda sąskaitas be PVM (intra-Community supply), jei pateikiate PVM kodą.

Kas daryti, jei biuras dar ne paruoštas?

Tai bėda. Jei furgonas atvyksta, o senieji darbuotojai dar sėdi ir dirba, tenka laukti. Už laukimą dažnai taikomas mokestis (stand-by hour). Vokietiškai įmonės tai užfiksuoja kiekvieną valandą.

Ar verta isigyti draudima?

Be abejo. Nors užsakymo techniniai aspektai biuro perkraustymui į Vokietiją atrodo saugūs, bet kelias yra neprognozuojamas. Nupjautas posūkis, stabdantis automobilis priešais – ir jūsų brangus serveris gali tapti metalo laužu. Draudimas kainuoja nedaug, bet ramybės duoda daug.

Kaip sumažinti išlaidas?

Geriausias būdas – padaryti dalį darbo patys (supakuoti smulkius daiktus, išmontuoti lentynas) ir tik iškviesti profesionalams furgoną su krovėjais sunkiesiems daiktams. Taip taupote valandas, kurios kainuoja brangiausiai.

Ar galima apskaiciuoti tikslia kaina is karto?

90% atvejų – taip. Bet likę 10% tai yra neprognozuojami dalykai, tokie kaip neįvežamas kelias arba priverstinis krovinio perkrovimas. Visada turėkite rezervą 10-15 proc. nuo sumos.

Išvados ir galvosūkiai

Galiausiai, noriu pasakyti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją nėra kosmoso tyrimai, bet reikalauja kantrybės ir planavimo. Jei viską padarysite protingai, susirgsite dokumentus ir pasirūpinsite technine įranga, viskas praės sklandžiai. Naudokitės patirtimi, pasiklauskite profesionalų ir nebijokite klausti "kvailų" klausimų, o tada užsakymo techniniai aspektai biuro perkraustymui į Vokietiją nebebus jums košmaris. Sėkmės kelionėje ir naujuose verslo rūmuose!