Užsakymo proceso svarba dalinių krovinių gabenime į Vokietiją

Dalinių krovinių gabenimas (LTL – Less than Truckload) į Vokietiją yra tarsi sudėtingas dėlionės žaidimas, kurį žaidžia vadybininkai, vairuotojai ir sandėlio darbuotojai. Kai kalbame apie užsakymo procesą, daugelis galvoja, kad tai tik „nusiunčiau el. laišką ir laukiu“. Iš tikrųjų, tai yra kritinis etapas, nuo kurio priklauso, ar jūsų krovinys pasieks Frankfurtą laiku, ar „pasiklys“ tarp kitų krovinių kažkur Lenkijos pasienyje. Per savo darbo metus mačiau, kaip neteisingai suformuotas užsakymas sukelia grandininę reakciją: vėluoja pakrovimas, vėluoja iškrovimas, o galiausiai klientas gauna sąskaitą už prastovas, kurių galėjo nebūti.

Užsakymo proceso niuansai

Kodėl tikslus krovinio aprašymas užsakymo metu yra svarbesnis už pačią kainą?

Daugelis klientų pirmiausia klausia „kiek kainuos?“, bet pamiršta pasakyti, kad krovinys yra nestandartinis. Jei užsakyme nenurodysite, kad krovinys yra 2,5 metro aukščio, vadybininkas gali suplanuoti vietą standartinėje fūroje, kurios vidinis aukštis yra 2,45 metro. Rezultatas? Krovinys netelpa, vairuotojas stovi, vadybininkas panikuoja, o jūs mokate už „tuščią“ važiavimą. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas „pamiršo“ paminėti, kad krovinys yra sunkus ir reikalauja specialaus tvirtinimo. Tai kainavo papildomas 500 eurų už tvirtinimo diržus ir papildomą laiką. Tikslumas užsakyme yra jūsų draudimas nuo netikėtų išlaidų.

Kaip teisingai nurodyti krovinio matmenis ir svorį, kad išvengtume nesusipratimų?

Visada matuokite krovinį su padėklu (palete). Jei krovinys išsikiša už paletės ribų, tai jau yra kitas tūris. Mano patirtis rodo, kad žmonės dažnai matuoja tik patį daiktą, o ne visą pakuotę. Tai klaida. Jei krovinys sveria 500 kg, bet užima 3 paletės vietas, kaina bus skaičiuojama pagal tūrį, o ne svorį. Visada nurodykite tikslų svorį, nes fūros turi ašines apkrovas. Jei perkrausite vieną ašį, vairuotojas gaus baudą Vokietijoje, o ta bauda dažniausiai atitenka krovinio siuntėjui. Būkite tikslūs – tai logistikos abėcėlė.

Ar svarbu nurodyti krovinio pobūdį, jei tai nėra pavojingos medžiagos?

Būtinai. Jei vežate baldus, tai viena, jei stiklo gaminius – visai kas kita. Vadybininkas turi žinoti, ar krovinį galima krauti vieną ant kito (stackable). Jei krovinys yra „nestackable“, jis užima visą aukštį iki lubų, todėl kaina bus didesnė. Kartą vienas klientas nepasakė, kad veža trapius elektronikos prietaisus, ir jie buvo pakrauti po statybinėmis medžiagomis. Rezultatas buvo liūdnas. Visada aiškiai parašykite: „krovinys trapus, nekrauti ant viršaus“. Tai yra paprastas sakinys, bet jis gali išgelbėti jūsų prekes nuo sunaikinimo.

Kaip užsakymo procese suderinti tikslų pristatymo laiką, kai kalbame apie dalinius krovinius?

Daliniuose kroviniuose „tikslus laikas“ yra labai reliatyvus terminas. Jei jums reikia pristatymo „rytoj iki 10 valandos“, tai dažniausiai reikalauja atskiro transporto (dedicated), o ne dalinio krovinio. Daliniai kroviniai važiuoja pagal maršrutą, kuris gali keistis. Mano patirtis rodo, kad geriausia nurodyti „pristatymo langą“, pavyzdžiui, „trečiadienis–ketvirtadienis“. Jei vadybininkas žada tikslų laiką daliniam kroviniui, jis greičiausiai meluoja. Būkite realistai ir visada palikite laiko rezervą, nes kelyje gali nutikti visko – nuo sprogusios padangos iki kamščių prie Berlyno.

Ką daryti, jei užsakymo metu neaiškus tikslus gavėjo adresas Vokietijoje?

Tai yra didelė problema. Be tikslaus adreso vadybininkas negali suplanuoti maršruto. Jei adresas keičiasi paskutinę minutę, tai gali kainuoti papildomai, nes vairuotojas jau suplanavęs maršrutą. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas pakeitė adresą, kai fūra jau buvo Vokietijoje. Tai kainavo 200 eurų už „maršruto korekciją“. Visada stenkitės turėti galutinį adresą prieš patvirtinant užsakymą. Jei tai statybvietė, nurodykite kontaktinį asmenį, kuris pasitiks vairuotoją, nes fūros vairuotojas negali palikti mašinos be priežiūros.

Kodėl svarbu užsakyme nurodyti, ar reikalingas hidraulinis liftas iškrovimui?

Dauguma fūrų yra „tentinės“ ir išsikrauna per šoną arba galą su rampa. Jei gavėjas neturi rampos ar krautuvo, vairuotojas negalės iškrauti krovinio. Jei užsakyme nenurodysite, kad reikalingas liftas (tail lift), vairuotojas atvyks, pamatys, kad negali iškrauti, ir išvažiuos. Tada prasidės „prastovos“ ir „pakartotinio pristatymo“ mokesčiai. Tai gali kainuoti šimtus eurų. Visada pasitikrinkite, ar gavėjas turi įrangą. Jei ne – užsakyme privalote nurodyti „reikalingas liftas“. Tai yra viena dažniausių klaidų, kurią matau savo praktikoje.

Ar verta užsakymo metu reikalauti krovinio draudimo poliso kopijos?

Taip, tai yra privaloma. CMR draudimas yra standartas, bet jis turi limitus. Jei vežate brangų krovinį, CMR draudimo gali nepakakti. Užsakymo metu visada klauskite: „koks yra jūsų CMR draudimo limitas?“. Jei jis mažesnis nei jūsų krovinio vertė, reikalaukite papildomo draudimo. Kartą vienas klientas vežėsi brangius įrenginius ir pasitikėjo tik standartiniu draudimu. Kai fūra pateko į avariją, draudimas padengė tik 10 procentų nuostolių. Tai buvo labai skaudi pamoka. Visada būkite atsargūs ir reikalaukite dokumentų.

Kaip užsakymo procese išvengti „paslėptų“ mokesčių?

Visada prašykite „all-in“ kainos. Tai reiškia, kad į kainą įskaičiuoti visi mokesčiai: kuro priemokos, kelių mokesčiai, dokumentų tvarkymas. Jei vadybininkas sako „kaina tokia, plius kuro priemoka“, tai yra signalas, kad kaina gali kisti. Mano patirtis rodo, kad geriausia turėti raštišką patvirtinimą su galutine suma. Jei vadybininkas nenori duoti „all-in“ kainos, tai reiškia, kad jis nori palikti sau erdvės manipuliacijoms. Būkite griežti ir reikalaukite aiškumo. Tai jūsų pinigai, todėl jūs turite teisę žinoti viską.

Ar galima užsakymo metu susitarti dėl krovinio sekimo (tracking)?

Dauguma šiuolaikinių įmonių turi sekimo sistemas. Užsakymo metu paklauskite, ar gausite nuorodą į sekimo sistemą. Tai suteikia ramybės, nes matote, kur yra jūsų krovinys. Tačiau atminkite, kad daliniuose kroviniuose sekimas gali rodyti fūros buvimo vietą, o ne konkretaus krovinio statusą. Kartais fūra stovi, nes laukia kito krovinio. Tai normalu. Jei vadybininkas negali suteikti jokios informacijos apie krovinio buvimo vietą, tai yra blogas ženklas. Profesionalai visada žino, kur yra jų transportas.

Kaip užsakymo metu teisingai suformuluoti „skubų“ užsakymą?

Jei krovinys yra skubus, tai turi būti aiškiai parašyta užsakymo temoje. „SKUBUS – [Krovinio pavadinimas] – [Data]“. Tačiau atminkite, kad „skubus“ dalinis krovinys vis tiek yra dalinis. Jei reikia tikrai skubiai, rinkitės „express“ transportą (mikroautobusą). Tai kainuos brangiau, bet krovinys bus pristatytas per 24 valandas. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas tikėjosi, kad „skubus“ dalinis krovinys atvažiuos per vieną dieną iš Vilniaus į Miuncheną. Tai fiziškai neįmanoma dėl vairuotojų darbo laiko. Būkite realistai.

Ar svarbu užsakymo metu nurodyti kontaktinį asmenį Vokietijoje?

Tai yra kritiškai svarbu. Vairuotojas turi turėti kontaktinį numerį, jei neras adreso ar kils problemų su iškrovimu. Jei nurodysite tik bendrą įmonės numerį, vairuotojas gali prastovėti valandą, kol kas nors atsilieps. Mano patirtis rodo, kad geriausia nurodyti mobilųjį numerį žmogaus, kuris bus vietoje. Tai sutaupo daugybę laiko ir nervų. Visada įsitikinkite, kad tas žmogus žino, jog atvažiuos krovinys. Kartais vairuotojai atvažiuoja, o gavėjas net nežino, kad kažkas turi atvykti. Tai sukelia nereikalingą įtampą.

Kaip užsakymo procese elgtis su pavojingais kroviniais (ADR)?

ADR kroviniai reikalauja specialių leidimų ir sertifikatų. Užsakymo metu privalote nurodyti UN numerį ir klasę. Jei to nepadarysite, vairuotojas gali atsisakyti paimti krovinį, nes jis neturi tinkamos įrangos ar licencijos. Tai labai rimta. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas bandė „prastumti“ ADR krovinį kaip paprastą. Tai baigėsi didelėmis baudomis ir krovinio konfiskavimu. Niekada nemeluokite apie krovinio pobūdį. Tai ne tik pavojinga, bet ir nelegalu. Visada būkite sąžiningi ir atviri.

Ar užsakymo metu galima reikalauti, kad krovinys nebūtų perkraunamas?

Galite reikalauti, bet daliniuose kroviniuose tai beveik neįmanoma. Dalinis krovinys dažniausiai keliauja per terminalus. Jei krovinys negali būti perkraunamas, tai jau yra „tiesioginis“ pervežimas. Užsakymo metu aiškiai pasakykite: „krovinys negali būti perkraunamas“. Vadybininkas tada pasiūlys kitą kainą ir kitą transportavimo būdą. Jei sutiksite su dalinio krovinio kaina, turite suprasti, kad perkrovimas yra neišvengiamas. Tai yra logistikos realybė, su kuria reikia susitaikyti.

Kaip užsakymo metu suderinti apmokėjimo sąlygas?

Apmokėjimo sąlygos turi būti aiškios nuo pat pradžių. Ar mokėsite iškart, ar po 30 dienų? Jei esate naujas klientas, tikėkitės išankstinio apmokėjimo. Tai normalu. Mano patirtis rodo, kad geriausia susitarti dėl apmokėjimo sąlygų prieš patvirtinant užsakymą. Jei vadybininkas vėliau bando keisti sąlygas, tai yra neprofesionalu. Visada turėkite sutartį, kurioje aiškiai nurodytos apmokėjimo datos. Tai apsaugo jus nuo netikėtų reikalavimų.

Ar verta užsakymo metu prašyti vairuotojo telefono numerio?

Dauguma įmonių nenori duoti vairuotojo numerio, nes nori kontroliuoti komunikaciją. Tai suprantama. Tačiau galite prašyti vadybininko, kad jis tarpininkautų. Jei krovinys labai svarbus, galite reikalauti tiesioginio kontakto. Mano patirtis rodo, kad jei vadybininkas kategoriškai atsisako, tai gali reikšti, kad jie patys nėra tikri dėl vairuotojo ar transporto. Būkite atkaklūs, bet mandagūs. Kartais tiesioginis kontaktas su vairuotoju išsprendžia problemas per 5 minutes, kurias vadybininkas spręstų valandą.

Kaip užsakymo metu teisingai įvertinti krovinio vertę?

Krovinio vertė yra svarbi draudimui. Niekada nepervertinkite ir nepervertinkite. Jei krovinys kainuoja 10 000 eurų, taip ir nurodykite. Jei nurodysite 100 000 eurų, draudimas bus brangesnis. Jei nurodysite 1 000 eurų, o krovinys kainuoja 10 000 eurų, įvykus nelaimei gausite tik 1 000 eurų. Tai yra paprasta logika. Visada būkite sąžiningi. Tai yra jūsų turtas, todėl jūs turite būti suinteresuoti jį teisingai įvertinti.

Ar užsakymo metu reikia nurodyti krovinio pakuotės tipą?

Taip, tai labai svarbu. Ar tai dėžės, ar paletės, ar „big-bag“ maišai? Kiekvienas pakuotės tipas reikalauja skirtingo tvirtinimo. Jei nurodysite „dėžės“, o atvešite „big-bag“ maišus, vairuotojas gali neturėti tinkamų diržų. Tai vėlgi sukelia vėlavimus. Mano patirtis rodo, kad geriausia pridėti nuotrauką prie užsakymo. Tai pašalina bet kokias abejones. Nuotrauka yra geriau nei tūkstantis žodžių. Visada nufotografuokite krovinį prieš pakrovimą.

Kaip užsakymo metu suderinti krovinio paėmimo laiką?

Paėmimo laikas turi būti suderintas su sandėlio darbo laiku. Jei sandėlis dirba iki 16 valandos, o fūra atvažiuoja 17 valandą, niekas nekraus. Užsakymo metu nurodykite: „paėmimas galimas nuo 8 iki 15 valandos“. Tai yra labai svarbu. Mano patirtis rodo, kad vadybininkai dažnai pamiršta pasitikrinti sandėlio darbo laiką, o tai sukelia nereikalingas prastovas. Būkite patys iniciatyvūs ir nurodykite šią informaciją.

Ar užsakymo metu galima reikalauti, kad vairuotojas kalbėtų angliškai ar vokiškai?

Vokietijoje vairuotojas privalo mokėti bent minimaliai vokiškai arba angliškai. Užsakymo metu galite nurodyti: „vairuotojas privalo mokėti angliškai“. Tai padės išvengti problemų su dokumentų pildymu. Mano patirtis rodo, kad jei vairuotojas nemoka kalbos, tai sukelia didžiulį stresą ir vėlavimus. Būkite reiklūs. Tai yra paslauga, už kurią mokate, todėl turite teisę reikalauti kokybės.

Kaip užsakymo metu elgtis su muitinės dokumentais (jei reikia)?

Jei vežate krovinį už ES ribų (pvz., į Šveicariją), reikalingi muitinės dokumentai. Užsakymo metu privalote nurodyti, kas tvarkys dokumentus – jūs ar pervežėjas. Jei pervežėjas, tai kainuos papildomai. Mano patirtis rodo, kad geriausia, jei dokumentus tvarko profesionalūs muitinės tarpininkai. Tai kainuoja, bet išvengiate klaidų, kurios gali kainuoti tūkstančius eurų. Niekada nebandykite patys pildyti muitinės deklaracijų, jei nesate profesionalai.

Ar užsakymo metu galima reikalauti, kad krovinys būtų uždengtas tentu?

Visos fūros yra uždengtos tentu, nebent tai yra šaldytuvas ar atvira platforma. Jei vežate jautrų krovinį, galite reikalauti „švaraus“ tento. Mano patirtis rodo, kad kartais tentai būna skylėti, o per lietų krovinys gali sušlapti. Užsakymo metu galite įrašyti: „reikalingas sandarus tentas“. Tai yra jūsų teisė. Jei vadybininkas sako, kad tai neįmanoma, ieškokite kitos įmonės.

Kaip užsakymo metu suderinti krovinio svėrimą?

Jei krovinys turi būti pasvertas, tai turi būti nurodyta užsakyme. Tai kainuoja papildomai. Mano patirtis rodo, kad jei krovinys yra sunkus, geriau jį pasverti prieš pakrovimą. Tai apsaugo nuo baudų už perkrovą. Visada būkite atsargūs ir pasverkite krovinį, jei turite bent menkiausią abejonę.

Ar užsakymo metu galima reikalauti, kad krovinys būtų pristatytas „į duris“?

„Į duris“ (door-to-door) yra standartas, bet Vokietijoje tai gali reikšti „iki rampos“. Jei reikia pristatymo į konkretų butą ar biurą, tai yra „last mile“ paslauga, kuri kainuoja papildomai. Užsakymo metu aiškiai nurodykite: „pristatymas į 3 aukštą, lifto nėra“. Tai pakeis kainą, bet išvengsite konfliktų su vairuotoju, kuris atsisakys nešti krovinį.

Kaip užsakymo metu suderinti krovinio pakrovimo eiliškumą?

Jei turite kelis krovinius, galite nurodyti, kuris turi būti pakrautas pirmas. Tai svarbu, jei krovinys yra sunkus ir turi būti dedamas ant dugno. Mano patirtis rodo, kad vadybininkai dažnai nekreipia dėmesio į eiliškumą, o tai sukelia problemų. Būkite patys iniciatyvūs ir nurodykite tai užsakyme.

Ar užsakymo metu galima reikalauti, kad krovinys būtų fotografuojamas pakrovimo metu?

Taip, tai yra labai gera praktika. Užsakymo metu nurodykite: „reikalingos krovinio nuotraukos pakrovimo metu“. Tai suteikia įrodymus, kad krovinys buvo pakrautas tvarkingas. Mano patirtis rodo, kad tai išsprendžia 90 procentų ginčų dėl sugadinto krovinio. Tai yra paprastas, bet labai efektyvus būdas apsisaugoti.

Išvada

Užsakymo procesas yra logistikos pagrindas. Jei jis atliktas teisingai, pervežimas vyks sklandžiai. Jei ne – laukite problemų. Mano 20 metų patirtis rodo, kad geriausi klientai yra tie, kurie užduoda daug klausimų ir viską suderina raštu. Niekada nepasitikėkite „žodžiu“. Viskas turi būti užfiksuota. Vokietija yra reikli rinka, todėl ir jūs turite būti reiklūs. Sėkmės planuojant savo krovinius, tikiuosi, kad šie patarimai padės jums išvengti klaidų ir sutaupyti pinigų.