Užsakymo proceso supaprastinimas gabenimui į Vokietiją: Žinios iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir galiu pasakyti viena – žmonės dažnai išsigąsta pačių paprasčiausių dalykų. Viskas atrodo sudėtinga: muitinė, dokumentai, vokiškas griežtumas, bet iš tiesų, jeigu žinai pagrindus, užsakymo proceso supaprastinimas gabenimui į Vokietiją tampa ožiu operacijų klausimu. Esu matęs viską – nuo tų, kurie siunčia vieną dėžutę su visais šventiniais papuošalais, iki didelių fabrikų, kurie neįsivaizduoja, ką reiškia "greitas pristatymas". Štai paprastas, kartais šiek tiek šiukšlus, bet tikras vadovas, kaip tai veikia be reklaminių frazių.

Dokumentai ir pradžia (nuo ko pradėti)

Kokie dokumentai išvis reikalingi?

Pagrindas yra prekių siuntos kvitas (CMR) ir komercinė invoice. Be šių dviejų lapų niekur neisivažiuosi – vokiečiai muitininkai gali tiesiog sukti galva ir neleisti toliau. CMR užpildo vairuotojas, o jūs turite paduoti tą sąskaitą-faktūrą, kurioje aiškiai parašyta, kas keliauja ir kiek tai verta. Dar patartina turėti pakavimo sąrašą (packing list), jei daug dėžučių, kad neektų juos atidarinėti vieną po kito. Be šių dokumentų užsakymo proceso supaprastinimas gabenimui į Vokietiją neįmanomas, nes sustosi pirmoje patikroje.

Ar reikia e-krovinio (ekspedicinio) deklaracijos?

Jei keliauja į ES (Vokietija yra ES), tai oficialiai nereikia, bet... (čia dažnai painiojama). Jei prekės iš trečiosios šalies, pavyzdžiui, iš Jungtinės Karalystės po Brexit, tada taip, reikės TIDL deklaracijos. Jei vežate iš Lietuvos, tai tai yra vidinės ES prekybos siunta, ir papildomų muitinių klapimų nereikia, nebent tai yra yak kontroliuojamos prekės, kaip alkoholis ar tabakas. Geriau visada pasiklausti vadybininko, jei abejojate, nes baudos už klaidas ne mažos.

Kaip teisingai užpildyti sąskaitą?

Sąskaitoje turi būti tikslus gavėjo adresas ir jų VAT (PVM) kodas, jei tai prekybinė siunta. Vokietijoje mokesčių inspekcija labai griežta, jei tenka trūksta kablelio ar kodas neteisingas, gali būti problemų su PVM grąžinimu. Parašykite aiškiai prekių pavadinimus, ne "įrankiai", o "vieno galio raktas 12mm" ir t.t. Paprasčiau viską aprašyti iš karto, nei vėliau aiškinti vokiškai telefonu, kas ten dėžėje gulėjo.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų?

Jeigu pamiršote dokumentus arba padarėte klaidą, greičiausiai reikės juos nusiųsti el. paštu ir vairuotojas spausdins juos degalinėje. Vokietijoje degalinių tinklai, tokių kaip Aral ar Tank&Rast, turi spausdintuvus, tai nėra tragedija. Tačiau tai uždelgs pristatymą, o vokiečiai mėgsta, kai viskas vyksta laiku, todėl geriau pasidėkite visus lapus į vairuotojo rankas dar prieš išvykstant.

Ar galima siųsti dokumentus el. paštu?

Taip, šiais laikais tai daroma beveik visada. Faktiškai, fizinės sąskaitos dažnai būna tik pas vairuotoją atsarginėje, o pagrindinis duomenų srautas eina skaitmeniniu būdu. Vokietijos įmonės dažnai reikalauja PDF originalų iš karto, kai krovinys išvyksta, tad neskubėkite. Užsakymo proceso supaprastinimas gabenimui į Vokietiją prasideda nuo to, kad jūs laiku pasiruošiate šiuos elektroninius failus.

Kodėl vairuotojas nepasirašo CMR iš karto?

Kai kurie vairuotojai būna... na, pasakysiu taip, labai atsargūs. Jis nenori pasirašyti, kol nėra įdėjęs prekių į savo furgoną ir nesutikrinęs, ar viskas tvarkingai. Kartais jis gali laukti, kol jums pavyks surasti savo sandėlio vadovą, kuris turi pasirašyti. Tai paprasta biurokratija, nedžiuginkite vairuotojo, jei jis bando sau apsisaugoti nuo būsimų pretenzijų.

Ką daryti su keliais siuntos numeriais?

Jei siunčiate dalimis (partial shipment), kiekviena dėžė ar paletė turi turėti savo numerį arba žymą. Negalima tiesiog graužti "vienas iš trijų" su rašaliniu pieštuku. Geriau ant kiekvienos dėžės užklijuoti etiketę su tuo pačiu siuntos numeriu, kad vokiečiams sandėlininkams nebūtų galvos skausmo surasti trūkstamą dalį. Pasitikėkite, jie greitai nusibosta ieškoti.

Kainos ir pinigai (kur pinigai dingsta)

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo to, kiek vietos užimate – ar tai pilna mašina (FTL), ar dalinis krovinys (LTL). Taip pat svarbi svorio ir tūrio (m3) santykis. Jei turite lengvą, bet milžinišką krovinį (pūslės, pavėsinės), mokėsite už tūrį, ne už svorį. Dar pridedu degalų priedą (diesel surcharge), kuris šiuo metu... šiaip sakant, šokinėja kaip nori, ir galbūt užkrovimo/iškrovimo mokestį, jei mūsų vairuotojas tai daro.

Ar galima susitarti dėl kainos?

Visada galima pamėginti pasiderėti, ypač jei vežate reguliariai. Esu matęs klientus, kurie sėdėjo ir derėjosi dėl 50 eurų, nors laikas prarastas vertėtų daugiau. Tačiau jei turite garantuotą apimtį, pavyzdžiui, 10 mašinų per mėnesį, tada užsakymo processo supaprastinimas gabenimui į Vokietiją tampa kur kas pigesniu dėl fiksuotų tarifų. Nedarykite to vienkartinei siundai, ten tiesiog nėra ką derėtis.

Ką reiškia "standartinė" kaina?

Standartinė kaina yra tai, ką matai savo sapnuose – tai reiškia, kad mašina yra tuščia, važiuoja tiesiai į tavo adresą ir atgal. Gyvenime taip nebūna. Paprastai tenka įtraukti grįžtamojo krovinio paiešką arba kitų klientų prekes. Taigi "standartinė" kaina dažnai yra vidurkis, kuris gali pasikeisti priklausomai nuo rinkos situacijos. O dar yra sezoniškumą – prieš Kalėdas visokios kainos šokinėja į dangų.

Ar galiu atsisakyti užsakymo?

Jei atsisakote prieš mašina atvykstant pas jus, tai... blogai. Jums greičiausiai reikės sumokėti baudą arba bent jau išlaidas, kurias ekspeditorius jau padarė (rezervavimas, važiavimas tuščia atgal). Vokiečiai čia labai griežti – jei pažadėjote priimti prekes, jos turi būti priimtos. Nėra "noriu, nenoriu", yra sutartis.

Kada reikia mokėti?

Dažniausiai dirbame su išankstiniu apmokėjimu (prepayment) naujiems klientams. Po kelių sėkmingų vežimų galime pereiti į sąskaitos apmokėjimą (net 30 dienų terminu), jei įmonė patikima. Tačiau nedžiuginkite, jei esate nauja įmonė be istorijos – niekas neišvešs jokių tūkstančių eurų vertės krovinių be garantijų. Tokios yra logistikos taisyklės, pinigai turi būti sąskaitoje prieš išvykstant.

Kas yra "priedai" prie kainos?

Tai gali būti viskas: pristatymas į "Oberhausen" miesto centrą, kur reikia specialios leidimo (environmental zone), užkrovimas su vairuotoju (kai jis turi rankomis nešti dėžes), arba laukimo mokestis. Vokietijoje laukimas brangus, jei vairuotojas priverstas stovėti 3 valandas, nes negali iškrauti, tai sąskaita augs. Suskaičiuokite savo laiką.

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Gal dėl to, kad degalai pabrango 10 centų, o gal dėl to, kad pirmadienį rytą nėra laisvų mašinų. Rinka yra gyvas organizmas. Kartais atsitinka taip, kad aš ką tik paskaičiuoju kainą, o po valandos vairuotojas sak "ne, šiai dienai reikia daugiau". Tai nepatogu, bet tokia realybė. Stengiamės laikyti kainas stabilias, bet ne visada įmanoma.

Gabenimas į Vokietiją: kas laukia kelyje

Kiek laiko trunka kelionė?

Įprastai į Vokietiją (pavyzdžiui, į Berlyną ar Miuncheną) važiuojame 1-2 dienas, priklausomai nuo to, kur tiksliai. Jei tai yra tolimas kampas, pavyzdžiui, pasienis su Šveicarija ar pietūs, gali užtrukti ir 3 dienas. Neskubėkite skambinti po 12 valandų ir klausti "kur mano krovinys", vairuotojas turi poilsio režimus. Jis negali važiuoti 24 valandas iš eilės, tai nelegalu ir pavojinga.

Ar vairuotojas su manimi susisieks?

Taip, geras vairuotojas visada susisieks prieš atvykdamas, dažniausiai dieną–du anksčiau. Jei jis nesiskambina, gali būti, kad jo telefonas senas arba neveikia ryšys Vokietijos kalnuose (juoduose miškuose). Geriau patys turėkite vadybininko numerį, kuris galėtų sužinoti, kur mašina yra. Nereikia panikuoti, jei nėra skambučio iš karto.

Kas, jei vairuotojas nuvažiuoja ne ten?

Atsitiko, kad vairuotojai (ypač užsienio, ne lietuvių) kartais užsuka į kitą gatvę, nes GPS meluoja. Vokietijoje gatvių numeriacija gali būti keista – viename name gatvės pradžia, kitame gale. Geriau vairuotojui atsiųsti Google Maps koordinates, ne tik adresą, tai išgelbės daug nervų. Tiesiog nukopijuokite nuorodą ir išsiųskite.

Ar reikia kalbėti vokiškai?

Nebūtinai jums, bet vairuotojui ar mūsų dispacherui labai praverčia anglų arba rusų kalba. Vokiškai kalbančių vairuotojų iš Lietuvos yra maža dalis. Jei jūsų vokiškas partneris su jumis kalba tik vokiškai, mes turime tarpininką. Bet dažniausiai Vokietijoje verslo žmonės gerai moka anglų, todėl susitarti įmanoma.

Ar galiu sekti savo krovinių vietą?

Techniškai taip, turime GPS sekimo sistemas, bet realybėje ten būna delsa. Kartais rodo, kad mašina stovi, nors ji važiuoja, arba atvirkščiai. Geriau pasiklausti tiesiogiai pas mus, nes mes esame susisiekę su vairuotoju. Užsakymo proceso supaprastinimas gabenimui į Vokietiją taip pat reiškia, kad jums nereikia stovėti prie kompiuterio ir žiūrėti į taškelį žemėlapyje.

Kokiomis dienomis geriau vežti?

Geriau siųsti nuo pirmadienio iki ketvirtadienio. Penktadienį rytą reikia išvežti, kad paskutinė valanda Vokietijoje būtų darbo laiku (iki 16:00), nes sandėliai ten uždarą anksti. Šeštadieniais ir sekmadieniais Vokietijoje galima tik labai brangiai pristatyti (ekspresinės paslaugos), o dauguma vietų visai nedirba. Planuokite iš anksto.

Ar saugu vežti brangius daiktus?

Taip, jeigu apdraudžiate. Turime standartinę draudimo polisą (CMR draudimas), bet jis turi limitą, dažniausiai apie 10-20 SDR vienam kilogramui. Jei vežate auksą ar labai brangią elektroniką, privalote tai pasakyti iš anksto ir papildomai apdrausti. Neapsigaukite, jei dingo 10 000 eurų vertės siunta, o draudimas sumoka tik 500.

Problemos ir nesklandumai (realus gyvenimas)

Kas nutinka, jei prekės sugenda?

Tai blogiausia scenarijus. Reikia sukurti pretenziją (protokolą) vietoje, t.y., tuoj pat patikus vairuotojui. Jei pasirašote CMR be pastabų ir išvažiuojate, vėliau niekas nieko neduos. Vokietijos draudimo kompanijos yra šaltos ir nekalbos. Mes padėsime surinkti dokumentus, bet jei jūs nepastebėjote įbrėžimo prieš akis, bus sunku įrodyti kaltę. Visada tikrinkite pakuotes.

Kodėl vokiečai griežti dėl paletės kokybės?

Jie tiesiog nemėgsta, kai jų sandėlininkai sužaloja nugarą dėl blogos paletės. Jei jūsų paletės sugedusios, sujungtos lentelėmis, jos gali būti atmestos. Vokietijoje yra standartai (EPAL), ir jie jų laikosi. Naudokite geras, tvirtas paletes, kitaip gali tekti mokėti už pakuotės keitimą vietoje, o tai kainuoja šimtus eurų.

Ar galiu atšaukti siuntą jau kelyje?

Jei mašina jau važiuoja, tai beveik neįmanoma be didelių nuostolių. Vairuotojas gali sustoti ir reikalauti pilnos sumos, nes jis jau atsisakė kitų darbų dėl jūsų. Jei labai būtina, reikės sumokėti už važiavimą tuščia atgal. Geriau apgalvokite dukart prieš siunčiant.

Kas, jei gavėjo nėra vietos?

Tai įprasta problema. Vokietijos sandėiai dažnai yra pilni. Vairuotojas atvažiuoja, o jie sako "atvažiuokite po savaitės". Tokiu atveju vairuotojas stovi ir laukia (už ką jums mokate), arba veža atgal. Būtinai patikrinkite, ar gavėjas tikrai yra pasiruošęs priimti prekes, paskambinkite jiems prieš išvykstant iš Lietuvos.

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti?

Jei tai nėra nurodyta sutartyje, vairuotojas paprastai neįsitraukia. Jo darbas yra vairuoti, ne nešioti 20 kilogramų dėžes. Jei reikia fizinių darbuotojų, tai reikia užsakyti "kraną" arba "vyrus su rankomis" (Mannstunden). Vokietijoje tai reglamentuota saugumo taisyklėmis, vairuotojas tiesiog negali rizikuoti nugaros.

Kas daryti, jei dingsta krovinys?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada įsijungia policija ir draudimas. Mums atsitiko kartą, kad vairuotojas "pamiršo" uždaryti galinę duris ir kai kur dingo (na, jaučiu, kad čia kažką painioju, bet buvo panašu). Bet sėkmės, dažniausiai viskas randama. Svarbiausia turėti sąskaitas su tikslia verte, kad draudimas išmokėtų pilną sumą.

Kodėl kartais vėluoja?

Nes tiesa yra tokia, kad kelyje viskas nutinka. Avarijos autostradoje, kalnų perėjose sniegas (net vasarą gali būti šaltos naktys), arba tiesiog paprasta techninė gedimas. Negalėsite nieko padaryti, tiesiog reikia kantrybės. Mes visada stengiamės informuoti, bet kartais ir mes nežinome, kur mašina užstrigo, kol vairuotojas nepaskambins.

Ar galima siųsti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet tai turi būti deklaruojama kaip "naudoti daiktai", o ne prekės. Muitinė gaišti laiką tirinėdama, kodėl vežate 10 dviračių. Jei tai dovana, reikia tai pažymėti. Užsakymo proceso supaprastinimas gabenimui į Vokietiją su asmeniniais daiktais gali tapti košmaru, jei bandysite meluoti apie turinį.

Kaip elgtis su blogomis ekspedicinėmis firmomis?

Yra firmų, kurios pažada auksą kalnus, o paskui dingsta su depozitu. Patarkau – tikrinkite atsiliepimus ir nebeidžiate visų pinigų iš karto. Jei kaina atrodo peržiūrai per žema (pusiau mažiau nei rinkos), tai greičiausiai kažkas negerai. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau, bet gauti paslaugą, nei ieškoti savo krovinių kur nors Lenkijos pakelėje.

Išvada

Viskas iš tikrųjų nėra taip sudėtinga, kaip atrodo iš pradžių, jei tik žinai pagrindinius žingsnius. Svarbiausia yra sąžiningumas, tvarkingi dokumentai ir kantrybė. Užsakymo proceso supaprastinimas gabenimui į Vokietiją priklauso ne tik nuo mūsų, logistikos specialistų, bet ir nuo jūsų, kaip siuntėjo, pasiruošimo. Pasitikėkite savo ekspeditoriumi, bet ir nebūkite abejingi – tai jūsų prekės keliauja. Gerai suplanuokite, klauskite klausimų ir viskas turėtų nuvykti glaudžiai be nereikalingų rūpesčių.