Užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijos aiškus ir paprastas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, turiu pasakyti, daug kas pasikeitė, tačiau esmis lieka ta pati. Žmonės visada baiminasi, kad bus per daug lankstinų, dokumentų kalnas ir vokiškas kietumas, bet iš tiesų Užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijos aiškus ir paprastas, jeigu žinai, kurie mygtukai paspausti. Anksčiau tekdavo lauktis faksų ar kalbėtis su vokiečiais, kurie tiesiškai nedėjo ragelio, kol visiškai neįvardinsi savo pozicijos, o dabar viskas vyksta greičiau, nors kartais vis dar pasitaiko techninių kebliųjų momentų. Svarbiausia – suprasti, kad vokietis mėgsta tvarką, bet jeigu pasiūlysi aiškų planą, jis su jumis susitaikys. Štai ir bandysiu štai šiame tekste papasakoti, kaip tai atrodo iš vidaus, be jokių gražiųjų žodžių.

Kaip viskas tik prasideda

Kaip greitai reikia skambinti, jei jau žinau prekes?

Jeigu jau žinai, kurios prekės ir kur turi būti paimtos, skambink iš karto. Vokietijos sandėliai dirba griežtai pagal grafikus, ir jeigu vėlai praneši apie atvykstantį sunkvežimį, gali tekti laukti iki kitos dienos. Geriausia yra pranešti apie atsiėmimą bent 24 valandas iš anksto, tada užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijos veikia kaip laikrodis. Niekada neskambink paskutinę minutę – ten dirba žmonės, kurie tiesiog išeina namo po 16:00 valandos ir viskas, tavo sunkvežimis liks stovėti už vartų.

Ar reikia mokėti kažką iš anksto, ar galima vėliau?

Čia viskas labai priklauso nuo to, su kuo darbuojiesi. Jeigu tai yra geras ir patikimas partneris, galima derėtis dėl atidėto mokėjmo, bet dažniausiai reikia mokėti iš anksto, bent jau daliai, kad išduodamtą prekių paėmimo lapą (MRN). Asmeniškai visada patariu turėti pasiruošus eurų sąskaitą, kad nektų gaišti laiko telefono kalbėjimu su finansų departamentu, kai sunkvežimis jau stovi ties sandėliu.

Kodėl vokiečiai taip griežtai žiūri į pako vietą?

Vokiečiams ergonomika ir sauga yra šventas dangus. Jei įsivažiuosi su tokiu krovininiu, kurio atsparumo koeficientas ne ten, arba vairuotojas bus be saugos liemenės, jie gali tiesiog nelekti į teritoriją. Juokinga, bet kartais net maži dalykai, kaip kad nešvarios padangos, sukelia didelius nerasotumus. Užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijas numato tai, kad transportas turi būti tobulai prižiūrėtas, kitaip tau tiesiog neįleis.

Kas daryti, jeigu nepateikia teisingo VAT kodo?

Tai yra klasika. Jeigu pasirinkote Ex Works sąlygas ir neturite galiojančio PVM mokėtojo kodo, sandėlis neįrašys prekių į Exit sistemos apžvalgą. Buvau atvejų, kai tekdavo laukti valandas, kol klientas susiranda savo buhalterę ir išsiunčia kodą. Geriausiai patikrinti šiuos dalykus dar prieš pradedant viską rimtai.

Kiek laiko užtruks vairuotojas atvykti į paskirties vietą?

Tai tiesiogiai priklauso nuo to, kur Vokietijoje jis yra. Jei Miunzene, tai viena, jei netoli Lenkijos sienos – kita. Paprastai trankas turi būti pasiruošęs išvykti per 24 valandas nuo užsakymo patvirtinimo (arba dviejų, jei kalbame apie didžiausius rajonus). Bet niekada nepromisekite klientui "rytoj", jei nesate tikri, nes vokiečiai neleidžia vairuotojams lipti prie vairo jeigu tik krapštolis neveikia 100 proc.

Su dokumentais ir biurokratija

Kokių dokumentų reikia importuojant prekes iš Vokietijos?

Pagrindiniai dalykai yra prekių invoice, kuri turi būti parašyta vokiškai arba angliškai, ir pakavimo sąrašas (packing list). Be šių dviejų dalykų neišvažiuosi niekur, net jeigu turiš šimtą tonų cemento. Kartais reikalingi dar ir sertifikatai, jeigu tai yra kokia nors chemija ar maisto produktai, bet tai jau yra atskira tema, susijusi su gamybos standartais.

Ar tikrai reikia angliškų dokumentų, ar vokiškai užtenka?

Gali būti ir vokiškai, muitininkai Lietuvoje dažniausiai sugeba susitvarkyti, tačiau anglas yra saugesnis variantas. Jeigu sandėlyje išduos tik vokišką sąskaitą, o tu ją nusiųsi čia, gali kilti nereikalingų klausimų. Esu girdėjęs istorijų, kąd muitinės darbuotojai tiesiog atmetė dokumentus dėl to, kad negalėjo suprasti prekės pavadinimo "Spezialgewebe". Tie Užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijos yra tokie subtilūs dalykai...

Kas yra EXW ir DAP, kuris geriau?

O čia jau reikia gerai pagalvoti. EXW (Ex Works) reiškia, kad tu pats renki prekes ir atsiskaičoji už viską iki pat išvežimo, o DAP reiškia, kad vežėjas pristato iki tų durų. Paprastam žmogui DAP atrodo lengviau, nes nereikia galvoti apie Vokietijos vidinius pervežimus į uostą ar terminalą, tačiau kaina bus aukštesnė. Asmeniškai dažniau dirbu su EXW, kadangi turiu savo patikimų vairuotojų ten.

Kaip elgtis, jeigu prekė pažymėta kaip pavojinga?

Nieko tokio, tiesiog reikia pildyti ADR lapą. Vienintelis dalykas, kuris vargina, yra tai, kad vokiečiai yra itin išrankūs dėl pako etikečių. Jeigu bus trūksta nurodyto UN numerio arba hazard klasės netiksli, pristatymas neįvyks. Būkite tikri, kad vairuotojas turi ADR pažymėjimą, kitaip jį tiesiog sustabdys pirmasis patikros postas.

Kas atsitinka, jeigu truksta vieno prekės pakuotės?

Tuomet reikia rašyti pretenziją prieš išvykstant iš sandėlio. Negalima važiuoti atgal ir skųstis po savaitės. Vokietijos sandėlininkai dokumentuoja kiekvieną dėžę, todėl jeigu ant dokumento parašysite "trūksta 2 vienetų", o vairuotojas pasirašys, vėliau bus lengva gauti pinigus atgal. Jeigu nepasirašysite ir nuvažiuosite... geros kaip nebebus.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kodėl kaina pasikeitė per naktį?

Kuro kainos, darbo užmokestis Vokietijoje, o ir paprasčiausiai rinkos paklausa. Neapsijuokinkite, kartos dėl vieno didelio užsakymo visa rinka užstrigo trims dienoms. Užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijos yra labai jautrus šiems pokyčiams. Jeigu šiandien gaunate pasiūlymą, geriau jį užfiksuoti, nes rytoj jis gali brangti 10–15 proc.

Ar galima sutaupyti renkantis pigų vežėją?

Galite, bet tikriausiai gausite tai, už ką mokate. Pigių vežėjų sunkvežimiai dažnai būna seni, o vairuotojai – pavargę. Vienas mano klientas taip sutaupė 100 eurų, bet gavo krovinį su dėme ant šonkaulio. Tiesa, tiksliai nežinau (tikriausiai buvo vairuotojo kaltė), tačiau garantijų jokiai neturite. Geriau pasirinkti vidutinę kainos klasę.

Kas yra "keltų mokestis" (ferry surcharge) ir ar jis privalomas?

Jei krovinys važiuoja per Kylą arba į kitus uostus, taip. Tai nėra mūsų sugalvota mokesčiai, tai tikrosios išlaidos. Kai kuriems klientams tai atrodo apgaulinga, bet keltų bilietas kainuoja tiek, kiek kainuoja. Kartais ši mokestis gali svyruoti priklausomai nuo sezono – vasarą brangiau.

Kas yra "Lagergebühr" (sandėliavimo mokestis)?

Tai tas dalykas, kurį visiems nepatinka. Jeigu vairuotojas atvyksta pavėluoti, arba jeigu dokumentai nebuvo paruošti laiku, sandėlis gali imti mokestį už kiekvieną pradėtą dieną. Vokiečiai tai labai mėgsta uždirbti. Rengiantis reikia tiksliai susiderėti dėl laisvųjų dienų (free time), kurios paprastai būna 2–3 dienos.

Ar PVM mokesčiai taikomi pagal Lietuvos ar Vokietijos normas?

Čia jau sudėtingesnė istorija, priklauso nuo to, ar abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos. Dažniausiai taikoma 0 proc. PVM importo taisyklė, tačiau reikia tinkamai užpildyti intrastat deklaracijas. Aš nėra muilų ekspertas (rašyti: buhalteris), todėl visada patariu konsultuotis su savo accountant'u, kad būtų aišku, kaip suformuluoti sąskaitą.

Pristatymas ir problemos kelyje

Kiek laiko trunka kelionė iš Berlyno iki Vilniaus?

Idealiai tai trunka apie 12–14 valandų be ilgesnių sustojimų. Tačiau realybėje yra ta, kad vargu ar vairuotojas važiuos be pietų, be poilsio. Taigi tikėkitės 1,5 dienos. Jeigu pasitaiko koksnis sniegas Lenkijoje arba eismo kamuoliys netoli Varšuvos, tai gali užtrukti ir ilgiau. Nebijokite klausti vairuotojo, kur jis yra, dažniau jie prisileidžia (išeiga iš situacijos).

Kas daryti, jei vairuotojas praneša, kad sugedo sunkvežimis?

Pirmiausia – neskubėkite panikuoti. Didelės kompanijos turi padėjimo tarnybą, kurie atsiunčia mechaniką per kelias valandas. Jeigu tai mažas vežėjas, gali tekti ieškoti krovinio perkrovimo. Čia tų Užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijos blogiausia dalis – tai gali prailgti procesą dvigubai. Buvau atveju, kai tiesiog teko nuvežti krovą kitu automobiliu.

Ar galima pristatyti prekes tiesiogiai į sandėlį, reikalavus iš karto?

Galite bandyti, bet dažniausiai reikia užsiregistruoti eilėje. Ypatingai čia taisyklės taikomos didžiuosiuosiu prekybos centruose, kaip "Obi" ar "Bauhaus". Ten gali stovėti valandą, kol priims prekes. Geriausia duoti žiną sandėliui iš anksto, kad jis galėtų paruošti vietą.

Kodėl vokiečai taip griežtai laikosi tachografo?

Kodėl? Nes baudos ten yra astronominės. Lietuvos vairuotojas gali rizikuoti, bet vokiškas policijos pareigūnas neduoda jokių lengvatų. Jeigu bus pastebėta, kad vairuotojas manipuliavo tachografu, sunkvežimis gali būti konfiskuotas vietoje. Užsakymo procesas turi būti suplanuotas taip, kad vairuotojas turėtų laiko legaliam poilsio.

Kaip elgtis, jeigu prekės atvyko sugadintos?

Pirmiausia nedėkite jokių parašų ant važtaraštio, kol nepatikrinote. Užfiksuokite nuotraukas, paskambinkite brokeriui. Draudimas Lietuvoje dažniausiai padengia žalą, bet tik jeigu viskas dokumentuota teisingai. Vienas mano klientas padėjo pasirašyti "viskas gerai", o namie atsiuntė nuotraukas su susilaužytais kampais – čia jau niekas nepadėjo.

Ar reikia vairuotojui vertėjo?

Paprastai ne, jeigu kalbame apie standartinį logistiką. Visi sandėlio vadovai arba kalba angliškai, arba turi "kalbų knygą". Tačiau jei tai koks specialus krovinys arba reikia kalbėti su mechaniku, gali prireikti pagalbos. Ten kuris nors vokiečių žodis "hilfe" dažnai suveikia stebuklingai.

Smulkmenos, kurios vargina

Ar galiu atsiimti prekes pats savo furgonu, jeigu turiu CE ženklą?

Taip, galite, tačiau turėsite gauti atsakingo pareiškimą (Erklärung) iš siuntėjo. Be to, reikia, kad transportas būtų įregistruotas CRD sistemose. Dažnai žmonės mano, kad furgonu važiuoti lengviau, tačiau dokumentų gauti gali būti sudėtingiau nei dideliam sunkvežimiui, kuris turi viską aprūpinta.

Kas daro "kliento aptarnavimo" vardą sugadina tiesioginiame pervežime?

Paprastai tai yra komunikacijos trūkumas. Siuntėjas pareiškia, kad prekės paruoštos, bet iš tiesų dar rūšiuojamos. Arba vairuotojas skambina ir sako, kad nebegali laukti, nors atvyko prieš 10 minučių. Užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijos suyra tada, kai viena šalis nepasako tiesos kitai.

Ar "green deal" arba ekologiniai reikalavimai daro įtaką kainoms?

Absoliučiai taip. Dabar Vokietijoje tiek transporto bendrovėms, tiek sandėliams tenka laikytis griežtesnių CO2 normų. Tai reiškia, kad seni sunkvežimiai gauna didesnius mokesčius už įvažiavimą į miesto zonas. Tai atsispindi ir galutinėje sąskaitoje.

Ką daryti, jeigu pamiršau nurodyti gavėjo telefono numerį?

Gaila, bet vairuotojas tiesiog negalės susisiekti. Jis stovės ir lauks. Geriausia turėti visus kontaktus ant važtarašio. Buvau atvejų, kai dėl viens trūkstamo skambučio krovinys užstrigo visą savaitgalį.

Ar galima siųsti dideles siuntas paštu?

Kiek maždaug iki 30 kg tai dar įmanoma (DHL arba kitos tarnybos), tačiau jei kalbame apie 500 kg, tai reikia kreiptis į frieght forwarder'ius. Paštas tiesiog nepriims tokio svorio.

Ar verta dirbti su tarpininkais ar geriau tiesiogiai su vežėjais?

Tarpininkai (brokeriai) užima maržą, bet jie turi kontaktų, kurių nėra paprastame kliente. Jeigu jums reikia pervežti vieną pakuotę, geriau eikite per tarpininką. Jeigu turite 20 sunkvežimių per mėnesį – darykite tiesiogiai. Tačiau nepamirškite, kad tarpininkas atima daugiau galvos skausmo.

Kur bus mano prekės, jei laivu išplauks iš Hamburgo?

Jos atkeliaus į Klapėdą arba, jei labai didelis krovinys, galbūt tiesiai į Gdanską. Tačiau dažniausiai naudojamas Klasėdos uostas. Maršrutas iš vokietijos į Lietuvą jūra yra pigesnis už kelią, bet ilgesnis (apie 3–4 dienas).

Kodėl reikia nurodyti HS kodus?

Be šių kodų muitinė neįsileis Jūsų prekių jau tame tarpe (vokiškoje pusėje) nebent tai tik paprasta vidinė siunta, bet jei vykstate į Lietuvą – tai privaloma. Tai nulemia muitų dydį (jei yra) ir tikrinimo apimtį. Neteisingai nurodytas HS kodas gali atnešti baudą.

Ar saugu siųsti brangius daiktus?

Saugu, jeigu apdraudžiate. Draudimas Vokietijoje yra gana pigus, palyginti su prarastu krovinio verte. Nenaudokite "pigaus draudimo", kuris nieko nedengia, tik oficialiai egzistuoja.

Kas yra "stand-by" mokestis?

Tai mokestis, sumokamas vairuotojui už tai, kad jis laukia. Jeigu jis laukia dėl Jūsų kaltės (pvz., vėluojate su dokumentais), jį reikia apmokėti. Tai nėra jokia komisija, tai tiesiog jo darbo laikas.

Pabaigai – ar verta viską daryti patys?

Na, jeigu turite laiko ir norite sužinoti, kaip veikia visa sistema, aišku, verta. Tačiau Užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijos gali tapti jūsų košmare, jeigu pasitaiko pirmoji klaida. Todėl aš visada tarkiu, kad profesionalų pagalba niekada nekenkia, net jei kainuoja šiek tiek daugiau.

Ar Vokietija dar yra logistikos "širdis"?

Be abejo. Infrastruktūra ten yra tokia, kad mums lietuviams tik liūdna. Greitieji keliai, sandėlių griuvėsiai... Dar ilgai jiems vadovaus.

Ką daryti, jeigu vairuotojas nesupranta, kur važiuoti?

Nusiųskite koordinates (GPS). Adreso nurodymas vokiškai gali būti neteisingai suprastas ("Straße" ir "Str." - skirtingos gatvės retai, bet įvyksta). Geriausia naudotis Google_maps nuoroda.

Ar galiu užsisakyti perkrovą Vokietijoje?

Taip, daug sandėlių siūlo "cross-docking" paslaugas. Tai naudinga, jeigu pirkote iš keleto tiekėjų ir norite viską sudėti į vieną sunkvežimį. Tačiau tai kainuoja.

Paskutinis klausimas: kada geriausia skambinti dėl užsakymo?

Antradienį arba trečiadienį. Pirmadienį visi skamba, penktadienį visi nori baigti reikalus. Vidur savaitė dažniausiai yra ramesnė ir galima gauti dėmesio.

Išvada

Viskas susumuoja į tą pačią tiesą – Užsakymo proceso mechanizmas iš Vokietijos aiškus ir paprastas tik tuo atveju, jeigu viską užduodate (iš anksto). Nėra būtina būti Genius, kad suprastum, kur įdėti parašą, bet reikia kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Kadangi aš čia jau beveik dvidešimt metų, galiu pasakyti, kad blogiausia, ką galite padaryti, yra tylėti. Klauskite, reikalaukite, dokumentsuokite, ir tada Jūsų prekės saugiai atkeliaus į Lietuvą be nereikalingų nervų.