Užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją: Kaip tai vyksta iš vidaus

Dirbu logistikoje jau beveik dvidešimt metų, ir kasdien gaunu tuos pačius klausimus apie tai, kaip susitvarkyti siuntą į Vakarus. Daugeliu atvejų užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją atrodo paprastas, tačiau realybėje pasitaiko nerealių situacijų, kurioms nėra parašyta jokių vadovėlių. Vokietija arti, tačiau jų standartai, reikalavimai vairuotojams ir vietinės taisyklės kartais sukelia galvos skausmą net patyrusiems ekspeditoriams. Štai paprastas, bet nuoširdus žinynas, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražių uždažų ir korporatyvinio kalbėjimo.

Pradžia: klausimai apie kainas ir sudėtingumus

Kiek man tai kainuos apytiksliai?

Tai labiausiai nepopuliarus, bet svarbiausias klausimas. Kainos šiuo metu šokinėja kaip kiemo šunys per tvorą, nes degalai brsta, o Vokietijoje dar ir mokesčiai už kelius (Maut) didėja. Paprastai pradedame nuo tavo krovinio parametrų – jei tai 1 paletė į Berlyną, tai bus viena kaina, o jei 20 tonų į Miuncheną – visai kita. Negaliu pasakyti tiksliai be duomenų, bet maždažiai žingsnis tarp 1 ir 3 eurų už kilometrą yra realus. Užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją visada prasideda ne nuo skaičių, o nuo to, ką tiksliai nori vežti.

Kodėl negalite pasakyti kainos iš karto?

Nes logistika nėra parduotuvė, kur viskas stovi ant lentynos su etiketėmis. Aš galiu tik numatyti, kiek mašina sugers degalų, bet nežinau, ar nebus uždarytas kelias dėl avarijos arba ar vokiškas sandėlis neprivers vairuotoją laukti 5 valandas eilėje. Vakar buvo atvejis, kai vairuotojas turėjo laukti, kol jiems išsiųs keltuvą, ir tas laukimas užtruko tiek, kad visi grafikai nušoko. Todėl kaina dažnai yra įvertis, kuris gali šiek tiek pasikeisti, jei atsiranda neprognozuojamų kliūčių.

O kas daro įtaką galutinei kainai?

Svoris, tūris, krovinio tipas (ar jis pavojingas, ar šaldomas), ir dar vienas svarbus dalykas – vieta. Į industrializuotus rajonus, pavyzdžiui, į Rūro sritį, važiuoja greičiau ir pigiau, nei į kažkokį kaimelis Bavarijos kalnuose. Taip pat įeina ir vairuotojo darbo užmokestis, draudimas, ir mūsų marža, be kurios mes nebegyventume. Užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją turi apimti visas šias išlaidas, kad nenukristume nuo skelbiamų kainų.

Ar brangu, jei aš pavėluoju su užsakymu?

Paprastai taip. Jei kreipiesi ryte, o reikia vežti tą pačią dieną, tai vadinasi "skubus pervežimas", ir tada kaina šuoliais didėja, nes tenka ieškti laisvos mašinos, kuri galėtų išvažiuoti iš karto. Geriau rašyti bent prieš savaitę-dvi, tada galime suderoti gražesnę sumą. Skubantis užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją visada kainuoja brangiau dėl to neprognozuojamumo.

Kas dėl dokumentų, aš nieko neišmanau apie juos?

Nebijok, dauguma klientų taip pat nebeišmano. Tau reikės tik prekių sandėlio sąskaitos (pavadinimas, svoris, kiekis) ir gavėjo duomenų. Mes jau susirūpinsime tuo, kas vyksta sienoje arba su muitinės deklaravimu, jei reikia. Vienintelis dalykas, kuris vargina klientus, yra tas, kad jei prekės yra iš užsienio (ne iš ES), reikės TSL dokumentų, bet tai jau retesnis atvejis.

Vokietijos specifika: ką reikia žinoti prieš kelionę

Kiek laiko trunka važiuoti iki Vokietijos?

Priklauso nuo to, kur esi Lietuvoje. Iš Vilniaus iki Berlyno tai maždauga 12-14 valandų vairuojant be sustojimų, tačiau vairuotojai turi taisykles – po 4,5 valandos privalo ilsėtis 45 minutes. Taigi realiai tai viena diena su nakvyne arba dvi dienos jei toli į pietus. Užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją turi įvertinti šią poilsio trukmę, nes kitaip gausime baudas.

Ar jūsų vairuotojai moka vokiškai?

Tiesiogiai sakant – ne visi. Dauguma supranta pagrindinius žodžius kaip "Ausfahrt" (išvažiavimas) ar "Ladestelle" (krovimo vieta), bet sudėtingesnių dalykų gali neišgirsti. Todėl labai svarbu, kad gavėjas vokiškame sandėlyje kalbėtų angliškai arba turėtų kokį nors vertėją. Buvo atvejų, kai vairuotojas negalėjo susisiekti su sandėlininku ir laukė valandas lauke, nes niekas nepaėmė telefono.

Kas tas "Maut" ir kodėl jis brangus?

Tai kelių mokestis Vokietijoje sunkvežimiams. Jis mokamas už kiekvieną nuvažiuotą kilometrą automagistralėmis. Kainos keičiasi kasmet, ir jos yra nemažos, todėl į tai įeina į galutinę sąskaitą. Negalima važiuoti seniais keliais, kad tai apeiti, nes ten dažnai draudžiama važiuoti sunkvežimiams arba yra apribojami svorio rėžiai. Taigi, užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją privalo įskaičiuoti šias išlaidas, kitaip mes tiesiog prarasime pinigus.

Ar sunku rasti sandėlius Vokietijoje?

Žemėlapiai šiandien padeda, bet kartais adresas yra tikslus, o fiziškai ten nėra jokios įmonės arba ji persikėlė prieš 5 metus, o Google dar rodo seną vietą. Vokiški miestai dažnai turi keletą gatvių to paties pavadinimo (pvz., "Hauptstraße" kiekviename mieste), todėl reikia labai tikslaus adreso ir pašto kodo. Vieną kartą vairuotojas važiavo į Hamburgą, o pasirodė, kad adresas buvo mažame kaime netoli Hamburgo, praradome pusę dienos.

Kas jei reikia įvežti į miesto centrą, pavyzdžiui, į Štutgartą?

Tai daro kainą didesnę, tenka mokėti papildomus "Umweltzone" (ekologinės zonos) mokestį, jei mašina neatitinka standartų, o dar ten yra siauros gatvės. Reikia specialių leidimų. Būna, kad sunkvežimis tiesiog negalivažiuoti į senamiestį, todėl tenka perkrauti į mažesnę mašiną (vadinamąjį "7.5 toną"). Tai vėl papildomi kaštai.

Ar reikia kurjeriui arba vairuotojai patys iškrauna?

Paprastai vairuotojas tik paduoda prekes į rampą, o toliau sandėlio darbuotojai jau patys pasirūpina. Bet jei tai prekė su "priežiūra" (arba reikia įnešti į patalpas), tada tai jau nebe standartinis pervežimas, o papildoma paslauga, kurią reikia aptarti iš anksto. Negalima tikėtis, kad vairuotojas, kuris važiavo 10 valandų, liks dėti prekes į antrą aukštą be papildomo mokesčio.

Problemos ir nesklandumai: kas gali nueiti ne taip

Kodėl vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Nes jis vairuoja! Lietuvoje dar galima kartais ir pašnekėti, bet Vokietijoje už tai gausią didelę baudą, jei policija pamatys. Be to, vairuotojai dažnai ilsisi miegamajame ir tiesiog nemiega. Užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją yra susietas su tuo, kad mes negalime constantinti vairuotojo. Jei jis neatsiliepia valandą, tai normalu. Jei neatsiliepia 5 valandas – tada jau galima susirūpinti.

Kas jei prekės sugedusios atvykus?

Tada reikia greitai veikti. Vairuotojas privalo užpildyti "protokolo" formą (t.y. pažeidimo aktą) vietoje, su gavėju. Be šio dokumento draudimas nieko nepermokės. Būna, kad vokiški klientai labai griežti – jei dėžė sutrenkta, jie viską atsisako priimti. Todėl labai svarbu gerai supakuoti krovinius. Aš asmeniškai visada patariu dėti daugiau plastiko ir stretch plėvelės, negalima taupyti ant pakavimo.

Ar dažnai pasitaiko vokiečių sandėlių problemų?

Niujorkas, o ne Vokietija... Žinoma, pasitaiko. Vakar buvo atvejis, kai vokiškas sandėlys tiesiog išėjo pietų metu ir užrakino duris, nors vairuotojas jau buvo aikštelėje. Jis teko laukti iki ryto, o tai reiškia dienos praradimą ir galimybę vėluoti į kitą klientą. Jie yra labai griežti dėl laiko – jei atvykai 15 minučių pavėluoti, gali būti, kad tavęs nepriims šią dieną.

Kas jei aš pateikiau blogus duomenis apie svorį?

Tada gali būti bėdų. Jei mašina atvažiuoja, o pasirodo, kad krovinys svorio pusės tono daugiau, gali reikėti keisti mašiną (paimti stipresnę), o tai brangu. Dar blogiau, jei pareiškai, kad tai ne pavojingos prekės, o jos yra degios. Tada gali gauti didelę baudą ir uždraustą įvažiavimą į šalį. Būk tikslus (t.y. sąžiningas) su mumis, išvengsime rūpesčių.

Ar jūsų kompanija atsakinga, jei dingo siunta?

Taip, mes turime draudimą, bet tik tuo atveju, jei nebuvo jūsų kaltės (blogas pakavimas) arba jėgos maioras (pavyzdžiui, žemės drebėjimas, kurį tiksliai nenumatysi). Bet kas dėl mažų daiktų – jei palikote mašiną atidarytą ir kažkas pavogė, draudimas gali nebeveikti. Užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją visada apima rizikos vertinimą, todėl verta pasidomėti, ką draudis apima.

Kas daro, jei vairuotojas susirgo?

Tai baisiausia situacija. Tada mes turime rasti kitą vairuotoją arba net kitą mašiną toje vietoje, kad pabaigtų maršrutą. Tai gali užtrukti. Gerai, kad turime partnerių, kurie gali padėti tokiose ekstremali situacijose, bet tiklsiai pasakyti, kiek tai užtruks – neįmanoma. Sveikata yra svarbiau už siuntas.

Apmokėjimas ir formalumai: kaip užbaigti procesą

Kada aš turiu apmokėti?

Dažniausiai dirbame su išankstiniu apmokėjimu, ypač jei tai naujas klientas arba "cash on delivery" (pristatymu mokėti) paslauga. Tai apsaugo mus nuo to, kad vairuotojui atvežus siuntą, gavėjas pasigailėtų arba dings. Esamiems partneriams galime suteikti atidėjotą mokėjimą (pvz., 14 dienų po sąskaitos gavimo). Užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją dažnai reikalauja depozito, kad užtikrintumė, kad mašina tikrai išvažiuos.

Ar galima mokėti grynaisiais vairuotojui?

Negalima. Tai griežtas draudimas mūsų kompanijoje ir daugumoje normalių firmų. Vairuotojas yra ne bankininkas, jis nešasi pinigus sau, o ne tau. Be to, jei jis juos praras arba bus apiplėštas, kas atsakys? Visi mokėjimai turi eiti per įmonės sąskaitą, kad būtų likvidus pėdsakas ir sąskaita-faktūra.

Ar gausiu PVM sąskaitą-faktūrą?

Žinoma, mes juridinis asmuo Lietuvoje, mums įstatymai draudžia dirbti be sąskaitų. Tau bus išsiųsta sąskaita el. paštu arba per apskaitos sistemą iš karto po paslaugos atlikimo arba išankstinio apmokėjimo momento. Sąskaitoje bus aiškiai nurodyta, ką mokėsi – pervežimą, priežiūrą, ar papildomas paslaugas.

Kas jei norėčiau atšaukti užsakymą?

Jei atšauki prieš mašina išvykstant (pavyzdžiui, dieną anksčiau), mes grąžinsime pinigus, tačiau gali išskaičiuoti administracinius nuostolius, jei jau buvome susitarę su vairuotoju. Jei mašina jau stovi pas tavęs kieme arba važiuoja, turi sumokėti bent pilną dienos nuomos arba kelionės kainą, nes mes negalime tiesiog pasukti mašinos atgal nemokamai.

Ar galite padėti su muitine Vokietijoje?

Mes galime padėti su dokumentais, bet patį deklaravimą dažniausiai daro tarpininkai arba gavėjas Vokietijoje, jei jis turi importo leidimą. Jei tai prekės iš trečiosios šalies (pvz., iš Kinios atkeliauja į Lietuvą, o mes vežame toliau), tai reikia TSL procedūros. Aš asmeniškai nėra muitinės specialistas, todėl sudėtingesniais atvejais patariu kreiptis į brokerius.

O ką daryti, jei gavėjas atsisako priimti prekę?

Tai blogiausias scenarijus. Vairuotojas negali palikti prekės gatvėje. Mes turėsime grąžinti ją atgal (kas kainuoja) arba surasti sandėlį laikinai laikyti Vokietijoje (kas taip pat brangu). Todėl visada patikrink, ar gavėjas tikrai laukia siuntos, ir paskambink jam prieš išsiunčiant mus.

Kodėl kaina pasikeitė, kai jau susitarėme?

Vėlgi, degalai arba papildomi reikalavimai. Jei prieš tai buvo pasakyta "kraunamos prekės į grindis", o atvykus pasirodė, kad reikia kelti kranu, tai nebe ta pati kaina. Arba jei adresas pasirodė toliau nei planavome. Užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją yra lankstus, bet pagrindiniai parametrai turi išlikti nepakitę, kad kaina nekistų.

Ar jums atsidūsta dirbti šioje srityje?

Kartais – taip, ypač kai vėluoja mašinos arba klientai skamba po vidurnakčio. Bet kai viskas susidėlioja ir vairuotojas skambina "darbas atliktas", tai yra malonumas. Be to, per 20 metų išmokau suprasti, kad chaosas yra dalis mūsų darbo, tiesiog reikia su juo gyventi.

Išvada

Visas šis užsakymo procesas su kainos paskaičiavimu gabenimui į Vokietiją atrodo sudėtingas tik tada, kai bandi tai daryti be patirties arba pasikliauti tik pigiausiais pasiūlymais iš anoniminių skelbimų. Svarbiausia yra aiškus komunikavimas, tikslūs duomenys apie krovinią ir kantrumas, nes keliuose visada įvyksta neprognozuojamų dalykų. Jei viską suplanuoti šaltai ir su galva, pervežimas į Vokietiją gali būti sklandus net ir tada, kai kažkas nueina ne taip kaip planavote.