Užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus: vadovas besigalvojantiems

Dirbu logistikoje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo pėdsčių atvežimo iš Miuncheno iki sunkiųjų statybinių mašinų vežimo iš Hamburgo. Vokietija visada buvo ir liks pagrindine kryžtele mūsų žemėlapyje, nes čia vyksta didžiausias prekių srautas į Lietuvą. Dažnai klientai, ypač nauji, susidaro įspūdį, kad tai kažkas labai sudėtingo, raštingo ir lėto, pilnas biurokratijos. Iš tikrųjų, jei žinai bazinius dalykus, užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus ir paprastas, kaip nusipirkti duoną parduotuvėje, tik reikia šiek tiek kantrybės ir dėmesio. Štai trumpas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai veikia praktikoje, be raganavimo ir nereikalingų profesionalių terminų.

Kaip pradėti? (Pirmi žingsniai)

Ką reikia žinoti iš karto, kai noriu siųsti prekes?

Iš tikrųjų mažai. Svarbiausia yra tikslus adresas ir kiekis. Dažnai klientai sako „vežkite iš Vokietijos“, bet pamiršta pasakyti, ar tai Berlynas, ar kažkoks kaimelis prie Bavarijos. Užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus tik tada, kai mes žinome, ką reikia vežti – aš ar tai du dideli konteineriai, ar dėžutė su batukais. Be to, būtina žinoti, ar adresas yra pirmame aukšte, ar reikės nešti per penktą aukštą su liftu, nes vairuotojai tuo nenusimena.

Kaip greitai aš gausiu savo kainą?

Paprasčiausiu atveju – per valandą. Užpildote formą arba rašote mums telegramu, mes susirandame vairuotoją, jis pasako, kiek kainuoja nuvažiuoti tuščiam atgal ir mes jums paskaičiuojame. Kartais užtrunka ilgiau, jei reikia specialios technikos, bet 90 proc. atvejų tai nutinka greitai. Žinoma, jei rašote vakare penktadienį, gali tekti laukti iki pirmadienio ryto, nes vokiečiai nedirba 24/7 kaip mes.

Ar aš galiu užsakyti be jokios sutarties?

Žinoma, dažnai taip ir darome. Yra klientų, kurie siunčia kasmet po vieną siuntą – jam nebūtina pasirašyti metinių sutarčių. Tiesiog susitariame dėl konkretaus reiso, ir viskas. Bet jei planuojate vežti kas savaitę, sutartis padės išvengti nesusipratimų dėl sąskaitų apmokėjimo terminų. Be sutarties tikrai galima dirbti, tai normali praktika rinkoje.

Kas dažniausiai sugadina pradžią?

Blogiausia yra, kai klientas meluoja apie svorį. Atrodo, kad 500 kg, o pakraunęs vairuotojas mato, kad yra 2 tonos. Tada prasideda problemos – sunkvežimis netelpa į kelią arba perkelia masę. Užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus tik tuo atveju, jei duomenys tikslūs. Vieną kartą teko vairuotoją išgelbėti, kai jis užvažiavo į gatvę, kurioje nebuvo where to turn around (kur pasisukti), nes klientas nepaminėjo, kad gyvenvietė yra be išvykimo.

Ar jūs dirbate savaitgaliais ar švenčių dienomis?

Vokiškai tai vadinama „Feiertag“, ir tada niekas neveikia. Vokietijoje švenčių yra daugiau nei čia, ir jei ten yra Velykos ar Kalėdos, mūsų vairuotojai ilsisi. Tačiau mes, dispečeriai, visada pasiekiami. Galime užsakyti iš anksto, kad prekes pasimtumė prieš šventes, arba po jų. Tačiau nesitikėkite, kad ką nors vešime iš Vokietijos per Velykos, nebent tai yra labai skubus ir brangus ekspressinis reisas.

Dokumentai (Popieriaus karas)

Kokius dokumentus aš turiu pateikti?

Paprastai pakanka komercinės sąskaitos faktūros (invoice) ir pakavimo sąrašo (packing list). Jei prekės neįprastos, gali prireikti sertifikatų, bet tai retai. Užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus, kai dokumentai sutampa su tuo, kas yra sunkvežimyje. Vokiškai muitinė labai griežta, jei rašo „vokiški žaislai“, o viduje yra kinų detalių – bus pykčio.

Kas tas CMR ir kam jis reikalingas?

Tai tarptautinė krovinių vežimo sutartis. Be šio lapo niekas niekur nevažiuos. Jis patvirtina, kad vairuotojas gavo krovinius ir yra atsakingas už juos. Beje, užpakalyje turi būti parašai ir antspaudai, kitaip draudimas nebus priimtas, jei nutings kažkas blogo. CMR – tai pagrindas, jei teismams eisite, taip kad laikykite jį saugiai.

Kas daryti, jeigu praradau siuntos dokumentus?

Nesibjaudykite, viskas pasidarys iš naujo. Susisiekite su tiekėju Vokietijoje, kad jis išsiųstų kopijas elektroniniu būdu. Muitinė dažnai priima ir skanuotus dokumentus, jei originalai dingę. Bet vėlgi, tai užtrunka laiko, ir gali kilti papildomų išlaidų saugojimui. Geriau viską patikrinti dar prieš tai, kai vairuotojas išvažiuoja iš sandėlio (o ne tuomet, kai jis jau yra Lietuvoje).

Ar man reikalingos Mokestinių Priedskaitu Sąskaitos (MPS)?

Jei esate PVM mokėtojas ir prekės keliauja ES viduje, MPS nereikalingas, užtenka PVM mokėtojo numerio. Bet jei esate fizinis asmuo arba prekės yra iš trečiosios šalies (pvz., iš Kinės, bet sandėliuojamos Vokietijoje), tai gali tekti mokėti PVM ir muitą. Čia reikia pasikalbėti su brokeriu, aš nebučiau tikslingas tose detales, nes visada pasikeičia.

Ar galiu važiuoti be PVM kodo?

Galite, bet tai bus problemą. Jeigu neturite PVM kodo, Vokietijos tiekėjas gali neįleidinėti prekių be mokesčių apmokėjimo, o tai sukels reikalavimus mokėti Vokietijos PVM, kuris yra 19%. Geriau užsiregistruoti kaip PVM mokėtojas iš anksto, kad užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus būtų ir be mokesčių neprielaidumų.

Kainodara ir pinigai ( Kas kainuoja ir kodėl)

Kaip susiformuoja galutinė kaina?

Kaina priklauso nuo kelio atstumo, svorio, ir kur yra Vokietijoje. Krovinys iš Frankfurto bus pigesnis nei iš tolimo kaimo prie Danijos borderio. Taip pat įeina kuro kainos ir vairuotojo darbo valandos. Kartais klientai stebisi, kodėl brangu, bet mes nemokam už orą. Užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus, kai suprantate, jog pigiau nebūna, neprarandant kokybės.

Kodėl kaina kartais kyla staiga?

Paprastai dėl kuro. Jei nafta brangsta, kuro priedas (fuel surcharge) didėja. Taip pat gali dėl sezono – prieš Kalėdas viskas brangsta, nes vairuotojų trūksta. Dar viena priežastis – gali būti, kad reikalingas specialių priemonių vairuotojas, o jų yra mažiau. Taip yra rinka, mes ją nevaldome.

Kas yra tas kuro priedas?

Tai procentas nuo bazinės kainos, kuris pridedamas prie sąskaitos. Kai kuro kaina kurse, priedas didėja, kai krenta – mažėja. Tai standartinė praktika visose firmose. Be jo, vežėjai tiesiog bankrutuotų, kai benzinas pakiltų iki dviejų eurų. Taip tai funkcionuoja jau dešimtmetį.

Kada aš turiu apmokėti sąskaitą?

Dažniausiai reikalaujame išankstinio mokėjimo (prepayment), ypač jei dirbate pirmą kartą. Neregistruotiems klientams mes neįsileidžiame be pinigų sąskaitoje. Esamiems klientams galime suteikti atidėjimą (pvz., 7 dienas), bet tai priklauso nuo jūsų mokėjimo istorijos. Pinigai turi būti paskyloje prieš tai, kai vairuotojas atvyksta paimti krovinius.

Ar grąžinate pinigus, jei vairuotojas nepasirodo?

Jeigu mes suklydome arba vairuotojas sugedė, tai grąžiname 100%. Tačiau jei jūs atšaukiate užsakymą paskutinę minutą, kai vairuotojas jau važiuoja, turi išmokėti bent pusę sumos, nes jis prarado darbą. Tai sąžininga abiems pusėms. Negaliu aš už tai mokėti, kad jūs nusprendėte nebeperkiant tą dieną.

Gabenimas ir laikas (Kur vairuotojas? Jau nėra...)

Kiek laiko trunka gabenas iš Vokietijos?

Įprastai tai 1-3 dienos, priklausomai nuo to, kur įkelia. Jei tai 90 proc. maršruto (t. y. vairuotojas turi ką vežti atgal iš Lietuvos), tai gali būti ir greičiau. Jei tenka važiuoti tuščiam atgal, tai gali šiek tiek užtrukti, nes reikia surasti ką nors papildomai. Užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus, kai planuojate laiką su atsarga.

Kada vairuotojas tiksliai atvyks į paimti siuntą?

Mes dažniausiai sakome „dieną“ arba „ryte“, nes niekas negali užtikrinti, kad nebus spūstįs prie Kauno ar spūstį ties Berlynu. Vokiškai autobanai dažnai sustoja dėl eismo įvykių. Galime pranešti apytikslį laiką iš anksto, bet vėlgi, tai tik prognozė. Nebijokite skambinti vairuotojui pats, jei jo numerį turite.

Kas yra dalinis krovinys ir kada jis naudingas?

Dalinis krovinys (LTL – Less than Truckload) yra tada, kai tūsų prekės neužpildo viso sunkvežimio. Tada mes surandame kitą klientą ten pat, pasidalome vietą ir kainą. Tai pigiau, bet gali šiek tiek užtrukti ilgiau, nes reikia apeiti kitus adresus. Jei turite tik 3 paletes, tai geriausias pasirinkimas.

Ar vairuotojas gali man padėti pakrauti ar iškrauti?

Taip, bet jo pagalba yra ribota. Jis gali padėti su šakėmis arba paimti dėžutes, bet jis nebus krovėjas. Jei reikia nešti 50 kg dėžutes antrą aukštą be liftų, tai jums reikės samdyti krovėjus atskirai. Vairuotojams mokami už vairavimą, o ne už sunkų fizinį darbą, jie nebe jauni.

Kodėl vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Gali būti daug priežasčių – vairuoja (kas nelegalu be įrankio), ilsisi miegamajame arba tiesiog neturi ryšio Vokietijos miškuose. Nereikia panikuoti. Jei neatsiliepia valandą, paskambinkite mums. Mes galime sužinoti jo buvimo vietą per GPS sistemą. Kartais tiesiog užmiego po ilgos kelionės.

Problemos ir nesklandumai (Realus gyvenimas, ne reklama)

Kas nutinka, jei siunta sugadinta?

Tai blogiausias scenarijus. Reikia tuoj pat pažymėti defektus CMR dokumente prieš pasirašant. Jei pasirašote, kad viskas gerai, o vėliau namie pastebite, kad buvo sukeptas – gaila, draudimas nebus mokėtas. Užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus tik tada, kai žinote savo teises. Rašykite pranešimą apie žalą per 7 dienas.

Kas jei sulaiko muitinė?

Tada mes padedame kiek galime. Muitinė gali sulaikyti dėl neteisingų dokumentų arba atsitiktinės patikros. Jei kaltė jūsų (neteisingi kodai), tai jums teks mokėti baudas arba saugojimo mokesčius sandėlyje. Vieną kartą klientas parašė „Žaislai“ vietoje „Plastikinės detalės“ ir buvo sprendžiamas kelią mėnesį, tai buvo siaubas.

Ar vežate pavojingus krovinius (ADR)?

Taip, bet tik su specialiais sertifikatais. Jei turite dažus, benziną ar chemikalus, privalote mums tai pasakyti iš karto. Negali tiesiog užsiminėti pabaigoje, kad ten yra degus. ADR dokumentai turi būti tvarkingi, kitaip vairuotojui gali gręžti didelę baudą Vokietijoje, kurios jis mums reikalaus iš jūsų.

Kas su pakuotės atliekomis (paletėmis)?

Daugelis klientų klauso, ar reikia grąžinti paletes. Vokietijoje dažnai naudojamos EURO paletės, kurios turi būti grąžinamos. Jei jūs jas iškraunate pas save, turite laikyti jas ir kada nors grąžinti, arba suderinti dėl pirkimo. Kitaip vokiečiai išrašys sąskaitą už paletes, kurių kaina gali būti neeilinė.

Kokiu firmų geriau vengti išanksto?

Venkite tų, kurie siūlo kainas, kurios per daug žemos. Rinkoje nėra stebuklų – jei vienas kainuoja 200 eur, o kitas 500 eur už tą patį, tai 200 eur variantas greičiausiai vėluos, sugadins arba paprašys pinigų papildomai. Yra firmų (nenurodysiu pavardžių), kurios laikosi taisyklių „paimk pinigus ir bėk“, to reikia vengti kaip ugnies.

Ar galiu sekti savo siuntą realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS seklius. Mes galime jums atsiųsti nuorodą, kur matote, kur yra mašina. Tačiau ne visada sekimas yra 100 proc. tikslus, kartais signalas pradingsta. Bet bent jau galite matyti, ar jis jau peržengė Lietuvos borderį (sieną). Tai padeda susiplanuoti savo darbus.

Išvada

Viskas apie tai, kaip užsakymo procesas siuntų gabenimui iš Vokietijos aiškus, iš tikrųjų priklauso nuo jūsų pasiruošimo ir dėmesio. Jei tiksliai užpildote dokumentus ir nesate godus, ieškodamas per pigių variantų, viskas vyks sklandžiai. Nenaudinga panikuoti, jei vairuotojas vėluoja valandą – tai normalu šioje srityje. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti nereikalingo streso ir pinigų netekimo. Sėkmės versle ir laukiame jūsų užsakymų, o mes pasirūpinsime, kad prekės atvyktų saugiai.