Užsakymo procesas perkraustant biurą Vokietijos kryptimi

Perkraustant biurą Vokietijos kryptimi svarbiausia ne tai, kad viskas būtų „idealų“, o tai, kad nebūtų chaoso trečią dieną po įvykio. Per daugelį metų mačiau visko: nuo tvarkingai supakuotų serverių iki stalčių, kuriuose randama senų sąskaitų, raktų ir pusės kavos puodelio. Geras užsakymo procesas perkraustant biurą Vokietijos kryptimi prasideda nuo sąrašo, datos, atsakingo žmogaus ir aiškaus supratimo, kas važiuoja iš Lietuvos į Berlyną, Miuncheną, Hamburgo pusę ar Frankfurto regioną. Klientams paprastai sakau taip: pirma susitvarkome popierius ir planą, paskui jau galvojame apie lipdukus ant dėžių.

DUK

Pradinis biuro perkraustymo į Vokietiją planavimas

Kaip prasideda užsakymo procesas perkraustant biurą Vokietijos kryptimi?

Pirmiausia reikia žinoti, ką vežame. Ne „biurą“, o konkrečius daiktus: stalus, kėdes, archyvus, IT įrangą, seifus, kavos aparatus ir kartais augalus, kurių niekas nenori palikti ofise. Dažniausiai prašau kliento atsiųsti nuotraukas arba inventoriaus lentelę. Jei biurų yra keliuose miestuose Lietuvoje, pavyzdžiui Vilniuje ir Kaune, reikia nurodyti adresus ir pakrovimo langus. Be to svarbu pasakyti, ar Vokietijoje bus liftas, rampa ar tik laiptai. Taip sutaupoma daug nervų vėliau.

Kiek laiko prieš perkraustymą reikia pradėti planuoti?

Geriausia pradėti bent prieš tris–keturias savaites, ypač jei važiuojama į didesnius miestus kaip Berlynas arba Miunchenas. Jei perkraustymas vyksta vasarą arba mėnesio gale, rezervuoti reikėtų dar anksčiau. Būna ir greitesnių darbų per savaitę, bet tada rizika didesnė: sunkiau suderinti ekipažą, automobilį ir muitinės dokumentus bei CMR informaciją. Paprastas biuro perkraustymas iš Vilniaus į Frankfurto regioną gali tilpti į kelias dienas planavimo, jei daiktų nedaug. Bet biuras nėra tas objektas, kur „kažkaip bus“.

Ar reikia audito prieš biuro perkraustymą į Vokietiją?

Nebūtinai oficialaus audito, bet peržiūra tikrai pravartu. Reikia atskirti baldus nuo dokumentų, dokumentus nuo šiukšlių ir IT įrangą nuo visko kito. Dažnai klientai mano turintys mažai archyvo, o vėliau paaiškėja trys spintos su bylomis iš 2016 metų. Jei planuojate tarptautinį biuro perkraustymą iš Lietuvos į Vokietiją su archyvais, geriau iš anksto žinoti svorį ir tūrį. Kitaip mašina gali būti per maža arba reikės papildomo reiso.

Kas turi būti atsakingas kliento pusėje?

Turi būti vienas žmogus su pilnomis teisėmis spręsti klausimus pervežimo dieną. Ne penki vadovai ir ne buhalterija atskirai nuo IT specialisto. Praktikoje geriausiai veikia projektų vadovas arba ofiso administratorius su telefonu rankoje ir prieiga prie raktų bei kontaktų. Jis žino kodėl kažkas vėluoja prie pakrovimo aikštelės ir kas gali patvirtinti naują adresą Vokietijoje. Be tokio žmogaus užsakymo procesas greitai virsta žinučių karu tarp vairuotojo ir direktoriaus pavaduotojo.

Ar galima perkraustyti biurą dalimis?

Taip, galima ir labai dažnai taip daroma. Pirmiausia vežamas archyvas arba retai naudojami baldai, vėliau IT įranga ir darbo vietos prieš pat atidarymą naujame ofise. Toks variantas tinka kompanijoms, kurios negali sustabdyti veiklos kelioms dienoms. Tik reikia aiškiai pažymėti dėžes: „reikia pirmadienį“, „tik antradienį“, „serverinė – nedėti ant viršaus“. Dalinis biuro perkraustymas į Vokietiją kartais kainuoja daugiau už vieną didelį reisą, bet leidžia išsaugoti darbo ritmą.

Kainos ir dokumentai tarptautiniam biuro pervežimui

Nuo ko priklauso biuro perkraustymo į Vokietiją kaina?

Kaina susideda iš tūrio, svorio, adresų skaičiaus, pakavimo medžiagų ir to, kiek darbo reikia rankomis paruošti objektą prieš kelionę iš Lietuvos į Vokietiją kryptimi Vokietijos kryptimi (pataisau: tiesiog į Vokietiją). Jei reikia demontuoti stalus su stikliniais intarpais arba saugiai vežti serverius Berlynui skirtame ofise, tai nėra tas pats kaip vežti penkias dėžes mikroautobusu iki Frankfurto prie Oderio. Į kainą dažnai įeina degalai kelionei pirmyn ir atgal Lietuva–Vokietija–Lietuva, ekipažas bei draudimo pasirinkimas. Kuo mažiau nežinomųjų sąmatoje pradžioje tuo mažiau staigmenų sąskaitoje pabaigoje.

Kokia orientacinė tarptautinio biuro pervežimo kaina?

Mažam biurui iki maždaug dvidešimt penkių kubinių metrų kaina gali svyruoti apie aštuonis šimtus–tūkstantį du šimtus eurų vienam reisui iš Lietuvos pusės į vakarines Vokietijos vietas jei viskas telpa viena mašina be sudėtingo pakavimo ar montavimo darbų papildomai valandomis skaičiuojamų vietoje pagal poreikį objekto sudėtingumą vertinant atskirai kiekvienam klientui kas yra normalu nes biurai labai skiriasi vienas nuo kito net kai atrodo panašiai pagal nuotraukas internete prieš užsakymą pateikiant preliminarią informaciją klientams dažnai sakau kad tiksliau pasakysiu po vaizdo apžiūros nes nuotraukos meluoja ypač kai matosi tik dalis kambario o už durų stovi archyvinės spintos kurios niekam nerūpi kol neatvažiuoja krovininė mašina

Kokie dokumentai reikalingi pervežant biuro daiktus į Vokietiją?

Dažniausiai reikia užsakymo patvirtinimo sutarties arba pasiūlymo priėmimo CMR važtaraščio prekių aprašo jei krovinys nėra asmeninės nuosavybės tipo daiktai bei galbūt PVM sąskaitos faktūros paslaugai apmokėti Kai pervežama komercinė įranga tarp įmonių reikia aiškiai nurodyti kas yra siuntėjas kas gavėjas ir ar krovinys grįžta po parodos ar lieka naujame ofise Ilgalaikiam biurui kur baldai tiesiog keičia adresą paprastai nėra tokios didelės muitinės dramaturgijos kaip vežant naują komercinę partiją bet dokumentuose klaidos vis tiek erzina visus ypač jei vairuotojas stovi pasienyje ar sandėlio vartuose Miunchene laukdamas patikslinto adreso kuris turėjo būti parašytas dar prieš savaitę

Ar reikia draudimo biurui kraustyti tarptautiniu maršrutu Lietuva–Vokietija?

Rekomenduoju taip nes draudimas nėra šventė bet kai sugenda monitorius ar įbrėžiamas stalas visi staiga prisimena kad jis egzistuoja Standartinis krovinio draudimas paprastai dengia konkretesnius incidentus o ne natūralią nusidėvėjimą senus baldus kurie jau turėjo braižymų prieš kraunant Įrodymai yra svarbūs todėl prieš pakrovimą darykite nuotraukas ypač brangiems daiktams serveriams konferencijų stalams seifams kavos aparatams ir meno objektams jei jų turite Jei klientas sako kad nieko vertingo nėra o po to ieško senovinio fotelio aš tik linkteliu nes esu tai matęs ne vieną kartą

Kodėl kartais sąmata keičiasi po apžiūros?

Nes apžiūra internetu dažnai parodo tik gražiąją dalį ofiso o ne sandėliuką kuriame stovi dvidešimt sulankstomų kėdžių senos spintos ir dėžės be pavadinimų Kartais klientas pamiršta paminėti kad reikia vežti seifą sveriantį kelis šimtus kilogramų arba kad biuras ketvirtame aukšte be lifto Tokios detalės keičia laiką žmonių skaičių technines priemones ir kartais automobilio tipą Sąmatos keitimas nėra noras „prisidurti“ o bandymas nemeluoti nuo pat pradžių Jei matote kad pasiūlymas per mažas būkite atsargūs nes vėliau gali paaiškėti kad jis tiesiog neapima realaus darbo apimties

Pakavimas ženklinimas ir IT įranga prieš kelionę

Kaip geriausiai supakuoti biuro dokumentus perkraustymo metu?

Dokumentus reikia dėlioti į mažesnes dėžes nes didelė dėžė su popieriais gali tapti tokia sunki kad jos niekas normaliai nepakels Per daugelį metų mačiau dėžių kurios plyšta automobilyje tiesiog dėl svorio Ir tada archyvas virsta popieriaus sniegu Hamburgo sandėlio koridoriuje Geriausia ant kiekvienos dėžės rašyti skyrių metus ir prioritetą Pavyzdžiui „Buhalterija 2021–2022 iškelti pirmiems“ Taip naujame ofise bent vienas žmogus ras reikiamas bylas be trijų valandų paieškų tarp dešimties panašių dėžių kurios atrodo lygiai taip pat kaip senos laikraščių krūvos

Ar reikia demontuoti biuro baldus prieš tarptautinį pervežimą?

Daugumą stalčių komodų lentynų ir kai kurių darbo stalčių reikia demontuoti arba bent paruošti saugiam transportavimui Dideli konferencijų stalai dažniausiai išardomi nes kitaip jie užima per daug vietos ir lengviau gauna smūgį kampe Jei baldai seni medžio drožlių plokštės konstrukcijos kartais jų neapsimoka arditi nes varžtai nebelaiko o surinkus atgal lieka „modernaus dizaino plyšiai“ Tai sakau tiesiai nes klientui geriau žinoti riziką prieš kelyje nei po iškrovimo Frankfurte Kai kuriais atvejais pigiau pirkti naują baldą vietoje nei mokėti už sudėtingą seno baldo gelbėjimą

Kaip saugiai pervežti kompiuterius serverius ir IT įrangą?

IT įrangai geriausia atskira tvarka o ne „pakišime po kėdėmis“ Monitoriai dedami vertikaliai su apsauga klaviatūros pelės laidai susukti pažymėti o serveriai jei juos leidžiama vežti turi būti specialiai supakuoti Kliento IT specialistas turėtų išjungti įrangĄ (pataisau: įrangĄ turėtų būti įranga) ramiai be skubos prieš kraunant Nes jei serveris dar šiltas kai jį dedate ant padėklo problema prasideda ne kelionėje o jūsų galvoje Daiktams kaip NAS diskams brangiems monitoriams planšetėms vertingiausia kai kuriais atvejais vykti rankiniu būdu su atsakingu darbuotoju o ne krovininėje mašinoje tarp sofų ir archyvinių spintų

Kaip pažymėti dėžes kad jas būtų lengva iškrauti Vokietijoje?

Rašykite didele lipnia etikete ant dviejų šonų ne tik viršuje nes dėžės gulės skirtingomis pusėmis Geriausias formatas toks: adresas kambarys skyrius prioritetas numeris Pavyzdžiui „Berlin Hauptstrasse Finansai Kambarys 3 Prioritetas A Nr 14“ Jei visos dėžės turi numerius galite turėti paprastą lentelę kuri rodo kas buvo pakrauta ir kas iškrauta Tai labai padeda kai vairuotojas grįžta namo o klientas sako kad kažkur dingo penkios dėžės Kurios penkios Klausimas tampa lengvesnis kai sąrašas egzistuoja dar prieš automobilio durims užsiveriant Lietuvoje

Kas nutinka jei Vokietijoje nėra paruošto iškrovimo ploto?

Tada prasideda nepatogi dalis Nes vairuotojas negali stovėti kur papuola ypač Berlyne Miunchene Hamburge ar Frankfurte Jei gatvėje ribojimai aikštelėje kitos mašinos arba reikia leidimo sunkesniam transportui iškrovimas vėluoja Todėl gavėjo adrese turi būti aiški informacija apie aikštelę liftą duris aukštą kontaktinį asmenį ir leidimus jei jų reikia Mačiau situacijų kai mašina laukia valandą dvi kol kas nors „suranda raktus“ Tai niekam nepadeda O kai laikas skaičiuojamas valandomis tai pradeda jaustis sąskaitoje

Maršrutas laikas rizikos ir reali praktika

Kiek trunka biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją?

Vienam standartiam reisui be didelių komplikacijų dažniausiai reikia vienos dienos važiavimui iki vakarinių Vokietijos regionų plius pakrovimas Lietuvoje bei iškrovimas kitą dieną Jei kelionė iki Berlyno gali būti greičiau o iki pietvakarių šalia Stuttgart ar Freiburg ilgiau Planuojant biurui dažniausiai skiriama daugiau laiko nei vienam baldų vežimui nes reikia atsargumo dokumentacijos iškrovimo pagal zonas bei galimų montavimo darbų Poilsio laikai vairuotojams taip pat yra realybė ne formalumas Todėl pažadas „rytoj ryte jau būsim Miunchene“ kartais yra tiesiog norimas scenarijus o ne logistinis faktas su vairavimo režimu kelių situacija sienomis oro sąlygomis ir pakrovimo eiga susijęs procesas kuris keičiasi kiekviename objekte skirtingai

Kodėl svarbu nurodyti tikslius langus pakrovimui ir iškrovimui?

Nes tarptautiniame pervežime laikas yra pinigai tiesiogine prasme Jei Lietuvoje pakrovimas vėluoja dvi valandas tai gali paveikti vairuotojo poilsio laiką leidimus aikštelėje iškrovimą Vokietijoje arba grįžimą namo Kitas nepatogus momentas kai biure visi dirba iki pietų todėl krovininkams tenka laukti koridoriuje Tada procesas tampa lėtas nervinis ir brangesnis Geriau sutarti konkretų langą pavyzdžiui nuo aštuonioliktos vakaro iki dvidešimt antros arba šeštadienį nuo septintos ryto Kai yra aišku kas atrakina kas prižiūri liftĄ (turėtų būti liftĄ) kas patvirtina inventorinių vienetų skaičių viskas vyksta švariau net jei oras blogas o automobilyje trūksta vietos dėl neteisingo tūrio įvertinimo pradžioje

Ar galima derinti biuro perkraustymą su sandėlio ar namų kroviniais tame pačiame reise?

Kartais galima bet atsargiai Biuro kroviniai dažnai turi griežtesnius terminus nei paprasti baldai ar asmeninės dėžės Jei jūsų serveriai turi būti Miunchene pirmadienį rytĄ (turėtų būti rytĄ) o kitam klientui baldai važiuoja iki Hamburg vakare toks derinimas gali sukelti rizikĄ Turint vienĄ transporto priemonĘ su keliais iškrovimais didėja tikimybė kad kažkas bus paslėpta giliai furgone ar sunkvežimyje Ir tada jūsų prioriteto A dėžės gulės už svetimos sofos Mačiau kaip dėl tokios „ekonomijos“ klientai prarasdavo dieną Todėl derinimas tinka tik tada kai maršrutai terminai atsakomybės zonos yra labai aiškios

KokiOS rizikos dažniausiai atsiranda perkraustant biurĄ tarp Lietuvos ir Vokietijos?

DaŽniausia rizika yra neteisinga informacija apie tūrĮ svorĮ liftĄ aikštelĘ arba daiktO pobūdĮ Kitokia rizika yra nepakankamas pakavimas ypač stiklo ekranO monitoriO kavos aparatO ar senO medinio baldo atveju Dar viena problema kai klientO pusėje nėra žmogaus kuris gali priimti sprendimus vietoje Tai atrodo smulkmena kol vairuotojas stovi prie sandėlio durO Frankfurte laukdamas leidimo užeiti vidun Dar kartais problema ateina iš pačios Vokietijos pusės miestuose griežtesnės stovėjimo zonos triukšmo apribojimai vakare arba kiemai kuriuose sunku manevruoti sunkesne mašina Todėl planavime paliekama rezervinė valanda dvi nes realybėje jos visada praverčia bent jau nervams sumažinti

KĄ daryti jei keičiasi naujo biuro adresas Vokietijoje likus kelioms dienoms iki pervežimo?