Užsakymo procesas logistikos paslaugoms iš Vokietijos suprantamai

Sveiki, susitinkam vėl. Dirbu jau gerą dvidešimtmetį šioje srityje ir matau, kad daugelis vis dar painioja su tais visais popieriais ir terminais, kai reikia atgabenti kažką iš Vokietijos. Tiesą sakant, patys vairuotojai kartais taip pat ne viską supranta iki galo, bet mūsų užduotis – padaryti taip, kad jums būtų kuo papraščiau. Štai kodėl nusprendžiau papasakoti apie tai, kaip tiksliai vyksta užsakymo procesas logistikos paslaugoms iš Vokietijos, be jokių nereikalingų oficialumų. Juk svarbiausia yra tai, kad prekės pasiektų kiekį laiku, o ne tai, kaip gražiai atrodo užpildytas blankas. Taigi, kviečiu panagrinėti visus niuansus, kuriuos reikia žinoti, kad nebūtų nepykčio vėliau.

Pradiniai žingsniai ir bendra informacija

Nuo ko pradėti viską?

Viskas prasideda nuo to, kad turi aiškiai žinoti, ką nori vežti. Neįsivaizduoju, kaip galima užsakyti transportą, jei nežinai nei svorio, nei matmenų. Vieniems atrodo, kad pakanka pasakyti "mašina prekių", bet logistikoje taip nebeveikia jau dešimtmetį. Tau reikės surinkti visus duomenis: kur kraunami, kur iškraunama, koks svoris ir kokia padėtis (jei tai padėklai). Be to, labai svarbu nurodyti prekės pavadinimą, nes muitinė arba policija gali užklausti, ką taip tiksliai vežame.

Kaip užsakyti transportą iš Vokietijos?

Čia nieko sudėtingo nėra – gali tiesiog paskambinti arba parašyti el. laišką. Mes dažniausiai prašome užpildyti paprastą užklausos formą, kurioje nurodomi pagrindiniai duomenys. Užsakymo procesas logistikos paslaugoms iš Vokietijos dažniausiai vyksta būtent taip: gaunam užklausą, skaičiuojame kainą ir siunčiam pasiūlymą. Jei patinka – sutariame dėl laiko ir siunčiam vairuotoją. Kartais tikrai stebiuosi, kaip žmonės laukia paskutinės minutės, o tada nustemba, kad laisvų mašinų jau nėra.

Ar greitai randa mašiną?

Jei kalbame apie paprastas prekes, tai paprastai randame per kelias valandas arba vieną darbo dieną. Bet jei tau reikia ką nors ypatingo, pavyzdžiui, šaldytuvo mašinos arba pervežimo su įrankine (t.y. su kranu), tai gali užtrukti ilgiau. Vieną kartą teko ieškoti mašinos Kroviniams iš Miuncheno su papildoma apsauga, ir tai užtruko beveik dvi dienas, nes visi geri vairuotojai jau buvo užsiėmę. Taigi, kuo anksčiau skambinsi, tuo greičiau ir pigiau gausi pasiūlymą.

Kokie yra pagrindiniai dokumentai?

Sąrašas nėra ilgas, bet kiekvienas dokumentas čia svarbus. Tau reikės komercinės sąskaitos (invoice), pakavimo sąrašo (packing list) ir, žinoma, CMR kvito. Jei prekės yra pavojingos (pvz., chemija), reikės ADR sertifikato. Kartais klientai pamiršta papildomai prašyti specifikacijų, ir tada vairuotojas pasieniegiui negali parodyti, ką veža. Tai sukuria nereikalingą stresą ir galimas baudas.

Kas yra tas CMR kvitas?

CMR (tarptautinės vežimo sutarties kvitas) – tai pagrindinis dokumentas, kuris lydi krovinią visą kelią. Jis patvirtina, kad vežėjas priėmė krovinius ir turi pareigą jį pristatyti. Be šio dokumento neišsiversi niekur, nes jis reikalingas ir apdraudimui, ir muitinei, ir tiesiog patvirtinimui, kad prekės buvo perduotos. Beje, labai dažnai padaroma klaida, kai vairuotojas užpildo CMR neteisingai – tada visi pasiduoda panikai.

Ar reikalingi eksporto dokumentai?

Kadangi Vokietija yra ES narė, tai dažniausiai eksporto deklaracijos nereikia, tačiau tai priklauso nuo to, ką veži. Jei tai prekės, kurios nėra akcizuotos (alkoholis, tabakas, degalai), tai paprastai užtenka sąskaitos. Bet jei veži prekes į Šveicariją ar Norvegiją (tai ne ES), tai be muitinės nepraeisi. Tada reikės EX1 deklaracijos, kurią turi padaryti ekspeditorius arba siuntėjas.

Ką daryti, jei vokiečiai pateikė blogą sąskaitą?

Tai klasika. Vokiškos sąskaitos dažnai būna be mokesčio (VAT), jei tu turi PVM kodą, bet kartais jos tiesiog neteisingai suformuotos. Vieną kartą mūsų vairuotojas stovėjo pasienyje su dėže detalių, kurioje nebuvo jokio serijinio numerio, o sąskaitoje buvo parašyta tik "detalės". Muitininkas nelėjo pro šalį. Teko skambinti į Vokietiją, prašyti išsiųsti papildomą laišką su paaiškinimu. Geriau patikrinti dar kartą prieš išvykstant.

Kainodara ir mokėjimai

Kiek kainuoja pervežimas?

Klausimas, ant kurio negaliu atsakyti vienu sakiniu. Kaina priklauso nuo svorio, maršruto ir degalų kainos. Vidutiniškai pervežimas iš Vokietijos į Lietuvą kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Pavyzdžiui, jei veži vieną padėklą iš Frankfurto į Kauną, tai gali būti apie 250–300 eurų, o jei tai pilna mašina (FTL), tai skaičiai jau kitokie. Taip pat įtakos turi ir tai, ar reikia įrenginio (krano, lifto) iškrovimui.

Kodėl kaina pasikeitė per savaitę?

Degalai, bratriukai, degalai. Mes turime akcizą, kuris keičiasi kas mėnesį, o kartais ir dažniau. Be to, Vokietijoje yra mokesčiai už važiavimą keliais (mokesčiai už taršą), kurie taip pat nebuvo pastovūs. Man atrodo, šiemet jie vėl padidino tarifą sunkvežimiams (ar ne? galvoju, girdėjau naujienose), bet tai visada atsispindi mūsų pasiūlymuose. Taigi, nepiktuok, jei sena kaina jau nebegalioja.

Kada reikia apmokėti paslaugas?

Dauguma kompanijų dirba su išankstiniu mokėjimu, ypač jei su klientu dirbama pirmą kartą. Tai standartinė praktika, kad apsisaugotume nuo nesumokėjimų. Yra klientų, su kuriais dirbame ir su paskola (t.y. mokėjimas po pristatymo), bet tai tik tada, kai pažįstam jau dešimtmetį. Jei esi naujas klientas, reikės pervesti pinigus prieš išvykstant mašinai arba pateikus orginalinius dokumentus.

Ar brangu gabenti iš Vokietijos lyginant su kitomis šalimis?

Vokietija nėra brangiausia šalis, bet ir ne pigiausia. Lyginant su Lenkija, brangiau, o lyginant su Italija, galbūt net pigiau, dėl geresnių kelių ir trumpesnio atstumo. Čia labai svarbu maršrutas. Gabenti iš Miuncheno brangiau nei iš Berlyno, nes toli. O jei reikia važiuoti giliai į Vokietijos žemę, pavyzdžiui, į Miuncheną arba Štutgartą, tai kaina auga, nes vairuotojui tenka grįžti tuščia, o tai neapsimoka.

Kas įeina į galutinę kainą?

Į kainą įeina degalai, vairuotojo darbas, mokesčiai už kelius ir įmonės marža. Kartais klientai klausia, kodėl taip daug maržos, bet jie pamiršta, kad mums reikia apmokėti buhalterę, sandėlį, draudimus ir t.t. Dar yra toks dalykas kaip "priedai" – tai gali būti iškrovimas su vairuotojo rankomis (jei tai nėra įtraukta), laukimas prie kraunamos vietos arba papildomas draudimas.

Ar galiu sumokėti pristatymo metu?

Taip, tai vadinama "cod" – mokėjimas grynaisiais arba kortele pristatymo metu. Bet vairuotojai tai nemėgsta, nes turi pasidaryti didelius kiekius grynųjų ir nešioti juos sau. Be to, tokiu atveju kaina gali būti padidinta dėl rizikos. Geriau pervesti pinigus į sąskaitą, tai saugiau ir paprasčiau visiems.

Transporto rūšys ir techninės detalės

Kokį transportą rinktis?

Jei turi mažą siuntą, pavyzdžiui, 2 padėklus, tai tau tiks dalinė krovinio (LTL) transporto priemonė. Jei turi pilną sunkvežimį prekių, tada reikalingas FTL. Dar yra specialūs transportai: šaldytuvai, tentai (tentiniai sunkvežimiai), cisternos. Vienas klientas norėjo vežti didelį žirgą į Klaipėdą, tai teko rasti specialų trailerį su liftu. Taigi, viskas priklauso nuo to, ką veži.

Kiek laiko trunka kelionė?

Standartinis laikas yra 24–48 valandos, priklausomai nuo atstumo. Iš Berlyno į Vilnių važiuojama apie 12–14 valandų, jei nėra spūdžių. Bet jei reikia važiuoti į Hamburgą, tai skaičiuok +4 valandas viena kryptimi. O jei vairuotojas turi laikotarpio poilsio (t.y. turi pristabdyti mašiną 45 minučių), tai viskas užtrunka. Nereikia manyti, kad vairuotojas yra robotas, jis taip pat turi valgyti ir miegoti.

Kas yra LTL transportas?

LTL (Less than Truckload) – tai dalinė krovinių krovos, kai vienoje mašinoje vežami kelių klientų kroviniai. Tai yra pigiau, jei turi nedaug prekių, bet ilgiau, nes mašina važiuoja prie kitų klientų siuntimo vietų. Vokietijoje tai labai populiaru, ten yra dideli terminalai (pavyzdžiui, prie Frankfurto), kur surenka visus krovinius ir veža į Lietuvą. Užsakymo procesas logistikos paslaugoms iš Vokietijos dažnai vyksta būtent per šiuos terminalus.

Ar vairuotojas padeda iškrauti?

Pagal taisykles, vairuotojas yra atsakingas tik už vairavimą, o ne fizinį darbą. Tačiau realybėje dažnai jie padeda, jei tu jiems duodi "kavos pinigų" arba tiesiog maloniai prašai. Bet nereikia to laikyti įsipareigojimu. Jei turi sunkų krovinį, geriau užsisakyti hidraulinį liftą (t.y. autokrautuvą) arba pavesti, kad prie iškrovimo bus jūsų darbuotojai.

Kas nutinka, jei vairuotojas vėluoja?

Vėlavimai yra dalykas, su kuriuo susiduriame nuolat. Gali būti avarija, užšalęs variklis arba eismo įvykis. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo dėl didelio štormo netoli Rygos jūros sąsiaurio ir pavėlavo dieną. Klientas buvo labai nepykęs, bet mes nieko negalėjome padaryti. Tokiu atveju pranešame kuo anksčiau, kad galėtum perplanuoti savo darbus.

Kodėl vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Gali būti daug priežasčių. Vairuotojams dažnai draudžiama kalbėti telefone vairuojant (kas yra labai teisinga), o jie važiuoja 8-9 valandas per dieną. Arba jis gali būti miegas (poilsio laikas). Nereikia šauktis 10 kartų iš eilės, geriau palikti pranešimą ir palaukti. Jis perskambins, kai bus galimybė. Aš ir pats užuodu, kai man skambina kas 5 minutes.

Problemos ir jų sprendimai

Ar saugu duoti prekes vairuotojui?

Dauguma vairuotojų yra sąžiningi žmonės, kurie dirba jau dešimtmečius. Bet, kaip ir visur, yra ir išimčių. Todėl visada rekomenduoju turėti draudimą. Be to, jei prekės brangios, gali siųsti savo palydovą (palydovas – tai žmogus, kuris važiuoja kartu su vairuotoju). Tai padidina saugumą, tačiau ir kainą.

Kas daryti, jei krovinys sugadintas?

Pirmiausia reikia užfiksuoti žalą vietoje. Nefotografuok tik po to, kai vairuotojas išvyko – tai nepadės. Reikia padaryti nuotraukas su vairuotoju, užrašyti pastabas į CMR kvitą. Tada pranešk ekspeditoriui apie įvykį. Draudimo kompanija ims tvarstytis, bet be dokumentų (nuotraukų, protokolo) jie nieko nevmokės. Turėjau atvejį, kai klientas pasakė "vėliau nufotografuosiu", ir dėl to prarado 1000 eurų.

Kas su paletėmis?

Vokietijoje labai griežtai žiūrima į paletės kokybę. Jei atveži sugadintą, purviną EUR paletę, gali būti, kad tau jos nebeatsiims. Vokiški sandėliai moka už paletes (deposit), o jei ji bloga – jie ją tiesiog pasilieka. Geriau patikrinti paletes prieš kraunant. Aš vieną kartą teko mokėti baudą už dvi laužytas paletes Niurnberge, nes mūsų sandėlininkas nebuvo patikrinęs.

Ar vežate maisto produktus?

Taip, bet tik specialiais šaldytuvais (refrigerated trucks). Jei bandysi vežti mėsą paprastame tentą vasarą, tai viskas suges, o tu gausi didelę nuostolį. Be to, maisto produktams reikalingas ATP sertifikatas, kuris patvirtina, kad šaldytuvas veikia tinkamai. Vokietijoje muitinė labai dažnai tikrina temperatūrą, net jei tai tik tranzitas.

Ar sunku susisiekti su vokiška gamykla?

Kartais tai būna tikras košmaras. Vokiečai yra labai griežti dėl laiko ir taisyklių. Jei užsiregistravai į krovinimo vietą 14:00, o atvykai 14:05, gali būti, kad tave neįleis. Be to, dauguma jų kalba tik vokiškai, taigi, geriau turėti vertėją arba draugą, kuris moka kalbą. Aš kartą teko versti dėl techninio gedimo Hamburge, ir be vertėjo būtume čia nekęsę.

Užsakymo procesas logistikos paslaugoms iš Vokietijos pasibaigia ką?

Viskas baigiasi tada, kai vairuotojas pasirašo pristatymo dokumentą (t.y. CMR arba sąskaitą-faktūrą) ir tu gauni prekes. Po to dar gali reikėti apmokėti suteiktas paslaugas, jei dar neatsiskaitei. Ir visa tai, žinoma, užtrunka, jei viskas vyksta sklandžiai. Bet jei yra problemų, tai procesas gali temptis dar savaitę ar dvi.

Ar reikia daryti draudimą?

Stipriai rekomenduoju. Nors pagal įstatymus vežėjas turi būti apdraustas, jo draudimo suma gali būti per maža tavo prekėms. Pavyzdžiui, jei veži brangius elektronikos komponentus už 50 000 eurų, o vairuotojo draudimas apima tik 10 000 eurų, tai likusi dalis liks ant tavo pečių. Užsakyk papildomą krovinių draudimą (cargo insurance), tai nėra brangu.

Kas daryti, jei prekės dingsta?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Pirmiausia skambink policijai (jei dingsta Lietuvoje) arba pašto operatoriui (jei siunta buvo siųsta kurjeriu). Jei tai sunkvežimis, skambink ekspeditoriui. Jis pradės ieškoti mašinos per GPS. Kartais mašina gali būti tik užstrigusi pasienyje arba techniniame aptarnavime, o ne pavogta. Neišsigąsk iš karto.

Ar galima keisti maršrutą viduryje kelionės?

Galima, bet tai kainuos. Jei pakeisi maršrutą (t.y. papildomą sustojimą), vairuotojas turi teisę reikalauti papildomo mokesčio už laiką ir kelius. Vienas klientas paprašė numesti dėžę prie Kelno, kai mašina jau važiavo į Lietuvą. Teko sumokėti beveik 200 eurų papildomai, nes vairuotojui teko nukrypti 50 km.

Kaip sekti krovinius?

Dauguma suteikia nuorodą į tracking sistemą (sekimą). Ten gali matyti, kur yra mašina realiu laiku. Jei tokios sistemos nėra, gali tiesiog skambinti dispečeriui. Aš visada sakau klientams – jei gali nematyti mašinos žemėlapyje, tai klausk. Geriau paprašyti informacijos, negu nerimauti namie.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums draudžiama slėpti mokesčius, bet kartais jos atsiranda dėl tavo kaltės. Pavyzdžiui, jei nurodai neteisingą svorį, ir mašina negali važiuoti (t.y. perpildyta), tau reikės mokėti už papildomą mašiną arba iškrovimą. Arba jei užmiršti pasirūpinti iškrovimo įranga, tu moki už vairuotojo laukimą. Taigi, paslėptų mokesčių nėra, bet yra "neprognozuotų".

Kodėl reikia nurodyti prekės vertę?

Tai reikalinga draudimui ir muitinei. Jei nurodysi per mažą vertę, o prekės dingus arba sugadintus, draudimas nebus pilnas. O jei nurodysi per didelę, gali kilti klausimų dėl mokesčių (nors ES viduje tai nebėra taip svarbu). Vokietijos klientai dažnai nurodo tik "1 EUR" prekės vertę, ir tai sukuria problemų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Profesionalus transportas yra skirtas prekėms, o ne asmeniniams daiktams. Taip, galima susitarti dėl "kelionės su kroviniu" (t.y. turi bilietą ir kelioni su mašina), bet tai nėra standartinė logistika. Jei turi butą Vokietijoje ir nori jį išvežti, geriau ieškoti specializuotų "pervežimų" firmų, o ne krovininių.

Praktiniai patarimai ir išvados

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Žinau, visi nori taupyti, bet logistikoje pigiausia dažnai reiškia blogiausia. Gali gauti vairuotoją be patirties, seną mašiną, kuri gaišta pusę kelio, arba tiesiog niekas neatsilieps į skambutį. Užsakymo procesas logistikos paslaugoms iš Vokietijos turi būti ne tik pigus, bet ir patikimas. Geriau sumokėti šimtu daugiau, bet būti ramiam, kad prekės atvyks.

Kaip elgtis su vairuotoju tiesiogiai?

Gali kalbėti, jei reikia pasakyti, kur yra sandėlis, bet nereikia "kišti nosį" į jo darbą. Jis žino, ką turi daryti. Jei matai, kad jis kažką daro neteisingai (pvz., blogai užfiksuoja temperatūrą), gali priminti, bet draugiškai. Vairuotojai yra pavargę žmonės, kurie dažnai nemiega namuose savaitėmis, tad gerbk juos.

Kas daryti, jei nepatenkinta paslauga?

Pirmiausia parašyk oficialų skundą (complaint) el. paštu. Nurodyk faktus: data, numeris, kas nutiko. Tuomet gali reikalauti nuolaidos arba kompensacijos, jei buvo nuostolis. Mes visada stengiamės išspręsti problemas taikiai, bet kartais teka eiti į teismą (nors tai retai). Svarbu turėti įrodymus.

Ar reikia įvertinti sezoną?

Žinoma, prieš Kalėdas arba vasarą (atostogos) kainos šuoliuoja aukštyn. Jei turi planuoti didelį pervežimą iš Vokietijos, daryk tai kuo anksčiau. Rugpjūtis ir rugsėjis taip pat yra ypatingi, nes visi grįžta iš atostogų ir užsako prekes. Nespėsi gauti mašinos, jei lauki spalio pradžioje.

Ar galima susitarti dėl kontrakto?

Jei siunti dažnai (pavyzdžiui, kas savaitę), tikrai verta susitarti dėl fiksuotų kainų. Tai apsaugo tiek tavęs, tiek mus nuo rinkos svyravimų. Turiu vieną klientą iš Šiaulių, kuris siunčia kas savaitę, ir mes jį apmokestiname pagal metinę sutartį. Jam lengviau planubi biudžetą.

Kas daryti su liekanomis (pakavimu)?

Vokietijos sandėliai dažnai reikalauja, kad vairuotojas išvežtų taršą (t.y. plastiką, popierių). Jei tą numesi Lietuvoje, gali gauti baudą. Susitark dėl to iš anksto. Kartais tai įeina į kainą, kartais reikia mokėti atskirai.

Kodėl reikia tikslaus adreso?

Vokiški miestai dideli ir sudėtingi. Jei nurodysi tik "Vokietija, Berlynas", vairuotojas nieko nerastų. Reikalingas adresas, kontaktinis asmuo ir, jei įmanoma, GPS koordinatės. Vieną kartą vairuotojas važiavo ratams po Miuncheno centrą 3 valandas, nes adresas buvo surašytas su klaida.

Ar galima atšaukti užsakymą?

Galima, bet tik tam tikru laiku. Jei mašina jau važiuoja pas tave, reikės sumokėti už tuščią važiavimą (dead mileage). Paprastai yra 24-48 valandų atšaukimo terminas. Žiūrėk į sutarties sąlygas.

Kaip pasirūpinti pietumis vairuotojui?

Tai nėra privaloma, bet labai vertinama. Jei gali padaryti kavos arba duoti duonos, vairuotojas bus dėkingas. Tai gali padėti, jei reikės kažko papildomo (pavyzdžiui, padėti su sunkia dėže). Žmoniškumas visada grįžta.

Ar galima vežti neįtrauktas prekes?

Niekada nedaryk to be pranešimo. Jei vairuotojas randa papildomų prekių, kurios nėra dokumentuose, jis gali atmesti krovinią arba pranešti policijai. Tai yra kontrabanda arba nesąžininga veikla. Visada tiksliai deklaruok, ką veži.

Ar sunku dirbti su Vokietijos logistika?

Sakytume, kad tai ypatingai organizuota, bet kartais per daug griežta. Viskas turi būti užrašyta, užfiksuota ir patvirtinta. Jei mėgsti chaosą, tai ne šis kelias. Bet jei nori, kad prekės būtų saugios ir laiku, tai Vokietija – puikus pasirinkimas. Tiesiog būk atsarges su tais visais popieriais.

Viskas, ką turi žinoti apie šį procesą, iš tikrųjų nėra raketo mokslas, bet reikalauja dėmesio. Svarbiausia yra aiškus bendravimas ir tikslūs duomenys. Jei pasiduosi šioms taisyklėms, tavo užsakymo procesas logistikos paslaugoms iš Vokietijos bus sklandus, o vairuotojai visada maloniai sugrįš pas tave. Negailėk laiko paruošti dokumentus, tai tau sutaupys daug nervų vėliau.