Užsakymo procesas ir krovinių sekimas Vokietijos kryptimi: kas vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, ir, tikiuosi, mano patirtis padės išvengti nereikalingų nervų. Vokietija – mūsų pagrindinė kryptis, čia eina didžiausia srautų dalis, bet dažnai klientai įsivaizduoja, kad užsakymo procesas ir krovinių sekimas Vokietijos kryptimi yra kaip užsisakyti picą – pasakai ir po valandos gauni. Iš tiesų, viskas yra daug sudėtingesnė, ypač kai kalba eina apie sunkvežimius, muitines ir vairuotojų poilsio laikus. Čia nėra idealios sistemos, yra daug žmonių veiksnio, todėl reikia kantrybės. Šiame straipsnyje (be jokių anonimiškų „turinio kūrėjų“ frazių) papasakosiu, kaip tai vyksta iš vidaus.

Kaip viskas prasideda ir dokumentų chaosas

Kaip teisingai užsakyti transportą?

Viskas prasideda nuo to, kad jūs turiate man labai aiškiai pasakyti, ką vežiate. Dažnai gaunu žinutes: "vežu daiktą į Vokietiją, kiek kainuoja?". Tai ne taip veikia. Norint, kad užsakymo procesas ir krovinių sekimas Vokietijos kryptimi praeitų sklandžiai, man reikia tikslaus adreso, svorio, matmenų ir tipo, ar tai tai paletės, ar katalogas ant grindų. Jei nenurodysite matmenų, aš negaliu suplanuoti, ar telpa į sunkvežimį su kitomis siuntomis (tai vadinama grupiniu vežimu), ar reikia atskiro mašinos.

Kokius dokumentus reikia pateikti iš karto?

Būtinai reikia komercinę sąskaitą (invoice) ir pakavimo sąrašą (packing list). Be jų neišvažiuosime, net jei mašina stovėtų kieme. Jei prekės yra su keliais kodais, nurodykite visus, kitaip muitinėje liksime ilgai. Kartais klientai bando pateikti dokumentus vėliau, kai mašina jau važiuoja, bet tai didelė rizika – vairuotojas gali būti sustabdytas patikrojoje ir gaus baudą.

Ar galima keisti užsakymą, kai mašina jau važiuoja?

Galima, bet tai kainuos brangiai ir sukelia stresą. Vakar vienas klientas pagalvojo, kad reikia pridėti dvi dešimt paletęių prie Vokietijos, kai vairuotojas jau buvo Lenkijoje. Teko permokėti kitam vairuotojui, kad jis nuvežtų tą likutį, nes pirmajam nebebuvo vietos. Geriau iš karto viską apskaičiuoti.

Kodėl jūs visada klaustote apie prekės vertę?

Tai ne dėl to, kad smalsiu, o dėl draudimo ir muitinės. Jei prekės vertė nurodyta per maža, o jas pavyks pavogti (nors Vokietijoje tai retai nutinka, bet vis tiek), draudikas nemokės pilnos sumos. Be to, Vokietijos muitinė labai mėgsta tikrinti, ar deklaracinė vertė atitinka rinkos kainas, ypač jei tai elektronika ar brangios medžiagos.

Ar tikrai reikia EXW arba FCA terminų?

Žinau, žinau, tai skamba kaip iš vadovėlio, bet tai svarbu. Jei pasakote "EXW Vilnius", tai reiškia, kad vairuotojas turi atvykti prie jūsų, užkrauti ir už tai atsakyti. Jei "FCA", jums reikia patys užkrauti ant mašinos. Dažnai klientai sumaišo šiuos dalykus ir paskui nuteirina, kad vairuotojas "nori pinigų už užkrovimą". Tiesiog reikia iš anksto susitarti dėl incoterms.

Vokietijos ypatumai ir kelionės eiga

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Paprastai tai trunka 1-3 dienas, priklausomai nuo to, kur keliaujame – į Miuncheną arba į Hamburgą. Jei tai grupinis krovinys, gali užtrukti ilgiau, nes reikia iškrauti ir užkrauti kitas siuntas keliose vietose (pavyzdžiui, Kaune, Šiauliuose, o paskui per Lenkiją). Negaliu pažadėti "rytoj bus", jei aš žinau, kad vairuotojas turi poilsio laiką.

Kodėl vairuotojai važiuoja taip lėtai?

Jie nevažiuoja lėtai, jie laikosi taisyklių! Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl vairuotojų darbo laiko (tachografas). Jei vairuotojas vairavo 4,5 valandas, jis privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Negalima jo spausti, kitaip jis gali gauti baisią baudą, o ir mums gali uždaryti įmonę kelias dienas. Tai saugumo klausimas.

Ar yra problemų su keliais Vokietijoje?

Autobanai puikūs, tačiau statybų ten daug, ypač šiltuoju metų laiku. Kartais užstringame ruože tarp Berlyno ir Magdeburgo valandas dvi. Be to, yra daug apribojimų sunkvežimiams miestuose, pavyzdžiui, aplinkinkeliai arba环保 zona (Umweltzone), kur reikia specifines žalios kortelės. Jei vairuotojas įvažiuos be jos – baudos tikrai nebus mažos.

Kas daryti, jei vairuotojas nebegali rasti adreso?

Tai nutinka dažniau, nei galite įsivaizduoti. Vokietijos kaimai turi keistus adresacijos sistemą, o GPS kartais vedą į lauką. Tada aš turiu skambinti vairuotojui ir jums, kad sujungtume visus vienoje vietovėje. Geriau, jei galite atsiųsti koordinates arba nuotrauką, kaip atrodo įvažiavimas.

Ar saugu vežti brangius daiktus?

Saugiau nei kada nors, bet rizika visada yra. Mes naudojame sertifikuotas užraktus ir vairuotojai privalo parkuotis saugiose aikštelėse (naktinio poilsio metu). Tiesa, buvo atvejų, kai pavogta degalus iš bakų, o ne pačius prekes iš kėbulo. Vokietija gan saugi, bet nebūkite per daug naivūs – geriau viską uždrausti.

Muitinė, problemos ir nepageidaujami nenumatymai

Ar man reikia rūpintis muitine?

Jei prekės keliauja ES viduje (Lietuva – Vokietija), tai ne, tai yra vidinės prekybos siunta. Bet jei tai atvyksta iš trečiosios šalies (pvz., Kinija) per Lietuvą į Vokietiją arba atvirkščiai, tai reikia eksporto/importo deklaracijos. Tada užsakymo procesas ir krovinių sekimas Vokietijos kryptimi tampa kur kas sudėtingesnis, nes reikia sutvarkyti TIR karnetus arba susitarti dėl atsakingojo sandėlio.

Kas nutinka, jei muitinė sustabdo mašiną?

Tada laukiame. Niekas nedels. Vokietijos muitininkai yra labai išsamūs, jei jiems kažkas atrodo įtartai. Jie gali iškrauti visą sunkvežimį ir patikrinti kiekvieną dėžutę. Kartais tai trunka dieną ar dvi. Klientai tuomet pyksta, kodėl prekės neįvyko, bet aš negaliu nieko padaryti – valstybės institucijos viršesnės už mus.

Ar buvo atvejų, kai dingo krovinys?

Dingimas – tai gana retas dalykas, tačiau... (čia turiu omenyje, kad buvo incidentų, kai buvo pažeista pakavimo). Kartą klientas išsiuntė stiklus ir nepakavo jų ant medinio rėmo. Atėjo į Vokietiją, ir viskas buvo suskilę į gabalėlius. Muitinė pasakė, kad taip atvyko, o draudikas atsisakė mokėti, nes "blogai užpakuota". Taip kad, gerai užpakuokite!

Kodėl kainos staigiai pasikeičia?

Degalai, euro kursas, mokesčiai už kelius Vokietijoje (vadinamasis "LKW-Maut"). Vakar kaina buvo viena, šiandien – kita, jei nusprendė didinti mokesčius už aplinkosaugą. Aš stengiuosi laikyti kainas stabilias, bet kai rinka šoka, aš privalu tai padaryti ir aš, kitaip tiesiog bankrotuosiu.

Kas daro, jei vairuotojas susirgo?

Tai reali problema. Jei vairuotojas suserga Vokietijoje, jis negali vairuoti. Tada tenka ieškoti pakaitinio vairuotojo arba skubinti pagalbą. Tai gali užtrukti. Ypatingai sunku, kai tai nutinka savaitgalį, nes viskas uždaryta. Tiesa, tie atvejai labai reti, mūsų vairuotojai sveiki.

Ar galima siųsti pavojingus krovinius (ADR)?

Galima, bet tik su specialiais dokumentais ir vairuotojais, turinčiais leidimus. Negalima tiesiog taip padėti degalų kanistro į sunkvežimį ir sakyti "vežk". Vokietija šiuo atžvilgiu labai griežta – jei užfiksuos pažeidimą be ADR lapų, gali konfiskuoti ne tik krovinį, bet ir mašiną.

Kainos, mokėjimai ir "nepatogūs" klausimai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo atstumo, svorio, kuro kainos ir to, ar tai yra pilna mašina (FTL), ar dalinė (LTL). Jeigu jums reikia skubiai atvežti, tai kainuos brangiau, nes teks rasti laisvą mašiną, kuri gali nukrypti nuo savo maršruto. Neklauskite "kiek kainuoja į Vokietiją", klauskite "kiek kainuoja 3 paletės į Miuncheną su keltėmis".

Ar reikia mokėti iš karto?

Paprastai dirbu su sutartimis ir mokėjimu sąskaitą-faktūrą per 14-30 dienų. Bet jei esate naujas klientas ir siunčiate brangų krovinį, galiu paprašyti išankstinio mokėjimo arba depozito. Tai ne todėl, kad jūsų nepasitikiu, o todėl, kad aš turiu mokėti vairuotojui iš karto, kai jis pasiekia tikslą.

Kodėl kai kurios firmos dirba pigiau?

Gal joms blogiau, gal jos naudoja senas mašinas, kurios nepraeina techninės apžiūros Vokietijoje, arba vairuotojams nemoka socialinių mokesčių. Žinau vieną firmą (nenurodysiu pavardės), kuri vežia už pusę kainos, bet tada jų mašina stringa kas antrą savaitę. Ar jums reikia tokių problemų? Manau, kad ne.

Ar į kainą įeina iškrovimas Vokietijoje?

Paprastai ne. Standartinė kaina yra "iki durų" (iki paskirties vietos). Iškrovimas – tai gavėjo reikalas, nebent susitarkime dėl "su vairuotojo pagalba" (tai papildomai). Vokietijos sandėlininkai yra griežti – jie turi savo kranus ir šaklius, ir jie nenori, kad vairuotojas kištų nosį į jų darbą.

Kas daryti, jei neturiu PVM mokėtojo kodo?

Tuomet gali būti problemų su sąskaitų išrašymu ES viduje. Jei esate fizinis asmuo arba įmonė iš šalies ne ES, teks mokėti PVM mums (Lietuvoje), o paskui jums tai galima susigrąžinti per savo muitinę (jei esate registruotas). Tai biurokratinis procesas, bet jis privalomas.

Ar galima apmokėti vairuotojui grynaisiais?

Nerekomenduoju. Vokietijoje (ir Lietuvoje) didelės sumos grynaisiais yra įtartinos. Geresnis variantas – bankinis pavedimas į mūsų sąskaitą. Taip yra aiškus pėdsakas ir jums, ir mums, o vairuotojas nereikia nešiotis pinigų sau ir rizikuoti.

Sekimas, pristatymas ir pabaigos

Kaip aš galiu sekti savo krovinį?

Jums atsiųsiu nuorodą arba galite tiesiog rašyti man. Aš stengiuosi atnaujinti informaciją kiekvieną rytą, bet kartais vairuotojas neatsako į telefoną (važiuoja arba miega). Tada turiu laukti. Neklauskite manęs kas valandą "kur jis?". Jei aš nežinau, aš jums parašysiu iš karto, kai sužinosiu.

Kodėl sekimo sistemoje mašina stovi vietoje?

Gali būti, kad vairuotojas poilsiauja, arba jis stovi statybose. Kartais GPS duomenys atsinaujina su vėlavimu. Jei mašina stovi jau 10 valandų vienoje vietoje, tada jau pradedu rūpintis ir skambinu. Bet jei tai tik 2 valandos – tai tikriausiai pietūs arba degalinė.

Ar vairuotojas paskambins prieš atvykdamas?

Taip, gerieji vairuotojai visada skambina prieš 2-4 valandas arba bent prieš valandą. Bet yra ir tokių, kurie atvažiuoja ir sako "esu čia, kur iškrauti?". Todėl labai svarbu, kad gavėjas būtų pasiekiamas telefonu. Jei nieko neatsiliepia, vairuotojas gali išvažiuoti toliau, o tuomet reikės mokėti už grįžimą.

Kas daryti, jei prekės atvyko sugadintos?

Jei matote, kad dėžės sutryptos arba purvinos, nerašykite CMR sąskaitos (kurioje pasirašote, kad gavote) be pastabų! Turite užrašyti "pastebėta žala". Jei pasirašote švariai, paskui nebegalėsite nieko reikalauti nei iš mūsų, nei iš draudiko. Tai svarbiausia taisyklė, kurią dažnai pamiršta.

Ar galima pristatyti į privačų namą Vokietijoje?

Galima, bet reikia įvertinti, ar ten galiuvažiuoti sunkvežimis. Vokietijos kaimų keliai gali būti labai siauri, o vairuotojas neprispaus savo mašinos į medį. Jei sunkvežimis negaliuvažiuoti, teks krauti ant mažesnės mašinos (priedinės), o tai papildomai kainuoja.

Kas nutinka su paletėmis po iškrovimo?

Jei jos nebus grąžintos mums (tarkim, mūsų keitimo sistemoje), jums teks mokėti už prarastas paletes. Vokietijoje paletės (EPAL) yra kaip valiuta. Vairuotojas jas suskaičiuos, pasirašys ant dokumento, o jūs privalote juos grąžinti arba sumokėti užstatą.

Išvada

Galiausiai, užsakymo procesas ir krovinių sekimas Vokietijos kryptimi nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir supratimo. Nėra idealios sistemos, yra vėlavimų, blogų kelių ir pavargusių vairuotojų, tačiau su geru planavimu viskas įvyksta. Svarbiausia – būkite sąžiningi dėl savo krovinio ir dokumentų, o aš padarysiu viską, kad jis pasiektų vietą laiku. Dirbu jau ilgai, mačiau daug, tad jei turite klausimų – tiesiog rašykite, išsiaiškinsime.