Užsakymo procesas biurų perkraustymui į Vokietiją: vadovas be nereikalingo „vandens“

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo mažų IT startuolių, kuriems užteko vieno „Volkswagen“ Crafterio, iki didelių bankų, kurie perkėlė visus savo padalinius iš Vilniaus į Frankfurtą. Žmonės visada baiminasi, kad tai bus brangu, sudėtinga ir kad daiktai dings ar sulūžs kelyje. Iš tiesų, užsakymo procesas biurų perkraustymui į Vokietiją gali būti labai paprastas, jei žinai, ką klausti ir ko tikėtis. Nereikia jokių didelių firmų konsultantų, reikia tik normalaus logistiko, kuris neapsisuka pirštais. Čia aš jums pasakysiu taip, kaip kalbėčiau su draugu pietų metu – be jokio „marketinginio šlamšto“, tiesiai ir iš patirties.

Pradiniai žingsniai ir kaip viskas prasideda

Kaip tiksliai pradėti tą visą perkraustymą?

Tiesiog sužinok, kiek turi daiktų. Nerašyk man, kad „turit biurą“, parašyk, kad „turit 10 standartinių lentynų, 3 darbo stalus ir 20 dėžių su dokumentais“. Be to, užsakymo procesas biurų perkraustymui į Vokietiją prasideda ne nuo skambučio, o nuo sąrašo. Jei neturi sąrašo, mes negalime pasiūlyti kainos, nes taip yra kažkas matyti vaizduotėje, o realybėje vairuotojas atvyksta ir nebetelpa. Tai paprasčiausia taisyklė, bet dažniausiai pažeidžiama. Vieną kartą klientas tikrai tikino, kad daiktų „mažai“, o paskui teko krauti dar vieną mašiną naktį.

Ar būtina važiuoti į objektą pirmiausia?

Geriau taip, bet ne visada įmanoma. Jei turi tikslų inventoriaus sąrašą su matmenimis, galime daryti nuotolinį įvertinimą. Bet jei turi kokią nors keistą techniką ar didelius seifus, geriau kad kas nors užuotų akim. Vokiški miestai senamiestyje dažnai turi tokias gatves, kur 10 tonų sunkvežimis tiesiog negaliu suktis, nes taisytų gatvės žibintus. Vieną kartą teko nešti kompiuterius 300 metrų, nes vairuotojas negalėjo priartėti prie įėjimo.

Kas nutinka, jei aš nežinau tikslaus datos?

Niekas nepasisako, bet geriau žinoti bent apytikslę savaitę. Vokietijoje reikia planuoti, ypač jei reikia leidimo pastate stovėti sunkvežimiui. Jei pasakysi „rytoj“, kaina bus aukštesnė, nes mes turimsim skubėti surasti laisvą mašiną tarp kitų užsakymų. Geriau pasirūpinki tuo savaitę-dvi iki kelionės, o ne paskutinę penktadienio dieną.

Ar galima užsakyti pervežimą tik daliai daiktų?

Žinoma, darome tai kasdien. Kartais įmonė perkelia tik archyvą ar tik IT techniką į naują serverinę. Tiesiog nurodyk, ką reikia vežti. Biurų perkraustymas į Vokietiją nereiškia, kad turi išvežti viską išgręžtą iš sienų. Mes galime vežti ir vieną kėdę, jei reikia, nors logiškiau sudėti į didesnį krovinį ir taip sutaupyti.

Kaip greitai gaunu pasiūlymą?

Įprastai per 24 valandas, jei nieko keisto. Jei turi sudėtingą kelią, pavyzdžiui, reikia važiuoti į gilų Bavarijos kaimą, kur neina važiuoti dideliu sunkvežimiu, tai gali šiek tiek užtrukti, kol susirandame mažesnę transporto priemonę. Nedirbame robotu, reikia pasiskaičiuoti kuro, darbo užmokesčio ir mokesčių.

Kainodara, mokėjimas ir logistikos realybės

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai?

Nes kaina priklauso ne tik nuo atstumo, bet ir nuo to, kaip sunku įkrauti. Jei turi liftą, tai viena kaina, jei reikia nešti per 4 aukštus rankomis – tai kita. Dar įeina kuro mokesčiai, kurių Vokietijoje aukščiau, ir mokesčiai už užterštumą (Umweltplakette). Pigi kaina dažnai reiškia, kad vairuotojas bus vienas ir neš paks, o tai ilgins procesą.

Ar reikia mokėti užsakymo mokestį (depozitą)?

Taip, įprastai imame nuo 30 iki 50 proc. Tai užtikrina, kad tu neatsisakysi paskutinę minutę, kai mes jau užsakėm mašiną ir atsisakėme kitų klientų. Be to, reikia sumokėti už pakavimo medžiagas, jei mes jas tiekiame. Vieną kartą klientas atsisakė, kai mašina jau važiavo, ir teko mokėti baudą iš savo kišenės. Nepatogu, bet taip yra.

Kaip galima apmokėti už paslaugas?

Geriausia banko pavedimu. PVM mokėtojams išrašome sąskaitą faktūrą su PVM. Jei esi fizinis asmuo, tai taip pat galima, bet tada gali kilti klausimų su muitine, kodėl veži firmos daiktus asmeniškai. Geriau viską tvarkyti per įmonę, kad būtų aiškus užsakymo procesas biurų perkraustymui į Vokietiją dokumentų požiūriu.

Ar kaina keičiasi, jei vėluoju su išsikraustymu?

Gali. Vairuotojai turi savo vairavimo poilsio laiką, jie negali važiuoti 24 valandas be pertraukos – tai nelegalu. Jei tu pradėsi krauti 4 valandas pavėlavęs, vairuotojas gali teigti, kad nebespės važiuoti šią dieną, ir reikės jo apgyvendinti viešbutyje. Tas apgyvendinimas eis tavo sąskaita. Taip kad būk tiksliai laiku.

Kiek vidutiniškai kainuoja perkraustymas į Berlyną ar Miuncheną?

Sakyčiaime, jei turi standartinį 3,5 tonų sunkvežimį pilną daiktų iš Vilniaus į Berlyną, tai gali būti nuo 800 iki 1200 eurų priklausomai nuo sezono. Į Miuncheną brangniau, kadangi toliau. Bet tai labai apytikslė kaina, be konkretaus inventoriaus aš negaliu daugiau pasakyti, nežiūrėk į šiuos skaičius kaip į Bibliją.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums – nėra. Mes sakome tiesą iš karto. Bet gali būti mokesčių Vokietijoje už miesto centre stovėjimą arba už specialų leidimą (Sondererlaubnis), kai reikia uždaryti gatvę. Tai reikia sutarti iš anksto su savo naujuoju biuru administratoriumi Vokietijoje. Jie dažnai pamiršta padaryti, o tada kyla painiava.

Kas daryti, jei pasikeičia kuro kaina?

Kuro kaina keičiasi kasdien, bet mes užfiksuojame ją sutarties momentu arba darome mažą priedą, jei šuolis didelis (kaip buvo per karus). Paprastai stengiamės daryti fiksuotą kainą, kad klientas nustotų galvoti apie rinką ir galėtų ramiai planuoti biuro perkėlimą.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus būtinai reikia paruošti?

Sąskaitos faktūros už visą vežamą turtą (jei tai ne naudoti daiktai), pakavimo sąrašas (packing list) ir galiausiai transporto sutartis. Be to, jei veži techniką, reikia serialinių numerių. Vokiška muitinė (Zoll) labai griežta dėl dokumentų. Jei trūksta vieno lapo, gali laukti valandas pasienyje.

Ar reikia mokėti muito ar PVM Vokietijos pasienyje?

Jei veži nenaudotą prekę (pirkė naujų baldų į biurą), taip, reikės sumokėti Vokietijos PVM (19 proc.) ir galbūt muito, jei prekės iš už ES ribų. Jei veži savo naudojamus biuro baldus (perkėlimas), tai dažniausiai 0 proc. PVM, jei pateiki tinkamus dokumentus įrodant, kad tai turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir toliau bus naudojamas Vokietijoje.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

T1 reikalingas, jei prekės nebaigtos apmokestinti ES viduje arba jei vyksta tranzitas. Paprastam biuro perkraustymui jis nereikalingas, jei tiesiog veži turtą iš vienos įmonės į kitą. Bet jei turi kažką ypatingo, gali prireikti. Aš asmeniškai ne visada žinau iš ką galvos visus šiuos muitinės kodus (jie keičiasi kasmet), todėl dažnai konsultuojamės su brokeriu.

Kas daryti, jei muitinė sustabdo mašiną?

Nieko nedaryk, lauk instrukcijų. Mūsų vairuotojai įpratę dirbti su muitinėmis, jie turi visus kontaktus. Jei trūksta dokumentų, mes juos greitai paruošiame elektroniniu būdu. Blogiausia, kai klientas sako „aš viską nusiunčiau“, o iš tikrųjų nesiuntė nieko. Būk tikras, kad turi visus failus telefone ar el. pašte.

Ar turiu deklaruoti kompiuterius ir serverius?

Žinoma, tai aukštos vertės daiktai. Geriau juos išskirti sąraše su konkrečiomis specifikacijomis. Vokietijoje labai stebi elektronikos pervežimą, kadangi ten daug padirbėtos technikos. Turi turėti įrodymus, kad šie serveriai priklauso tavo įmonei ir nėra pavogti (nuosavybės aktai parduotuvėje padės).

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai gali, bet tai nerekomenduojama mišti. Muitinė gali suabejoti, kodėl firmos krovininyje yra žmonių drabužių ar indų. Jei tikrai reikia, juos reikia aiškiai pažymėti kaip „asmeninis turtas, ne susijęs su verslu“ ir gali tekti sumokėti mokesčius už juos kaip fiziniam asmeniui. Geriau to nedarant.

Pakavimas, technika ir praktiniai patarimai

Ar geriau pakuoti patys ar leisti tai daryti jums?

Jei nori taupyti laiką ir nervus – leisk mums. Mūsų pakavėjai sužino, kaip padėti monitorių, kad jis nenukristų. Jei pakuosi pats, naudok kokybiškas dėžes. Vieną kartą gavome dėžę su pažymėjimu „kruopščiai“ (su klaida, turėtų būti kruopščiai), o viduje buvo tiesiog supilti kompiuteriai be putų. Žinote, kas nutiko? Ne viskas veikė atvykus.

Kokias pakavimo medžiagas geriausia naudoti?

Burbulo plėvelę (bubble wrap), stiprią juostą ir standartines dėžes. Nenaudok senų prekybos centrų dėžių, jos gali nebeišlaikyti svorio. Ypač jei krauni knygas ar dokumentus. Knygos yra sunkios. Biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad dėžės būtų užklijuotos viršuje ir apačioje, kad neišsilytų nuo svorio.

Kaip elgtis su jautria technika?

Jei turi didelius serverius ar laboratorinę įrangą, geriau pasamdyti specializuotą komandą, ne tik paprastus perkraustymo darbuotojus. Mes galime užtikrinti transportą, bet jei reikia išmontuoti serverius, tai reikia IT specialisto. (Na, tiksliau, mes galime išmontuoti paprastus kompiuterius, bet serverius – geriau savo žmonėms, kad neiškristų garantija).

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Didelius stalus ir spinteles – taip, reikia. Jei ne, jie gali tiesiog nepraeiti pro duris arba užimti per daug vietos mašinoje. Mažesnius baldus galima vežti surinktus, bet tada reikia uždengti, kad nebruzdėtų. Vairuotojai dažnai turi savo įrankius, kad suremtų tai vietą, bet geriau, kai baldai jau paruošti.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis (toneriais)?

Negalima tiesiog mesti į dėžę su kitais daiktais. Toneriai gali išsilieti ir užteršti viską, o išvalyti vokiškus kilimus brangu. Jie turi būti supakuoti į hermetiškus maišelius arba specialias dėžtes. Muitinė taip pat gali klausti apie chemines medžiagas, jei jų daug.

Ar galima vežti augalus į naują biurą?

Galima, bet tai problematiška. Turi būti fitosanitarinis sertifikatas, jei tai daug augalų. Jei viena kaktusą vėži sau į stalą, niekas nežiūrės, bet jei vėži visą žaliąjį kabinetą, gali sustoti sienoje. Aš nebūčiau labai optimistiškas dėl didelių augalų pervežimo, geriau juos padovanoti kaimynams.

Kaip pažymėti dėžes?

Naudok spalvas ar numerius. „1 kambarys“, „2 kambarys“. Taip vairuotojai Vokietijoje žinos, kur dėti ką. Jei parašysi tik „biuras“, tai ten yra 100 dėžių. Būk specifiškas. Tai sutaupo laiko išsikraustant ir vengiame situacijos, kai dėžė su dokumentais atsiduria virtuvėje.

Atvykimas į Vokietiją ir galiniai nustatymai

Kas vyksta, kai mašina atvyksta į vietą?

Vairuotojas susisieks su tuo žmogumi, kuris atsakingas Vokietijoje. Jis privalo būti ten laiku. Jei jo nėra, vairuotojas gali pradėti laikskaičiuoti laukimo laiką, o tai kainuoja. Geriau, kad kas nors lauktų prieš 30 min. Vokai yra punktualūs, jei tu pavėluoji 10 minučių, jie jau nervingi.

Ar vairuotojai padeda nešti daiktus į biurą?

Taip, jei tai įtraukta į sutartį. Standartiškai, jei yra liftas, jie padeda įvežti į koridorių ar patalpą. Jei reikia nešti per 5 aukštus be lifto, tai papildomas darbas ir reikia tai susitarti iš anksto. Ne visi vairuotojai fiziškai gali nešti sunkius seifus aukštyn, yra amžiaus ir sveikatos apribojimai.

Ką daryti, jei naujame biure nėra kur laikyti sunkvežimio?

Tai didelė problema Vokietijos miestuose centre. Reikia gauti leidimą iš savivaldybės arba policijos uždaryti eismo juostą. Tai užtrunka. Jei nieko neprirengėte, vairuotojas gali priverstai iškrauti netoliese esančioje aikštelėje, ir tada tu turėsi vežti tą dėžę per 500 metrų rankomis. Patikrink iš anksto!

Ar reikia tikrinti daiktus pažeidimams iš karto?

Būtina. Nepasirašyk pristatymo aktų, kol nepatikrinai, ar viskas sveika. Jei dėžė sutrypta, parašyk „pažeista“ akte. Vėliau nebegalės reikalauti kompensacijos draudimo kompanijoje, jei pasirašai, kad viskas gerai. Vokiškos draudimo kompanijos yra labai griežtos dėl taisyklių.

Kas nutinka su pakavimo medžiagomis po to?

Įprastai jas išvežiame atgal, jei sutarta. Jei ne, jos lieka tau. Vokietijoje griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės, todėl negali tiesiog mesti visko į bendrą konteinerį. Reikės tai susirūpinti, kitaip gauti baudą iš namų savininkų.

O dėl to vokiško „Ordnung“ – ar jie labai griežti?

Taip, ypač dėl triukšmo ir purvo. Negalima krauti dėžių 6 valandą ryto gyvenamajame name, kuriame yra biuras. Galiu užtikrinti, kad kaimynai iškviest policiją greičiau nei spėsi išnešti pirmą stalą. Gerbkite vietos taisykles, jei nenorite problemų.

Kaip elgtis, jei kelią užtrunka ilgiau nei planuota?

Susisiekk su mumis. Mes stebime GPS, bet geriau, kad klientas irgi žino. Jei įvyko avarija ar uraganas, mes pranešame. Nesijaudink, dažniausiai vėluojame ne dėl mūsų kaltės, o dėl eismo įvykių Vokietijos autostradose. Ten dažnai būna „Baustelle“ – statybos vietos, kur sukelia didžiulius spūstis.

Ar galite suremontuoti baldus vietoje?

Taip, jei mūsų komanda tai išmontavo. Jei atvyksta tik vairuotojas, jis gali tik padėti dėžes. Jei reikia surinkti sudėtingas sistemas, reikia užsakyti montuotojus. Tai papildoma paslauga, kurią reikia aptarti dar Lietuvoje, kad žinotume, kokių žmonių siųsti.

Kas daryti, jei pasimeta daiktų?

Tai retai nutinka, bet jei nutinka – skambink iš karto. Mes turime draudimą. Reikės užpildyti prašymą, pateikti sąskaitas prarastam turtui. Negali sakyti „dingo auksinis lūpų dažas“, jei jo nebuvo sąraše. Dokumentai viską lemia. Be to, užsakymo procesas biurų perkraustymui į Vokietiją visada turi baigtis inventoriaus patikrinimu.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Nors mums būna 20 metų patirties be didelių avarijų, bet kelyje viskas įmanoma. Pasirašinėjant sutartį, pasidomėk, kokia draudimo suma. Pigu draudimas reiškia, kad gausi tik 10 eurų už sutryptą dėžę, o turtas vertas tūkstančių.

Galutinės mintys ir išvados

Na, štai ir viskas. Kaip matote, nėra jokios kosminės mokslo srities. Svarbiausia yra sąžiningumas, gerai parengti dokumentai ir kruopštus pakavimas. Jei pasirūpinsite šiais dalykais iš anksto, užsakymo procesas biurų perkraustymui į Vokietiją praeis lyg ir niekur nedėjote. O jei bandysite daryti visą „ant kelių“ paskutinę dieną, garantuoju, kad bus nervai ir prarasti pinigai. Gerai susitarkite su vykdančiaja kompanija, pasitikrinkite du kartus, ar vairuotojas galės priartėti prie durų, ir viskas bus gerai.