Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai: vadovas iš vidaus

Dirbu jau virš dvidešimties metų tarptautinių pervežimų srityje, ir galiu pasakyti viena: biuro perkraustymas niekada nesueina taip lygiai, kaip piešia PowerPointe. Vokiečiai yra žinomi savo tikslumu, bet kai ten reikia nuvežti visą jūsų įmonės turinį, įsitrūksta ir jų, ir mūsų nervai. Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai apima ne tik tai, kaip padėti kompiuterius į dėžes, bet ir milžonišką kiekį smulkmenų, apie kurias paprastai nė nesuvokiate, kol vairuotojas nestovi prie durų ir nekalba apie baudas. Štai realus vaizdas to, kas laukia, ir kaip tai išgyventi su mažiau pasėlių.

Kaip viskas prasideda: planavimas ir pasiūlymai

Kada geriausia pradėti galvoti apie perkraustymą?

Nekantrauju, bet pradėkime nuo labiausiai painios dalies – laiko. Žmonės visada skambina per vėlai. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai prieš mėnesį, o dar geriau – šešias savaites. Vokietija yra didelė, o vietos, ypač Miunchene ar Berlyne, gali būti užimtos savaitėmis į priekį. Jei laukiate paskutinės minutės, gali tekti mokėti už skubos paslaugas, kurios kainuoja kaip nupirkti naują sunkvežimį. Planuokite iš anksto, išsiaiškinkite datas, ir vairuotojai jums padės (arba bent jau nešuks ant galvos).

Kaip suskaičiuojama kaina už pervežimą?

Nieko tokio kaip „fiksuota kaina visiems“ nėra, nors kai kas bandys įtikinti priešingai. Kaina priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo (ar važiuojame į Hamburką ar kažkur giliau į Bavariją) ir prieigos prie objekto. Kartais klientas sako: „aš turiu tik tris stalus“, o atvykstate, o ten pilnas sandėlys failų spintų. Todėl tiksli kaina susidaro tik po to, kai matome, ką reikia vežti. Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai pareikalauja apžiūros, kitaip bus nuobodi staigmena abiem pusėms.

Ar tikrai reikia, kad kas nors atvyktų į apžiūrą?

Galbūt ne, jei jums perkraustyti tiesiog du kėdes ir stalą. Tačiau didesniam biurui apžiūra privaloma. Galite nusiųsti nuotraukas ar vaizdo įrašus „WhatsApp“, bet tai visada yra žaidimas. Anksčiau vienas klientas nusiuntė nuotraukas beveik tuščio kabineto, o pasirodė, kad visa technika buvo kitame kambaryje, kurio užmiršo nufotografuoti. Tieškogiai apžiūra leidžia įvertinti, ar reikės specialių keltuvų, ar įlips į liftą ir kiek laiko tai užtruks. Geriau užtrukti valandą dabar, nei gyventi košmarą vėliau.

Ar galima gauti įvertinimą be to, kad einat pas mane?

Žinoma, dažnai darome tai nuotoliniu būdu, jei klientas toks linkęs. Bet tada turi būti labai sąžiningas. Jei pasakysit, kad turite 10 Europalletės krovinių, o padėsite 15, vairuotojas tiesiog atsisakys krauti arba paprašys papildomų pinigų vietoje. Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai remiasi pasitikėjimu. Nenukrečiau jūsų, jei tik galėčiau padaryti viską taip, kad būtų aišku iš karto. Taigi, jei negalite parodyti – išmatuokite viską kas kartą.

Kokius duomenis reikia pateikti dėl geresnės kainos?

Būtina tiksliai nurodyti, iš kur ir kur keliaujame. Adresai Vokietijoje gali būti keisti – viename gatvės gale gali būti „Environmental zone“ (aplinkosaugos zona), kur negali važiuoti senas sunkvežimis. Be to, reikia žinoti, ar yra liftas, ar reikės nešti per laiptus (tai brangu), ir ar yra kur pastatyti mašiną be kadangi tai trukdytų eismui. Šios detalės lemia galutinę sumą labiau nei degalų kaina.

Dokumentai, muitinė ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia turėti kelyje?

Pagrindinis dalykas – krovininio sąrašas (packing list). Jis turi būti tikslus, kitaip gali būti problemų muitinėje (nors mus ir ES viduje, vokiečiai tikriną labai griežtai, jei atrodo įtartai). Be to, reikės CMR draudimo, kuris yra privalomas kiekviename tarptautiniame reise. Jei vežate techniką, būtina serialinių numerių sąraša. Vieną kartą vairuotojas pamiršo sąrašą, ir teko jam stovėti pasienyje valandas, kol išsiuntėme skenuotą kopiją.

Ar reikia deklaruoti prekes vykstant į Vokietiją?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, formalios muitinės procedūros (deklaravimas) nėra būtinos, jei tai ne ypač brangūs daiktai arba reglamentuojami produktai (pavyzdžiui, alkoholis dideliais kiekiais). Tačiau (tai yra svarbu) jei vežate naują įrangą, kuri nebuvo nusenusinta, vokiečių kontrolė gali tai laikyti prekybos operacija ir reikalauti PVM mokėjimo. Geriau būti sąžiningu ir užtikrinti, kad viskas turi atitinkamus dokumentus, jei tai ne tik biuro inventorius, o prekė.

Kas dėl GRT dokumento (Gewerbeabfall)?

Tai yra vienas dalykas, apie kurį dažnai užmirštama, bet Vokietijoje jis svarbus. Jei vežate biuro šiukšles ar senus baldus, kurie bus išmesti Vokietijoje, reikia specialaus leidimo. Negalima tiesiog užmesti visko į pirmą konteinerį gatvėje. Vokiečiai labai griežtai stebi atliekų tvarkymą, todėl reikia iš anksto susitarti dėl šiukšlių ivežimo į legalią statybių atliekų aikštelę. Kitu atveju gresia didelės baudos, kurias teks mokėti klientui.

Ar reikia mokėti kažkokius mokesčius Vokietijoje?

Tiesioginis kelių mokesčio (Maut) mokėjimas įeina į mūsų sąskaitą, tačiau yra vietų, pvz., kai įvažiuojate į miesto centrą su lenktynių sunkvežimiu, kur gali būti mokesčiai už įvažiavimą. Taip pat, jei reikia statyti kelio ženklus ar uždaryti eismo juostą iškrovimui, tai kainuoja pinigus vietos savivaldybei. Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai apima ir šias „paslėptas“ išlaidas, kurias reikia aptarti anksčiau.

Kas nutinka, jei dingsta kokio nors dokumento kopija?

Nieko baisaus, jei turime elektronines kopijas. Dabar viską darome per „Smart“ sistemas, tačiau seni vairuotojai mėgsta popierius. Jei dingsta originalas CMR, tai problemos, bet dažniausiai pakanka pakartutinio išsiuntimo. Viena sykį klientas padovanojo vairuotojui dokumentus, šis juos padėt ant priekinės sėdynės ir iškrito pro langą (tiesiog atidarė vėdinimą). Teko viską restauruoti – tai tik nervai, ne pinigai.

Pakavimas, dėžės ir keisti dalykai

Ar geriau pakuoja patys specialistai ar savo darbuotojai?

Mano patirtis sako, kad geriau, kai mes darome. Mūsų žmonės žino, kaip uždėti knygą į dėžę, kad ji neprasidarytų posūkio metu (vadinamasis „sprogimas“). Klientų darbuotojai dažnai uždės per daug sunkių daiktų į vieną dėžę, ji plyšta, ir viskas nukrenta. Jei norite sutaupyti ir pakuoja patys – ok, bet tada nebeklauskite, kodėl monitorius sulūžo.

Kaip elgtis su pačiais svarbiausiais daiktais – serveriais?

Serveriai ir jautri technika yra atskira istorija. Negalima juos tiesiog įmesti į dėžę su putomis. Reikia išjungti, pažymėti laidus, o dar geriau – pakviesti IT specialistą, kuris juos išmontuoja ir paruošia. Viena firma taip padarė – išjungė serverį, ne išmontavo, o pervežimo metu vibracija sukėlė disko strigimą. Buvo liūdna. Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai turi įtraukti IT įmonės planus.

Ar galima vežti augalus į Vokietiją?

Galima, bet yra rizika. Vokiečių fitosanitarinė kontrolė gali uždrausti įvežti augalus su žeme, jei įtaria ligas ar kenkėjus. Paprastai biuro kaktusai ar paprastos gėlės praeina, bet jei turite didelę palmę su daug žemės – gali būti nustatyta. Geriau pasikalbėti su sodo specialistu prieš kelionę. Žinau atvejį, kai vienam vadovui atėmė mėgstamą fikusą pasienyje, nes buvo per daug drėgnas.

Kas su tais visais „mažais daiktais“?

Pietų lazdelės, spalvotos priekabos, asmeniniai daiktai stalinių stalčiuose – tai yra košmaras. Viskas turi būti surinkta į dėžes. Jei paliksite rankinukus ant kėdės, jos dings. Vienas klientas taip paliko piniginę su 500 eurų stalčiuje, laukė, kad mes ją rapsime. Nerasime (arba rasime tik po to, kai vairuotojas išvažiuos). Susirūpinkite smulkmenomis patys.

Ar reikia pirkti specialias dėžes?

Rekomenduoju „Barrel“ (dėžės su dangčiais ir ratukais) – jos patogios, nes jos sukasi. Tačiau jei biuras didelis, pigiau nusipirkti paprastas kartonines dėžes. svarbiausia, kad jos būtų tvirtos. Nenaudokite senų, drėgnų dėžių iš parduotuvės po bulvių – jos sugrūva po pirmųjų šimtų metrų.

Ką daryti su rizikingais daiktais (pvz., alkoholis)?

Jei biure turite „barą“ ar atsargas vakarėliams, juos reikia deklaruoti. Dideli kiekiai alkoholio gali būti traktuojami kaip prekybinė prekė, o ne asmeninis naudojimas, ir tai gali sukelti rūpestį muitinės (arba policijos) kontroliu. Geriau juos pervežti atskirai, asmeniniu automobiliu, kad nekeltų abejonių.

Kelionės ir vairuotojai: kas laukia kelyje?

Kiek trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso nuo to, kur važiuojame. į Berlyną ar Hamburgą nuvažiuojame per 12–14 valandų (su poilsiais), o į Miuncheną gali užtrukti ir iki 18 valandų. Reikia atsiminti, kad vairuotojai turi griežtas poilsio taisykles – tachografas nieko neleidžia suklastoti. Jie negali tiesiog „nutempti“ naktį be sustojimo, todėl atvykimas gali būti pavėluotas ne dėl jų kaltės, o dėl įstatymų.

Ar vairuotojai moka angliškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai „trukdo/beriberi“ lygmeniu, pakanka kad suprastų „kairėn“, „dešinėn“ ar „liftas“. Vokiškai kalba nedaugelis, tik tie, kurie dažnai važinėja ten. Todėl labai svarbu, kad vietoje būtų jūsų atstovas, kuris moka kalbą. Niekada nenusileiskite nuo to, kad vairuotojas turi susitvarkyti pats, jei jis nesupranta instrukcijų vietine kalba.

Kas daroma, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime pagalbos tarnybą visoje Europoje. Jei lūžta važiuoklė arba variklis, skambiname techninei pagalbai. Klientui tai reiškia vėlavimą, dažniausiai dieną ar dvi. Negalima nieko padaryti – tai mechanika. Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai turi numatyti ir šį „plan B“, kadangi technika yra technika.

Ar vairuotojas gali pats nuspręsti, kur statyti mašiną?

Jis gali pasiūlyti, bet jis nežino vietos. Vokiečių miestuose yra daug „no stopping“ zonų. Jei vairuotojas pastatys mašiną ne ten, gaus baudą (nuo 30 iki 100 eurų), kurią paprašys sumokėti klientą, nes tai ne jo kaltė, kad nėra legalios vietos. Geriau jums iš anksto išsirinkti vietą ir padėti ženkllius (jei reikia).

Ką daryti, jei užsidaro švediška durų sistema?

Žinoma, tai pasitaiko. Vairuotojai turi daugybę raktų, bet kartais senos biurų durys Vokietijoje būna uždarytos su kodais, kurių niekas nežino. Būna, kad reikia skambinti meistrui arba laužti spyną (su savininko leidimu). Vieną kartą teko laukti pusę dienos, kol atvyko žmogus su kodu, nes buvo penktadienis ir visi išvyko.

Atvykimas, iškrovimas ir galutinis finišas

Kas vyksta atvykus į vietą?

Pirmiausia tikriname, ar viskas tvarkoje – ar nėra trūkių dėžėse, ar niekas nebuvo pažeista kelyje. Tada pradedame krauti. Jei planuojate statyti baldus, tai darome po to, kai viskas yra patalpoje. Svarbu, kad patalpa būtų paruošta – švarus grindims, nėra trukdžių.

Kas dėl baldų surinkimo?

Mes surandame tai, kas išardyta. Tačiau turi būti instrukcijos. Seni vokiški stalai turi savo specifiką, ir jei prarasite varžtą, gali būti problema. Nusipirkite „knygą“ su varžtais (paprastai parduodama statybiniuose centruose), kad nebūtų panikos, kai trūksta vieno mažo elementą.

Ar reikia patikrinti dėžes iš karto?

Būtina. Negalima pasirašyti dokumentų, kol nepatikrinote. Vienas klientas pasirašė, kad viskas gerai, o po savaitės skambino, kad dėžėje su serveriais nėra. Pasirodė, kad ji liko senoje biuro patalpoje. Ką mes galime padaryti po to, kai dokumentas pasirašytas? Nieko. Tikrinkite viską vietoje.

Ką daryti, jei naujieji darbuotojai trukdo?

Tai dažna problema. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jei ten dirba jaunimas arba tiesiog smalsūs žmonės, jie stovi ir žiūri. Tai lėtina darbą. Geriau juos prašyti išeiti arba atskirti zoną. Mums reikia erdvės, o ne žiūrovų.

Kaip apmokėjimas vyksta paprastai?

Dauguma mūsų dirba taip: 50% sumos iš anksto, likę 50% po atvykimo, kai viskas padaryta. Galima ir su sąskaita-faktūra (pavedimu), bet tada reikia ilgesnio laiko. Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai pasibaigia tik tuomet, kai abiem pusėms gera nuotaika.

Ką daryti, jei pažeistas kažkas brangaus?

Mes turime draudimą, bet jis nebegalinis. Reikia iš karto pranešti vairuotojui ir užfiksuuoti pažeidimą (nuotrauka). Tada mes pateikiame pretenziją draudimo kompanijai. Jei pažeidimas nedidelis, dažnai sutvarkome patys, kad nereikėtų gaišti laiko su popieriais.

Ar galite padėti su vietos sandėliu, jei biuras dar nebaigtas?

Taip, galime padėti Krovinį laikinai patalpinti sandėlyje Vokietijoje. Tai papildomai kainuoja, bet dažnai būna, kad remonto darbai užtrunka ilgiau. Nera gerai krauti baldų į kambarį, kur dar dažoma sienos – viskas bus dulkių.

Ar galite išvežti senus baldus iš Vokietijos atgal?

Galime, bet klausimas – kodėl? Išvežti šiukšles atgal į Lietuvą brangu (degalai ir laikas). Geriau juos išmesti Vokietijoje, kaip jau minėjau su tinkamu leidimu. Nenaudingų daiktų vežimas per pusę Europos nėra logiška.

Kas nutinka su vėliavomis ar reklamomis ant pastato?

Jos nėra mūsų problema. Jei jūsų vokiškas biuras turi didelę reklamą ant fasado, kur reikia nuimti prieš įvežant krovinius, tai turi padaryti vietos remonto komanda, ne mūsų vairuotojas su kranu.

Ar reikia duoti arbatos/pieno vairuotojui?

Nebūtina, bet labai padeda. Vairuotojas yra žmogus, jis pavargęs po 1000 km. Jei duodate kavos ar leidžiate pailsėti, jis dirbs greičiau ir geriau. Tai nedidelis dalykas, kuris keičia nuotaiką.

Kaip elgtis, jei vokiečiai kaimynai skunda dėl triukšmo?

Reikia kalbėti su jais mandagiai. Mes stengiamės dirbti tyliai, bet sunkvežimis visada būna garsus. Jei yra draudimas dirbti tam tikromis valandomis (pvz., sekmadieniais), mes tai gerbame. Geriau pradėti anksčiau ryte nei dirbti naktį.

Ar vairuotojas gali palikti šiukšlių maišus po savęs?

Niekada. Mes vežame savo šiukšles su savimi (jei jų yra iš pakavimo medžiagos). Vokietijoje švara šventa, ir jei paliksime dėžę gatvėje, gausite skundą ir mums bus gėda. Mes viską išsivežame.

Ką daryti, jei pasirodo, kad naujose patalpose netilps visa įranga?

Tai įvyksta dažniau, nei manote. Matuokite patalpas prieš tai. Vienas klientas nupirko didžiulę stalo grupę, o įranga netilpo į angą. Teko išardyti sieną (ne mums, o statybininkams). Užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai turi apimti ir matmens patikrinimą.

Kas dėl asmeninių daiktų vadovų?

Juos reikia pažymėti kaip „VIP“ ir nekrauti su bendru kroviniu. Geriau, jei vadovas pasiima brangiausius daiktus (nešiojamus kompiuterius, dokumentus) su savimi į lengvąjį automobilį. Taip saugiau.

Ar reikia rašyti atskirą aktą dėl įrenginių išjungimo?

Jei turite sudėtingas įrangas (pvz., medicininę ar gamybinę), taip. Jei tik paprastus kompiuterius – ne. Bet gerai, kai IT žmogus yra pasiruošęs juos įjungti vietoje.

Kaip tvarkoma grąžinamoji medžiaga (dėžės, palėpės)?

Mes susirenkame visas tuščias dėžes ir išvežame jas atgal. Jei jums jos reikalingos dar, galime palikti, bet paprastai tai nenaudinga. Gera praktika – viską išsyk surūšiuoti.

Kas, jei aš pamiršau paimti raktus nuo seno biuro?

Tai jūsų problema, ne mūsų. Mes negalime laukti valandas, kol jūs važiuojate ieškoti raktų, todėl reikia turėti atsarginę kopiją pas kam nors. Viena sykį teko mums uždaryti durys ant spynos iš vidaus ir palikti raktą pašto dėžutėje.

Ar galite suorganizuoti perkraustymą šeštadienį?

Galime, bet tai kainuos brangiau. Vokiškai tarifai poilsio dienomis yra aukštesni, ir mūsų vairuotojui reikia mokėti viršvalandžius. Jei tai būtina – gerai, bet papildomai sumokėsite už komfortą.

Išvada

Apibendrinant, užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją visapusiškai nėra tikrai taip paprastas, kaip atrodo iš pradžių. Reikia daug planavimo, kantrybės ir gerų partnerių. Nėra tobulo reiso be jokių problemų, bet jei pasiruošiate, viskas gali būti gan glotnu. Pagrindas – nebraukite paskutinę minutę ir gerbkitės vairuotojus, jie duoda jums daugiau, nei galvojote.