Užsakymo procesas aiškus ir patogus Vokietijos kryptimi: kaip iš tikrųjų veikia logistika

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – teorija visada atrodo graži, o realybė mūsų darbe dažnai suka galvą. Viskas prasideda nuo to, kad klientas nori, kad užsakymo procesas būtų aiškus ir patogus Vokietijos kryptimi, tačiau kai prisideda žmogiškasis faktorius, oro sąlygos ar paprasta nekantrumumas, viskas gali virsti chaosu. Esu matęs viską – nuo idealiai suorganizuotų konvojų iki tų atvejų, kai vairuotojas tiesiog dingdavo su kroviniu neprašytas pertraukai. Čia ne apie tuos gražius brošiūrų paveikslėlius, o apie tai, kaip iš tiesų užtikrinti, kad jūsų prekės pasiektų Hamburgą ar Miuncheną laiku. Svarbiausia yra suprasti, kad šią kryptį lemia ne tik atstumas, bet ir griežti vokiečių reikalavimai bei mūsų, lietuvių, pervežėjų gebėjimas prisitaikyti prie jų ritmo. Tad, jei norite išvengti nereikalingų nervų, geriau viską sužinoti iš karto.

Kaip pradėti ir ką tiksliai reikia?

Kaip teisingai pateikti užsakymą, kad nebūtų nesusipratimų?

Viskas prasideda nuo paprasto kvietimo ar laiško, bet čia dažniausiai ir įvyksta pirmoji klaida. Negali tiesiog parašyti „vežkite kažką į Vokietiją“ ir tikėtis stebuklo. Mums reikalingi duomenys: tiksli svoris, matmenys ir adresas, nes Vokietijoje viena gatvė gali būti miesto centre, o kita – pramoniniame rajone, kur sunkvežimis tiesiog neprisivažiuos. Kartais klientai siunčia nuotraukas be matmenų, o tai priverčia mane spėlioti, o spėjimai mūsų darbe kaista kraują. Jei užsakymo procesas turi būti aiškus ir patogus Vokietijos kryptimi, pradžia nuo jūsų priklauso daugiau, nei įsivaizduojate – kuo tiksliau info, tuo greitesnis ir pigesnis atsakymas iš mūsų pusės.

Kokius dokumentus būtina parengti iš karto?

Sąrašas trumpas, bet reikalavimai griežti. Mums reikės komercinės sutarties (jei tokia yra), prekių sąrašo (pakuolės) ir, žinoma, tikslios gavėjo kontaktų informacijos. Be gero vokiško ar angliško kontakto vardu ir pavardės, tenka laukti valandas pašto dėžėtėje arba bandyti įsiskverbti pro apsaugą, kas visada užtrunka. Kartais pamirštama paminėti, ar prekės yra pavojingos (ADR), o tai gali viską sugriauti paskutinę minutę. Geriau vieną kartą paklausti ir papildomai užpildyti lapelį, nei vėliau aiškintis su muitine arba policija kelio viduryje.

Ar galima užsakyti vežimą be tikslios datos?

Taip, galima, tai vadiname „užsakytais vietomis“ arba partijinių vežimų laukimu, bet čia reikia kantrybės. Mes surandame mašą, kai susirenka pakankamai krovinių vienam maršrutui, bet tada negali garantuoti, kad prekės išvyks rytoj. Vokietijos kryptis yra intensyvi, todėl tokių siuntų dažniausiai sulaukiama per 2-3 dienas, tačiau aš visada įspėju – jei skubate, geriau mokėti už pilną sunkvežimį. Niekas nenori būti tas, kuris skambina ir klausia, kur jo krovinys, o ten tik girdimas triukšmas fone ir vairuotojo, kuris dar tik kažką krauna, atsakas.

Kiek laiko trunka kainos sudarymas?

Įprastai tai trunka nuo 15 minučių iki valandos, priklausomai nuo to, kiek aš turiu skambinti savo vairuotojams. Ne visada aš turiu laisvų mašinų Vilniuje ar Kaune, kartais reikia pasiūlyti juos iš Klaipėdos ar net Šiaulių. Jei klausiate apie brangų krovinių pervežimą arba neįprastus dydžius, gali prailgėti, nes tenka derėtis su keliais subrangeriais. Vengiu standartinių atsakymų tipo „priklauso“, stengiuosi duoti konkretų skaičių, bet kartais tenka pasakyti – „duok man 20 minučių, susiskaičiuosiu degalus ir mokesčius už greitkelius Vokietijoje“.

Pinigai, kainos ir mokėjimai

Nuo ko priklauso kaina?

Pirma ir pagrindinė – degalų kaina, kuri šokinėja kaip supratęs ožys. Antra – tai Vokietijos greitkelių mokesčiai (MAUT), kurie yra vieni brangiausių Europoje. Taip pat įeina vairuotojo darbo užmokestis ir, žinoma, mūsų marža, be kurios mes negalėtume egzistuoti. Jei krovini reikia pakrauti su „žiabrais“ (krautuvas), tai taip pat papildomai kainuoja. Kartais klientai stebisi, kodėl kaina pakilo per savaitę, o aš tiesiog rodau degalų sąskaitas – niekas čia neprisidėjo, tiesiog rinka pasuko kitu link.

Ar reikia mokėti iš karto?

Dirbant su naujais klientais, beveik visada prašome avanso arba pilnos sumos prieš išvykstant. Ne, tai ne todėl, kad nenorime pasitikėti, bet per tiek metų esu matęs per daug atvejų, kai krovinys atvyksta, o įmonės paskyros užšaldomos arba kontaktų nebeįmanoma susirasti. Ilgalaikiai partneriai gali mokėti su sąskaita-faktūra per 14 ar net 30 dienų, tai jau normalus verslo etiketas. Užsakymo procesas aiškus ir patogus Vokietijos kryptimi tampa toks tik tada, kai abiejų pusčių piniginiai klausimai išspręsti dar prieš pakrovą.

Kokios mokėjimo priemonės priimamos?

Standartiškai tai banko pavedimas, tačiau jei reikia skubiai išlaisvinti krovinį (pavyzdžiui, vairuotojas įstrigo sandėlyje be išankstinio apmokėjimo), priimame ir korteles arba per Payserą, nors tenka pridėti nedidelį procentą dėl banko mokesčių. Grynaisiais pinigais vengiame, nes ne visada patogu jų gabenti per sienas su didelėmis sumomis. Vokietijoje mokėjimas grynaisiais už krovinius jau seniai yra retumas, viskas vyksta elektroniniu būdu.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei vežate reguliariai, pvz., kas savaitę po mašyną į tą patį sandėlį Dortmunde, tai naturally, kaina taps mažesnė. Stengiamosi išlaikyti lojalius klientus, todėl galime sutarti fiksuotą tarifą ilgesniam laikotarpiui. Tačiau vienkartiniam vežimui, ypatingai jei jis į sudėtingą vietovę (kalnuoti Bavarijos rajonai), nuolaidos duoti negaliu – ir taip dirbame beveik be pelno. Čia tiesiog verslo logika, o ne noras ką nors atimti.

Kas dėl papildomų mokesčių, kurių nepaneigiau?

Čia visada yra delicatiška tema. Jei vairuotojas laukia prie krovinio ilgiau nei 2 valandas (nemokamai), tada pradedami skaičiuoti stovėjimo valandas. Taip pat, jei gavėjas Vokietijoje reikalauja iškrovinti tam tikru būdu, pavyzdžiui, atskirti prekes į dėžutes, tai gali kainuoti papildomai. Stengiuos visada apie tai pasakyti iš karto, bet kartais pats sužinau tik iš vairuotojo vėlai vakare. Tada tenka skambinti ir aiškintis, o tai niekam neduoda malonumo.

Kelionės eiga ir vairuotojai

Kaip sekti savo krovinių kelią?

Turime GPS sekimo sistemas, kurios rodo mašinos vietą realiu laiku, tačiau netikėkite, kad tai veikia kaip filmuose – tikslumas iki metro. Kartais signalas dingna tarp kalnų arba vairuotojas tiesiog užmiršta įjungti terminalą. Geriausias būdas – tiesiog paskambinti man arba vairuotojui, jei jis nėra už vairo. Aš asmeniškai nemėgstu, kai klientai skambina kas valandą ir klausia „kur jis?“ – vairuotojas važiuoja, kur jis gali būti? Vokietijos kelyje A2 dažnai stovi spūstys, todėl mašina gali stovėti vienoje vietoje valandas.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Ne visada, ir tai yra viena didžiausių baimių. Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, o su vokiečiais susitarta dažnai padeda rankų kalba ir paprasti žodžiai. Tačiau dideliuose sandėliuose, pvz., „Amazon“ centruose, viskas vyksta automatizuotai, ten kalbos nereikia – tik duoti kortelę. Jei įvyksta nesklandumų mažuose privačiuose sandėliuose, tuomet skambinu aš kaip tarpininkas ir verčiu problemą. Tai užtikrina, kad užsakymo procesas būtų aiškus ir patogus Vokietijos kryptimi net ir su kalbos barjeru.

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Tada skambina techninė pagalba, ir jei dėl to vėluojame, mes pranešame jums. Kartais galime perkrauti krovinį į kitą mašyną, jei gedimas esminis, bet tai brangu ir ilga procedūra. Vieną kartą mums teko laukti 12 valandų autostradoje, kol atvyko mechanikas, o klientas buvo labai nusivylęs. Ką darysi – technika yra technika, ji sensta, o naujus sunkvežimius ne visiems iš karto įsigyti.

Ar vairuotojai gali naktimis važiuoti?

Taip, jei turi atitinkamus leidimus ir laikosi poilsio režimo (tachografas). Bet Vokietijoje naktiniais važiavimą riboja tam tikros vietovės ir sekmadieniai. Kartais vairuotojas nori pavėluoti, kad pristatytų ryte, nes naktį sandėlys uždarytas. Čia reikia suprasti, kad jis ne tinginėja, o tiesiog laukia, kad atsivarytų vartai. Mums patogiau, kai viskas vyksta darbo laiku, tačiau logistika – tai ne 8 iki 17 darbas.

Ar saugu keliauti su lietuviškomis firmomis?

Tikrai taip, mes turime gerais reputaciją, nors žinau, kad yra ir „juodųjų avinų“, kurie važinėja be draudimo ar su senais techninėmis apžiūrėjimo lapais. Dirbu su patikimais žmonėmis, kuriuos pažįstu dešimtmetį. Jei pasirinksite pigiausią pasiūlymą rinkoje, rizikuojate gauti tokią mašyną, kuri gali sugesti arba net neprivažiuoti. Kokybė visada kainuoja, o saugumas – tai pirmasis dalykas, apie kurį kalbu su savo komanda.

Ar galiu nurodyti, kad vairuotojas nebegėdėtų?

Galite nurodyti pageidavimus, pvz., kad vairuotojas būtų beveikantis arba nekalbėtų per daug, bet už jo elgesį 100% atsakingumo neprisiimu. Žmonės yra skirtingi, vieni šypsosi, kiti rūkina po nosį, kai kažkas negerai. Jei elgesys visiškai nepriimtinas, prašome pranešti, ir toliau dirbsime su kitu vairuotoju. Tiesa sakant, dauguma jų tiesiog nori įvykdyti užduotį ir grįžti namo, todėl konfliktų pasitaiko retai.

Vokietijos specifika ir problemos

Kodėl Vokietija laikoma sunkia kryptimi?

Dėl griežtumo. Jei pažadėjote pristatyti 8:00 ryto, o atvykstate 8:15, gali būti, kad jums nebeįleis į tą dieną. Ten laikas yra pinigas ir tvarka. Be to, kelių sankryžos ir ribojimai (Umweltzone) miestuose sukelia galvos skausmą, jei mašyna neturi atitinkamos žalios kortelės. Esu matęs, kaip mūsų vairuotojas gaudė 500 eurų baudą už tai, kad užvažiavo į „žaliąją zoną“ be leidimo. Tai brangus pamokas.

Ar sunku rasti adresą Vokietijoje?

Navigacijos dabar geros, bet kai kuriai vietovei reikalingas specialus kodas arba papildomas adresas, nes GPS rodo tik apskritai vietą. Vokietijos kaimai dažnai turi ilgi pavadinimus ir panašius namų numerius, todėl viena raidė gali nukreipti į kitą kaimą. Viską apsunkina tai, kad dauguma vokiškų adresų rašomi be gatvės pavadinimo sąsajos su miestu, todėl reikia labai tiksliai nuskaityti dokumentus.

Kaip elgtis su paletų keitimu (Exchange pallets)?

Tai nuolatinis šaltinis konfliktų. Mes atvežame prekes ant Europaletų ir tikimasi gauti tiek pat paletų atgal. Kartais vokiečių sandėlininkai sako, kad neturi paletų, arba jos blogos būklės. Tada prasideda diskusijos – ar imti blogas, ar rašyti aktą. Užsakymo procesas aiškus ir patogus Vokietijos kryptimi šiuo atveju suirgsta, jei iš kado nesutariate, kas atsakingas už paletų grąžinimą. Aš visada rekomenduoju daryti paletų sąskaitas, kad vėliau nebebūtų skambinama be reikalo.

Ar dažnai pasitaiko sugadintų krovinių atvejų?

Per 20 metų pasitaiko, bet ne taip dažnai kaip galvoja. Dažniausiai tai įvyksta dėl blogo užfiksavimo – pavyzdžiui, jei vairuotojas užkrauna per mažai ir krovinys užsilenka. Vokietijoje keliai lygūs, tačiau posūkiai gali būti aštrūs. Jei gabenate brangų krovinių, visada siūlau draudimą (Cargo insurance). Be jo, jei kas nutinka, kaltės aiškinimas gali trukti mėnesius.

Kas dėl muitinės, jei prekės ne iš ES?

Vokietija yra ES, todėl jei prekės keliauja iš Lietuvos (ES į ES), muitinės net nėra. Tačiau jei prekės ateina iš Kinijos ar JAV ir tiesiog tranzituoja per Vokietiją arba yra custom cleared Vokietijos sandėlyje, tai reikia TIDL dokumentų. Čia aš nėra didelis ekspertas (čia reikia kalbėti su brokeriu), bet galiu padėti susisiekti su žmonėmis, kurie tai išmano. Būna, kad klientai pamiršta paminėti, kad prekės ne iš ES, ir tada mes stovime prie sienos su nebaigtais dokumentais.

Ar galiu pristatyti į privatų namą Vokietijoje?

Galima, bet tai sudėtinga. Sunkvežimis negali važiuoti į kiekvieną kiemą, yra svorio apribojimai vietiniuose keliuose. Dažniausiai reikia iškrauti ant pakrautuvo arba mažesnės mašynos paskutiniame kilometre. Jei tik perkate baldus iš eBay ir norite atvežti į namus, pasiruoškite, kad tai kainuos brangiau nei į verslo centrą, nes laikas eina.

Ar sekmadieniais Vokietijoje viskas uždaryta?

Beveik viskas. Vairuotojai negali važiuoti sekmadieniais (išskyrus kai kuriuos išimtinius atvejus su leidimais), o sandėliai tikrai uždaryti. Jei jūsų krovinys atvykta šeštadienį vakare, jis stovės iki pirmadienio ryto. Tai reikia įvertinti planuodamas laiką, nereikia rėkti į vairuotoją, kad jis „nedirba“. Jis tiesiog negali pagal įstatymus.

Ką daryti, jei gavėjas atsisako priimti prekę?

Tai baisiausia situacija. Tuomet reikia ieškoti, kur laikyti tą prekę, nes vairuotojas negali važiuoti toliau su ja. Mums tenka išsinuomoti sandėlį Vokietijoje, o tai kainuoja pinigus, kurius paskui reikia pretenzijų tvarka susigrąžinti iš užsakovo. Todėl visada patikrinkite, ar jūsų partneris tikrai laukia siuntos. Kartą nutiko, kad vokiečių įmonė bankrotavo, o mes su kroviniu likome kieme... (tai buvo siaubingai, teko daug važinėti).

Svarbiausi dalykai, kuriuos reikia žinoti

Kodėl verta rinktis mane, o ne didžiąsias brokerines firmas?

Nes pas mane galite paskambinti ir kalbėti su žmogumi, kuris žino kiekvieną vairuotojo vardą, o ne su roboto operatoriumi. Didelės firmos dažnai perka paslaugas iš mažųjų kaip mano, todėl kaina tik didesnė. Aš žinau, kurioje degalinėje geriau pailsėti ir kurioje kelio atkarpoje dažnai stovi policija. Užsakymo procesas aiškus ir patogus Vokietijos kryptimi mano akimis reiškia asmeninį dėmesį ir galimybę išspręsti problemą akimis į akis.

Ar galiu atšaukti užsakymą?

Galite, bet tik tuo atveju, jei mes dar neįsipareigojome vairuotojui ir nepradėjome formuoti krovinio. Jei mašina jau važiuoja pas jus, atšaukimas reiškia, kad turite sumokėti visą kainą ar bent jau dalį, kad padengtume išlaidas. Čia nėra jokių abejonių – laikas yra resursas. Geriau apgalvokite du kartus prieš skambinant.

Kaip elgtis su pretenzijomis?

Jei kažkas sugedo ar pasišalino, rašykite į elektroninį paštą su nuotraukomis ir pažeidimo aprašymu per 24 valandas. Vėliau draudimo kompanijos gali atmesti pretenziją. Aš pats turiu nuotraukas iš pakrovimo ir iškrovimo momento, todėl galime tiksliai nustatyti, kur įvyko nedarbas. Nereikia šauktis į telefoną, rašymas palieka pėdsakus ir padeda greičiau išspręsti situaciją.

Ar pervežate ir keleivius?

Ne, mes tik kroviniai. Keleiviams reikia kitos licencijos ir visai kitokios mašinos. Kartu klauso, ar galima nuvežti ką nors „be dokumentų“ – ne, taip negali būti. Mums svarbu reputacija, o ne greitas pinigas už pažeidimus.

Kokias prekes dažniausiai vežate į Vokietiją?

Viską – nuo medienos ir metalo laužo iki maisto produktų ir elektronikos. Vokietija mums didžiausias prekybos partneris, todėl srautas intensyvus abiem kryptimis. Jei turite ką nors nestandartinio, pvz., didelę statybinę konstrukciją, visada galime pasiūlyti sprendimą, nors reikės daugiau laiko planavimui.

Ar tikrai užsakymo procesas aiškus ir patogus Vokietijos kryptimi?

Galiu drąsiai pasakyti – taip, jei abiejų pusių yra sąžiningumas ir supratimas. Aš stengiuos padaryti viską, kad jums būtų lengva, bet ir aš tikiuosi, kad jums nebus gaila už mano darbą atlyginti. Logistika – tai komandinis darbas, ir be jūsų tikslaus duomenų aš negaliu stebuklo padaryti. Tad tiesiog paskambinkite, išgirskime vienas kitą ir sutarkime detales. Sėkmės kelyje!

Išvada

Galiausiai, viskas suvokiama paprasčiau, nei atrodo iš pradžių. Nors aš čia daug rašiau apie galimas bėdas, esu tikras, kad tiksliai suplanavus ir pasitikint savo pervežėju, užsakymo procesas aiškus ir patogus Vokietijos kryptimi tampa kasdienybe. Svarbiausia yra ne bijoti klausti ir būti sąžiningu apie savo lūkesčius. Dirbu jau beveik du dešimtmečius ir matau, kad geriausi klientai yra tie, kurie su manimi tiesiog kalbasi kaip su partneriu, o ne kaip su tarnu. Tad jei reikia vežti į Vokietiją – žinote, kur mane rasti.