Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją: realybė be reklamos

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską. Pradedant nuo tų laikų, kai faksus buvo vienintelis būdas kažką patvirtinti, baigiant šiandieniniais "skaitmeniniais sprendimais", kurie vis tiek lūžta pačiu netinkamiausiu metu. Klientai dažnai galvoja, kad užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją yra kaip paspausti mygtuką "pirkti" internetinėje parduotuvėje – paspaudei ir gavai. Deja, logistika veikia kaip senas "Volkswagenas": variklis gali būti gerai, bet ratas visada nukrenta, kai tau reikia važiuoti į svarbų susitikimą. Čia nėra apie idealus procesus, o apie tai, kaip iš tiesų susitvarkyti su dokumentais, vairuotojų nuotaikomis ir vokišku tikslumu, kuris kartais sukelia norą plaukti galva sienoje. Štai kaip tai atrodo iš mano, jau apnašinto, biuro stalo.

Pradiniai žingsniai ir dokumentų chaosas

Kaip pradėti, jei aš visiškai nieko nesuprantu apie siuntą?

Nesijaudinkite, dauguma klientų taip pat nesupranta, ir tai normalu. Pirmiausia, jums reikia tiksliai žinoti, ką siunčiate. Ne tiesiog "stalą", o "medinį stalą, 50 kg, 1x1 metro dydžio". Be šių duomenų užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją neprasidės, nes aš negaliu pasakyti vairuotojui, kad jis veža "kažką". Jis tiesiog neįsileis. Parašykite man žinutę ar el. paštą, nurodydami prekių sąrašą, svorį ir matmenis. Jei neturite matmenų, spėjame – geriau spėti blogai, nei nieko.

Ar būtina turėti komercinę sutartį iš karto?

Jei siunčiate vieną dėžę su dovanomis senelei Miunchene, sutartis nereikalinga. Tačiau jei tai reguliarūs siuntiniai prekybai, be sutarties mes neveiksime. Paskutiniu metu buvau toje situacijoje, kai klientas norėjo siųsti penkias paletes be sutarties, o vėliau nepavyko išsiimti mokėjimo. Dabar esu griežtesnis. Tačiau pirmajam kartui galime susitarti ir be popierių, tiesiog pasirašydami paprastą užsakymo formą el. paštu. Tai užtikrina abiejų pusių saugumą.

Kiek laiko užtrunka sąskaitos išrašymas?

Turėtų trukti penkias minutes, bet kartais užtrunka ir valandą. Dirbu vienas, šalia telefonas skamba, vairuotojas verčia spaudžiasti degalus, o kompiuteris lūžta. Paprastai gaunate sąskaitą per 30 minučių nuo užklausos gavimo, jei aš ne kelyje į Rygą ar Varšuvą. Jei pavėluju – nedžiūkite, reiškia, kažkas dega. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją dažnai priklauso nuo to, kiek mano kavinės puodelis yra šaltas.

Kas daryti, jei nežinau tikslios prekės kategorijos?

Parašykite "įvairios prekės" arba "buitinė technika", jei nežinote. Bet tada gali kilti problemų su muitine. Vokietija labai mėgsta kategorijas. Jei parašysite "daiktai", gali tekti mokėti didesnę verytą. Geriau pasižiūrėkite internete arba paskambinkite gamintojui. Aš vieną kartą taip padariau – parašiau "dalys", o pasirodė tai buvo pavojingos chemikos. Buvo šiūdinėt su vokiečiais prie sienos.

Ar galima pakeisti siuntos adresą jau patvirtinus užsakymą?

Galima, bet tai kainuoja nervus ir pinigus. Jei vairuotojas jau pakrautas ir važiuoja link Berlyno, o jūs nusprendžiate, kad reikia važiuoti į Hamburgą, tai problema. Reikės perskaičiuoti maršrutą, gali būti pabrangimas. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją numato, kad adresas turi būti fiksuotas prieš išvykstant. Bet gyvenimas – ne popierius, jei kas nutinka, skambinkite iš karto, bandysime kažką padaryti.

Kokius dokumentus reikia pridėti prie siuntos?

Būtinai reikia prekių sąrašo (picking list) ir, jei tai prekyba, sąskaitos-faktūros. Be šių dokumentų nei vairuotojas neišvažiuos, nei muitinėleis pro perėją. Vokietijos muitinė yra viena griežčiausių, jie turi sistemą, kur viskas tikrinama automatiškai. Jei trūksta numerio, sistema met klaidą, ir stovėsite valandas.

Kaip sužinoti, ar viskas tvarkingai su pakuotėmis?

Jei siunčiate šlamštą be dėžių, mes nepriimsame. Kiekviena prekė turi būti užpakuota, kad nenukristų kelyje. Vokietijos keliai, nors ir geri, bet turi savo grybų. Vairuotojas sustoja, stabdo, ir jei jūsų vazone stovi tikrai taip "kaip buvo", tai paskui bus trūkiniai. Pakuotės turi būti tvirtos, pažymėtos.

Kainodaros ir mokėjimų nuosavybės

Kokia vidutinė kaina už siuntą iki Vokietijos?

Klausimas "kiek kainuoja" yra toks pat populiarus kaip "kaip gyvenate". Kaina priklauso nuo svorio, maršruto ir degalų kainos. Šiandien gali būti 300 eurų, rytoj – 350. Vidutiniškai maža siunta (iki 500 kg) kainuoja apie 150-200 eurų, priklausomai nuo to, ar tai yra vakarų, ar rytų Vokietija. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją visada prasideda nuo kainos sutarimo, kad vėliau būtų malonu abiem pusėms.

Kodėl kaina pasikeitė per vieną naktį?

Nes degalai brango, arba buvo didelis prašymų skaičius. Mes nesame labai didelė kompanija, kuri gali sugrybti nuostolius, todėl kaina yra dinamiška. Kartais aš pats nustebiu, ką mano vadovas pasako apie kainas ryte. Bet tokia logistika – jei norite garantuotos vietos, reikia užsakyti iš anksto.

Ar galima atsiskaityti gavėjui Vokietijoje?

Taip, tai vadinama "mokėjimas gavėjui" (COD). Bet tai kainuoja papildomai, nes vairuotojas turi gauti pinigus grynaisiais arba kortele, o tai laiko švaistymas. Be to, jei gavėjas atsisako priimti prekę arba jo nėra namuose, vairuotojas važiuoja atgal su kroviniu, o kas tada mums? Reikės mokėti grįžtamąjį kelią.

Ką daryti, jei sąskaita atrodo per didelė?

Patikrinkite, ar nėra pridėtas "priedas prie kuro" arba "priedas už priežiūrą". Kartais klientai pamiršta, kad paprašė pristatyti į ketvirtą aukštą be lifto. Aš vieną kartą taip buvau – klientas šaukėsi, kodėl brangu, o paaiškėjo, kad reikėjo nešti 50 kg per 50 metrų be kelio. Tada kaina atrodo visai logiška.

Ar imate užsakymo mokestį (reservation fee)?

Įprastai ne, jei kalbame apie įprastas siuntas. Bet jei tai yra didelis projektinis krovinių pervežimas arba reikia specialios technikos (pvz., autokrano), taip, imamas avansas. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją tokiais atvejais reikalauja pinigų užtikrinimo, kad mes nevažiuotume tuščiomis.

Kada būtina apmokėti sąskaitą?

Standartiškai – prieš išvykstant. Galima apmokėti ir gavėjui pristačius, bet tada mes imame papildomą procentą už riziką. Geriau padaryti pavedimą iš karto gavęs dokumentus. Taip jūsų užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją bus užbaigta greičiau, ir vairuotojas bus ramus.

Ar galima mokėti eurais, ar tik litais (jei jie dar būtų)?

Žinoma, tik eurais. Mes jau nebe toje ekonomikoje. Mokėjimas grynaisiais ofise taip pat priimamas, bet nerekomenduoju – sunku sekti. Pavedimas yra geriausia ir gryniausia forma. Vokietijoje viskas vyksta eurais, todėl nėra jokių kursų skirtumų.

Ar taikoma nuolaida nuolatiniams klientams?

Taip, jei siunčiate kas savaitę po dideles partijas, susitarsime. Esu žmogus, ne robotas, ir verti lojalumą. Bet jei siunčiate vieną kartą per metus dėžę su bateliais, nuolaidos nebus – tai tiesiog neapsimoka. Logistika – tai maržos verslas, čia nėra kur daugiau nuolaidų daryti.

Vokietijos specifika ir muitinės subtilybės

Ką reiškia "TOLL" Vokietijoje ir kodėl jis gąsdina?

"Toll" – tai vokiška muitinė ir kelių policija, kuri kontroliuoja krovinius. Jei jūsų vairuotojas bus sustabdytas ir dokumentai bus blogi, gausite didelę baudą. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją turi būti tokia, kad "TOLL" neturėtų ką prikišti. Todėl visada tikriname EUR.1 arba EX1 dokumentus.

Ar sunku praeiti vokiškąją muitinę?

Jei dokumentai tvarkingi – tai lengviau nei nusipirkti duoną parduotuvėje. Jei ne – tai košmaras. Vokietijos pareigūnai labai preciziški. Jiems neįdomi jūsų istorija, jiems įdomi statistika. Vieną kartą teko laukti 6 valandas, nes vienos prekės kodas buvo parašytas neteisingai viena skaitmenimi. Nuo tada aš pats viską tikrinu po tris kartus.

Kas yra EUR.1 dokumentas ir ar jis visada reikalingas?

Tai dokumentas, leidžiantis taikyti muitų lengvatas tarp ES šalių (arba trečiosioms šalims, kurios turi susitarimus). Jei siunčiate prekes į Vokietiją iš Lietuvos, ir abi šalys yra ES, tai dažniausiai nereikia, nebent prekės yra iš trečiosios šalies. Čia aš dažnai painiojuosi (geriau pasiklauskite buhalterio), bet paprastai prekybai ES viduje pakanka sąskaitos-faktūros.

Kaip elgtis, jei trūksta prekių kodų (HS Code)?

Bėda. Be prekių kodų muitinė neleis įvežti. Jums reikia juos surasti arba pasiklaustyti muitinės konsultanto. Aš galiu pagalbėti su paprastais daiktais, bet jei tai sudėtingas cheminis agregatas, aš jausiuosi kaip meška medžioje. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją sustoja be šių kodų.

Ar galiu siųsti maisto produktus?

Galima, bet labai sudėtinga. Reikia sveikatos pažymų, specialių leidimų. Jei tai yra dėžė pyragaičių močiutei, galima pamėginti kaip asmeninį siuntinį, bet jei tai prekyba – tai daug dokumentų. Vokietijos higiena standartai yra aukštesni nei mūsų, todėl jie tikrina labai atidžiai.

Ką daryti, jei prekės sugadinta pervežimo metu?

Reikia sukurti defektų aktą (protokolą) vietoje, greta vairuotojo. Jei vairuotojas išvažiuoja be parašo, teismas (ar draudikas) pasakys, kad prekės buvo geros. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją turi apimti ir draudimo klausimą. Visada įtraukiam draudimą į kainą, tai pigiau nei rūpintis vėliau.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Ne visada. Angliškai daug kas supranta, ypač jaunesni pareigūnai. Bet jei tai specifiniai techniniai dokumentai arba pavojingos prekės, verčiau turėti vertimą. Vieną kartą vokiškai parašiau "Stuhl" (kėdė), o klientas siuntė "Stuhl" (medicininis stendas) – buvo neskamba, bet atsitiko nesusipratimas. Geriau būti tikriems.

Vairuotojai, vėlavimai ir problemų sprendimas

Ką daryti, jei vairuotojas neatsiliepia į telefoną?

Tai klasika. Vairuotojai dažnai važiuoja kur kas neleidžiama, arba tiesiog miegoja. Pabandykite paskambinti man, aš turiu kitą numerį. Jei ir aš neatsiliepiu, reiškia, esu susirūpinęs kažkuo kitu. Bet dažniausiai vairuotojas tiesiog negirdi, nes variklis dirba. Būkite kantrūs, jis pasirodys po valandos ar dviejų.

Ar vairuotojas padės pakrauti ar iškrauti?

Priklauso nuo to, ką susitarėme. Jei užsakėte "kraunamą-iškraunamą" krovinių pervežimą, taip, jis padės (su vairuotojo padėjėju). Jei tai tik nuvežimas (krovinys paruoštas), vairuotojas tik priims dokumentus. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją turi aiškiai nurodyti, kas kas daro. Neneškite vairuotojo ant pečių, jei jis nekalba lietuviškai ir nežino, kur dėti dėžę.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda ties Berlynu?

Tuomet laukiate. Mes siunčiame pagalbą arba techninę pagalbą iš artimiausios šalies. Tai gali užtrukti valandą, o gali ir pusę dienos. Vokietijoje techninė pagalba brangi, bet greita. Negaliu nieko padaryti, jei variklis užsidega – aš esu biure, ne po kabliais. Tokios situacijos retos, bet įvyksta.

Kaip sekti, kur yra mano siunta?

Jei turite NR (numerį), galite sekti mūsų svetainėje. Bet kartais sistemos neatnaujinamos realiu laiku, todėl geriau tiesiog parašykite man. Aš parašysiu vairuotojui per "Viber" arba "WhatsApp" – jis atsakys greičiau nei sistema atsinaujins. Technologijos yra gerai, bet žmogus visada geriau žino, kur jis valgo piestus.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Kadangi jos jūsų krovinius užkrauna su kitų penkių klientų krovinais ir važiuoja ratu per visą Europą tris savaites. Arba joms nėra draudimo. Arba joms dirba "šešėliniai" vairuotojai. Aš nekalbu apie konkurentus, bet jei kaina 40% žemesnė, čia kažką kvaila. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją turi būti skaidri, o ne kaip lošimas kazino.

Ar galiu atšaukti užsakymą prieš pat išvykimą?

Galima, bet jei vairuotojas jau atvyko pas jus į sandėlį, turėsite sumokėti už išvažiavimą (tuščią važiavimą). Tai logiška – jis degino degalus ir laiką. Jei vairuotojas dar nepakelių, atšaukimas nemokamas. Praneškite kuo anksčiau, aš spėsiu jį sustabdyti.

Kaip elgtis, jei gavėjas Vokietijoje atsisako priimti prekę?

Tai blogiausias scenarijus. Vokietijos sandėliai yra griežti – jei prekė nesutarta, ji nepatenka viduj. Vairuotojas stovi kieme, laukia instrukcijų. Reikia arba gražinti atgal (brangu), arba rasti kitą sandėlį (jei toks yra). Visada patikrinkite, ar jūsų partneris tikrai laukia siuntos, prieš mes išvažiuojame.

Ar saugu siųsti brangius daiktus?

Su draudimu – taip. Be draudimo – visiškai ne. Nors Vokietija saugi kraštas, vagystės įvyksta, ypač poilsio vietose. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją apima ir rizikos vertinimą. Jei siunčiate 50 tūkstančių vertės įrangą, mes pasiūlysime apsaugotą transportą arba palydovą.

Ar vairuotojas kalba lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai ir rusiškai, su vokiškia būna įvairiai – kai kas supranta pagrindinius žodžius ("Ausfahrt", "Stau"). Jei reikia sudėtingo bendravimo su gavėju, geriau, kad gavėjas kalbtų angliškai arba mes būtume tarpininkai. Nereikia tikėtis, kad vairuotojas aptars verslo sutartį vokiškai.

Ką daryti, jei siunta atėjo su vėlavimu?

Jei vėlavimas dėl techninių priežasčių ar eismo įvykių, labai atsiprašome, bet to išvengti negalėjome. Jei vėlavome dėl to, kad aš pamiršau perduoti užsakymą (tai nutinka retai, bet nutinka), tai gausite nuolaidą kitam kartui. Sąžiningumas – geriausia politika.

Kaip padaryti, kad viskas vyktų sklandžiai kitą kartą?

Būkite konkretūs, pateikite tikslus duomenis ir atsakykite į žinutes. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją tampa paprasta, kai abi pusės kalba ta pačia kalba – ne lietuvių ar vokiečių, o logistikos. Suprantate, ką aš turiu omenyje? Tiesiog duokite man duomenis laiku, ir aš padarysiu, kad tą krovinią būtų matyti tik akimirką.

Išvados

Visas šitas procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol nesusipažįstate su jo niuansais. Užsakymo patvirtinimo eiga siunčiant daiktus į Vokietiją nėra rocket science, ji reikalauja tik dėmesio, kantrybės ir gero ryšio. Esu matęs daugybę siuntų, kurios pasiekį tikslą be jokios problemos, tik todėl, kad klientai laikėsi tų paprastų taisyklių, kuriuos čia bandžiau papasakoti. Dirbu su žmonėmis, ne su sistemomis, todėl visada galime susitarti. Sėkmės jūsų siuntoms ir tikimės, kad jos keliaus saugiai, o vairuotojai niekada nepraleis pietų pertraukos ties jūsų sandėliu.