Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link: kas vyksta iš tikrųjų

Dirbu jau beveik dvi dešimtis metų šioje srityje, ir visada stebiuosi, kaip klientai įsivaizduoja, kad viskas vyksta kaip pasakojime – lyg paspaustum mygtuką ir krovinys jau nuskrieja. Tiesą sakant, kai kalbame apie užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link, dažniausiai tai yra nuolatinis gaisrų gesinimas, telefonų rinkimas ir vairuotojų kalbėjimas į ausis. Vokietija – tai rinka, kur viskas turi būti tiksliai, bet taip pat ir tenka elgtis su neprognozuojamomis situacijomis kelyje, kurios gali sugriauti net geriausius planus. Štai kaip tai atrodo iš mano, pasenusio logistikos, akies.

Pradžia: dokumentai ir biurokratinis chaosas

Kiek laiko tikrai reikia laukti patvirtinimo?

Tai vienas dažniausiai klausiamų klausimų ir atsakymas čia niekada nesąlyginis. Paprastai stengiamės patvirtinti užsakymą per 24 valandas, bet kartais tą pačią dieną, jei pasisekia susisiekti su pervežėju, kuris nebūtinai arti telefono. Prisimenu vieną atveją, kai reikėjo skubiai vežti dalis į Štutgartą, o pervežėjas atsakė tik po dviem dienomis, nes kažkur buvo užstrigęs sienoj. Taigi, užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link gali užtrukti ilgiau, jei mes nekalbame apie standartinius maršrutus. Geriau nedelskite ir kreipkitės kuo anksčiau, o ne tada, kai prekės jau stovi sandėlyje ir laukia.

Kokius dokumentus aš turiu pateikti iš karto?

Būtų gerai, jei turėtumėte komercinę sąskaitą (invoice), pakavimo sąrašą (packing list) ir, žinoma, eksporto deklaraciją, jei to reikia. Be šių dokumentų mes nepradėsime jokio proceso, nes vokiški muitininkai (arba tiesiog logistikos partneriai) be jų nejudės iš vietos. Kartais klientai siunčia tik nuotrauką prekių, o tai mums nepadeda, nes reikia tikslios svorio ir matmenų informacijos. Jei dokumentuose bus klaidų, tai vėliau gali kainuoti brangiai, todėl patikrinkite visus duomenis du kartus prieš mums siunčiant.

Ar galima pakeisti krovinio vietą jau patvirtinus užsakymą?

Techniškai – taip, bet tai yra galvos skausmas ir dažniausiai kainuo papildomai. Vokietijoje maršrutai planuojami labai griežtai, ir jei vairuotojas jau važiuoja į Miuncheną, o jūs nusprendžiate, kad reikia važiuoti į Hamburgą, tai reikalauja visiško plano keitimo. Buvo atvejų, kai pervežėjai tiesiog atsisakydavo vežti, reikalaudami didelių kompensacijų už nukrypimą. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link yra procesas, kurį geriau nekeisti paskutiniame etape, nebent jūs esate pasirengę sumokėti už vairuotojo laiką ir degalus.

Kodėl klausiate apie prekių svorį taip smulkiai?

Nes sunkvežimis turi ašies apkrovos limitus, kurie Vokietijoje yra labai griežtai kontroliuojami. Jei pasakysite, kad svoris yra 10 tonų, o iš tikrųjų bus 12, vairuotojas gali būti sustabdytas ir baudžiamas tiesiog kelio viduryje. Mums reikia tikslios informacijos, ne tik dėl kainos, bet ir dėl to, kad rasti tinkamą transportą. Kartais klientai net nežino, kiek sveria jų prekės ant paletės, o tai sukuria didelių problemų pakrovimo metu.

Kas nutinka, jei vairuotojas nepasirodo nurodytu laiku?

Vokietijoje laikas yra pinigai, bet kartais vairuotojai tiesiog užstringa. Gali būti eilės į Lenkijos-Vokietijos pasienio punktą (nors jų daug mažiau, bet vis dar būna) arba techninė gedulo situacija. Mes visada stengiamės informuoti jus iš anksto, bet kartais patys sužinome tik paskutiniu momentu. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link apima ir šį rizikos valdymą, todėl visuomet turkite planą B, jei prekės atvyks vėliau.

Vokietijos specifika ir kelio taisyklės

Ar tikrai reikia griežtai laikytis vairuotojų poilsio laikų?

Absoliučiai taip, ir čia nėra jokios diskusijos. Vokiškai policija naudoja specialias sistemas, kurios fiksuoja vairuotojo veiklą, ir baudos už pažeidimus yra astronominės. Negalima "nupirkti" vairuotojo, kad jų niekada nemiega. Tai reiškia, kad jei kelionė trunka ilgiau nei leidžiama, vairuotojas privalo sustoti ir ilsėtis, kas atidėlioja pristatymą. Suprantu, kad jums skubama, bet mes negalime leisti, kad mūsų partneriai gautų baudų.

Kas yra šie "Wochenendfahrverbot" ir kodėl man rūpi?

Tai vokiškas pavadinimas važiavimo draudimui sekmadieniais ir švenčiadieniais. Vokietijoje sunkvežimiai, viršijantys 7,5 tonas, negali važiuoti tam tikromis valandomis (paprastai nuo sekmadienio 22:00 iki šeštadienio 22:00). Tai labai svarbu žinoti planuojant užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link, nes jei vairuotojas pavėluos, jis gali būti priverstas stovėti iki pirmadienio rytą. Tai vienas dažniausių nesusipratimų tarp naujų eksportuotojų.

Ką daryti su "Umweltzone" ženklais?

Tai ekologinės zonos, kurios yra beveik kiekviename didesniame Vokietijos mieste. Sunkvežimis turi turėti specialią žaliąją lentelę (Umweltplakette), jei nori važiuoti į miesto centrą. Be jos – bauda ir draudimas važiuoti toliau. Mes visada tikriname, ar vairuotojas turi šią lentelę, bet jei jūsų paskirties vieta yra giliau miesto centre, tai reikia numatyti iš anksto.

Kiek realiai trunka važiavimas iki Berlyno ar Hamburgo?

Dependuoja nuo to, kur startuojame, bet vidutiniškai tai nuo 18 iki 24 valandų važiavimo, įskaitant poilsio pertraukas. Negalima manyti, kad nuo Kauno iki Berlyno nuvažiuosite per 10 valandų – tai fiziškai neįmanoma legaliai. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link turi atsižvelgti į šį realų laiką, o ne į tai, ką rodo "Google Maps" be sustojimų.

Ar labai brangu vairuoti per Vokietiją?

Vokiški keliai ir mokesčiai (Maut) yra vieni brangiausių Europoje. Degalų kainos taip pat aukštos, todėl ir pervežimo kainos čia atitinkamai didesnės negu, tarkime, važiuojant į Latviją ar Lenkiją. Negalima lyginti kainų su Rytų kryptimis, nes čia viskas kitaip – standartai, keliai ir mokesčiai.

Pinigai ir nepatogios kainos klausimai

Kodėl kaina pasikeitė praėjus savaitei?

Kuro kaina nenustoja kilti arba kristi, be to, rinkos situacija keičiasi kasdien. Jei jums buvo pasiūlyta kaina prieš mėnesį, ji gali nebėra aktuali. Dar vienas dalykas – laisvų mašinų trūkumas. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link priklauso nuo to, kiek mašinų šiuo metu yra rinkoje. Jei visi važiuoja į kitą pusę, mes turime mokėti daugiau, kad pritrauktume vairuotoją.

Ar kaina įeina iškrovimas Vokietijos sandėlyje?

Paprastai ne, nebent tai yra susitarta iš anksto ir įtraukta į sutartį. Dauguma Vokietijos sandėlių turi savo iškrovimo kainų lentelių, kurios gali būti gana aukštos, ypač jei reikia specialios technikos. Vienas kartą klientas nustėro, kad už dvi paletes teko mokėti 150 eurų iškrovimo, nes nebuvo susitarę. Visada klauskite apie tai.

Kas yra "Stand-by" mokestis?

Tai mokestis, kurį moka klientas, jei vairuotojas turi laukti prie iškrovimo vietos ilgiau nei numatyta (paprastai 2 valandos). Vokietijoje sandėliai dirba griežta tvarka, ir jei jūsų atstovas vėluoja pateikti dokumentus, vairuotojas laukia ir laikmatis bėga. Tai gana brangu pramoga, todėl derkite laiką su gavėju.

Ar galima mokėti už pervežimą po pristatymo?

Daugelis pervežėjų dabar reikalauja išankstinio mokėjimo (advance payment), ypač jei dirbate su jais pirmą kartą. Rizika, kad gavėjas Vokietijoje nemokės arba atidels mokėjimus, yra didelė, todėl pervežėjai apsisaugo. Esu matęs atvejų, kai geri klientai likdavo be transporto, nes atsisakė mokėti iš anksto.

Kodėl jums reikalingas advance mokestis tiek greitai?

Kadangi mes taip pat turime sumokėti pervežėjui, kad jis išvyktų. Mes ne esame bankas, kuris gali skirti paskolas. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link sustoja, jei nėra pinigų pervedime. Vokiški pervežėjai yra labai disciplinuoti pinigų klausimais.

Problemos, gedimai ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei vairuotojas "dingsta" ir neatsiliepia?

Tai vienas blogiausių scenarijų, bet jis nutinka. Vairuotojas gali patekti į avariją, susigadinti telefoną arba tiesiog užmigti ir negirdėti. Tada prasideda detektyvas – bandoma rasti ekipažą per kitus vairuotojus arba GPS. Kartais tai trunka valandas, o kartas dieną. (nors dažniausiai tiesiog blogas ryšio tinklas).

Ar dažnai sugenda sunkvežimiai kelyje?

Daug dažniau, nei norėtumėt. Senamiestyje arba tiesiog dėl blogo priežiūros. Buvo atvejis, kai vairuotojas degalų baką pramušė ir viskas teko pervesti į kitą mašiną. Tai atidėlioja pristatymą mažiausiai parai. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link turi numatyti ir šias technines avarijas, nors jų tiksliai numatyti neįmanoma.

Kas, jei sandėlis Vokietijoje uždarytas, kai atvažiuoja vairuotojas?

Tai klasika. Vokietijoje darbo laikas yra šventas. Jei vairuotojas atvyksta 17:01, o sandėlis dirba iki 17:00, jis nebus priimtas. Vokietijos link planuojant logistiką, būtina tiksliai žinoti gavėjo darbo laiką, taisykles apie pietų pertraukas (kurios gali trukti valandą) ir šventes. Negalima remtis tik tuo, kad "kažkas galės likti ir priimti".

Ar buvote patyręs krovinių vagysčių?

Taip, deja, yra tokių atvejų, ypač stovint neapsaugotuose aikštelėse prieš pat sieną arba mažesniuose sandėliuose. Vokietijoje nusikaltimų lygis gali būti įvairus, bet brangios prekės visada traukia plėšikus. Visada rekomenduoju apdrausti krovinius (nors kai kurie klientai noria sutaupyti draudimo ir vėliau gailisi).

Kaip elgtis su nepatenkintu vokišku klientu, jei prekės atvyko pažeistos?

Pirmiausia – nepanikuoti. Reikia padaryti nuotraukas vietoje, surašyti protokolą (CMR pažeidimų aktą) ir nedelsiant pranešti draudimo kompanijai. Vokiečiai gali būti griežti, bet jei viskas padaryta pagal taisykles, problemos sprendžiamos. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link neapsauga nuo fizinių pažeidimų, tik pagalbos juos išspręsti.

Planavimas ir strateginiai klausimai

Kokia geriausia savaitės diena siųsti krovinius?

Paprastai antradienis arba trečiadienis. Pirmadienis yra chaotiškas – dauguma dokumentų renkami paskutinę minutį penktadienį, o vairuotojai tik pradeda savaitę. Penktadienis rizikuotas dėl savaitgalio draudimų. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link geriausia vykdyti vidur savaitės, kad išvengtumėt stresų abiejose pusėse.

Ar tinkama pakuotė (dežė) taip svarbu?

Labai svarbu. Jei dėžė yra plona, o viduje sunkios detalės, ji tiesiog susilaužo kelyje, kai vairuotojas užlips į "šluotą" (speed bump). Vokiečiai labai kritiškai vertina pakavimą. Jei prekė atvyks sugadinta dėl blogo pakavimo, jie neatsisakyys priimti, o mums teks spręsti išlaidas.

Kodėl negalima įkrauti pavojingų krovinių be pažymėjimo?

Nes tai yra nelegalu ir pavojinga visiems. ADR krovinius gali vežti tik specialiai paruošti vairuotojai ir mašinos. Jei bandysite paslėpti, kad vežate degalus ar chemikalus, ir įvyks avarija, kalėsite ne tik jūs, bet ir aš. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link šiuo atveju reikalauja visiško atvirumo.

Ar galima sujungti kelias siuntas į vieną (grupinis pervežimas)?

Taip, tai yra pigiau, bet lėčiau. Mes surinkime kelias siuntas iš skirtingų klientų ir vežame viena mašina. Problema ta, kad reikia laukti, kol mašina užsipilda. Jei jums skubu, geriau užsisakyti pilną mašiną (FTL), nors tai brangiau.

Kaip tiksliai galime sekti krovinius?

Mes dalinamis nuoroda į GPS sistemą, bet ne visada ji rodo 100% tikslų laiką. Kartais sistema sužino, kur vairuotojas yra, tik po kiek valandų, kai vairuotojas prisijungia prie interneto. Nereikėtų stebėti kiekvieną penkias minutes, tai tik sukelia nerimą.

Galutiniai patarimai ir išvados

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinis vežimo dokumentas-sutartis. Be jo joks legalus pervežimas nevyksta. Jame užrašomi prekės, jų kiekis ir būklė. Jei ką nors prarasite arba sugadinsite, šis lapelius yra pagrindas reikalavimui kompensacijai. Be CMR jūs neturite jokių įrodymų, kad perduotėte prekes pervežėjui.

Ar apdraudžiate krovinius automatiškai?

Taip, pervežėjai turi privalomą draudimą, bet jo suma dažnai būna ribota (pvz., 8,33 SDR/kg). Jei vežate brangias elektronikos ar aukso detalės, šios sumos gali nepakakti. Tada reikia papildomo draudimo. Dažnai klientai sužino tai tik pažeidus krovinius.

Kodėl taip ilgai dirbate šioje srityje, jei tiek daug problemų?

Klausimas retas. Gal todėl, kad visada įdomu spręsti šiuos galvosūkius. Nors kartais norisi mesti viską ir eiti dirbti į mišką, bet kai pavyksta sudėlioti sudėtingą mazgą ir klientas laimingas, tai duoda energijos. (Be to, jau per senas mokytis naujo).

Ar verta tikėti visiems pažadams apie "greitą pristatymą"?

Niekada. Jei kažkas pasako, kad pristatys per 12 valandų į Vokietiją be jokių problemų, tikriausiai meluoja arba nežino, ką kalba. Geriau tikėti realiu laiku ir pasiruošti nukrypimams. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link turi būti grindžiamas realybe, o ne svajonėmis.

Kokius patarimus duotum pradedančiam eksportuotojui?

Būkite sąžiningi dėl svorio ir dokumentų. Nedelskite su užsakymu. Ir kantrybės – Vokietija mumsoka už kokybę ir tikslumą, o ne už greitį pažeidžiant taisykles.

Ar ši sritis keičiasi pastaraisiais metais?

Labai. Vis daugiau elektroninių dokumentų, vis daugiau reikalavimų aplinkosaugai (naujos mašinos "Euro 6"). Darbuotojų trūkumas yra didžiulis problema – jauni žmonės nenori važiuoti, o seni jau eina į pensiją. Tai vis veikia kainas ir laiką.

Kaip sužinoti, ar mano krovinys saugus?

Pasitikėkite savo partneriu, bet ir patikrinkite jo reputaciją. Jei kaina per maža, tai greičiausiai kažkur bus taupyta – arba ant vairuotojo, arba ant techninės priežiūros.

Galų gale, ar verta visą šitą "cirką" kurti?

Absoliučiai taip, jei norite parduoti savo prekes vienoje didžiausių Europos rinkų. Vokietija nepamaldžia, bet sąžininga. Jei viskas padaryta teisingai, jūsų verslas auga. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link yra tąs raktas į šią rinką, nors ir su daug įrūžių ant jo.

Išvada

Visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol neįsivaizduojate, kiek judančių dalių čia yra. Nors aš kartais nusivylau savo sritimi, kai vėl kažkas sugenda arba dingsta, bet žinau, kad be mums ši prekyba sustotų. Užsakymo patvirtinimas ir logistikos planavimas Vokietijos link nėra tik dokumentų siuntimas, tai – rizikos valdymas ir partnerystė. Jei pasiruošęi realioms situacijoms ir neieilai piešiamoms diagramoms, viskas bus gerai. Sėkmės kelyje ir tiek, ir tikiuosi, jūsų prekės pasieks paskirties vietą be gedimų.