Užsakymo patvirtinimas ir krovinių išvykimas į Vokietiją: kaip tai vyksta iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir, žiūrėkite, kasdien gaunu šimtus klausimų apie tą pačią problemą. Žmonės mano, kad užsakymo patvirtinimas ir krovinių išvykimas į Vokietiją yra kaip paspausti mygtuką – pasakai ir automobilis jau važiuoja. Iš tikrųjų tai daug sudėtingesnė istorija, kurioje susiduria vairuotojų nuovargis, muitinės gudrybės ir klientų, kurie pamiršta parašyti paprastą numerį ant dėžės, nerimą. Esu matęs viską, pradedant nuo tą, kai vairuotojas užmigo ant vairo prieš pat Berlyną, ir baigiant situacijomis, kai krovinys dingdavo ne pačiame blogiausioje Hamburno rajone. Čia nėra jokių pasakų, tik gilaus rūkymo kvapas ir biurokratija, su kuria reikia kovoti kiekvieną dieną. Tiesiog noriu parodyti, kaip tai atrodo iš mano pusės, be jokių gražių paveikslėlių.

Bendri klausimai apie procesą

Kiek laiko trunka užsakymo patvirtinimas?

Viskas čia labai priklauso nuo to, kada paskambinote ir kur yra vairuotojas. Jei jis sėdi pietų metu kažkur prie Lenkijos sienos, gali praeiti valanda ar dvi, kol gausime atsakymą. Kartais atsit taip, kad vadybininkas užsiimęs, o vairuotojas neatsilieina į telefonus, tada laukimas prailgėja iki vakaro. Negaliu jums pasakyti tikslaus laiko, nes logistika – tai gyvas organizmas, kuris nuolat keičiasi pagal oro sąlygas ir eismo spūstis. Vienintelis dalykas, kurį garuantuoti, yra tas, kad mes stengsimės padaryti tai kuo greičiau, bet jeigu reikia garantijos, geriau pasirašykite sutartį su fiksuotu laiku.

Ar galima keisti išvykimo datą po patvirtinimo?

Keisti datas yra galima, bet tai kainuoja nervus ir dažnai pinigus. Vakar buvau situacijoje, kai klientas pašaukė ir sakė, kad reikia perkelti krovinį į kitą dieną, o vairuotojas jau buvo nuvažiavęs puskelio į paskirties vietą. Tokiu atveju turi mokėti už tuščią važiavimą arba laukti, kol vairuotojas atliks kitus darbus. Jei dar neturime priskirtos mašinos, pakeitimas yra paprastas, bet kai užsakymas patvirtintas, tai tampa sudėtinga. Geriau iš karto žinoti savo planus, kad mums nereikėtų vėliau šokinėti po galva.

Kas nutinka, jei vairuotojas vėluoja?

Vėlavimai yra mūsų kasdienybė, ypač kai kalbame apie tolimus maršrutus. Vairuotojas gali užstringti pasienio punkte, kur muitininkai tikrina kiekvieną spąstą, arba gali sugesti variklis kažkur tarp Kauno ir Varšuvos. Jei įvyksta vėlavimas, mes iš karto informuojame klientą, nors kartais būna, kad sužinome vėliau nei patys gavėjai. Vienas kartas vairuotojas užmigo poilsio vietoje ir praleido pradžios laiką dviem valandomis – buvo baisu skambinti klientui ir paaiškinti situaciją. Tiesiog reikia kantrybės, nes keliuose visada įvyksta netikėtų dalykų.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Turime sekimo sistemas, kurios robo mašinos vietą realiu laiku, tačiau jos ne visada veikia 100 procentų tiksliai. Kartais signalas dingna miestuose arba vairuotojas išjungia įrenginį, kad ilsėtųsi be trukdžių. Galiu paskambinti vairuotojui ir paklausti, bet jei jis važiuoja arba miega, gali neatsiliepti. Geriausia yra pasitikėti sistema, bet taip pat vertėtų turėti vairuotojo numerį tiesioginiam susisiekimui ekstremaliais atvejais. Tačiau nepamirškite, kad vairuotojams neleidžiama kalbėti telefonu vairuojant, todėl atsakymo gali tekti laukti.

Ar saugu duoti brangius daiktus?

Brangius daiktus visada vežame su papildomu draudimu ir ypatingu dėmesiu, tačiau rizika visada egzistuoja. Esu matęs, kaip įmonėms vogė elektroniką netgi apsaugotose aikštelėse Vokietijoje, todėl niekada negaliu pasakyti, kad yra 100 procentų saugu. Jei krovinys vertas tūkstančių eurų, reikia tai nurodyti iš karto, kad galėtume užtikrinti saugumo priemones. Kartais klientai slepia vertę, kad sumokėtų mažiau, o tada, kai įvyksta įvykis, gauna tik minimalią kompensaciją. Tai yra nepatogi tiesa, bet apie ją reikia žinoti.

Kokiu būdu patvirtinamas užsakymas?

Užsakymas paprastai patvirtinamas raštiškai el. paštu arba per specialią sistemą, kurią naudojame. Tada gausite dokumentą su visais duomenimis ir vairuotojo kontaktu. Kartais, kai labai skubama, galime tai padaryti telefonu, bet vėliau vis tiek reikia parašyti. Nerekomenduoju pasikliauti tik žodiniu sutartimu, nes jei kas nors nueina ne taip, nebus jokių įrodymų. Dokumentas yra jūsų apsauga ir mūsų garantija, kad krovinys bus išvežtas.

Ar reikia mokėti užsakymo mokestį iš karto?

Dauguma klientų moka po to, kai krovinys pasiekia paskirties vietą, tačiau esu patyręs, kai reikėjo avanso. Ypač jei vežate į tolimus rajonus arba jei tai didelis projektinis krovinius. Avansas padeda mums apmokėti vairuotojo išlaidas kelionės pradžioje, kad jis nebrašytų degalų. Jei dirbate su mumis pirmą kartą, gali būti, kad prašysime dalį sumos padengti iš karto. Tai ne pasitikėjimo trūkumas, o tiesiog saugumo priemonė.

Kas daroma, jei krovinys netelpa į mašiną?

Tai klasikinė problema, kai klientas sako, kad yra dvi paletės, o prieš pat išvykimą aiškėja, kad jų yra penkios arba jos yra per aukštos. Tada prasideda ieškojimai, nes reikia rasti kitą automobilį, o tai gali užtrukti. Vieną kartą teko skubiai keisti sunkvežimį prie pat paties pasienio, nes klientas nepateikė tikslų išmatavimų. Būkite tikslūs, kai nurodote krovinio dydį, kad mums nereikėtų vėliau spręsti šių problemų.

Dokumentai ir formalumai

Kokius dokumentus reikia pateikti?

Būtina pateikti prekių sandėliavimo lapą (invoice) ir transporto dokumentą, kuris nurodo, kas yra keliamame. Be šių dokumentų neišeisime nei iš Lietuvos, nei įvešime Vokietijos muitinės. Jei prekės yra reglamentuojamos, reikės sertifikatų ar leidimų, kuriuos reikia paruošti iš anksto. Viena kartą klientas pamiršo degalų sertifikatą ir mums teko laukti tris dienas, kol jį atsiuntė. Geriau viską patikrinti dar prieš tai, kai vairuotojas atvažiuoja pas jums pasiimti.

Ar reikalingas Ex1 dokumentas?

Ex1 – tai eksporto deklaracija, kuri reikalinga, jei prekės išvyksta iš ES teritorijos, nors Lietuva ir yra ES narė, bet kartais procedūros būna sudėtingesnės (tai ypač aktualu, jei prekės ateina iš trečiųjų šalių). Jei tik prekės keliauja į Vokietiją, dažniausiai užtenka paprasto CMR, tačiau visada geriau pasikonsultuoti. Nebūčiau tikras, kad šiuo metu visos taisyklės nepasikeitė, dėl to geriau patikrinti su savo buhalteriu. Mums dažnai klientai atsiunčia jau paruoštus dokumentus, ir mes juos tiesiog perduodame vairuotojui.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tarptautinė vežimo sąskaita-faktūra (kelių vežimo sutartis), kuri yra pagrindinis dokumentas visame kelyje. Jis patvirtina, kad vairuotojas perėmė krovinius ir yra atsakingas už juos iki pat pristatymo. Be šio dokumento niekas nieko nepristatys, nes jis reikalingas ir muitinei, ir gavėjui. Praradę CMR, vairuotojas gali likti su kroviniu rankose be jokios galimybės išsiųsti jį toliau. Todėl visada patikrinkite, ar duomenys tame dokumente yra teisingi.

Ar reikia draudimo poliso?

Draudimas yra įtrauktas į kainą pagal įstatymus, tačiau jo ribos dažnai būna nedidelės – apie 8-10 SDR vienetai už kilogramą. Jei vežate brangius daiktus, būtinai reikia papildomo draudimo. Kartais klientai many, kad viskas yra apdrausta automatiškai, tačiau tai didelė klaida. Aš visada primenu, kad verčiau sumokėti šiek tiek daugiau, nei vėliau gailėtis prarasto krovinio vertės. Polisas turi būti paruoštas iki išvykimo, o ne tada, kai mašina jau važiuoja.

Kaip tvarkomi muitinės reikalavimai Vokietijoje?

Vokietijos muitinė yra griežta ir labai technologiška, todėl visi duomenys turi būti tikslūs. Jei bus nukrypimų, gali tekti mokėti baudas arba laukti papildomų patikrinimų. Užsakymo patvirtinimas ir krovinių išvykimas į Vokietiją reikalauja, kad visa dokumentacija būtų tvarkinga dar prieš išvykstant. Esu matęs, kaip mašinas sulaikydavo savaitęi dėl blogai užpildytų laukų. Nerekomenduoju rizikuoti, geriau leiskite mums patikrinti dokumentus prieš išvykimą.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus?

Asmeninius daiktus vežti galima, tačiau tai turi būti nurodyta kaip "perkelimas" ir ne kaip prekinis krovinys. Jei būtų nurodyta neteisingai, gali kilti problemų su muitine, nes jie gali manyti, kad tai prekyba. Vienas klientas bandė vežti baldus ir nurodė kaip dovanas, o muitinė tai suabejojo. Būkite sąžiningi, kad išvengtumėte nereikalingų klausimų ir uždelstimo.

Kas daryti, jei dingsta dokumentai?

Jeigu dokumentai dingsta kelyje, reikia iš karto pranešti ir pradėti daryti kopijas. Tai ilgas ir varginantis procesas, kuris gali sustabdyti visą vežimą. Kartais vairuotojai praranda popierius degaline arba tiesiog juos pamiršta. Tuomet reikia rašyti pareiškimus policijai ir muitinei, kas užtrunka. Geriau visada turėti elektronines kopijas sau, kad galėtumėte greitai atsiųsti, jei įvyksta nelaime.

Kainos ir mokėjimai

Kiek kainuoja transportavimas į Miuncheną?

Kaina priklauso nuo svorio, tūrio ir to, kaip greitai reikia pristatyti. Paprastai keliauti į Miuncheną kainuoja nuo 400 iki 800 eurų už paletę, tačiau tai gali smarkiai keistis. Jeigu reikia specialios įrangos arba pristatymo su iškrovimu, kaina bus didesnė. Negaliu pasakyti fiksuotos sumos, nes kuro kaina kasdien kinta. Geriau paskambinkite ir pasakykite išmatavimus, tada aš galėsiu paskaičiuoti tiksliai.

Ar yra papildomi mokesčiai už laukimą?

Taip, jei vairuotojas turi laukti prie jūsų ar prie gavėjo ilgiau nei valandą ar dvi, imamas mokestis už laukimą. Vairuotojo laikas yra pinigai, ir jis negali prarasti dienos laukdamas, kol jums surinksite krovinius. Vieną kartą turėjome laukti penkias valandas, kol klientas surado prekes sandėlyje, ir sąskaita už laukimą buvo didesnė nei už patį vežimą. Planuokite savo laiką, kad išvengtumėte šių nepageidaujamų išlaidų.

Kas įeina į galutinę kainą?

į kainą įeina kuras, vairuotojo darbas, mašinos nuoma ir bazinis draudimas. Nieko daugiau ten neįeina, todėl nustebkite, jei reikės mokėti už kėlimą arba už pristatymą "paskutinį kilometrą". Visada klauskite, ar kaina yra "nuo durų iki durų" ar tik iki terminalo. Kartais klientai many, kad viskas įskaičiuota, o paskui gauna papildomą sąskaitą iš vairuotojo. Aiškumas čia labai svarbus.

Ar galima derėtis dėl kainos?

Galima visada derėtis, tačiau tai ne visada duoda rezultatą. Jei kuro kaina aukšta, o rinka karšta, mažiau neiųsiu. Tačiau jei turite didelį krovinių kiekį arba reguliarius siuntimus, galime susitarti dėl nuolaidos. Esu patyręs, kad ilgesnės bendradarbiavimo istorijos klientams visada gauname pigiau. Nebijokite klausti, tačiau nereikia laužyti ir prašyti neįmanomo.

Kokia mokėjimo tvarka?

Mokėjimas paprastai atliekamas pavedimu į mūsų sąskaitą iki tam tikros datos arba grynaisiais vairuotojui (nors tai nerekomenduojama dėl saugumo). Jei esate naujas klientas, gali būti, kad prašysime išankstinio mokėjimo. Reguliariams klientams leidžiame mokėti po to, kai krovinys pasiekia paskirties vietą, per nustatytą dienų skaičių. Sąskaitas išrašome iš karto po paslaugos atlikimo.

Ar kaina keičiasi priklausomai nuo sezono?

Žinoma, prieš šventes arba vasarą kainos šokinėja aukštyn, nes paklausia didelė, o mašinų trūksta. Užsakymo patvirtinimas ir krovinių išvykimas į Vokietiją tampa brangus, kai visi nori siųsti vienu metu. Jei galite, planuokite siuntimas iš anksto arba ramesniu laiku. Tai gali sutaupyti nemažai pinigų. Pavyzdžiui, prieš Kalėdas kainos gali padvigubėti.

Kas daryti, jei gavėjas atsisako mokėti?

Tai yra labai nepageidaujama situacija, kuri sukelia daug problemų. Jei gavėjas atsisako priimti arba mokėti, krovinys gali būti grąžintas atgal, ir tuomet klientas turi sumokėti už abiejų pusių vežimą. Buvo atvejų, kai teismo keliais sprendė šiuos ginčus. Geriau iš karto susitarti dėl mokėjimo sąlygų, kad vėliau nektų ieškoti teisinės pagalbos.

Specifinės situacijos ir patarimai

Ar galima vežti šaldomus krovinius?

Šaldomus krovinius vežame su specialiomis šaldytuvais mašinomis, tačiau tai kainuoja brangiau ir reikalauja atidžesnio plano. Reikia nurodyti tikslią temperatūrą, kurią turi palaikyti vairuotojas. Vieną kartą vairuotojas netyčia išjungė agregatą ir viskas sugedo, todėl dabar stengiamėsi sekti šiuos procesus labai atidžiai. Jei turite ką nors šaldomo, pasakykite iš karto, nes ne kiekviena mašina turi šią funkciją.

Kaip elgtis, jei krovinys pažeistas?

Jei pastebite, kad krovinys pažeistas apžiūros metu, nedelsdami praneškite vairuotojui ir užfiksuokite tai CMR dokumente. Jei nepasirašysite pastabų, vėliau nebus įmanoma įrodyti, kad tai nutiko ne dėl jūsų kaltės. Esu matęs, kaip klientai pasirašinėjo dokumentus be patikrinimo, o paskui skundėsi, kad atėjo sulaužyta stiklinė pakuotė. Atidumas pristatymo metu gali sutaupyti daug nervų.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma vairuotojų kalba angliškai arba rusiškai, tačiau vokiškai moka tik nedaugelis. Jei jūsų gavėjas kalba tik vokiškai, gali kilti komunikacijos problemų. Geriau iš anksto pasirūpinti, kad kažkas pagalbėtų vertimu, arba paduoti vairuotojui parašytus nurodymus vokiškai. Situacija Štutgarte buvo tokia, kad vairuotojas negalėjo susisiekti su sandėlininku ir praleido pusę dienos laukdamas.

Ką daryti, jei adresas neteisingas?

Neteisingas adresas yra košmaras, nes vairuotojas praranda laiką ieškodamas vietos. Jei pastebite klaidą, skambinkite iš karto, kol mašina dar nevažiuoja. Jei ji jau važiuoja, gali tekti mokėti už papildomą rūbį. Kartais GPS nurodo vietą, kur nėra išvykimo, todėl reikia tikslaus adreso ir kontakto telefono. Nerekomenduoju pasikliauti tik vienu šaltiniu.

Ar imate mažus siuntimus?

Taip, dirbame ir su mažais siuntimais, naudodami dalinės krovos (LTL – dalinė krovinių krova) principus. Tai reiškia, kad jūsų krovinys važiuoja kartu su kitais, o tai užtrunka šiek tiek ilgiau, bet yra pigiau. Jei skubate, geriau užsisakyti pilną mašiną. Maži siuntimai dažnai būna sudėtingesni logistiškai, tačiau su jais susitvarkome.

Kaip užtikrinti greitą pristatymą?

Greitas pristatymas priklauso nuo to, kaip greitai paruošiate dokumentus ir leidžiate vairuotojui įlipti. Jei jis turi laukti valandą sandėlio kieme, tai jau nėra greitas pristatymas. Taip pat reikia nurodyti, ar reikia iškrovimo paslaugų, nes vairuotojas gali neturėti kėliklio. Vienas klientas paruošė visą iš anksto, ir mes įveikėm kelią iki Frankfurto per 12 valandų.

Ar saugu vežti pavojingus krovinius?

Pavojingus krovinius (ADR) vežame tik su atitinkamai patvirtintais vairuotojais ir mašinomis. Reikia ypatingų leidimų ir etikečių. Niekada neslėpkite, kad krovinys yra pavojingas, nes tai gali baigtis labai blogai, netgi avarija. Mums yra patirties su chemija ir degalais, todėl žinome, kaip tai daryti saugiai. Saugumas čia yra pirmasis prioritetas.

Kas daroma su likusia preke?

Jei prekės liko mašinoje, tai vadinama "likučiais" ir jas reikia gražinti atgal. Tai nėra įtraukta į kainą, todėl už grąžinimą reikės sumokėti atskirai. Vieną kartą teko vežti atgal tris paletes dėl to, kad gavėjas atsisakė imti dalį siuntos. Geriau tiksliai susitarti dėl kiekio, kad nereikėtų švaistyti pinigų.

Ar galima sekti krovinį mobilioje programėlėje?

Taip, turime programėlę, kurioje galite matyti, kur yra jūsų krovinys. Ji atnaujinama realiu laiku, tačiau, kaip jau minėjau, signalas gali dingti. Bet visada tai yra patogiau nei skambinimo į kompaniją. Dauguma klientų naudojasi šia funkcija ir sako, kad ji padeda ramiau jaustis. Nerekomenduoja tik vieno – per dažnai žiūrėti į ekraną, nes vairuotojas vis tiek važiuoja taip pat greitai.

Ką daryti, jei vairuotojas nepasirodo?

Jeigu vairuotojas nepasirodo nurodytu laiku, pirmiausia skambinkite mums. Kartais įvyksta avarijos arba techniniai gedimai, dėl kurių jis negali atvykti. Mes tuomet ieškome pakeitimo, tačiau tai gali šiek tiek užtrukti. Buvo atvejis, kai vairuotojui sugedo variklis, ir teko siųsti kitą iš gretimo miesto. Kantrumas ir greitas reagavimas čia yra labai svarbūs.

Ar turiu apdrausti krovinius pats?

Galite apdrausti patys, tačiau mūsų pasiūlymas dažnai yra patogesnis, nes jis yra susietas su transporto sutartimi. Jei turite savo draudimo brokerį, palyginkite sąlygas. Kartais klientų draudimas nedengia visų rizikų, susijusių su tarptautiniais vežimais. Mes rekomenduojame naudotis mūsų sprendimais, kad būtų mažiau problemų su išmokomis įvykus įvykiui.

Kaip tvarkomi skundai?

Skundai priimami raštiškai per el. paštą, turi būti pateikti nuotraukų ir kitų įrodymų. Mes juos nagrinėjame ir atsakykime per keletą darbo dienų. Jei kaltė mūsų, atsilyginame arba taisome. Jei ne – aiškiname situaciją. Sąžiningumas yra mūsų prioritetas, todėl niekada nebebėgome nuo atsakomybės, tačiau ir neleidžiame save kaltinti be reikalo.

Ar dirbate savaitgaliais?

Dirbame, tačiau ne visada pilnu režimu, o palaikomasis personalas gali priimti užsakymus. Vairuotojai taip pat važiuoja, tačiau galbūt negalės atlikti krovos darbų, jei sandėliai uždaryti. Jei reikia išvykti sekmadienį, reikia susitarti iš anksto. Paprastai sekmadieniai yra rimti, nes dauguma vietų uždarytos, todė reikia planuoti atsargiai.

Kas yra "paskutinis kilometras"?

"Paskutinis kilometras" yra pristatymas tiesiai į gavėjo sandėlį, o ne į terminalą. Tai gali reikalauti mažesnės mašinos arba specialios įrangos. Kartais klientai mano, kad tai įeina į standartinę kainą, tačiau tai nėra tiesa. Vokietijoje miestuose yra daug apribojimų sunkvežimiams, todėl reikia ypatingo planavimo. Užsakymo patvirtinimas ir krovinių išvykimas į Vokietiją turi apimti ir šį aspektą, kad nebūtų staigmenų.

Ar galima keisti maršrutą kelyje?

Keisti maršrutą galima, tačiau tai kainuoja papildomai ir užtrunka laiko. Jei nuspręsite, kad vietoje Berlyno reikia važiuoti į Leipcigą, reikės perskaičiuoti kainą. Vairuotojai nėra linkę keisti planus važiuodami, tačiau jei mokate, jie sutiks. Vieną kartą teko važiuoti per visą šalį dėl tokio pasikeitimo, ir tai kainavo klientui brangiai.

Ką daryti, jei neturiu pakavimo?

Galime padėti rasti pakavimą arba patarti, kur jį gauti, tačiau tai nėra mūsų paslauga. Geras pakavimas yra pusė sėkmės. Esu matęs, kaip blogai supakuotos prekės sugundo vos tik pasukus vairuotojui. Nenaudokite senų dėžių, jei jos netvirtos. Už kokybišką pakavimą investuokite, tai apsimoka.

Transportavimas į Vokietiją nėra paprastas dalykas, reikalaujantis kantrybės ir tikslumo. Svarbiausia yra ne tik užsakymo patvirtinimas ir krovinių išvykimas į Vokietiją, bet ir tai, kaip jūs pasiruošiate šiam procesui. Patirtis rodo, kad geriausiai pasiduoda tie, kurie viską suplanuoja iš anksto ir nedžiūga dėl smulkių nesklandumų. Būkite atidūs dokumentams ir būkite sąžiningi su savo logistika, tada viskas vyks gerai. Sėkmės keliuose.