Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti viena – teorija visada atrodo graži, o praktika užkerta kelią. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios nėra tik tas dokumentų siuntimas el. paštu ir laukimas, kol vairuotojas pasakys „atvykau“. Tai nuolatinis stresas, telefonai vidurnaktį (ypač jei vairuotojas uzsikliuvo ties Ladu kalnu), ir begalinės klaidos, kurias daro tiek klientai, tiek ir patys logistai. Vokietija – tai ne tik automobiliai ir greitkeliai, tai ir biurokratija, kuri gali sužlugdyti net pačią geriausią siuntą. Čia nėra idealu, ir aš jums nieko neslepsiu – kartais viskas vyksta kaip pašaliniams akimis atrodo chaotiškai, bet rezultatas svarbiausias. Naudojant savo patirtį, stengsimes išsiaiškinti, kaip tai veikia iš tiesų.

Dokumentai ir pradžios darbai: ką reikia žinoti dar neįkėlus krovinių

Ar tikrai reikalingas tiek daug dokumentų pradžioje?

Žinoma, kiekvienas klientas klausia, ar negalima paprasčiau. Deja, negalima. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios prasideda ne nuo to, kada sunkvežimis užvažiuoja į kiemą, o nuo popierių. Jums reikės komercinės sąskaitos-faktūros, pakavimo sąrašo (packing list), o jei tai ne ES siunta – ir EX1 deklaracijos. Vokiši muitininkai yra labai detalūs, jei dokumentuose trūks svorio ar neteisingai bus parašytas prekių kodas (HS code), siunta gali stovėti pasienyje dienomis. Geriau viską padaryti iš karto, nei vėliau mokėti baudas už sandėliavimą.

Ką daryti, jei nežinau prekės kodo?

Tai labai dažna problema. Žmonės dažnai nusiperka kažką iš Kinijos ar net iš Lenkijos ir neturiumo, ką tai yra pagal关税 (muitinę) kodus. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios gali užstrigti ties šiuo momentu. Geriausia kreiptis į brokerį arba patikrinti tinklapį, bet aš turiu pripažinti – kartais ir mes patys užklausiam kolegų, nes pasitaiko tokios keistos prekės, kad nori plaukti akis. Nerašykite kodas „atsitiktinai“, tikrai gausite baudą.

Kas tas Incoterms ir kodėl visi su juo kankinasi?

Incoterms – tai taisyklės, kurios nurodo, kas kas moka ir kas atsakingas. Dažniausiai naudojame DAP arba DDP Vokietijai. Jei sutartyje parašyta EXW, tai reiškia, kad jums viskas tenka įkelti ir organizuoti iki mūsų vairuotojo, o jis tik parsiveš. Pradedantiesiems tai atrodo kaip kinų kalba, bet jei pamiršite nurodyti, kad reikalingas „pristatymas su mokesčiais“, vokiškas pirkėjas gali atsisakyti priimti siuntą, nes jis nenori mokėti PVM ir veryti su muitine. Tai svarbu nustatyti dar prieš pradedant bendrauti.

Ar galima viską padaryti be tarpininko?

Teoriškai – taip, jei turite savo sunkvežimį. Bet jei jums reikia tik vienos padėtios, tada užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios be perkrovos įmonės bus košmaras. Turite rasti vairuotoją, patikrinti jo draudimą, sutvarkyti dokumentus... O jei vairuotojas suges kelyje? Kas tuomet skambins? Geriau turėti žmogų, kuris už tai atsako.

Kiek laiko užtrunka sutvarkyti dokumentus?

Įprastai, jei viskas tvarkinga – pusė dienos. Bet jei trūksta duomenų arba klientas neatsako į telefono skambučius (o jie dažnai neatsako), tai gali užtrukti ir dvi dienas. Aš kartą buvau situacijoje, kai dėl vienos klaidos sąskaitoje teko viską perdarinėti tris kartus, o vairuotojas jau stovėjo pasienyje ir pyko. Taip kad, nedelskite iki paskutinės minutės.

Krovinio įkėlimas: kaip išvengti sugedimų ir nesklandumų

Kada vairuotojas turi atvykti į įkėlimą?

Čia visada yra kompromisas. Klientas nori, kad vairuotojas atvyktų ryte 8:00, bet vairuotojas važiavo iš Italijos ir negali būti ten lygiai 8:00 dėl poilsio laiko. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios reikalauja lankstumo. Mes stengiamės nurodyti laiko tarpą, pvz., nuo 10:00 iki 14:00, kad vairuotojas nepridirbtų greitį. Jei įkėlimo vieta yra sandėlys, kuris dirba tik iki 16:00, tai reikia apie tai pranešti iš anksto.

Kas daryti, jei siunta netelpa į sunkvežimį?

Tai klasika. Klientas sako: „Tai tik 10 padėklų“, o pasirodo, kiekvienas padėklas yra 2 metro aukščio ir sveria toną. Tada tenka ieškoti kitos mašinos su liftu arba perkrauti. Vieną kartą mus išmėtė, nes klientas pamiršo pasakyti apie papildomą dėžę ant viršaus, kurios nebuvo planuota. Buvo keista, bet išsprendėme, tik vairuotojas buvo labai nepatenkintas.

Ar reikia stebėti įkėlimą gyvai?

Būtų gerai, bet mes negalime būti visur. Dažniausiai pasiklausome vairuotojo. Jei jis sako, kad „viskas gerai, įkėlė“, tai tikiuosi, kad jis meluoja. Kartais (reta, bet būna) atvyksta į Vokietiją, o ten iškrenta dėžės, nes buvo blogai užfiksuotos. Čia padeda nuotraukos, kurias prašome padaryti vairuotojus.

Ką reiškia „fiksuota kaina“ ir kodėl ji pasikeičia?

Fiksuota kaina yra fiksuota, kol pasikeičia sąlygos. Pvz., jei jūsų prekės užima daugiau vietos nei planavote (pavėluota), mums tenka imti papildomą mokestį už vietą. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios apima ir tai, kad privalome įvertinti krovinio tūrį. Jei pamišote nurodyti, kad reikia temperatūros režimo, tai taip pat pridėsime pinigų, nes šaldytuvas brangiau už paprastą tentą.

Kodėl vairuotojai nemėgsta įkėlimų parduotuvėse?

Nes ten dažnai nėra vietos sustoti. Parduotuvės mieste centre, vairuotojas gali gauti baudą už statomąją vietą, o jis nieko nemoka. Be to, ten dažnai reikia ne įkelti, o iškrauti (priklauso nuo logikos), o tai užtrunka. Geriau, jei galite sutarti sandėlyje, kur yra vartai.

Kelias ir vokiški realijai: kas laukia kelyje?

Ar vairuotojas gali važiuoti per naktį?

Gali, bet yra taisyklės. Jis turi turėti poilsio laiką. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios reiškia, kad mes turime suplanuoti maršrutą taip, kad jis neviršytų 4,5 valandų vairavimo be pertraukos. Jei reikia skubiai, tai reikia dviejų vairuotojų. Vienas negali važiuoti 24 valandas, nors kai kurie ir bando (aš to nepatariu).

Kas yra vokiškas „Maut“ ir kas jį moka?

Maut – tai kelių mokesčiai Vokietijoje. Juos moka savininkas, o ne vairuotojas. Bet jei jūsų sutartyje nurodyta „be mokesčių“, tai galite būti ramūs – mes įtraukiame tai į savo kaštus. Jei sutartyra „mokėtojas gavėjas“, tuomet Vokietijos pusė turi sumokėti. Kartos būna paini su tuo, kas kuriam moka.

Kaip nutrūksta keliuose? Ar dažnai gedimai?

Technika sensta, gedimai būna. Bet dabar dauguma įmonių turi techninę pagalbą. Vieną kartą vairuotojui sugedo (pripūšo) padanga ties Berlynu, ir jis praleido pristatymą. Ką daryti? Reikėjo skambinti gavėjui ir prašyti, kad paliktų sandėlį atvirą ilgiau. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios numato ir tokius gedimus, nors juos ir prognozuoti neįmanoma.

Ar galima sekti kur yra mašina?

Taip, dauguma turi GPS. Bet ne visada tai tikslu. Kartais sistema rodo, kad mašina stovi vietoje, nors ji važiuoja 90 km/h. Na, o kartais vairuotojas išjungia trackerį, kad nematytų, kiek jis ilsėjasi (tai nelegalu, bet vyksta). Aš sakau klientams – jei reikia tikslaus vietos, skambinkite vairuotojui.

Kodėl Vokietijoje taip griežti greičio limitai sunkvežimiams?

Jie tiesiog mėgsta tvarką. 80 km/h greičiausiai ir viskas. Už viršijimą – didelės baudos. Ir jei vairuotojas gaus baudą, jis ją sumokės, o paskui reikės susigrąžinti pinigus iš to, kaltos. Geriau ne skubėti.

Rūpesčiai vokiškame terminale: muitinė ir pristatymas

Kas nutinka, jei muitininkas užsilaiko?

Vokietijos muitinė (Zoll) yra labai griežta. Jei jie pamato, kad siunta įtariama (pvz., deklaracijoje parašyta „žaislai“, o viduje yra elektronika), jie gali iškrauti visą sunkvežimį. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios gali tapti košmaru, jei dokumentai neatitinka realybės. Tada tenka mokėti už iškrovimą, už patikrinimą, už sandėliavimą. Tai kainuoja šimtus eurų.

Ar reikia EORI numeris?

Taip, jei prekės ateina iš trečiosios šalies (ne ES). Be EORI numerio muitinė neleis įvežti prekių. Dažnai klientai pamiršta šį numerį arba jis neaktyvus. Tada tenka jį registruoti iš karto, o tai trunka kelias dienas (prieš tai buvo ilgiau, dabar greičiau, bet vis tiek). Geriau patikrinti iš anksto.

Kas daryti, jei gavėjo nėra vietoje?

Tai labai dažna problema. Vairuotojas atvyksta į sandėlį, o ten uždaryta. Jis negali laukti amžinai, jam reikia važiuoti toliau (taisyklės). Tuomet mes privalome rasti kitą laiką arba net kitą mašiną, jei tai būtina skubiai. Vokietijos firmos dažnai turi griežtus priėmimo laikus (Lieferzeitfenster). Jei vėlai 15 minučių – gali būti, kad reikės grįžti kitą dieną.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinė vežimo sąskaita. Be jos joks vokiškas logistikas nepriims siuntos. Jame turi būti nurodyta tiksliai, ką vežame, kiek svorio ir kieno tai yra. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios be pasirašyto CMR yra neįmanomas. Ir svarbiausia – pasirašykite jį, kai gaunate prekes, o ne tada, kai pastebėsite, kad trūksta dėžės.

Ar galima pristatyti į privų namą Vokietijoje?

Galima, bet brangiau. Sunkvežimis negali važiuoti į kiekvieną kaimą, yra apribojimai (dažnai reikia leidimų). Jei kelyje yra žemų tiltų ar siaurų gatvių, vairuotojas tiesiog neprieis. Tada tenka krauti į mažesnę mašiną (pikapas) ir taip pristatyti. Tai papildomai kainuoja.

Mokesčiai, mokėjimai ir problemos: pinigai kalba

Kodėl kaina pasikeičia, kai jau sutarta?

Dėl kuro. Kuro kaina šoktelėjo – kyla kaina. Arba dėl to, kad reikėjo papildomų dokumentų. Arba dėl to, kad vokiškas sandėlis pareikalavo iškrovimo paslaugų, kurios nebuvo įskaičiuotos. Mes stengiamės įspėti, bet kartais sužinome tik paties pristatymo metu. Tai realus gyvenimas.

Ar saugu mokėti grynaisiais vairuotojui?

Nerekomenduoju. Ypač didelias sumas. Geriau viską apmokėti banku per mūsų sąskaitą. Vairuotojas gali prapulti (tai reta, bet nutinka), o tada pinigai dings. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios turi būti saugus ir tiek jums, tiek mums.

Kas daryti, jei prekės atėjo sugedusios?

Tikrinamos statyboje! Jei pastebite pažeidimą, pažymėkite tai CMR ir padarykite nuotraukas. Jei nepažymėsite, vėliau bus sunku įrodyti, kad tai ne jūs sugadinote. Draudimas padės, bet tik jei viskas užfiksuota teisingai. Vokietijos draudikai labai griežtai tiria tokius atvejus.

Kaip su mokesčiais (PVM) Vokietijoje?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir turite PVM kodą, tuomet prekės važiuoja su 0% PVM (vidaus ES prekyba). Jei neturite, vokiškas pirkėjas turi sumokėti Vokietijos PVM (19%). Čia svarbu sutvarkyti Intrastat deklaracijas (nors dabar dažniau tai daroma EMCS sistemoje). Būkite atidūs su mokesčiais, nes vokiečiai jų nemėgsta praleisti.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Galima, jei sutarta. Bet mes nebevežiame, kol nebus sumokėta avansas (ypač naujiems klientams). Vieni mums jau skolą padarė 10 tūkstančių ir dingę... Taip kad, pasitikėjimas – tai tai, kas uždirbama per metus.

Smulkmenos, kurios kainuoja nervus: pabaigos ir patarimai

Ar reikia sekti pakuotes?

Žinoma, yra specialių sistemų (pvz., RFID), bet paprastoms siuntoms pakanka gerai užfiksuoti serijinius numerius arba dėžių skaičių. Vienas klientas siuntė brangų įrangą ir tik viena dėžė pasimetė sandėlyje Vokietijoje. Dėl to, kad buvo užfiksuotas numeris, ją radę po savaitės.

Kas daryti, jei vairuotojas nekalba angliškai?

Tai problema. Dauguma vairuotojų kalba rusiškai arba lietuviškai, o vokiečiai – tik vokiškai. Tuomet mes (koordinatoriai) tarpiname. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios reikalauja ir kalbinių gebėjimų, nors kartais ir aš pats susinuominu „Google Translate“ (tai ne geriausias variantas, bet padeda).

Ar verta rūpintis draudimu?

Būtina. Nuo 1200 eurų (CMR konvencija) daugiau neatsakingume. Jei vežate prekių už 10 tūkst., būtinai padidinkite draudimo sumą. Tai nedidelis priedas prie kainos, bet padeda išvengti bankrotą, jei sudegs sunkvežimis (kaip buvo vieną kartą Lenkijoje).

Kaip greitai reikia skambinti, kai kažkas nutinka?

Iš karto. Negalima laukti rytojaus. Jei mašina stovi, kaina auga. Skambinkite mums, mes skambinsime vairuotojui. Mes turime ryšius 24/7 (nors aš kartais atsilyginu tik ryte).

Ar galima siųsti pavojingas krovinius (ADR)?

Galima, bet reikia specialių leidimų ir vairuotojo su pažymėjimu. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios su ADR yra brangesnis ir sudėtingesnis. Vokietija labai griežtai tikrina, ar teisingai pažymėtos dežės su raudonais rombais.

Paskutinis patarimas: ką daryti, kad viskas gerai nueitų?

Būkite nuoširdūs ir pateikite teisingus duomenis. Jei nežinot – klauskite. Geriau klausti tris kartus, nei vieną kartą padaryti klaidą. Logistika – tai ne tik mašinos, tai ir žmonių bendravimas. Mes esame čia, kad padėtume, nors kartais ir būname užimti bei nervuojamės (kas yra normalu).

Ar Vokietijoje sunku rasti vietą mašinai nakvynei?

Vakarais prie magistralių vietos užpildomos. Vairuotojai dažnai stovi nelegaliose vietose ir gauna baudas. Mes stengiamės planuoti maršrutą taip, kad jis spėtų užsukti į legalias aikšteles, bet kartas nuo kalo tenka stovėt ties keliu. Tai nepatogu, bet tokia realybė.

Kas nutinka su siunta, jei niekas jos nepasiima?

Ji keliauja į sandėlį „Lagerung“. Ten kaina už dieną gali būti nuo 15 iki 50 eurų priklausomai nuo svorio. Po tam tikro laiko (paprastai 3 mėnesiai) siunta gali būti parduota arba sunaikinta. Taip kad, nepraleiskite pristatymo.

Kodėl reikia tikslaus adreso su kontaktais?

Be kontakto telefono vairuotojas tiesiog neįeis į teritoriją. Vokietijoje saugumas yra aukštas, be leidimo neįleis. Ir jei parašysite „Vokietija, Berlynas“, tai per daug. Reikia gatvės, namo, pastato, telefono ir asmens vardo.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tai kainuoja. Jei vairuotojas jau važiuoja į Miuncheną, o jūs nusprendžiate, kad reikia vežti į Hamburgą, tai bus laikoma kaip naujas užsakymas su papildomu kilometražu. Nesikreipkite paskutinę sekundę.

Kaip elgtis su reklamacijomis?

Rašykite laišką, pateikite nuotraukas ir pažeidimo aprašymą. Mes perduosime draudikui. Vokietijos firmos dažnai yra sąžiningos, bet yra ir tokių, kurios bando nusišalinti nuo atsakomybės. Čia svarbi dokumentacija.

Ar verta naudoti sekimo programas?

Taip, jei jūsų siunta labai svarbi. Bet nepamirškite, kad technologijos genda. Geriausias sekimo būdas – ryšys su koordinatoriumi. Aš visada galiu sužinoti, kur yra vairuotojas, tiesiog paskambindamas jam (jei jis neatsako, tai tikriausiai miega).

Kas yra „Cross-docking“ ir kodėl jie naudojami?

Tai krovinių perėmimas iš vienos mašinos į kitą tą pačią dieną. Naudojama, kai skubama. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios dažnai naudoja šį metodą, jei viena mašina vėluoja, o kita jau važiuoja į galutinį tašką. Tačiau tai padidina sugedimo riziką, nes krovinys yra kraunamas du kartus.

Pabaigai: ką išmokau per šiuos metus

Kad niekas nevyksta pagal planą. Bet jei turite gerą partnerį, viską išsprendžiate. Svarbiausia – kantrybė ir dokumentai. Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios gali būti lengvas, jei viską darote protingai.

Išvada

Viskas pasibaigia taip, kaip prasideda – dokumentais. Po daugelio metų šioje srityje galiu pasakyti, kad Užsakymo koordinavimas su pristatymu į Vokietiją nuo pradžios yra procesas, kuriam reikia ne tik žinių, bet ir intuicijos. Nėra idealų, kartais vairuotojai prapučia terminus, o kartais klientai pamiršta parašyti sąskaitą. Bet svarbiausia yra rezultatas – prekės pasiekia paskirties vietą. Jei esate pasiruošę bendradarbiauti ir suprantate, kad logistika – tai gyvas organizmas, tuomet mes tikrai sugebėsime viską suderinti. Sėkmės keliuose!