Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją: praktinis vadovas be idealizavimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, o ką per tuos metus mačiau... Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją niekada nebuvo paprasta matematinė užduotis, kurią išspręstų tik algoritmas. Čia ne tik formulės ir maršrutai, čia yra ir žmonių faktorius, ir orai, ir netgi tos vokiškos automagistralės, kuriose susidaro kamuoliai. Dažnai klientai galvoja, kad viską valdo kompiuteris ir krovinių sekimo sistema, bet realybėje dažniau telieka skambinti vairuotojams ir spręsti problemas tiesiogiai. Šiandien norisi papasakoti taip, kaip yra – be jokių gražių paveikslėlių, tiesiog iš mano, kiek nusitvarkiusio, praktiko perspektyvos.

Bendrai apie procesą ir planavimą

Kaip geriausiai pasiruošti siuntai į Vokietiją?

Svarbiausia yra laikas. Negalima skambinti antradienio vakare ir reikalauti, kad krovinys būtų Miunchene trečiadienio rytą, jei tu dar nesi paruošęs dokumentų. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją prasideda ne tuomet, kai išvažiuoja mašina, o tuomet, kai tik susiformuoja prekių kiekis. Turime tiksliai žinoti svorį, matmenis – ar tai tai tik 1 eurropaletė, ar reikės visos atkarpos. Jei apgausite su duomenimis, vėliau gausite didelę priedėlį už laiko praradimą arba netgi nepriimsimo krovinio tenkinte.

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Įprastai, jei viskas tvarkinga, užtenka 2-3 darbo dienų. Bet čia yra idealus atvejis. Kartais įmonės, kurios atlieka užsakymo ir logistikos sprendimų derinimą į Vokietiją, turi pilną grafiką, ypač sekmadieniais, kai visi skamba ir nori, kad jų prekės išvyktų iš karto. Geriausia rašyti arba skambinti bent prieš savaitę. Tada turiu laiko surasti tinkamą automobilį, o ne imti paskutinę, brangiausią mašiną iš biržos, kuri gali būti ir su techninėmis problemomis.

Ar galima vežti dalinius krovinius (LTL)?

Žinoma, tai labai dažna praktika. Bet čia yra savas "vabzdys". Kai renkasi dalinį krovinį, reikia suprasti, kad tavo prekės keliauja kartu su kitų klientų prekėmis. Vairuotojas turi sustoti penkiuose ar dešimtje vietų iškrauti. Tai užtrunka ilgiau. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją šiuo atveju reikalauja daugiau kantrybės – pristatymo langas nėra fiksuotas valanda, tai dažniausiai visą diena ar net dvi.

Kodėl kainos taip svyruoja?

Klausimas, kurį girdžiu kasdien. Kainos priklauso nuo kuro, kuris dabar brangesnis nei bet kada, ir nuo vairuotojų trūkumo. Be to, Vokietijoje yra mokesčiai už kelių naudojimą (MAUT). Jei reikia važiuoti per Alpes į pietinę Vokietiją, kainos šokteli aukštyn dėl papildomų mokesčių ir rizikos. Negalima lyginti kainos, kurią davai prieš metus, su dabartine – tai skirtingos realybės.

Kas daryti, jei prekės labai skubios?

Tada ieškome ekspresinio transporto. Tai reiškia, kad mašina važiuoja tiesiai, be sustojimų, ir, žinoma, tai kainuoja dvigubai, triskart daugiau. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją ekspresiniu režimu yra tiesiog stresas visiems – ir logistikos specialistui, ir vairuotojui, kuriam tenka važiuoti be poilsio. Rekomenduoju tik tada, kai tikrai nebegalima laukti, pvz., sugedo gamybos linija ir reikia atsarginės detalės.

Dokumentacija ir formalumai

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti?

Standartinis rinkinys yra prekių sąskaita-faktūra (invoice), pakavimo sąrašas (packing list) ir CMR krovinio kvitas. Be šių trijų dokumentų niekur nepraeisi per sieną, net jei tai yra viduje ES rinkoje. Vokietijos muitinė (vok. Zoll) gali sustabdyti bet kurį krovinį ir paprašyti juos parodyti. Jei dokumentuose nėra HS kodų arba jie neteisingi, prasidės nesklandumai.

Ar reikia muitinės deklaracijų, jei važiuojame į ES?

Nereikia, jei keliaujate tarp ES šalių. Lietuva ir Vokietija yra ER ir ES narės. Tačiau... (čia reikia būti atsargiam), jei prekės yra iš trečiųjų šalių, pavyzdžiui, iš Kinijos, ir jų nebuvo "customs cleared" Lietuvoje, tai gali tekti deklaruoti Vokietijoje. Tai sudėtinga istorija, geriau iš anksto pasitikrinti su brokeriu.

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR tai tarptautinis krovinio vežimo sutarties kvitas. Jis įrodo, kad priėmėte krovinią ir sutinkate jį vežti. Vokietijoje jis labai svarbus, jei įvykta žala. Be CMR beveik neįmanoma gauti draudimo išmokos. Vairuotojas turi pasirašyti jį įkrovos metu, o gavėjas – iškrovos metu. Patikrinkite, ar ten parašyta teisingai, kitaip vėliau bus per vėlu gundyti.

Kas daryti, jei padariau klaidą sąskaitoje?

Skambėkite iš karto. Negalima tiesiog siųsti klaidingą dokumentą ir tikėtis, kad „nepastebės“. Vokiškos įmonės labai griežtos dėl dokumentų. Jei klaida maža, pvz., neteisingas pavardės rašyba, galią nusiųsti koreguotą (corrigendum) paštu. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją susideda iš šių smulkių, bet svarbių detalių. Jei sąskaita neteisinga, gali neįvykti mokėjimas, o tada viskas sustoja.

Ar reikia draudimo?

Mano nuomone, tai privaloma. Kelių eismo įvykiai, gaisrai ar vogimai (ypač, jei stovite neapsaugotame aikštelėje) nutinka dažniau, norėtum to ar ne. Krovinio draudimas kainuoja nedaug, palyginti su prekių verte. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją turi apimti ir rizikos valdymą. Geriau sumokėti keletą eurų už draudimą, nei prarasti tūkstančius.

Vairuotojai, kelyje ir problemos

Ar vairuotojas padės iškrauti prekes?

Paprastai ne, jei tai nėra nurodyta sutartyje. Vairuotojo darbas yra vairuoti, ne nešioti dėžes. Vokietijoje, ypač didžiuosiuose prekybos centruose, yra griežtos taisyklės – vairuotojas neturi teisės liesti prekių dėl draudimo ir saugos. Jei reikalinga rankinė iškrova, tai turi būti numatyta papildomai, ir už tai reikia sumokėti.

Kodėl vairuotojas neatsiliepia į telefonus?

Gali būti daug priežasčių. Važiuoja vairuodamas, o tai nelegalu (nors visi daro). Gali būti poilsio laikas, kai jis tiesiog išjungia telefoną, arba blogas ryšys Vokietijos kalnuose. Nereikia panikuoti ir skambinti kas 5 minutes. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją reikalauja kantrybės – duokite jam laiko, jei jis neskambina 2 valandas, tai dar ne katastrofa.

Kas nutinka, jei mašina sugenda?

Tuomet įsijungia techninė pagalba. Esant dideliam atstumui, tai gali užtrukti. Turiu atvejį, kai vairuotojas užstrigo prie Hanoverio su sugedusiu stabdžiu, ir teko laukti mechaniką visą naktį. Tokiu atveju mes pranešame gavėjui apie vėlavimą. Negalima nieko daryti – tai technika, ji sensta. (Na, bent jau kai kurios firmos perka senas "furas" taupyti pinigus).

Ar saugu važiuoti į Vokietiją?

Vokiškai keliai yra vieni geriausių pasaulyje, bet ir ten daug eismo įvykių. Dažnai vyksta reidai prieš "juoduosius vairuotojus", todėl reikia, kad visi dokumentai būtų tvarkingi. Jei vairuotojas neilsės arba paims kokius nelegalius keleivius – tuomet mes, kaip užsakovai, patiriame didelius nuostolius dėl konfiskacijos. Būtinai patikrinkite pervežėjo reputaciją.

Kaip elgtis, jei vairuotojas prarado krovinią?

Tai blogiausias scenarijus. Pirmiausia skambėti į policiją. Tada į draudimą. Reikės CMR kopijos, sąskaitos ir policijos protokolo. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją tokiu atveju virsta teisine drama. Deja, kartais krovinius vogia patys vairuotojai arba juos "apgauna" nusprendę parduoti krovinią už pusės kainos tokiuose dvyniuose miestuose kaip Frankfurtas prie Oderio.

Ar vairuotojas gali užsukti degalinėje pietums?

Gali ir turi. Jis turi savo poilsio laiką, kurį reglamentuoja tachografas. Negalima reikalauti, kad jis važiuotų 10 valandų be sustojimo tik tam, kad atvyktų anksčiau. Tai nelegalu ir pavojinga. Vokietijos policija dažnai tikrina tachografus pačiuose netikėčiausiuose vietose – degalinėse, pietų aikštelėse.

Vokietijos specifika ir iškrovos

Kokios populiariausios iškrovos vietos?

Didžiausių miestų logistikos centrai: Miunchenas, Hamburgas (uostas), Štutgartas, Kelnas. Taip pat dažnai važiuojame į Ruhro sritį, ten yra daug pramonės. Bet dažnai tenka važiuoti ir į mažus kaimelius, kur yra mažos šeimos įmonės, kurios gamina kažką unikalaus. Ten problemų dažniau su pravažiavimu – siauros gatvės, žemos trasos.

Kas yra "Annahmeverweigerung"?

Tai vokiškas terminas, reiškiantis krovinių priėmimo atmetimą. Vokietai yra labai griežti dėl kokybės. Jei prekės atvyko pažeistos, purvinos, arba dokumentai netinka, jie tiesiog nepriima mašinos. Tada keliaujame atgal su visomis prekėmis, ir tu, kaip siuntėjas, moki už vežimą abi kryptis. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją turi numatyti ir šią riziką.

Ar reikia paletės keitimo ( pallet exchange )?

Taip, jei sutartyje nurodyta "EUR 1:1". Tai reiškia, kad vairuotojas atiduoda pilną, tvarkingą europaletę, ir už ją gauna tuščią arba priešingai. Jei neturite ką duoti, vairuotojas gali pareikalauti pinigų už paletę (apie 15-20 eurų). Būtinai susiderkite apie tai iš anksto, kad nereikėtų ieškoti paletų paskutinę sekundę.

Kodėl taip sunku susisiekti su vokišku sandėliu?

Jie dirba tiksliai pagal grafiką. Jei atvykote 15 minučių pavėluotai, gali tekti laukti iki kitos dienos arba netgi daugiau. Jie myli "Termine" – tai paskirtą laiką. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją be iš anksto suderinto "Termin" yra beprasmiškas. Tiesiog tau duris neuždarys ties nosimi.

Ar galima iškrauti sekmadienį ar švenčių dieną?

Labai sunkiai. Vokietijoje labai griežtos darbo taisyklės ir "Lärmschutz" (triukšmo apsauga) taisyklės. Sekmadieniais dauguma sandėliu uždaryta. Išskirtiniai atvejai – prekybos centrai (Handel), bet ir ten reikia specialių leidimų. Neteisingu laiku iškraudami gausite didelę baudą iš policijos.

Ką daryti, jei mašina netelpa į aikštelę?

Tai dažna problema senesniuose miestuose. Reikia skambinti dispečeriui, kad jis susitvarkytų su vietiniais arba surastų vietą gretimame aikštelėje. Kartais teka vežti krovinius pėsčiomis kelias šimtus metrų, jei nėra kėbulo. Tai papildomi kaštai ir laiko nuostoliai.

Mokėjimai ir sutartys

Kaip susiformuoja kaina?

Kainą lemia atstumas, kuro kaina, MAUT mokesčiai Vokietijoje ir rinkos pasiūla. Taip pat įeina mokesčiai už iškrovą (jei taip yra), už užsakymo priėmimą ir pan. Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją kaina nėra fiksuota – ji gali keistis net per dieną, jei staiga pakyla kuras.

Ar galima mokėti po pristatymo?

Didelėms, patikimoms įmonėms – taip, mes dirbame su atidėtu apmokėjumu (pvz., 14 ar 30 dienų). Bet jei esate naujas klientas arba krovinys eina per tarpininkus, reikės sumokėti iš anksto arba pateikti banko garantiją. Per pastaruosius metus pasitaiko daug atvejų, kai neapmokėja, todėje tapome atsargūs.

Kokios mokėjimo priemonės priimtinos?

Banko pavedimas yra standartas. Kartais sutinkame su grynaisiais pinigais (cash) prieš iškrovą, jei tai mažos vertės siunta ir tai vienintelis būdas užtikrinti apmokėjimą (ypač su keistais tarpininkais iš Rytų). Bet reikia suprasti, kad vairuotojas nešasi sau didelę sumą grynųjų – tai rizika.

Kas daryti, jei gavėjas atsisako mokėti?

Tai ypač dažna, kai prekės nėra tos kokybės arba atvyko vėlai. Tada turi ginčytis su jumis, siuntėju. Mes kaip pervežėjai tiesiog stengiamės padėti susisiekti, bet pinigų už skolas neužtikriname. Todėl visada patariu sudaryti sutartis su gavėjais dėl pristatymo sąlygų.

Ar kainuoja papildomai laukimas?

Taip. Vokietijoje yra standartinis nemokamas laukimo laikas, dažniausiai 1-2 valandos iškrovai. Jei sandėlis vėluoja 5 valandas, tada imamas mokestis už kiekvieną pradėtą valandą. Tai standartinė praktika visoje Europoje, ne tik Vokietijoje.

Kodėl sąskaitoje atsiranda neplanuotų išlaidų?

Pavyzdžiui, vairuotojas teko naudotis mobiliuoju keltu, nes buvo uždarytas kelias, arba teko samdyti taksi, kad nuvežtų jį iki viešbučio po darbo. Tai realios išlaidos, kurias sukelia neįprastos situacijos. Mes visuomet stengiamės jums paaiškinti, iš kur tos sumos atsiranda.

Išvados ir galutiniai patarimai

Užsakymo ir logistikos sprendimų derinimas į Vokietiją nėra lengvas verslas, jei nori tai daryti kokybiškai ir be nervų. Reikia ne tik rasti mašiną, bet ir suprasti dokumentus, vokišką mentalitetą bei būti pasiruošusiam nesklandumams. Nėra nieko blogiau nei pasitikėti pigia oferta ir paskui gailėtis, kai krovinys dingsta arba vėluoja tris dienas. Pasitikėkite patikimais žmonėmis, o ne tik kaina, ir viskas gerai sueis.