Užsakymo eiga su mikroautobusų logistikos sprendimais į Vokietiją

Dirbu pervežimuose beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką matyau viską, pradedant nuo pasiklydusių vairuotojų Baumburgero prieigose ir baigiant visiškai sugriuvusiais kroviniais ties Hanoveriu. Žmonės visada klausia panašių dalykų, nors logistika pasikeitė, kai prieš dešimtmetį atsirado galimybės naudoti mobilųjį internetą visoje maršruto atkarpoje. Dabar, kai kalbame apie mikroautobusų logistikos sprendimus į Vokietiją, procesas atrodo paprastas tik iš pirmo žvilgsnio, iš tiesų ten tiek smulkių detalių, kurios gali sugadinti visas dienas. Štai paprastas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai veikia iš vidaus, be jokių gražių marketologinių frazelių, tiesiog taip, kaip yra.

Pradiniai žingsniai ir pasiruošimas

Kaip prasideda užsakymas?

Viskas prasideda ne nuo documenų, o nuo jūsų phone skambučio ar laiško, kuriame parašote "turėčiau ką nuvežti". Tada reikia sužinoti, ką tiksliai vežame, nors dažnai klientai sako "vieną dėžę" arba "keletą palečių", o realiai tai išsirausta į tris vairuotojus (nežinau, kodėl taip atsitinka, bet dažnai). Kai sužinome svorį ir matmenis, tada galime kalbėti apie mikroautobusų logistikos sprendimus į Vokietiją, nes ne kiekviena mašina tilps į užmiesčio zoną dėl aukščio apribojimų. Jeigu tiksliai nežinote kas ten yra, geriau padarykite nuotrauką nei vėliau gincytis prie uosto, kas dėl to, kad nebetilps.

Kiek laiko užtrunka sudaryti grafiką?

Tai neatsitinka per penkias minutes, kaip manytumėte. Priklausomai nuo to, kiek turime laisvų mašinų tinkle, gali praeiti valanda arba visos dienos, jeigu reikia surasti specifinę techninę buklę. Jei mes turime vietą, kurios užimtumas leidžia išvažiuoti kitą dieną, viskas aišku, bet jei reikia derinti su kitais kroviniais, tai gali užtrukti ilgiau. Pavyzdžiui, praėjusį mėnesį turėjau užsakymą į Miuncheną, kurio reikėjo sujungti su kroviu iš Kauno, tai užtruko beveik dvi dienas kol suderino laikus.

Ar reikia mokėti už rezervaciją iš karto?

Nevisada, tai labai priklauso nuo jūsų įmonės reputacijos mūsų sistemoje. Jeigu dirbate pirmą kartą, tikriausiai paprašysime avanso arba pilnos išankstinės apmokėjimos, kad nevažiuotumštu tuščiai (kas nutiko su vienu klientu iš Šiaulių). Nauji klientai visada kelia abejones, ypač kai sumos nėra mažos, todėl stengiamės būti lankstūs, bet be garantijos mašina nejudės iš aikštelės. Tai biznio logika, o ne noras sudaryti problemų.

Kokius duomenis turiu pateikti pradžioje?

Reikia tikslaus adreso, kuriame turi būti iškrauta, ir kontakto telefono to vietos žmogui. Be to, būtina žinoti, ar ten yra vairuotojams kur pasilikti arba ar galima priarti su 3,5 tonų mašina, nes Miuncheno senamiestyje tai dažnai neįmanoma. Dažnai klientai pamiršta pasakyti apie geležinkelio bėgių perėjas arba siaurus vartus, kas sukuria nepageidaujamų nesklandumų. Kuo daugiau informacijos iš karto, tuo mažiau skambučių vėliau.

Kas vyksta, jei krovinys atitinka LTL standartus?

Jei tai dalinis krovinys, tada jį įdedame į bendrą maršrutą kartu su kitais siuntomis. Tai vienas efektyviausių būdų taupyti pinigus, nors trukmė gali šiek tiek padidėti dėl iškrovimų tarpiniuose taškuose, pavyzdžiui, Vroclave ar Varšuvoje. Tokie užsakymai yra mūsų kasdienybė, todėl su jais susitvarkome greitai, tik reikia suprasti, kad jūsų siunta bus paimta kaip papildoma. Na, bet kainą tai gerokai sumažina, tai verta pagalvoti.

Dokumentai ir muitinės procedūros

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia prekių sandėliavimo lapą, kuriame matyti, kas yra keliamojėje mašinoje, ir komercinę sąskaitą faktūrą. Be šių dviejų dalykų niekur neišvažiuosite, nes vokiečiai muitinėj griežti (gerai, kad ne taip griežti kaip šveicarai). Tikriname visus duomenis prieš važiavimą, kad nebūtų situacijų, kur vairuotojas stovi pasienyje ir nežino ką daryti, o klientas neatsiliesta telefonu.

Kas yra CMR sąvarašis ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinės vežimo sutarties sąvarašis, kuris dar vadinamos "konosamentu" kelių transportui (tiksliau nebe, bet suprasite). Jis yra pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina, kad mes perėmėme kruvinys ir įsipareigojame jį pristatyti. Be to, jame turi būti parašytos prekės svoris ir vertybė, nes be to nebus galima įforminti draudimo atveju, jei kažkas nutiks kelyje. Tai ne popierius, kurį mes užpildome be reikalo.

Ar reikalinga eksporto deklaracija išvykstant?

Lietuvoje viskas dabar elektronizuota per EMCS sistems, tad mūsų logistika tai padaro už jus, jeigu tik suteikiate mums galiojančią PVM mokėtojo kodą. Jums nereikia važiuoti į muitinę stovėti eilėse, mes tai padarome nuotoliniu būdu per mūsų brokerį, kuris turi priėjimą prie sistemų. Viskas užtrunka penkias minutes, jeigu nėra klaidų duomenyse, o jei yra, tai galima praleisti pusę dienos taisant.

Kaip elgiamasi su importo muitine Vokietijoje?

Čia viskas labai priklauso nuo to, ar turite atstovą Vokietijoje, kuris gali apmokėti muitus ir PVM. Jeigu neturite, tai mums teks naudoti mūsų partnerių atstovybę, už ką papildomai reikės sumokėti, nes to reikalauja vietinės įstatymai. Prieš metus turėjau atvejį Brėmene, kur klientas nepasirūpino tuo, ir mašina stovėjo tris dienas, kol aiškinomės su mokesčiais. Geriau tai žinoti iš anksto.

Kas yra T1 dokumentas ir kada jis reikalingas?

T1 naudojamas, kai prekės keliauja iš vienos šalies į kitą neapmokestinamos arba tranzito režimu, tarkime, kai vežate iš Lietuvos į Šveicarią per Vokietiją. Be šio dokumento negalima važiuoti toliau nei pirmoji muitinė, nes jis užtikrina, kad mokesčiai bus sumokėti galutinėje šalyje. Su šiais dokumentais reikia būti labai atidžiems, nes klaida numeriuje gali atnešti didelių baudų.

Ar sunku gauti muitinės garantiją?

Tai priklauso nuo to, kiek dažnai važiuojate ir koks jūsų mokesčių istorija. Esamiems klientams mes turime bendrą garantiją, kurios pakanka daugumai atvejų, o tiems, kas važiuoja retai, teks susimokėti už vienkartinę apsaugą. Tai nėra brangu, palyginti su galima problema, bet reikia tai padaryti bent dieną prieš išvykstant.

Transportavimo ypatumai ir maršrutai

Kokias mašinas naudojate šiems maršrutams?

Daugiausiai naudojame "Mercedes Sprinter" arba "Ford Transit" tipus, kurie yra pritaikyti ilgoms kelionėms ir turi pakankamai galios nešti 1-2 tonas krovinio. Svarbu, kad mašina būtų ne senesnė nei 5-6 metai, kad nebūtų techninių gedimų kelyje (kokia gėda stovėti autostradoje su sugedusiu sunkvežimiu). Be to, jos turi atitikti Euro 6 standartus, kad galėtų važiuoti į žaliąsias zonas Vokietijos miestuose.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Taip, visos mūsų mašinos yra aprūpintos GPS stebėjimo sistemomis, kurias matome mes, o jums galime siųsti nuorodą. Tačiau ne visada signalas būna tobulas, ypač kai važiuojate per miškus arba Vokietijos pietus, kur kalnai trikdo ryšį. Bet dažniausiai matote, kur mašina yra, ir galite planuoti savo darbą daug efektyviau, be visų tų beverčių skambučių dispečeriui.

Kur dažniausiai važiuojate Vokietijoje?

Didžiąją dalį maršrutų sudaro didieji miestai ir pramoniniai centrai: Berlynas, Hamburgas, Miunchenas, Štutgartas ir Diuseldorfas. Taip pat dažnai važiuojame į mažesnes vietoves prie sienos su Lenkija, pavyzdžiui, ties Frankonija arba Saksonija. Ten daug sandėlių ir distribucijos centrų, todėl ten visada juda prekės, nors irgi tenka stovėt įspūdingose eilėse.

Ką daryti, jei reikia pristatyti į Miuncheno centrą?

Miunichas yra vienas sudėtingiausių miestų dėl griežtų apribojimų sunkiajam transportui (Environmental Zone). Reikia iš anksto pateikti prašymą savivaldybei leidimui įvažiuoti, o tai trunka kelias dienas, todėl apie tai kalbame dar prieš savaitę. Jeigu pamiršite, teks iškrauti priemiestinėje zonoje ir vežti mašina ar taksi, kas kainuoja pinigus ir nervų.

Ar įmanoma užsakyti ekspresinį reisą?

Įmanoma, mes tai darome, kai klientui slegia laikas, bet tai kainuoja gerokai brangiau dėl tuščio važiavimo atgal. Tarkime, jei reikia nuvežti detales į gamyklą Štutgarte per naktį, kad ji sustotų, mes siunčiame vairuotoją tiesiai ten be jokio sustojimo. Tokie dalykai vyksta, bet ne kasdien, nes ekonomiškai visada sunku tai paaiškinti vadovams, kurie mato tik galutinę sumą.

Kokios problemos kyla su vairuotojų poilsio laiku?

Pagal naujausius taisykles, vairuotojas turi ilgas pertraukas po 4,5 valandos vairavimo, kas ilgina tolimus reisus į pietus. Kartais klientas neišmano, kodėl mašina stovi kažkur prie Kauno degalinės ir niekur juda, o tai būtinai reikia dėl saugumo. Negalima versti vairuotojų laužyti taisyklių, nes baudos Vokietijoje yra astronomiškos, o draudimas nebeapmoka, jei vairuotojas buvo nuovargis.

Ar saugu vežti brangius elektronikos krovinius?

Vežame kasdien, nors visada yra rizika, todėl rekomenduoju papildomą draudimą ir, jei įmanoma, seifą arba užrakta transportavimo dėžę. Kartais, ypač prie didelių sandėlių, pvz., Dortmundo rajone, pasitaiko vagysčių bandymų, todėl vairuotojai yra instruktuoti nešiojti krovinį kartu su savimi arba statyti mašiną apšviestoje vietoje. Geriau užsiimti prevencija nei vėliau tirbti dokumentus su draudikais.

Kainodara ir apmokėjimas

Kaip susiformuoja kaina už pervežimą?

Kainą lemia kelionių atstumas, degalų kaina, kuri svyruoja kaip prieblanda, ir reikalingi dokumentai. Taip pat įeina vairuotojo atlyginimas, mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje, kurie nėra maži, ypač kai važiuojate per Alpes. Tai sudėtinės dalys, kurios keičiasi kas savaitę, todėl nėra fiksuotos kainos, kuri galėtų galioti mėnesį.

Ar kainuoja brangiau nei sunkvežimiu?

Gali atrodyti keista, tačiau kai kalbame apie smulkius kruvinys iki 3,5 tonos, mikroautobusų logistikos sprendimai į Vokietiją dažnai išeina pigiau dėl greitesnio pristatymo ir mažesnių fiksuotų išlaidų. Sunkvežimis turi daugiau apribojimų miestuose ir brangiau kainuoja valandą, o mikroautobusas gali važiuoti tiesiai prie sandėlio durų. Taigi, ne visada didelė mašina reiškia pigiau, tai reikia skaičiuoti atskirai.

Kokia papildomų paslaugų kaina?

Papildomai mokama už įkrovą-iškrovą, jeigu tai neįeina į pagrindinį tarifą, ir už laukimo laiką, jeigu mašina turi stovėti ilgiau nei valandą. Taip pat, jeigu reikia specifinės įrangos, pvz., hidraulinės keltuvo su vairuotoju (taip, tokių yra), tai taip pat pridedama prie sąskaitos. Geriau iš karto pasakyti, ką reikia, kad nebūtų staigmenų gale.

Ar įmanoma apmokėti po pristatymo?

Naujiems klient mes be išankstinio apmokėjimo arba dideles sumas nebeleidžiame važiuoti, tai yra mūsų saugumo taisyklė. Esamiems partneriams, kurie su mumis dirba jau metus, galime suteikti atidėjimą iki 14 dienų arba mokėjimą gavus prekes, bet tai tik individualus atvejis. Pinigai šiame versle yra svarbiausia garantija, kad viskas vyks pagal planą.

Kokios mokesčių rūšys taikomos Vokietijoje?

Ten yra mokesčiai už automagistrales (vignettes mokesčiai), kurie mokami pagal aukštį ir emisijų klasę, taip pat mokesčiai už miesto centrus (Low Emission Zones). Tai viskas įskaičiuota į mūsų kainą, todėl jums nereikia kaupti smulkų vairuotojui, kaip buvo anksčiau. Viską apmokame mes per mūsų "Toll Collect" kortes, kas labai palengvina procesą.

Specifinės situacijos ir problemos

Kas daroma, jei mašina sugenda kelyje?

Tuomet mes siunčiame pagalbos tarnybą, o jeigu dėl to negalima pristatyti laiku, skambiname klientui ir pranešame apie situaciją. Kartais teks perkrauti krovinį į kitą mašiną, kas yra nemaloni ir brangi procedūra, bet mes turime draudimą, kuris padengia šias išlaidas. Svarbu nedelsiant informuoti mus, o ne bandyti taisyti patys, gali pakenkti daugiau.

Ar reikia rūpintis prekių pakavimu?

Taip, tai jūsų atsakomybė, mes tik pervežame tai, ką įdedate. Jeigu prekės yra brangios ir jautrios, turi būti užpakuotos ant virbalų arba uždėtos ant paletės ir užfiksuotos, kad neišsiristų. Kartą atvežėm stiklus į Frankfurtą, kurie buvo įvynioti tik į foliją, ir, žinoma, važiuojant per kelius, viskas suskilo. Neklauskite, kas buvo toliau.

Ką daryti, jei prekė pasiekė su defektais?

Reikia iš karto nufotografuoti pažeidimą mašinoje neiškraunant, parašyti pastabą į CMR ir pranešti mums. Be to, negalima pasirašyti dokumentų, kad viskas gerai, jei nėra, nes vėliau draudikas neatsiskaitys. Vokietijos klientai labai griežti dėl to, jeigu sutikrate su būkle, tai reiškia, kad jums tinka.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tik jeigu tai nekeičia dramatiškai kainos ir neprailgina laiko iki to lygio, kad vairuotojas viršytų darbo laiką. Jeigu staiga nusprendžiate vietoje Leipcigo važiuoti į Niurnbergą, gali tekti mokėti papildomai už degalus ir vairuotojo viršvalandžius. Būtinai susitarkime iš anksto, o ne šauksite vairuotojui važiuojant per autostradą.

Kaip elgiamasi su pavojingais krovinais?

Jie priimami tik tuo atveju, jeigu vairuotojas turi atitinkamą pažymėjimą (ADR), o mašina aprūpinta reikiama įranga. Tai ne kasdieninė situacija, bet kartais vežame chemines medžiagas ar vaistus, kurie turi būti saugiai uždaryti. Negalima slėpti, kad krovinys yra pavojingas, nes tuomet gresia didelės baudos ir kriminalinė atsakomybė.

O dėl šaldymo krovinių?

Turime šaldymo mašinų, bet jos turi savo specifiką – reikia iš anksto nustatyti reikiamą temperatūrą ir užtikrinti, kad krovinys užšaldytas iki įkėlimo. Jeigu įkeliate šiltą mėsą į šaldomą furgoną, jis neiššaldys, o tik šiek tiek atvės, kas yra nepriimtina. Tai tikrai biologiškai sudėtingas procesas, reikalaujantis specialistų žinių.

Kaip sužinoti, ar reikia specialios leidimų?

Geriausiai pasiklausti mūsų, nes mes tikrai žinome apie didelių krovinių leidimus arba transportavimą per miestų centrus. Jeigu jūsų krovinys yra virš 2,6 metro aukščio arba platesnis nei standartinis, gali tekti gauti leidimą iš vietos savivaldybės. Tai nėra mūsų darbas, bet galime padėti susisiekti su brokeriu, kuris tai užsiima.

Visos šios procedūros atrodo sudėtingos tik tol, kol netenka susidurti su realiomis situacijomis. Jeigu viską suplanuojite iš anksto ir pasiklausysite patirties, mikroautobusų logistikos sprendimai į Vokietiją gali būti efektyviausias pasirinkimas jūsų verslui, nes leidžia pristatyti prekes greitai ir ten, kur jos reikalingos. Naudokitės gera organizacija ir nebandykite taupyti dokumentuose, tai užtruks daugiau nervų nei sutaupytų eurų.