Užsakymo eiga ir pasiruošimas biuro perkraustymui į Vokietiją: kas tikrai svarbu

Iš viršaus atrodo, kad tai paprasta – pakrauti stalus, kompiuterius į sunkvežimį ir važiuoti į Berlyną ar Miuncheną. Po dvidešimt penkerių metų šioje srityje galiu pasakyti viena: niekada taip nėra. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra kaip šachmatų partija, kur priešininkas – vokiška biurokratija, siauros senamiesčio gatvės ir netikėta techninė bėda. Ne visada viskas eina pagal grafiką, kartais reikia improvizuoti tiesiog aikštelėje. Čia ne apie idealas brošiūras, o apie tai, kaip iš tikrųjų vyksta procesas, su visa jo "žalia" spalva. Svarbiausia – suprasti, kad reikia ne tik stiprių rankų, bet ir kantrybės bei gerai paruošto inventoriaus sąrašo.

Kaip viskas prasideda ir kainos klausimai

Kiek laiko reikia skirti planavimui?

Nepamirškite, kad biuro perkraustymui į Vokietiją reikia laiko, o ne vienos dienos. Geriausia pradėti galvoti apie tai mažiausiai mėnesį ir daugiau iki išvykimo. Reikia suderinti laiką su savo darbuotojais, pasirūpinti dokumentais, o dar čia įsiterpia ir savaitgaliai, kai pervežėjai neatvyksta. Viskas suka aplink tai, kada jums patogiausia išsikraustyti, bet ir logistikos firma turi turėti laisvą mašiną. Nedelskite paskutinę minutę, nes tada kainos šoka į dangų.

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Tai klausimas, kurio visi bijo, ir aš jūsų suprantu. Kainos svyruoja labai stipriai priklausomai nuo tūrio – ar tai vienas kabinetas, ar visa gamykla. Žodžiu, mažam biurui gali tekėti nuo tūkstančio euro, o didesniems projektams – ir penki, ir dešimt kartų daugiau. Kainą taip pat lemia kuras, kuris Vokietijoje ne laimingas, ir užsakymo kompleksiškumas. Tikslios sumos sakyti be apžiūros beprasmiška, tą darau tik pamatęs akimi, ką reikia vežti.

Ar reikia mokėti kažką iš karto?

Realistiškai kalbant, dauguma firmų dabar prašo avanso, kadangi ir mums turi sumokėti vairuotojui už kurą. Nebijokite padengti dalį sumos iš anksto – tai jūsų garantas, kad mašina tikrai atvyks. Jei kasą paprašo mokėti 100 proc. iš karto, tai įtartinai. Normalu yra padengti apie 30–50 proc., o likutį sumokėti, kai daiktai jau stovi Vokietijoje arba tiesiog prieš išvykstant iš Lietuvos.

Ar tikslus inventorius yra toks svarbus?

Tikrai, ne šiaip sau klausime. Be gero sąrašo neišsiverksite su muitine (jei reikės), nei su draudimu, nei su pačiu krovimu. Vieną kartą klientas parašė "10 dėžių", o ten buvo sunkūs knygynėliai – vairuotojas bežiop išprotėjo, kai bandė kelias kelti. Turite detaliai sudėlioti, kas kas yra, staliai, kėdės, serveriai, tada nenuvilsti nei tie, nei kiti.

Kaip vyksta apžiūra ar įvertinimas?

Dabar dažnai darome tai vaizdo skambučiu arba nuotraukomis, lengviau visiems. Bet jei daug daiktų ar yra labai brangios technikos, geriau atvažiuoti gyvai. Tada galima pamatyti, ar_liftas_ veikia, ar ne, ar reikės specialių demonstavimo įrankių. Paprastai tai trunka valandą, truputį pakalbėjam, ir aš jau galiu pasakyti, kiek mašynų reikės.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokkius dokumentų reikia parengti?

Būtinai reikia turėti krovinių sąrašą, kuris ideallyiausiai būtų dvikalbis (lietuviškai ir vokiškai). Dar reikalingas sandorio, pagal kurį pervežama, patvirtinimas – jei tai ne Jūsų nuosavybė, o pavyzdžiui, nuomotas turtas, tai reikia raštiško leidimo jį išvežti. Vokietijai svarbu, kad viskas būtų tvarkingai užpildyta, jie mėgga formalaolum.

Ar reikia TMR ar kokių specialių leidimų?

Man kažkaip neaišku, ar visada reikia griežtai TMR, kai vežamas biuras į Vokietiją įmonės reikalams, bet dažniausiai taip. Jei tai yra prekės, kurias parduosite, tai be TMR niekur nešoksit (tai yra transporto kvitas), o jei tai tik įranga savo reikalam, galima ir kitaip. (Geriau patikrinkit su savo buhalteriu, aš tiesiog vairuotojas). Bet visada reikia turėti su savim visus krovinio dokumentus.

Kas dėl draudimo ar jo trūkumo?

Tai yra geras klausimas, nes dažnai klientai galvoja, kad viskas yra apdrausta automatiškai. Ne visada būna taip, ypač jei kalbame apie labai brangią techniką ar ypatingai daiktus. Patartina įsigyti papildomą krovinio draudimą, kas viena kartą išgelbėjo mus, kai vairuotojas stačiai stabdė ir serverio spinta nuskriejo per vagoną. Geriau būti saugiam.

Ar Vokietijoje reikia mokėti mokesčius už importą?

Jei perkraustote savo įmonės turtą, kuris jums priklauso ilgiau nei 6 mėnesius, tai dažniausiai mokesčių nėra – tai yra "perkeliamas turtas". Bet jei ten daug naujos įrangos, kurią tik nusipirkot, tai gali būti laikoma importu ir teks mokėti PVM. Vokiška muitinė su tuo griežta, geriau turėti pirkimo sąskaitas, kad galėtumėt įrodyti vertę.

Ar reikia registracijos Vokietijos įmonėms?

Kadangi aš vežuotojas, tai ne įmonės poreikiai, bet girdėjau, kad ten viskas sudėtinga su "Gewerbeanmeldung". Bet jei tiesiog perkraustote biurą į kitą patalpą Vokietijoje, tai mums svarbu tik adresas, kur įvežti. Jūsų juridiniai dalykai – tai jūsų galvos skausmas (negaliu padėt, aš tik keliu).

Pakavimas, techniniai niuansai ir "nelabai gražūs" dalykai

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

IT įranga yra pati jautriausia. Prieš išjungiant viską visada pasiklauskite savo IT specialisto, jie dažnai su šiaip taip neduoda liestis. Visus kabelius reikia pažymėti, kitaip surinkimas Vokietijoje trunkas tris dienas vietoj valandos. Serverius geriausia vežti specialiose dėžėse su porolonu, nes jie labai jautrūs vibracijai. Kartais reikia net specialių kondicionierių, kai vežame.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį taip, nes kitaip ir netilps į liftą ar mašiną. Stalus, spinteles – viską išsklaidome. Vieną kartą klientas primetė, kad nereikia išmontuoti didelės directorių lentos, na, tai mes teko versti ją per langą, nes durų nepaeino. Sakyčiau, labiau atsakingai žiūrėkite į matmenis. Dar verta pagalvoti apie duris – jei senos, gali nulūžti.

Kas dėl pavojingų medžiagų, pavyzdžiui, tonerių?

Tai dalykas, kurį visi pamiršta. Toneriai, dažai, aerozoliai – tai negali būti tiesiog mėtomi be reikalo į vagoną su baldais. Turi būti atskira dėžė, uždaryta, kad išsilietų. Vokiški eismo patruliai mėgsta tikrinti, ar kelias saugus, o jei degis kvapas, gali būti nemalonumų. Tai pasirūpinkite, kad viskas būtų hermetiškai.

Ar supakuojate viską už mane?

Galime, bet tai kainuoja. Jei norite sutaupyti, padarykite patys mažus daiktus, o didelius palikite mums. Profesionalus pakavimas pas mus reiškia ne tik įdėti į dėžę, bet ir apvynioti Burbulo Plėvele (tai ta padanga). Vienas klientas bandė saving supakuoti monitorių į paprastą dėžę be užpildo... na, vėliau gailėjosi. Geriau mokėti už dėžes negu už naujus monitorius.

Kas daryti, jei turtas yra nuomojamas Lietuvoj?

Būkite atsargūs. Jei baldai ar technika nėra jūsų, jų negalima tiesiog išvežti. Reikia raštiško nuomotojo sutikimo. Darosi daug situacijų, kur įmonės uždaro biurą, išveža viską kaip savą, o paskui riešia įstatymai. Vokietijoje tokius dalykus tikrina griežčiau, negu čia.

Eismas, vairuotojai ir bėdos kelyje

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Priklausomai, kur važiuojame – į Berlyną aplink 12–14 valandų važiavimo, o į Miuncheną arba į pačią Bavariją gali užeiti ir 18 valandų. Tas neatima poilsio laiko, kuris vairuotojui būtinas. Kadangi Vokietijoje yra griežti poilsio režimai, tai neįmanoma nuvažiuoti per dieną ir dar iškrauti. Planuokite kelias dienas.

Ar galima vairuoti sekmadienį ar švenčių dienomis?

Sunkiasvoriais sunkvežimiais (virš 7.5 tonos) Vokietijoje vairuoti sekmadieniais ir švenčių dienomis griežtai draudžiama. Yra išimčių, bet jų gauti labai sunku. Jei planuojate atvykti pirmadienio ryte darbui, reikia važiuoti šeštadienį arba sekmadienio naktį (jei leidžiama). Žodžiu, logistiškai tai reikia apgalvoti, kad vairuotojas nebutų sustabdytas pirmoje užkardoje.

Kas, jei vairuotojas pasiklysta arba užstringa?

Tai nutinka dažniau, nekai manytumėte. Vokiški miestai yra sudėtingi, daug vienakių gatvių, o navigacija kartais vedą pro kvartalą, kur negali važiuoti sunkvežimis. Tada reikia laukti techninės pagalbos arba policijos, kai "ištraukia" mašiną iš siauros gatvelės. Vieną kartą mūsų vairuotojas užvažiavo į taką, kur buvo žiedas... teko atsukti atgal 5 kilometrus grioviu. Bėdų išvengti neįmanoma.

Kaip su vairuotojo kalba? Jis kalbos vokiškai?

Tiesa pasakius, dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai, lietuviškai, o vokiškai – labai truputi. "Ja, Nein, Das ist gut" – tai大概 viskas. Jei reikia derėtis su Vokietijos saugnikais ar administracija, dažniausiai tenka naudotis kalbos vertėju arba telefonu. Geriau, kad Vokietijos pusėje būtų kas nors, kuris moka kalbėti, o tikras stresas kai abiejų pusių niekas nesupranta.

Ar galima užsukti pietų metu parduotuvėje?

Vairuotojai turi savo režimą, jie turi stabdyti poilsio aikštelėse (Rasthof). Negali tiesiog užvažiuoti prie "Lidl" pietums, jei ten nėra stovėjimo vietos sunkvežimiams. Vokietija griežtai seka, kur ir kiek stovi. Taigi, neprašykite jų užlipti parduotuvėje pietums, jei tai ne planuota sustojimo vieta.

Pristatymas, galutinis įrengimas ir problemos vietoje

Kas vyksta, kai atvykstame į vietą Vokietijoje?

Pirma, turime surasti adresą. Dažnai ten nėra vietos sustoti, reikia blokuoti gatvę (todėl reikia leidimo iš policijos vietos savivaldybės). Tada prasideda iškrovimas, kuris vyksta pagal tą patį principą kaip ir pakrovimas, tik atvirkščiai. Viską atvežame į reikiamus aukštus, jei Liftas veikia (tikėkimės).

Kas, jei Liftas neveikia arba per mažas?

Tai yra košmaras. Vieną kartą Miunchene liftas buvo užblokuotas, nes nebuvo mokėta maintenance'as (priežiūros) mokestį. Teka kelti viskas per laiptus 4 aukštus. Tai kainuoja brangiai ir užtrunka ilgai. Patartina patikrinti Liftus iš anksto, nesiūlykite mums to patirti dar kartą.

Ar surinkiate baldus atgal?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugą. Kas išmontuota, tą ir surenkame. Bet negaližadau, kad viskas bus lygiai taip pat, kaip gyvename, kai tai buvo nauja. Nors mums dažnai sekasi. Bet įvardinkite kur kas kam turi eiti, dėžės su numeriais labai padeda.

Ką daryti jei vokiški partneriai nepasirodo?

Buvo atvejis, kai įmonės atstovai "užmiršo" atvykti atidaryti biuro. Vairuotojas stovėjo 3 valandas gatvėje. Už tai reikia mokėti laukimo mokestį, nes vairuotojo laikas – tai pinigai. Įsitikinkite, kad kas nors atvyks į vietą laiku, arba turėkite raktus.

Kaip elgtis su šiukšlėmis ir pakavimo medžiaga?

Paprastai pakuotes ir popierių pasiimame atgal su savimi, jei sutarta. Tačiau, jei jūs turite didelį kiekį šiukšlių (senų baldų, technikos), tai reikia tarti iš anksto – mes ne šiukšliavežiai, bet už papildomą mokestį galime nuvežti į savo konteinerį. Vokietija turi griežtas šiukšlių rūšiavimo taisykles, ten negali tiesiogmesti į krūvą.

Kas dėl galutinio apmokėjimo?

Likutį įprastai mokate, kai darbas baigtas. Jeigu viskas tvarkoje, vairuotojas išduoda dokumentus (CMR), ir jūsų perkraustymas baigtas. Jeigu yra pridėtini darbai (papildoma kilstymas, uždelstumas), tai visa tai apskaičiuojama vietoje arba paskesniu laiku. Svarbu turėti grynlietas, kartais korteles nepriima vokiškose terminaluose.

Ar būna, kad pasakyta kaina pasikeičia?

Deja, taip. Jeigu aš įvertinau remontuotame name su Liftu, o atvykstu į namą be lifto su siaurais laiptais, tai kaina keisis. Aš negaliu žinot visko iš vaizdo skambučio. Todėl būkite pasiruošę, kad galutinis sąskaitos gali skirtis. Mes stengiamės apie tai pranešti iš karto.

Galite padėti su elektros instaliacija Vokietijoje?

Ne, mes ne elektrikai. Mes atjungsime ir prijungsime stalus, kompiuterius (jeigu paprastai), bet jei reikia kabyti šviestuvus ar rodyti elektros lentynas, tai ieškokite vietinio specialisto. Vokietijos normos skiriasi nuo mūsų, nenoriu atsakingi už tai.

Ar saugu palikti daiktus vairuotojui?

Vairuotojai yra patikimi, jie dirba su mumis metus. Bet geriau, kad ką nors svarbaus (pinigų, dokumentų) vežtumėte patys su savimi. Nenoriu, kad kiltų abejonių, nors po 20 metų aš pažinu savo žmones kaip savo kišenę. Bet visada saugu nuožiūrėti kažką sau.

Kas daro, jei biuro perkraustymą į Vokietiją reikia atidėti?

Turiu pranešti kuo greičiau. Jeigu mašina jau paruošta ir vairuotojas numatytas, tai gali būti baudos už atšaukimą. (Čia kažkas ne taip, turiu omenyje – "mokestis už neįvykusĮ vežimį"). Planuokite atsargiai.

Ar paslaugų krepšis ant rato duodate?

Tai pavojinga dalykas. Jis sveria daug, o maži ratai lengvai lūžta. Geriau tokius dalykus nešioti rankomis, o ne ant rato. Aš mokių taisais ant rato tik tada, kai kelias lygus. Vokiški grindjuosčiai dažnai būna marmūro, ten ratas palieka brėžinius, kas kainuoja brangiai.

Ką daryti, jei dingsta daiktas?

Tai nutinka retai, bet nutinka. Tada prašome raštiško pranešimo ir ieškome. Dažniausiai daiktai pasislepia po kitomis dėžėmis arba liūdna, bet vis tiek randame. Jei ne, taisome draudimo. Būkite tikri, kad inventoriaus sąraše yra viskas surašyta.

Baigiant šitą procesą ką patartumėt?

Geriausia pasitikėti savo jausmais. Jei per telefonu su jumis kalbantis žmogus atrodo patikimas, tai tikriausiai ir yra. O jei jie klausia tik kainos ir nieko daugiau – būkite atsargūs. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rizikingas dalykas, pasitikėkite profesionalais.

Išvados

Na, va. Trumpai ir aiškiai, kaip įprastai sakau klientams prie telefonu (bent tikiuosi, kad aiškai, nes kartais užsišnibždėju). Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet reikalauja kantrybės ir aiškaus planavimo. Geriausia – neikišk nosių į vairuotojo reikalus, pasirūpinkite dokumentais ir drėskkite ryklius. Sekmės kelyje, o jei kils klausimų – skambinkite, tik ne penktadienį popiet, tada jau visi esame pavargę.