Užsakymo eiga ir kainos už biuro pervežimą į Vokietiją: kas tikrai slypi paslėptuose raidėse

Gyvenu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada nepaeina taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Viskas prasideda nuo to, kad klientas sako: "turime tik keletą stalų ir kompiuterių", o baigiasi tuo, kad reikia vežti tris tonas sunkias, metalines seifus ir po pusę tūkstančio knygų, kurių niekas nemačiojo. Vokietija yra specifiska rinka – ten tvarka ir laikas yra pinigai, tad užsakymo eiga ir kainos už biuro pervežimą į Vokietiją turi būti suplanuotos itin detaliai, jei nenorite, kad jūsų verslas stovėtų vietoje savaitę.

Šiame straipsnyje nekalbsime apie teorinius idealus. Kalbėsime apie tai, kas vyksta iš tiesų: kaip formuojamos kainos, kodėl vairuotojai nenori važiuoti į tam tikrus miestus ir ką daryti, kai pasibaigia vieta dėžėms. Nusileiskime žemyn į žemę.

Kaip viskas prasideda ir kodėl trunka ilgai

Kaip pradėti visą šitą procesą, kad nepasikrauti per daug?

Pradžia visada paprasta – skambinate arba rašote mums. Tačiau čia dažniausiai ir įvyksta pirmoji klaida – klientai neįsivaizduoja, kiek turės daiktų. Negaliu tiek kartų pasakyti, kad nuotraukos yra geriau nei tūkstantis žodžių apibūdinimų. Jei atsiunsite nuotraukas biuro, aš jums sugebėsiu pasakyti, ar reikia vieno 3,5 tonų sunkvežimio, ar tiek pat, kiek telpa į "Vidaus" furgoną. Be to, svarbu tiksliai nurodyti adresus – Vokietijoje gatvės panašios, o viena neteisinga raidė gražiai pavers mūsų vairuotoją į Bavarijos miškus.

Ar tikrai reikia važiuoti į objektą vertinti?

Idealu – taip, jei kalbame apie didelius biurus. Esu matęs situacijų, kai klientas sako, kad viskas telpa į 50 kvadratų, o ten stovi tiek baldų, kad ten net žmogus praeiti negali. Vizualinis apžiūra leidžia mums suprasti, ar reikės specialios technikos, pavyzdžiui, krano, kad iškeltume sofą per langą, nes liftas per mažas. Tačiau jei pervežate tik kelis stalus iš kabinetėlio į kabinetę, važiuoti vertintojui nėra prasmės – bus brangiau nei pats pervežimas.

Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti pervežimą?

Standartinė tvarka – bent savaitę-dvi, o jei kalbame apie rugpjūčio ar rugsėjo mėnesį (pradžia mokslo metų Vokietijoje?), tai geriau mėnesį. Esu matęs, kaip firmos skambina padienį ir klausia, ar galima šiandien važiuoti. Galima, bet tada kainos už biuro pervežimą į Vokietiją šoktuoja iki dangaus, nes mes turim atsiimti vairuotoją iš kito darbo arba organizuoti skubų reisą. Geriau planuokite iš anksto.

Kas nutinka su tais dėžėmis, kurias užmiršome paminėti?

Tai klasika. Vairuotojas atvažiuoja, pakrauna viską, o tada vadybininkas sako: "Oi, dar šiupininė su dėžėmis liko sandėliuke". Tai vadinasi papildomas darbas ir papildomi ratai. Jei turite daug smulkių daiktų, geriau juos suskaičiuoti iš anksto. Vokietijoje vairuotojų darbo laikas labai griežtai reguliuojamas, jie negali tiesiog "pabūti porą valandų ilgiau" be papildomo mokėjimo už viršvalandžius.

Ar galime pati pakruoti dėžes?

Žinoma, galite, tik tada nebesiskundžiate, kad jūsų kompiuterio monitorius sulūžo. Mūsų komanda nešio daug stiklo, bet jei jūs patys įkišite monitorių į dėžę be putų, tai ne mūsų kaltė. Profesionalus pakavimas – tai ne tik dėžės, tai ir "stretch" plėvelė, oro burbuliukai ir specialios priedėlės. Geriau mokėti už pakavimą, nei vėliau pirkti naują techniką.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Beveik visada taip. Nė vienas normalus vairuotojas neveš didelio stalo surinkto, nes jis užima per daug vietos, o be to, galima lengvai daužti korpusą. Užsakymo eiga ir kainos už biuro pervežimą į Vokietiją visada įtraukia montavimo/išmontavimo darbus. Mūsų meistrai moka tai daryti greitai, bet jei turite senus, "savitvarkius" baldus, kuriuos reikia priveržti veržlėmis, tai užtrunka ilgiau.

Pinigai, kainos ir kitos nepavojingos ligos

Nuo ko tiksliai priklauso kaina?

Pagrindas – tūris (kubo metrai) ar svoris. Taip pat svarbu, kur aš esu Lietuvoje ir kur jūs esate Vokietijoje. Važiuoti į Miuncheną brangiau nei į Šlėzvigą-Holšteiną, tiesa? Taip pat darbo sąnaudos – ar reikia nešti trečiu aukštu be lifto, ar galima tiesiog išstumti į rampos lygį. Ir degalai... tie degalai. Dar svarbu, ar reikia grįžti tuščiu (tai vadinasi "tuščias ratai").

Ar galite duoti fiksuotą kainą telefonu?

Galiu pasakyti apytikslę, bet fiksuotą – tik tada, kai turiu vizualų įvertinimą. Kartais atsitinka taip: skambinate, sako "vaziuok, viskas supakuota", o atvyksta, o ten stovi milžiniškas seifas, kurio neįmanoma nuleisti lifto. Tokios "nepageidaujamos staigmenos" keičia kainą momentaliai. Užsakymo eiga ir kainos už biuro pervežimą į Vokietiją nėra statinės, jos gyvos.

Kokia papildomai kainuoja dėžės ir pakavimo medžiagos?

Dėžės nėra dovanos. Jos kainuoja, ir jos geros kainos. Profesionalios pervežimo dėžės (tos su dangteliais) yra tvirtesnės nei iš parduotuvės "pik-nik" dėžės. Taip pat putplasčio plokštės, burbuliukų plėvelė, lipdukai. Paprastai tai apskaičiuojama atskirai pagal sunaudotą kiekį. Kartais klientams atrodo, kad medžiagos brangios, bet kai sulūžta brangus serveris, suprantate, kad ta plėvelė buvo verta savo svorio auksu.

Ar reikia mokėti užlaidą (avansą)?

Įprasta praktika yra 30 proc. avansas, kai sutartis pasirašoma. Tai garantija, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę, o mes neatsisakysime jūsų užsakymo ir niekur nenuvažiuosime su sunkvežimiu. Likusią dalį mokate gavus prekes Vokietijoje arba prieš išvežimą iš sandėlio. Be avanso sunku užtikrinti vairuotoją ir dėl to.

Kas yra šioks toks "inkasas" ir kodėl jie baiminasi?

Inkasas – tai tai, kai mokėjimas vyksta per mus arba vairuotoją atsiimant prekes. Vokietijoje tai gana dažna praktika tarp firmų. Tačiau mums tai papildoma rizika – jei vokietis nepasirašo dokumentų arba atsisako mokėti, mes liekiame su krovininiu lauke. Todėl inkaso paslaugos visada kainuoja papildomai, ir ne visos firmos to daro. Geriau susitarti dėl banko pervedimo.

Ką daryti, jei biure daug knygų?

Knygos – tai naktmarė. Knygos sunkios, jos suspaudžia dėžes, o dėžės plyšta. Jei turite biblioteką, tai reikalingos specialios, mažesnės ir tvirtesnės knygų dėžės, kurias neįmanoma pernešti vienam žmogui. Knygų pervežimas kainuoja brangiau nei "tuščio" oro pervežimas, nes svoris didelis, o vietos mažai. Tai reikia žinoti iš anksto.

Ar galiu gauti nuolaidą, jei važiuoju ir su savo automobiliu?

Na, tai keistas klausimas. Jūsų automobilis nepadės mums vežti jūsų biuro baldų, nebent jūs su savo "Audi" vesite dėžes su popieriais. Nuolaidos galima gauti dėl didelio tūrio arba, jei susitariame dėl lanksčio grafiko, ne dėl to, kiek automobilių jūs turite. Užsakymo eiga ir kainos už biuro pervežimą į Vokietiją yra apie logistiką, ne apie jūsų asmeninį parką.

Kelionės rūpesčiai ir techniniai niuansai

Kokį transportą jums naudojate?

Turime viską – nuo mažų furgonų "Volkswagen Crafter" iki didelių sunkvežimių su tentu. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiausia tūrio jūs turite. Kartais ekonomiškiau nuvežti vienu dideliu sunkvežimiu nei dviem mažais, nes degalai ir vairuotojo darbo laikas pigiau vienam etapui (čia aš gal klystu, kartais dviem mažais lengviau įvažiuoti į miestą).

Kiek laiko trunka kelionė iki Vokietijos?

Įprastai tai 1-2 dienos, priklausomai nuo to, kur tiksliai einate. į Berlyną nuvažiuojame greičiau, o į toliau esančius miestus pietuose, pavyzdžiui, į Miuncheną ar Štutgartą, trunka ilgiau. Taip pat reikia atsižvelgti į eismus Lenkijoje – jei ten įvyks avarija, tai mes stovėsime ir už tai jums mokėti nereikės, bet gausite prekes vėliau.

Ar vežiate IT įrangą ir serverius?

Taip, bet čia ypač atsakingas momentas. Serverius reikia išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti kišenę. Mes galime juos supakuoti į specialias dėžes su amortizacija, tačiau už duomenų praradimą mes neatsakome. Pasirūpinkite, kad jūsų IT specialistas duotu žalią šviesą ir padarytų atsarginę kopiją (backup). Žinau, tai yra banalu, bet kas antras kartas kažkas pamiršta tai padaryti.

Kas vyksta su dokumentais?

Dokumentus geriausia vežti su savimi, o ne nešti su sunkvežimiu. Kodėl? Nes jei su sunkvežimiu nutiks kažkas (užsidegs, pavogs, arba tiesiog vairuotojas sustigs dėl techninių priežasčių savaitgalį), jūs neturėsite prieigos prie sutarčių. O jei visgi vežate su krovininiu – uždėkite į specialią, užrakintą dėžę ir pasirašykite sąrašą.

Ar reikia rūpintis muitine?

Jeigu vykstate į Vokietiją, kuri yra ES narė, tai formaliai muitinės deklaracijos nereikia (jei tai nėra prekybos prekės, o tik biuro turtas). Tačiau visada reikia turėti inventoriaus sąrašą su verte. Vokiškai pareigūnai gali sustabdyti ir paklausti, ką vežate. Jei sąrašo neturite, gali būti nemalonumai. (Na, tikriausiai ne užsienio reikalų ministerijos lygio, bet vairuotojui nervai bus nusėti).

Ar galima veži pavojingus krovinius?

Kategorinis ne. Chemijos, dažų, degių skysčių negalima krauti į tą patį vagoną su baldais. Tai yra saugos reikalavimas. Jei biure turite didelį kiekį valymo priemonių, jas geriau parvežti atskirai, mažu furgonu, arba tiesiog nusipirkti naujų Vokietijoje. Neverta rizikuoti dėl keleto eurų.

Ar reikia vairuotojų pagalbos iškraunant?

Tai priklauso nuo to, ką užsisakėte. Jei užsisakėte "mūsų vyrus nešti", tai jie ir neša. Jei tik transportą – tai jūsų darbuotojai turi padėti iškrauti. Vokietijoje dažnai dirba tik vairuotojas, todėl reikia susitarti, kas padės traukti tas dėžes. Nemanau, kad jūsų vadybininkai norės nešti 20 kg svorio dėžes su popieriais.

Vokietijos specifika ir realus gyvenimas

Ar sunku važiuoti Vokietijos miestuose?

Sunkiau nei Lietuvoje. Ten gatvės siauros, daug vienos eismo juostos zonas, o sunkvežimiams draudžiama važiuoti daugelyje vietų. Reikia gero "GPS" su sunkvežimių režimu. Be to, ten yra daug "Umwelt zone" – aplinkosaugos zonas, į kurias neįleis be tam tikros klasės žalios kortelės. Tai reikia tikrinti iš anksto, kitaip gausite baudą.

Kas daryti su pakuojimo medžiagomis po to?

Jei susitariame, kad mes atvežame ir pakuojame, tai medžiagas pasiimame atgal. Tačiau jei jūsų darbuotojai patys pakavo į savo surinktas dėžes, tai tas šiukšles turite patys išmesti. Vokietijoje labai griežtai stebima šiukšlių rūšiavimo tvarka, todėl negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Kart tai didelis galvos skausmas.

Ar reikia leidimų stovėjimui prie naujo biuro?

Absoliučiai taip. Vokietijoje negalima tiesiog sustabdyti sunkvežimio "kur patogiau". Reikia iš anksto (savaitę-dvi) kreiptis į miesto savivaldybę dėl stovėjimo leidimo (Straßenausweis). Jei to nepadarysite, gausite baudą, o sunkvežimius gali nuvaryti į lotynų kvartalą (šiaip sau, panašu į tą istoriją, kai mus išvaryto iš cento Berlyne).

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet tai brangiau. Vokietijoje yra griežti taisyklės dėl triukšmo sekmadieniais ir švenčių dienomis – negalima triukšmingai krauti/iškrauti. Taip pat vairuotojai turi poilsio laiką. Jei norite, kad viskas būtų padaryta šeštadienį, reikia to labai aiškiai paprašyti ir susitarti dėl papildomo mokesčio.

Kas jei vokiškame biure nėra lifto?

Tai bėda. Nešti baldus trečiu-ketvirtu aukštu laiptais yra brangu ir lėta. Mūsų vairuotojai fiziškai gali tai padaryti, bet tai užtrunka kelis kartus ilgiau. Užsakymo eiga ir kainos už biuro pervežimą į Vokietiją šiuo atveju bus didesnės dėl "rankinių darbų" ir laiko. Patikrinkite iš anksto, ar veikia liftas ir ar jis pakankamai didelis.

Ar reikia kalbėti vokiškai su vairuotoju?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba lietuviškai ir rusiškai, o angliškai... tai kaip nors. Su vokiškais pareigūnais arba klientais susitarti dažniausiai pavyksta rankomis ir kojomis, bet geriau, kad jūsų pusėje būtų kas nors, kas supranta vokiškai, jei atsirasti nesklandumų dėl dokumentų ar adreso.

Problemų sprendimas ir kritinės situacijos

Kas nutinka, jei dangtis nebetinka į liftą?

Tai tikra istorija. Buvo atvejis Viurcburge, liftas buvo 10 cm per mažas. Teko išnešti viską laiptais. Mūsų vadybininkai visada klauso apie lifto matmenis, bet klientai dažnai spėja "akim". Jei matmenys netinka, mums tenka spręsti problema vietoje, o tai kainuoja laiką ir pinigus.

O jei pas mane yra 100 dėžių, bet sakiau 50?

Tada vairuotojas tiesiog nepajėgs jų įvežti. Reikės važiuoti antrą kartą. Antras reisas yra beveik dvigubai brangesnis už pirmąjį, nes tuomet važiuojame tik dėl pusės krovinio. Geriau deklaruoti daugiau ir tur�ti rezervą, nei stovėti su pilnomis dėžėmis kieme.

Ar vežiate augalus?

Galima, bet mes neatsakome, jei jie užšals arba išdžius. Sunkvežimio sandėlis neįrengtas kaip oranžerija – žiemą ten šalta, vasarą karšta. Augalus geriausia vežti asmeniniu automobiliu, jei jums jie brangūs. O jei tai tik keli fikusai prie langų – tai vežame.

Kas jei klientas Vokietijoje atsisako priimti siuntą?

Didelė bėda. Mes negalime tiesiog palikti daiktų gatvėje. Turi juos vežti atgal į Lietuvą arba saugoti sandėlyje Vokietijoje. Abiem atvejais klientas mums turi sumokėti už šį "maratoną". Tokių atvejų buvo, kai verslas bankrotavo, o krovinys liko " našta".

Kokia yra jūsų atsakomybė už sugadintas prekes?

Mes turime draudimą (CMR draudimas), tačiau jis apima ribotas sumas. Jei vežate brangų meno kūrinį ar unikalų serverį, reikia jį papildomai apdrausti. Paprasti baldai yra apdrausti, bet jei sulūžta kojelė, kurią ir taip reikėjo priręžti, tai draudimas to nepadengs.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės už jus?

Geras klausimas. Gali būti, kad joms nereikia mokėti mokesčių (juodai darbai), arba jų vairuotojai miega kabinoje nelegaliai. Taip pat gali būti, kad jie suteikia tik transportą, be jokios pagalbos. Užsakymo eiga ir kainos už biuro pervežimą į Vokietiją turi būti skaidrios. Jei kažkas atrodo per daug pigu, tai dažniausiai ten kažkas trūksta – draudimo, garantijos ar tiesiog sąžinės.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo gavus prekes?

Taip, tai vadinasi "paskutinis mokėjimas" (payment on delivery). Tačiau tada reikia būti labai tikriems dėl kliento. Esu atvejų, kai vokiški partneriai atsisakydavo mokėti, kol nepasirodydome su teismo pranešimu. Geriausia tai aptarti su vadybininku, ir jei jūsų įmonė patikima, mes į tai žiūrime palankiai.

Kas daryti, jei pasilikote šiukšlių?

Nepalikite jų. Vokietijos kaimynai labai greitai skambins policiją ar savivaldybę. Jei susitvarkote savo patalpas, tai gerai, bet šiukšles reikia išvežti į oficialią šiukšliadėžę. Mes galime padėti tai padaryti už papildomą mokestį, arba tiesiog įdėti į mūsų sunkvežimį (jei vietos užtenka) ir išmesti Lietuvoje (nelegalu, bet kartais... tik šaipuojuosi, nelegalu).

Ar padedate susirasti naują biurą ten?

Ne, mes ne nekilnojamojo turto agentai. Mūsų darbas yra perkelti tai, ką turite. Bet jei reikia patarimo, kur geriau statyti sandėlį (pvz., netoli autostrados A6), galime pasakyti iš patirties, nes važinėjame ten nuolat.

Kokia yra jūsų pagrindinė patirtis po 20 metų?

Kad niekada neįmanoka viską numatyti. Viskas gali nueiti ne taip – techninės problemos, eismas, blogi orai, neaiškūs adresai. Svarbiausia yra kantrybė ir ryšys. Jei mes kalbame ir esame sąžiningi vienas kito atžvilgiu, tai visada pavyksta išspręsti problemą, net jei kiek brangiau.

Apibendrinant

Viskas baigiasi taip, kaip ir prasidėjo – tvarka ir planavimas yra raktai. Užsakymo eiga ir kainos už biuro pervežimą į Vokietiją gali atrodyti sudėtingos, bet jei pasiklausote patarimų ir nedarysite "nepageidaujamų staigmenų" paskutinę minutę, viskas vyks sklandžiai. Nerašykite man, kad aš nesakiau, kad dėžės reikia uždaryti lipduku, o ne virve. Sėkmės jūsų verslui Vokietijoje, ir jei ką – žinote, kur mus rasti. Ir nepamirškite, kad kaina nėra viskas svarbiausia – svarbu, kad jūsų turtas atvyktų gyvas ir sveikas (o ne kažkoks sulūžęs stalo kampas).