Užsakymo apdorojimo greitis ir jo įtaka pristatymui į Vokietiją: kas iš tikrųjų lemia terminus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir, tikiuosi, man gali patikėti, kai sakau – laikas pinigais neapsiskaičiuoja. Ypač kai kalbame apie logistiką. Dažnai klientai sako: „Gerai, aš atsiunčiu dokumentus, važiuokite.“ Tačiau jie nesuvokia, kad užsakymo apdorojimo greitis ir jo įtaka pristatymui į Vokietiją yra pavojingai artimi dalykai. Vieną valandą vėlai pateikti duomenys gali reikšti dieną (arba tris) vėlavimo pasienyje arba sandėlyje. Vokietija yra arti, tačiau ji ne taip jau paprasta – ten tvarka ir tvarkomumas yra religija, o ne tiesiog įprotis. Štai kodėl reikia suprasti, kas vyksta „už scenos“, kol jūsų prekės dar stovi ant lentynos Lietuvoje.

Pagrindiniai dokumentų ir apdorojimo klausimai

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka užsakymo įforminimas?

Tai priklauso nuo to, ką vadinate „įforminimu“. Jei tai tik telefono skambutis „kelias dėžes reikia nuvežti“, tai trunka minutę. Bet jei kalbame apie pilną užsakymo apdorojimo greitis ir jo įtaka pristatymui į Vokietiją procesą, tai reikia susidėlioti visus pikselius. Paprastai tai trunka nuo 2 iki 4 darbo valandų, jei viskas tvarkinga. Bet jei trūksta SGS numerio arba svoris neatitinka to, kas parašyta, tai gali užtrukti ir dieną. Esu matęs atvejus, kai viena klaida deklaracijoje sustabdydavo visą eilę.

Kodėl man visada klausia apie prekių kilmę?

Nes Vokietijos muitinė (o ir mūsų) yra kaip šuns nosys – jie užuosto viską. Jei aš parašau „mediena“, o yra „medienos drožlės“, gali būti problemų. Užsakymo apdorojimo greitis smarkiai sulėtėja, kai tenka išaiškinti, iš kur tiksliai tai atkeliavo. Nereikia meluoti, geriau sakyti tiesą iš karto – taip sutaupysime laiko ir nervų.

Kas vyksta, jei aš pateikiu dokumentus vėlai?

Jei dokumentus pateikiate vakare po 17 valandos, darbuotojai jau tikriausiai išėję (arba ruošiasi). Tai reiškia, kad viskas įeis į sistemą tik rytoj. O jei rytoj yra šventė Vokietijoje? Tuomet pristatymas atidėliojamas dar ilgiau. Būna taip, kad užsakymo apdorojimo greitis nulemia ar krovinys išvažiuos rytoj, ar tik po savaitės. Neverta laukti paskutinės minutės.

Ar galima greitai apdoroti užsakymą be išankstinio pranešimo?

Teoriškai – taip, praktiškai – ne. Jei atvažiuoja sunkvežimis, o jis nėra užregistruotas sistemoje, jis gali stovėti kieme ir laukti. Vokietijose sandėliai mėgsta tvarką. Be išankstinio pranešimo (angliškai tai būtų "pre-notification"), jums gali neįleisti į rampą. Tai vienas didžiausių "greikų" procesų priešų.

Kuo skiriasi apdorojimas eksportui ir importui?

Importas iš Vokietijos dažniau būna paprastesnis, nes vokiečiai moka mokesčius čia. Eksportas į Vokietiją reikalauja daugiau dėmesio, nes ten jie tikrina, ar viską mokėjome. Užsakymo apdorojimo greitis ir jo įtaka pristatymui į Vokietiją ypač jaučiasi eksporte – ten neįleidžia nusipirkusių prekių, jei PVM sąskaita faktūra neteisinga.

Kas yra šis "išankstinis pranešimas" ir kodėl jis toks svarbus?

Tai tiesiog žinutė sandėliui, kad važiuoja krovinys. Be jos, vokiečių sandėlininkai gali tiesiog nusukti vairuotoją. Juokinga, bet tiesa. Buvau atvejų, kai vairuotojas stovėjo po vartais dvi valandas, kol kas nors susirado laiko įvesti duomenis į kompiuterį.

Ar galima pataisyti dokumentus, kai krovinys jau važiuoja?

Galima, bet tai brangu ir nervuojančia. Jei užsakymo apdorojimo greitis buvo didelis, o dėmesys mažas – ir dokumentuose klaida – teks keisti elektronines deklaracijas. Kartais tai įmanoma padaryti „skrydžio metu“, kartais teko sustoti ir laukti muitinės sprendimo.

Kas nutinka su blogai suleistomis prekėmis?

Jei prekės sureliuotos taip, kad guli ant vienos kitos, vokiečia gali priversti perpakuoti. Tai laikas. Tai pinigai. Užsakymo apdorojimo greitis nepadės, jei dėžės sugeduos pirmame posūkyje. Geriau iš karto investuoti į gerą paletę.

Kodėl reikia tikslaus svorio?

Nes sunkvežimis turi svorio limitus. Jei parašote 500kg, o yra 1000kg, vairuotojas gali nukristi į duobę arba būti nubaustas. Be to, tai keičia kainą transportui. Vokietijoje tai tikrinama dažniau nei čia.

Ar reikia vokiškų dokumentų?

Ne visada, bet itin padeda. Jei vairuotojas nesupranta vokiškai, o sandėlio darbuotojas nesupranta anglų (o tokių dar yra!), tai problema. Užsakymo apdorojimo greitis gerokai padidėja, kai visi kalba ta pačia kalba arba turi bent standartinius vertimus.

Vairuotojai, keliai ir realybys

Kiek laiko tikrai užtrunka nuvežti krovinią į Berlyną?

Jei keliai tušti, tai 10-12 valandų. Tačiau kada keliai tušti? Retai. A9 greitkelis dažnai užstrigęs. Be to, užsakymo apdorojimo greitis ir jo įtaka pristatymui į Vokietiją daro įtaką tam, kada vairuotojas išvyksta. Jei jis išvyksta ne ryte, o vakare, jis atvyks naktį, kai sandėliai uždaryti. Tuomet laukimas iki ryto.

Kas vyksta, jei vairuotojas užmiega?

Jis negali vairuoti 24 valandas. Yra tachografai, yra įstatymai. Jei reikia skubaus pristatymo, užsakymo apdorojimo greitis turi būti toks, kad vairuotojas turėtų laiko poilsio. Priešingu atveju jis tiesiog sustoja ir miega. Negalima jį versti vairuoti jėga.

Ar vairuotojas gali paskambinti man, kai yra pasienyje?

Gali, bet ne visada turi ryšį. Yra vietų Vokietijos pasienyje (prie Lenkijos arba Čekijos), kur ryšys dingsta. Tada jis tiesiog stovi eilėje. Čia užsakymo apdorojimo greitis jau nebeįtakoja nieko – likimas priklauso nuo to, kiek kitų sunkvežimių yra priekyje.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugedo?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes ieškome pagalbos vietinių tarnybų. Vieną kartą turėjome atvejį netoli Miuncheno – sugedo važiuoklė. Klientas buvo pasipiktinęs, kad užsakymo apdorojimo greitis buvo toks greitas, o technika - nėra. Bet mes ne dievai, mes tik organizuojame. Gavome naują sunkvežimį, bet tai užtruko valandą.

Kodėl vokiečiai taip griežtai laikosi laiko?

Jie tiesiog tokie. Jei预约 (rezervacija) yra nuo 8:00 iki 9:00, o vairuotojas atvyksta 9:15, gali neįleisti. Jie laiko laiką kaip resursą. Mums čia reikia prisitaikyti.

Ar galima pristatyti prekes į Vokietiją savaitgaliu?

Galima tik tada, jei pirkėjas turi savaitgalinį personalą ir tai suderinta iš anksto. Paprastai ne. Taigi, jei užsakymo apdorojimo greitis leidžia išvykti penktadienį, gali tekti laukti iki pirmadienio.

Kuo skiriasi vokiškas sandėlis nuo lietuviško?

Vokiškas sandėlis dažniausiai yra automatizuotas. Ten neįeisi tiesiog taip, su rankomis. Reikia brėžtinių kodų, reikia specifinių dėžių. Jei atvežate „ką nors ant paletės“, jums gali nepriimti.

Kas yra "Lieferschein" ir kodėl jis svarbus?

Tai pristatymo lapas, kurį pasirašo gavėjas. Be jo, mums neįmanoma įrodyti, kad prekės buvo pristatytos. Tai tiesiog būtinas dalykas atsiskaitymui.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma sistemų tai leidžia, bet ne visada tiksliai. Kartais GPS rodo, kad mašina važiuoja, nors ji stovi prie užeigos. Nereikia tikėti ekranu 100 proc., geriau skambinti dispečeriui.

Mokesčiai, kainos ir nepageidaujami nustebimai

Kodėl kaina pakyla, kai skubame?

Nes tenka imti kitą vairuotoją, kuris galėjo važiuoti į kitą pusę, arba keisti maršrutą. Užsakymo apdorojimo greitis kainuoja. Kaip sakoma, skubas yra brangus. Jei norite pigiai – planuokite savaitę iš anksto.

Kas daryti, jei gavėjas atsisako priimti prekes?

Tai baisiausia. Vairuotojas liktinas su kroviniu. Mums tenka ieškoti sandėlio (galbūt mūsų partnerių Vokietijoje), kur laikinai padėtume prekes. Tai užtraukia papildomų kaštų – laikymas, iškrovimas, pakrovimas.

Ar galiu susimokėti tik gavęs prekes?

Galima su kai kuriais partneriais, bet dažniausiai reikia sumokėti iš anksto arba pateikti garantiją. Užsakymo apdorojimo greitis neleidžia mums rizikuoti – jei klientas nesumoka, krovinys negali grįžti atgal nemokamai.

Kas yra "kaiščių" mokestis (Kanalgebühr)?

Tai mokesčias, kurį ima vokiečių sandėliai už tai, kad jie turi iškrauti jūsų prekes. Tai ne mūsų mokestis, tai jų. Mes juos tik perduodame. Kai kuriems klientams tai visada staigmena.

Kodėl taip brangu gabenti į Pietų Vokietiją (Miunchenas, Štutgartas)?

Nutolimas. Alpės. Kalnai. Ten važiuoja lėčiau, degalų suvartojimas didesnis. Be to, ten didelė koncentracija, todėl eilės į sandėlius ilgesnės. Užsakymo apdorojimo greitis čia ypač svarbus, kad nepatektum į "peak" valandas.

Ar apdraudžiate krovinius?

Taip, bet pagal standartines sąlygas (CMR draudimas). Jis padengia tik ribą (dažniausiai 8,33 SDR/kg). Jei vežate auksą ar brangius kompiuterius, reikia papildomo draudimo. Nesu tikras, ar visi klientai tai suvokia (pats dažnai užmirštu pasitikrinti).

Kas nutinka, jei aš parašiau blogą PVM kodą?

Vokietijos muitinė neleis išvežti prekių be PVM mokėjimo arba sustabdys siuntą. Tas pats užsakymo apdorojimo greitis vėl bus nulinis, kol pataisysite kodą. Tikrinkite duomenis du kartus.

Ar galima susiderėti dėl kainos, jei daug vežate?

Žinoma, logistikoje kaip ir visur – kiekis turi savo svorį. Bet ne tikimės, kad atsiųsite vieną dėžę ir gausite nuolaidą. Turi būti sistemingumas.

Nepageidaujamos situacijos ir patarimai

Kas daryti, jei pristatyta per mažai prekių?

Reikia tuojau pat pranešti dispečeriui. Negalima laukti, kol pasirašysite dokumentus. Vokietijoje, jei pasirašote, kad viskas gerai, vėliau nieko neįrodysite. Vieną kartą... (ne, dvieją) turėjau klientą, kuris neatkreipė dėmesio ir po savaitės skambino, kad trūksta pusės siuntos. Padėti nebegalėjome.

Ar saugu vežti maistus į Vokietiją?

Saugu, jei turite visus sertifikatus (HACCP ir t.t.). Be jų, net jei užsakymo apdorojimo greitis rekordinis, krovinys bus sunaikintas pasienyje. Vokiečai apie maistą žino viską ir neleidžia neaiškių dalykų.

Kodėl vokiečai taip mėgsta paletes?

Jų sandėliai sukurti paletėms. Jei atvežate maišus ant grindų, jums gali įžeisti. Būkite protingi, užsakykite EURO paletę.

Kas yra "Returnable packaging" – grąžinamas pakavimas?

Tai dėžės ar padėklos, kurias reikia grąžinti atgal. Čia labai svarbu užsakymo apdorojimo greitis, nes reikia iš anksto susitarti dėl to, kada ir kaip tai grįš. Jei neužfiksuosite, gali prarasti brangią įrangą.

Ar galima keisti maršrutą važiuojant?

Galima, bet tai papildomai kainuoja. Jei vairuotojas jau važiuoja į Hamburgą, o jūs nusprendžiate, kad reikia į Brėmeną, tai ne šalia. Reikės sumokėti už papildomus kilometrus.

Kokias problemas sukelia blogas oras Vokietijoje?

Vokietijoje oras dažnai būna panašus į mūsų, bet sniegas Alpėse arba potvyniai šiaurėje gali uždaryti kelius. Tada užsakymo apdorojimo greitis nieko nereiškia – gamta nusprendžia.

Kaip išvengti vėlavimų?

Planuokite. Ir dar kartą planuokite. Nedarykite prielaidų, kad viskas pavyks savaime. Gerai parengti dokumentai yra pusė sėkmės.

Kas daryti, jei vairuotojas negali rasti sandėlio?

Naudotis navigacija, bet ne visada patikima. Geriau, kai sandėlis duoja koordinates. Kartais vairuotojai važiuoja ratu po to paties miestelio valandą, kol suranda tą „Gatvę be pavadinimo“.

Ar verta rūpintis ekologija (Green Logistics)?

Vokiečiai tai myli. Jei galite pasiūlyti „žaliąjį“ transportą, gautumėte punktų akyse. Bet tai kainuoja brangiau.

Paskutinis jūsų patarimas?

Nebijokite klausti. Geriau paprašyti paaiškinimo dešimt kartų, nei vieną kartą padaryti klaidą. Logistika – tai ne tik kėlimas dėžių, tai ir komunikacija.

Išvada

Galiausiai, viskas susumuoja ne į tai, kaip greitai vairuotojas spaudžia dujų pedalą, o į tai, kaip tiksliai ir greitai sugebate pateikti informaciją. Užsakymo apdorojimo greitis ir jo įtaka pristatymui į Vokietiją yra tas pagrindinis raktas, kuris atidaro duris arba užrakina juos prieš jūsų nose. Niekas nenori vėluoti, tačiau pačių dažniausia kaltė yra tiesiog neatsargumas dokumentuose arba vėlyvas sprendimas. Dirbu jau ilgai, ir galiu pasakyti – ramus, planingas požiūris visada nugalėja histerišką skubą. Gerai susiplanuokite, ir jūsų prekės Vokietijoje bus laiku.