Užsakymas ir koordinavimas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją: tiesa be puošmenų

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, turiu pripažinti, kiekvienas kartas yra kaip loterija. Žmonės dažnai galvoja, kad užsakymas ir koordinavimas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją yra kaip užsisakyti taksi – paskambinai ir po valandos jau važiuoji. Deja, realybė yra daug raupščiau, ypač kai kalba eina apie biurą, kur viskas turi būti padaryta „vakar“. Vokietija šiuo atžvilgiu yra specifiska – jie mėgsta tvarką, o mūsų kontekste tai reiškia daug popierių ir griežtų terminų. Niekada nežinai, kas nutiks kelyje, ar vairuotojas neapsisuks, ar neužsikirs sienos. Bet stengiuosi padėti išvengti tų klaidų, kurias matęs esu daugybę kartų.

Pradžia: kodėl viskas prasideda ne iš karto?

Kada tiksliai reikia skambinti dėl pervežimo?

Nebūkite toks, kas skambina penktadienį ir nori važiuoti pirmadienį. Užsakymas ir koordinavimas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją reikalauja laiko, bent jau savaitės-dviejų, jei norite normalios kainos. Vairuotojų trūksta yra milžiniškas, o biuro reikmenys dažnai užima daugiau vietos nei klientas praneša. Geriau praneškite anksčiau, mes galėsime suderinti grafiką ir rasti tinkamą sunkvežimį.

Ar tikrai reikia inventorizacijos sąrašo, ar tai per daug?

Vokietijai tai beveina šventenybė. Be detalaus sąrašo, kur nurodyta kas kas yra (stalai, kompiuteriai, net seifai), gali būti didelių problemų muitinėje arba su draudimu. Nerašykite tiesiog „biuro daiktai“, tai neveikia. Turime žinoti, kiek dėžių ir ką jos turi, nes jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo nieko negausite. Patyręs logistas visada pasakys – rašykite viską.

Kas dėl dėžių, kur jas geriausia gauti?

Galiu duoti, bet tai papildomai kainuos. Geriau pažiūrėkite į savo sandėlį, gal turite likučių iš prekių. Jei ne, tai statybiniuose centruose parduodamos dėžės nėra brangios, o kokybė geresnė nei tas, kurias mes kartais turime užtektinai (nors stengiamės). Svarbiausia, kad dėžės būtų stiprios, nes apačioje gali būti sunkios knygos ar serveriai.

Ar reikia išardyti baldus prieš atvykstant?

Taip, tikrai. Vairuotojas nėra meistras-staliarinas, jo užduotis – vežti. Jei stalas neišsirenkamas, mes galime bandyti, bet už tai imamas papildomas mokestis už laiką. Buvo atvejų, kai tekdavo laužti baldus, kad tilptų į liftą, tai nėra jaukas. Išardykite viską, ką įmanoma, tai padės sutaupyti valandų važiavimo ir pinigų.

Pinigai: kas keičiasi ir kodėl kainos svyruoja?

Kiek maždaug kainuoja toks pervežimas?

Kainos labai priklauso nuo to, iš kur į kur keliaujate. Užsakymas ir koordinavimas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Jei tai tik keletas dėžių į Miuncheną, bus pigiau, o jei pilnas biuras iš Vilniaus į Berlyną su įrangos montavimu – tai kitas lygis. Reikia skambinti ir duoti duomenis, be jų aš tik spėliuosiu.

Kas yra „valandinis“ tarifas ir kodėl jis pavojingas?

Kai kurios firmos siūlo mokėti už valandą, ir tai atrodo pigiai. Bet užsikabinkite – jei įvyksta spūstis Kaune arba vairuotojas pasiklydo Vokietijos kaimuose, jūs sumokėsite už jo klaidas. Fiksuota kaina dažniausiai saugesnė, nors gali būti šiek tiek aukštesnė iš pradžių. Žiūrėkite į galutinę sumą, ne į valandinį įkainį.

Ar galima pasiderėti dėl kainos?

Visada galima šiek tiek pasiderėti, ypač jei tai ne sezono viršūnė. Bet neprašykite nuolaidos tuomet, kai jums reikia vežti per šventes ar naktį. Tada kaina yra kaina. Kartais galiu numesti keliasdešimt eurų, jei klientas labai mandagus ir supratingas, tai žmogiškas dalykas. Tačiau jei reikalaujate neįmanomo, kaina tik auga.

Kas dėl priemokų už liftą ar neįmanomą įvažiavimą?

Tai reali problema. Jei sunkvežimis negali užvažiuoti prie pat durų ir reikia nešti 100 metrų, tai kainuos. Liftas taip pat – jei jis mažas arba lėtas, vairuotojas praleis ten pusę dienos. Vokietijoje dažnai seni pastatai, kuriuose liftų visai nėra, tai reikalauja rankų darbo. Būkite pasiruošę, kad papildomai sumokėsite už „nešulius“.

Ar reikia mokėti už vairuotojo nakvynę?

Jei kelias ilgesnis nei 10-12 valandų, taip, tai įstatymas. Vairuotojas negali važiuoti be poilsio, o nakvynė Vokietijoje brangi. Dažnai klientai nustemba, kai matau eilutę „nakvynė“ sąskaitoje, bet aš negaliu leisti jam miegoti kabyje. Tai saugumo reikalavimas, ne mūsų išgalvojimas.

Vokietijos specifika: kodėl ten viskas kitaip?

Ar reikia eiti į muitinę, jei mes ES?

Oficialiai ne, nes abi šalys yra Europos Sąjungoje ir Schengen erdvėje. Tačiau jei vežate brangią įrangą ar tai yra komercinis siuntimas, gali būti patikrinimų. Vokiečai yra labai disciplinuoti muitininkai, ir jei dokumentai tvarkingi, nieko nebus. Bet jei pamatys įtartiną siuntą be sąrašo, gali sulaikyti valandoms. Todėl užsakymas ir koordinavimas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją turi būti parengtas legaliai.

Kodėl vokiečiai taip bijo dulkių?

Tai jų kultūra. Atvykę į naują biurą, jie tikisi, kad grindys bus švarios, o dėžės nebus purvinos. Jei atvešite dėžes iš garažo, kuriose vorotinkliai, gausite skundų. Rekomenduoju apvynioti dėžes plėvele arba naudoti naujas. Nenorėtumėte girti priekaištų iš vokiško biuro vadovo dėl nešvarumų, tai labai nepageidaujama situacija.

Kas nutinka, jei neturite leidimo stovėti sunkvežimiui?

Tai galvos skausmas. Vokietijoje vietos sunkvežimiams miestuose labai griežtai reglamentuojamos. Jei vairuotojas pastos kur neturėtų, gausite baudą, o mums – rūpesčių. Geriau iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo vietos („Halteverbot“ leidimo) arba rasti vietą, kur nėra ženklų. Kartais teka stovėti už miesto ir važiuoti mažesniu automobiliu, o tai brangu.

Ar galima važiuoti sekmadieniais ar švenčių dienomis?

Vokietijoje yra griežtas draudimas važiuoti sunkvežimiais sekmadieniais ir švenčių dienomis (taip vadinamas „Fahrverbot“). Yra išimčių, bet jos labai retos ir brangios. Nebandykite priversti vairuotojo laužyti taisyklių, baudos milžiniškos, o sunkvežimis gali būti nuimtas nuo kelio. Geriau planuokite atvykimą darbo dieną ryte.

Ar mums reikia specialių leidimų (Gefahrgut) jei teni chemija?

Jei vežate tik biuro popierių ir kompiuterius, nereikia. Bet jei sandėlyje yra dažų, valiklių ar kitų pavojingų medžiagų, tai kita istorija. Vokietija labai griežtai tikrina, ar yra ADR leidimai. Nenurodžius to sąraše, gali būti didelių bėdų. Geriau viską iš anksto papasakoti, kad mes sužinotume, koks mašinos reikalavimas.

Vairuotojai, sunkvežimiai ir jų nuotaikos

Ar vairuotojas kalba angliškai ar vokiškai?

Dažniausiai anglų kalba yra „ok“, o vokiškai – labai retai. Mūsų vairuotojai daugiau moka rusiškai ar lietuviškai. Bet su vokišku klientu susitarti dažnai sunku, todėl rekomenduoju, kad vienas jūsų darbuotojų būtų vietoje ir padėtų koordinuoti. Negalima tikėtis, kad vairuotojas išsiaiškins, kur dėti serverius be pagalbos.

Ar vairuotojas padės nešti dėžes iš mašinos?

Taip, jis padės, jis tą ir daro. Bet jis ne „perkraustymo komanda“, tai vienas žmogus. Jei jūsų biure trečetas aukštas be lifto, jis nešės ilgai, o jam tai gali atropti per daug. Užsakykite papildomą padėjėją, jei daug daiktų. Nereikia kankinti vieno vyro, jis gali tiesiog atsisakyti daryti darbą.

Kas dėl pauzių ir valgymo kelyje?

Vairuotojai turi griežtus grafikus – po 4,5 valandų būtina 45 minučių pertrauka. Jie negali tiesiog sustoti prie greito maisto už 5 minučių ir važiuoti toliau. Tai įstatymas. Kartais klientai nervingai laukia, bet aš visada sakau – geriau laukti, nei gauti baudą arba, dar blogiau, patirti avariją dėl nuovargio.

Kas jei vairuotojas atsisako įvažiuoti į kiemą?

Jiems tai įprasta. Jei kiemas per siauras arba vartai per žemi, jis neįvažiuos, kad nebraižytų mašinos. Buvo atvejų, kai tekdavo iškrauti ant gatvės ir nešti, nes klientas tvirtino, „ten tilps“. Vairuotojas patirtesnis, jis žino savo mašinos matmenis. Geriau išsiųsti nuotraukas iš anksto, kad nesusidarytų keblu situacija.

Nesklandumai, kurios nutinka realiame gyvenime

Kas dėl sugedusio lifto Berlyne?

Tai klasika. Atvykstate, o lifte užrašas „Defekt“. Tada prasideda chaosas. Reikia nešti per laiptus, o tai užtrunka kelias valandas. Klientas pyksta, vairuotojas pyksta. Jei girdite, kad lifte problema, iš karto praneškite mums, kad galėtume atsiųsti daugiau žmonių arba pakelti kainą už nešulius. Negalima slėpti tokių dalykų.

Kas daroma, jei dėžė subyrėja kelyje?

Tai nutinka, jei blogai supakuota. Jei dėžė subyrėja ir kažkas pasimeta, mes paprastai atsilyginame pagal draudimą. Bet jei ten buvo brangus serveris, o jis buvo padėtas be putų, draudimo kompanija gali atsisakyti mokėti. Kaltė dažniausiai yra blogame pakavime. Naudokite kokybiškas medžiagas, ne taupykite ant to.

Ar yra rizika, kad daiktai dingsta?

Diagnozė reta, bet įmanoma. Yra buvę atvejų, kai pavogdavo mažesnes dėžutes degalinėse, kai vairuotojas maudėsi. Todėl vertingus daiktus (pinigus, dokumentus) nešikite su savimi, o ne krovežio bagažinėje. Mes nėra bankas, o kelyje yra įvairių žmonių. Geriau būti saugiam.

Kas jei sunkvežimis sugenda ties A9 magistrale?

O, tai blogiausias scenarijus. Tada reikia skubiai ieškoti techninės pagalbos Vokietijoje, kas kainuoja daug, ir krovinio perkrovimo į kitą mašiną. Užsakymas ir koordinavimas biuro daiktų pervežimui į Vokietiją apima ir šią riziką, nors mes to nenorime. Jei įvyksta gedimas, mes pranešame ir stengiamės išspręsti, bet vėlavimas garantuotas. Būkite kantrūs.

Kaip elgtis su nepatenkintu vokišku klientu?

Vokiečiai mėgsta skųstis, jei kas nors ne taip. Jei vairuotojas užtruko 10 minučių, jau skambina biurui. Geriausia būti atviras ir sakyti tiesą – „užstrigome spūstyje“. Meluoti nėra verta, jie tai pajunta. Ir atmokite jiems už nesklandumus (pvz., padovanokite vakarienę), tai daug padeda išlaikyti gerus santykius.

Dokumentai, kuriuos visi nemėgsta

Kas toks CMR ir kodėl jis svarbus?

Tai pagrindinis vežimo dokumentas. Be jo negali važiuoti nei vienas sunkvežimis. Jame turi būti nurodytas siuntėjas, gavėjas ir krovinio aprašymas. Pasirašykite jį atidžiai. Jei vėliau reiks reikalauti draudimo, CMR vienintelis įrodymas, kad krovinys buvo perduotas. Nepraraskite jo, nusikopijuokite sau.

Ar reikia draudimo poliso?

Mūsų turimas draudimas yra pagal nutylėjimą, bet jis apribotas (dažniausiai iki kelių eurų už kg). Jei vežate labai brangų biuro įrangą, pasirūpinkite papildomu draudimu. Nemanau, kad norite rizikuoti dėl keleto šimtų eurų. Tai pigiau už galimas nuostolias.

Kas dėl eksporto sąskaitų (Proforma invoice)?

Nors tai ne išorės prekyba (ES viduje), dažnai vokiški muitininkai arba apsauga reikalauja dokumento, kuris patvirtintų prekių vertę. Be to, tai jums reikalinga apskaitai. Parašykite paprastą sąskaitą, kurioje nurodyta, kas keliauja ir kiek tai verta (nors tai ir jūsų nuosavybė). Tai greičiau išspręs bet kokius ginčus.

Galima keisti paskirties vietą paskutinę minutę?

Galima, bet tai kainuos. Jei vairuotojas jau važiuoja į Hamburgą, o jūs nusprendžiate, kad reikia į Brėmeną, tai reiškia papildomus 100 km. Nenuvertinkite to. Keisti galima tik tada, kai dar nėra išvykęs iš Lietuvos, kai mašina jau Vokietijoje – tai problematiška.

Ar reikia tikrinti vairuotojo dokumentus?

Paprastai ne, mums tai darbi. Bet jei jums atrodo įtartinai, turite teisę. Nors retai kas tai daro. Geriau pasitikėkite firma, kuriai patikėjote. Jei dirbate su patikimu logistika, jų vairuotojai visada tvarkingi.

Išvados: kaip išgyventi tą procesą

Apibendrinant, užsakymas ir koordinavimas biuro daiktų pervežimui Į Vokietiją nėra paprasta užduotis, jei norite, kad viskas nueitų sklandžiai. Reikia kantrybės, tvarkingų dokumentų ir supratimo, kad kelyje gali kilti nesklandumų, kurių neprognozuosite. Pasiruoškite iš anksto, susiderėkite dėl kainų ir būkite kantrūs su vairuotojais – jie taip pat žmonės, ne robotai. Tada ir jūsų biuras atsikels be didelių nervų.