Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską – nuo idealiai sutvarkytų IT sistemų perkėlimo iki tokių chaoso scenarijų, kad net aš, sėdintis vairuotojo vietoje, norėčiau pasislėpti po vairu. Klientai dažnai galvoja, kad užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis yra tiesiog pasakymas "važiuokite", tačiau realybė yra daug raupsnės. Vokietija nėra Lietuva, ten aiškumo reikalauja iki milimetro, o muitinės pareigūnai gali padaryti nervų krizę net pačioms ramžiausioms buhalterėms. Čia ne tik apie dėžių nešiojimą, bet ir apie tą, kad viena neįrašyta eilutė inventoriaus sąraše gali prailginti kelionę dviem dienoms. Taigi, jei ruošiatės kelionei į Berlyną, Miuncheną ar Hamburgą, geriau sužinokite, į ką įsijungiate, kol laikas yra.

Kainos, pinigai ir realybė

Kiek tai iš tikrųjų kainuoja?

Nieko konkrečiaus nepasakysiu, nes kainos šiuo metu šokinėja kaip kiems vaiduoklis. Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis priklauso nuo tūrio, atstumo ir, labiausiai, nuo to, ką tuose dėžėse nešate. Jei tai tik stalai ir kėdės – viena kaina, jei serveriai ir brangūs archyvai – visai kita. Be to, degalai Vokietijoje brangesni, o mokesčiai už įvažiavimą į miestus gali staigiai padidinti sąskaitą. Visada prašau klientų nurodyti kuo tikslius matmenis, kad nereikėtų vėliau ginčytis dėl to, kad "taip atrodė mažiau".

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet dažniausiai ji pasirodo esanti "su žvaigždute". Tarkime, fiksuojame už kelią ir krovinių kėlimą, tačiau jei vokiečiai uždarys gatvę ar reikės samdyti papildomą kėlimą kranu, kaina šoktels aukštyn. Aš asmeniškai visada nurodau, kad fiksuota kaina galioja, jei nenukrypstate nuo pradinio plano. Vieną kartą klientas pagalvojo, kad gali pridėti penkias papildomas dėžes su asmeniniais daiktais be papildomo mokesčio, ir buvo labai nustebintas, kai jam teko mokėti už viršybę.

Kodėl kai kurios firmos pigesnės?

Pigiau paprastai būna todėl, kad jos neduoda garantijų arba naudoja senas technikas. Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis reikalauja naujų sunkvežimių, kurie atitinka "Euro 6" standartus, kitaip tiesiog neįvažiuosite į dalį miestų. Taip pat žiūrėkite į draudimą – jei firma siūlo neįtikėtinai mažą kainą, tikėkitės, kad jų draudimas neapims jūsų brangiausios technikos, jei ji staiga nukris nuo pakrovėjo.

Ar reikia mokėti už valandą ar už darbą?

Dažniausiai dirbame už darbą, t. y. pateikiame visą sąskaitą. Tačiau jei klientas nežino, kiek daiktų turi, arba situacija biure yra chaotiška, pvz., viskas neišrūšiuota, gali tekti dirbti už valandą. Tokiu atveju valandinė kaina Vokietijoje yra didelė, ten dirbantys žmonės ne gauna mažų atlyginimų, tai geriau susitarti dėl fikso iš anksto.

Ar avansas privalomas?

Be avanso mes nepradedame darbo, ypač kai kalba eina didelių kompanijų perkraustymas. Tai ne pasitikėjimo klausimas, o materialinių išlaidų padengimas – degalai, kelių mokesčiai, pakavimo medžiagos. Jei įmonė atsisako mokėti avansą, dažniausiai tai signalas, kad su mokėjimu gynėjų gali būti problemų pabaigoje.

Kas dar gali branginti kainą?

Papildomai gali kainuoti laukimas, jei vėluojate su raktais nuo naujo biuro Vokietijoje, arba dėžių surinkimas vietoje. Kartais klientai mano, kad "su visomis paslaugomis" reiškia, kad mes išmesime jūsų šiukšles, bet tai atskira paslauga, ypač jei reikia vežti į specialias perdirbimo aikšteles, kurios taip pat ima mokesčius.

Dokumentai, muitinė ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia turėti?

Būtinai reikia tikslaus inventoriaus sąrašo su svoriais ir vertybe. Be to, jei vežate techniką, reikės serialinių numerių (jei yra). Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis be šių dokumentų yra būdas tiesiai į baudas. Mums patogu, kai klientas pateikia viską Exceliu, ne raštu ranka, nes muitininkai mėgsta aiškumą.

Ar reikia muitinės brokerio?

Jei tai ne bendrovės perkėlimas tarp savo padalinių, o galbūt pardavimas ar nuoma, tai brokeris būtinas. Esant paprastam biuro perkraustymui į Vokietiją, dažnai galime išsiversti be jo, jei dokumentai tvarkingi. Tačiau aš visada pasakyčiau – geriau turėti ir nereikti, nei reikti ir neturėti, ypač kai kelyje stovi vokiečių muitinė ir pareigūnas klauso "Kas yra ši dėžė?".

Kas vyksta, jei trūksta dokumentų?

Tada laukiate. Vakar pats mačiau, kaip viena firma stovėjo pasienio punkte net 12 valandų, nes jiems trūko vieno pridėtinio. Vokietijos pareigūnai nėra blogi, jie tiesiog labai griežti ir laikosi taisyklių. Jei trūksta informacijos apie krovinių gabenimo sutartį (CMR), gali būti problema. Geriau turėkite kopijas visur – ir vairuotojui, ir jums.

Ar saugu vežti kompiuterius ir serverius?

Saunu, bet turi būti supakuota. Mums dažnai tenka įrodinėti klientui, kad paprastas kartono langelis netinka serveriui, kuris kainuoja tūkstančius eurų. Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis turėtų įtraukti ir specialų IT įrangos pakavimą – burbuliukais, putomis, specialiomis dėžėmis. Vieną kartą gavome įmonę, kuri norėjo vežti serverius be pakavimo, sakydama "mes juos tiesiog uždėsime ant sėdynių". Nepaisėme ir supakavome patys.

Kaip deklaruoti techniką?

Reikia nurodyti serijinius numerius ir, jei įmanoma, priedus. Jei technika naudota, tai dažniausiai lengviau, nes tai nėra prekybinis importas. Tačiau jei vežate naujas prekes, tai jau kita istorija – reikės mokėti PVM ir galbūt muito. Būkite sąžiningi, nes vokiečiai turi puikius skenerius, kurie "žiūri" per sunkvežimio sienas.

Ar reikia tarptautinės krovinių gabenimo sutarties (CMR)?

Be abejo. Tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina sandorį tarp jūsų ir pervežėjo. Be jo jūs negalite parodyti, kad krovinys priklauso jums, o ne vairuotojui. CMR dokumentas turi būti pasirašytas abiejų pusių, o jei vykstate per Švediją ar Norvegiją, ten irgi jis būtinas.

Ar reikia draudimo poliso?

Draudimas neįtrauktas į kainą automatiškai, jį reikia įsigyti atskirai. Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis turėtų apimti ir krovinio draudimą "nuo visų rizikų". Žinoma, tai papildomai kainuoja, tačiau tarkime, jei sunkvežimis užsidega (kas, deja, nutinka) arba į jį įvažiuoja kiti automobiliai, be draudimo prarasite viską.

Logistika, laikas ir vairuotojai

Kiek laiko trunka kelionė?

Į Berlyną ar Hamburgą galima nuvykti per dieną, jei niekas nesikliudo. Tačiau jei reikia iškrauti ir įkrauti, tai jau keletas dienų. Reikia numatyti poilsio laiką vairuotojui – jis negali vairuoti 24 valandas. Vokietijoje yra griežti taisyklės apie "tachograus" laiką, juos negeria pažeisti, nes baudos didelės.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba lietuviškai, tačiau Vokietijoje dirbti gali ir vietiniai arba tarptautiniai vairuotojai. Jei jums svarbu komunikacija, prašykite lietuviškai kalbančio ekipažo. Kartais įvyksta juokingų situacijų, kai vairuotojas lietuviškai kalba, o klientas vokiškai, ir tada aš turiu būti vertėju telefonu.

Kas nutinka, jei sunkvežimis sugenda?

Tuomet mes skubiai siunčiame pagalbinį automobilį arba keičiame sunkvežimį. Tai gali prailginti laiką, bet tokios situacijos retos, jei technika prižiūrėta. Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis turėtų apimti ir šią pagalbą, tačiau patikrinkite sutartį – kartais tai įtraukiama kaip "priverstinės išlaidos", kurias apmoka klientas.

Ar galima sekti krovinius realiu laiku?

Taip, dauguma modernių sunkvežimių turi GPS stebėjimo sistemas. Galite matyti, kur jūsų biuras važiuoja. Tai ramina klientus, ypač kai vežami brangūs dokumentai ar technika. Buvau atvejų, kai klientas sekdavo mus kas valandą ir klausdavo, kodėl sustojome prie kavinių (nes vairuotojams reikia pietų!).

Ar dirbate savaitgaliais ir šventėmis?

Galime, tačiau tai kainuoja brangiau. Vokietijoje naktiniais ir savaitgaliais vežti taip pat gali būti apribojimai tam tikrose vietose. Jei norite atidaryti biurą pirmadienį ryte, geriau pradėti vežti ketvirtadienį ar penktadienį, o ne bandyti spausti viską į sekmadienio vakarą.

Kas dėl parkavimo Vokietijos miestuose?

Tai didelė galvos skausmas. Vokietijos miestuose, ypač centruose, sunku pastatyti sunkvežimį. Kartais reikia gauti specialų leidimą iš savivaldybės. Jei to nepadarysite, gausite baudą, o sunkvežimį gali nuvaryti aikštelėn. Mes dažnai turime iš anksto ištirti vietą (arba prašome kliento tai padaryti), kad nenuvyltume.

Ar reikia specialių leidimų dideliems sunkvežimiams?

Kai kuriuose miestuose, pvz., senamiestyje arba "žaliai zonai" (Umweltzone) patekti, reikia specialaus ženklo ant stiklo. Jei jo nėra, bauda tikrai. Be to, jei sunkvežimis viršija 7,5 tonas, kai kuriose gatvėse važiuoti draudžiama. Tai reiškia, kad turėsite krauti krovinį į mažesnę mašiną (pėstininką), kas vėl kainuoja.

Biuro perkraustymo specifika

Kaip elgtis su baldais?

Juos reikia išmontuoti. Stalai, sekcijos, didžiosios spintelės – viskas turi būti supakuota detaliomis dalimis. Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis dažniausiai įtraukia išmontavimą ir montavimą vietoje. Nenaudokite lipdukų ant paviršių, kurie gali palikti pėdsakus – geriau pažymėkite skaičiais.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai rizikuota. Vokietijoje griežtai tikrinama, ar augalai nekenksmingi, ypač jei jie su žeme. Be to, augalams sunku pakentti kelionę be vandens ir šviesos. Aš visada patariu palikti augalus arba juos vežti atskirai, ne su biuro inventoriaus, kad jie neužgriūtų ant dėžių su dokumentais.

Kaip su dokumentais?

Dokumentai turi būti supakuoti į hermetiškas dėžes arba spintas. Jei statote dėžes su dokumentais ant grindų sunkvežimyje, o virš jų padėsite metalinę spintelę, lietus ar drėgmė gali sugadinti viską. Kartais klientai sako, "tai tik paprasti popieriai", bet kai dingsta mokesčių deklaracijos, tada jie supranta vertę.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtinai. Kiekviena dėžė turi turėti numerį ir aprašymą, kas joje yra. Tai padeda ne tik rasti dalykus naujame biure, bet ir muitinėje. Jei parašysite tiesiog "biuro daiktai", tai kels įtarimų. Geriau rašykite "spausdintuvai", "popierius", "kanceliarijos prekės".

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nesivežkite jų su savimi. Vokietijoje šiukšlių išvežimas labai brangu. Naudingųjų išteklių apskaitos (pavojingų atliekų) tvarkymas yra griežtas. Jei turite senus kompiuterius, juos reikia išvežti į specialią vietą Lietuvoje prieš išvykstant, o ne mėginti jų atsikratyti Miuncheno gatvėse.

Ar saugu palikti daiktus sunkvežimyje naktį?

Geriau to nedaryti. Nors sunkvežimiai turi apsaugas, vagystės pasaulyje yra dažnos, ypač prie poilsio vietų. Jei kelionė trunka ilgiau, mes stengiamės rasti saugias stovėjimo aikšteles su apsauga. Vieną kartą mums pavogė dėžę su vaizdo plokštėmis, tiesiog kol vairuotojas gėrė kavę.

Kaip surežisuoti iškrovimą?

Svarbu turėti planą. Kur stovės serveriai? Kur biuro stalai? Geriau pažymėti grindis lipniais juostelėmis naujame biure prieš atvykstant. Tai sutaupo laiko – vairuotojai nedels po koridorių su kėdėmis, klausdami "kur šis dalykas eina?".

Ar galima užsakyti sandėliavimą prieš iškrovimą?

Taip, jei naujas biuras dar nebaigtas. Tai papildoma paslauga, mes galime laikinai padėti daiktus pas mus arba Vokietijoje esančiame sandėlyje. Tačiau tai neįtraukiama į standartinį kainą, tai reikia aptarti iš anksto, nes vietos reikia rezervuoti.

Ar reikia įrangos testavimo po montavimo?

Mes tik montuojame. Testavimas – tai jūsų IT specialisto darbas. Mes pajungsime kompiuterius prie sienos, bet neįsijungsime jų į tinklą. Nereikia mums kaltinti, jei po perkraustymo neveikia spausdintuvas – galbūt tiesiog buvo stipriai suplėšytas kabelis (kaip buvo vieną kartą).

Ar reikia kliento atstovo vietoje?

Labai praverčia. Jei kas klysta arba reikia sprendimo dėl to, kur dėti didelę spintelę, geriau kad būtų kas nors, kas gali pasakyti "taip" ar "ne". Palikti vairuotoją vieną užrakintame biure su daugybe dėžių – tai blogas idėja, jis gali tiesiog išvežti viską į artimiausią degalinę ir laukti.

Ką daryti, jei pasilikote daiktų?

Tai įprasta. Viskas susideda į vieną dėžę "pamestų daiktų" ir vežame atgal arba paliekame pas klientą. Tiesiog nepamirškite pasakyti mums, kad tokių dalykų yra, kad mes neliestume jų, ieškodami "svarbių" dokumentų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Biuro perkraustyme oficialiai ne, tačiau žinome, kad darbuotojai dažnai įmeša savo puodelius arba net vaikiškas kėdutes. Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis nėra skirtas asmeniniams daiktams, jei jų per daug, tai gali būti pažeidimas. Kelios smulkmenos – nieko, o jei kažkas vežia sofos, tai jau turi būti aptarta.

Kada reikia kreiptis?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Mėnesiu iki – idealu. Savaitę iki – rizikuojate, kad neturėsime laisvų sunkvežimių, ypač vasaros sezoną arba prieš šventes. Vokietijai reikia ir laiko planuoti leidimus.

Ar tikrai "visomis paslaugomis" reiškia viską?

Beveik. Tai reiškia pakavimą, vežimą, išmontavimą. Bet tai nereiškia, kad mes nusipirksime jums naujų baldų arba surinksime jums kompiuterių tinklą visam miestui. Sutartyje visada yra išvardyta, kas įeina, o kas ne. Perskaitykite ją, nereikia manyti, kad mes stebukladariai.

Ar verta rinktis brangiausią pasiūlymą?

Ne visada. Brangiausiai dažnai parduodama "prestizas", o ne kokybė. Rinkitės vidutinę, bet su akivaizdžia patirtimi. Pažiūrėkite į jų sunkvežimus – jei jie senuki, tai paslauga irgi bus toki pat lygio. Užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis – tai racionalus pasirinkimas, ne emocijas.

Kaip sumokėti?

Pervedimu. Grynaisiais pinigais vairuotojams duoti nepatariu – tai nesaugu ir sudėtinga apskaitai. Sąskaitą faktūrą išrašome iš anksto arba po paslaugos atlikimo, priklausomai nuo sutarties. Vokietijoje viskas vyksta per sąskaitas.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo?

Skambinti mums. Mes turime draudimą. Reikia užpildyti protokolą (užrašyti, kas ir kaip sulūžo), padaryti nuotraukas. Nedelskite iki kito ryto, nes draudimo kompanijos mėgsta kalbėti apie "nepakankamus įrodymus". Ką tik atėjome iš vieno darbo, kur klientas prisipažino, kad pats uždėjo spintelę ant vairo (pataisymu: ant spynos), ir ji nulūžo.

Ar galiu važiuoti su kroviniu?

Techniškai negalite, jei nėrate įtrauktas į CMR dokumentus arba neturite leidimo būti keleiviu. Taip pat tai draudžia daugelio kompanijų saugumo taisyklės. Geriau susitikti vietoje.

Išvada

Galiausiai, užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją su visomis paslaugomis nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir detalių. Nors aš dirbu jau šimtus metų (kaip jaučiuosi kartais), kiekviena kelionė turi savo niuansų – nuo sugedusios padangos autostradoje "A9" iki užstrigusios muitinės eilės. Jei pasiruošiate dokumentiškai ir realiai vertinate savo turtą, viskas turėtų nueiti sklandžiai. Nedarykite to, ką daro vienas mano klientas – jis paliko raktus nuo seno biuro Vilniuje, kai mes jau buvome prie Vokietijos sienos. Tokiomis situacijomis negaliu padėti net aš, nors ir būtų noras. Sėkmės kelionėje, ir tegul jūsų naujas biuras Vokietijoje veikia be trikdžių.