Užsakykite biuro perkraustymo paslaugas kryptimi į Vokietiją

Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas niekada nevyksta taip, kaip piešiate PowerPointe. Viskas paprastai: susirenkate dėžes, iškviečiate vairuotojus, važiuojate. Tačiau realybėje visada kažkas trūkta – arba liftas neveikia, arba vokiškas muitininkas nori peržiūrėti kiekvieną popierių. Jeigu planuojate užsakyti biuro perkraustymo paslaugas kryptimi į Vokietiją, turite būti pasiruošę ne tik fiziniam darbui, bet ir biurokratijai. Čia ne tik apie tai, kaip perkelti stalus ir kompiuterius, bet ir kaip išvengti to, kad jūsų verslas stovėtų vietoje savaitę, kol krovinys vlkžia kažkur prie Berlyno. Nors paslaugos kainos gali varijuoti, kokybės ir patikimumo ieškoti reikia iš karto, o ne po to, kai dėžės jau padėtos į sunkvežimį.

Bendri klausimai ir procesas

Kiek laiko užtrunka visa organizacija?

Viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų ir kaip gerai juos suruošiate. Paprastai nuo pirmojo skambučio iki išvežimo praeina mažiausiai savaitė – reikia apžiūrėti, įvertinti, sudaryti grafiką. Jeigu viskas skubu, tai galime ir per 3 dienas susitvarkyti su dokumentais, bet tada rizikuojate, kad vairuotojai gali pavėluoti, nes kitaip neišsiteis. Geriau planuoti bent savaitę į priekį, kad nereikėtų nervintis paskutinę minutę.

Ar reikia daryti inventorizaciją?

Be abejo, taip ir daroma. Be sąrašo tapsi chaosas, ypač kai užsakykite biuro perkraustymo paslaugas kryptimi į Vokietiją, nes ten dėmesys detalėms yra didesnis nei Lietuvoje. Užsirašykite, kiek yra stalų, kompiuterių, o jeigu yra brangios technikos – ją reikia pažymėti atskirai. Vėliau padės susitvarkyti su draudimu, jei kažkas pasidings arba sužudos kelyje (o tai, turiu pasakyti, nutinka dažniau nei manote).

Kas daryti su brangia technika?

Serverius, duomenų laikmenas ir brangų įrangą geriausia pervežti atskirai, jeigu įmanoma. Jeigu ne – turi būti specialūs dėžės, pripildytos putomis. Kartais klientai sako, "mes viską supakosime į paprastas dėžes", o paskui stovi ir laukia, kol mes išsamesnėme sugriuvusį diską. Geriau ne taupyti ant pakavimo medžiagų čia, nes duomenų praradimas kainuos daugiau nei visas perkraustymas.

Ar galima keliauti kartu su vairuotoju?

Techniškai – ne, draudimas to neleidžia, o Vokietijoje policija yra griežta. Ypač jeigu tai yra didelis sunkvežimis. Vairuotojas turi atsigulti ilsėtis, o jūs ten būsite trikdyti. Be to, jeigu įvyks avarija (ką Dievas saugoja), ir jūs būsite kabinoje – draudimo kompanija gali atsisakyti mokėti. Geriau susitikti vietojje arba važiuoti savo automobiliu.

Ką daryti su atliekomis?

Daugelis klausia, ar mes išvežame šiukšles. Taip, galime padėti surinkti ir išvežti senus baldus į perdirbimo centrą, bet tai papildoma paslauga. Vokietijoje su atliekomis griežta – negali tiesiog užmesti į mišką. Reikia deklaracijų. Vieną kartą teko gelbėti klientą, kuris bandė išmesti senus fotokopijavimo aparatus prie konteinerio, tai mums teko mokėti baudą, kad neiškilo didesnių problemų su vietine savivaldybe.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet už tai reikia mokėti daugiau. Vairuotojai taip pat žmonės, nori ilsėtis. Be to, jeigu atvykstate į Vokietiją savaitgalį, gali būti, kad negausite prieigos prie pastato arba sandėlio, nes ten viskas uždaryta. Geriau viską planuoti darbo dienom, nors aš suprantu, kad verslas negali sustoti, todėl darome išimčių.

Kaip elgtis su automobilių stovėjimu mieste?

Tai didelis galvos skausmas, ypač miestuose kaip Miunchenas arba Frankfurtas. Reikia iš anksto gauti leidimus stovėjimui (erlaubnis). Jeigu užsitepkite 20 metrų be leidimo – baudos bus didelės, o sunkvežimį gali tempti. Mes paprastai susirandame vietą arba numokame vietinę firmą, kuri užtikrina, kad mums niekas netrukdytų krauti.

Kainodara ir mokėjimai

Kaip susiformuoja kaina?

Kaina priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo, ir to, kaip sudėtingas yra įėjimas. Jeigu reikia naudoti keltuvą arba nešti per 4 aukštus be lifto – tai brangiau. Degalai Vokietijoje brangesni nei Lietuvoje (arba bent jau taip atrodo kai kurioms degalinėms), tai taip pat įeina į kainą. Tiesiog parašykite mums, ką turite, o mes paskaičiuosime.

Ar galima gauti nuolaidą?

Jei pervežiate daug daiktų arba esate ilgametis klientas – visada galima pasiderėti. Bet prašome nesiūlyti kainų, kurios yra žemesnės už degalų sąnaudas. Tiesa, kai kurios firmos dirba "iš rankos į ranką" be PVM, tai jų kainos gali atrodyti viliojančios, bet tokios firmos dažnai dingsta kartu su jūsų kroviniais. Geriau mokėti šiek tiek daugiau, bet būti ramiam.

Kada reikia apmokėti?

Standartiškai imame avansą 30-50 proc., o likutį – atidavus krovinį. Taip pat yra variantas su bankine garantija, jeigu kalbame apie didelius kontraktus. Nenoriu girdėti istorijų, kad "pinigai užeis po savaitės" – vairuotojams reikia mokėti iš karto, kitaip jie nevažiuos toliau.

Ar kainoje įskaičiuotas draudimas?

Pagrindinis draudimas (CMR) yra, bet jis padengia tik labai mažą sumą, kažką panašaus į 10 eurų už kg. Jeigu vežate brangius kompiuterius, reikia papildomo draudimo. Tai papildoma kaina, bet verta. Vieną kartą klientas atsisakė, o sunkvežimui užkliuvo vėžimas – prarado pusę inventoriumių. Nenorėkite būti toje situacijoje.

Kas nutinka, jei pasikeičia apimtis?

Tai įprasta dalykas. Dažnai pasirodo, kad dėžių yra dvigubai daugiau nei numatyta. Tada tiesiog pakeičiame sutartį ir kainą. Jeigu mažiau – gražiname pinigus (arba atskaitysim nuo kitos kelionės). Svarbiausia apie tai pranešti ne tada, kai sunkvežimis jau pilnas.

Ar imate mokestį už laukimą?

Taip, jeigu mes laukome jūsų valandas arba dėl to, kad sandėlio atsakingas asmuo dingęs. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Jeigu planuojate užsakyti biuro perkraustymo paslaugas kryptimi į Vokietiją, pasirūpinkite, kad kas nors būtų vietoje. Niekas nenori mokėti už vairuotojo sniegą, valgantį sumuštinį prie patvartų.

Ar galima apmokėti kortele?

Galima, bet tada pridedame procentus bankui, nes jie ima didelius mokesčius iš mūsų. Geriau bankinis pavedimas – paprasčiau ir pigiau abiem pusėms. Jeigu esate iš užsienio, tai SEPA pavedimas vyksta per dieną, tai problemų nėra.

Vokietijos niuansai ir dokumentai

Ar reikia muitinės deklaracijų?

Kadangi Vokietija ir Lietuva yra ES, formaliai muitinės nėra (tai yra vidinė rinka), bet vis tiek gali sustabdyti patikrai. Reikia turėti sąrašą (packing list) ir vertę. Jeigu daiktai yra naudoti ir jūsų nuosavybė – mokesčių nėra. Bet jeigu tai prekės, kurias parduodate – tai jau kita istorija su PVM.

Ar reikia vokiškų dokumentų?

Labai padeda. Policijai arba sargams užtenka angliškų, bet jeigu bus nesusipratimas, vokiškas vertimas išgelbės situaciją. Mes galime pasirūpinti vertimu, jeigu to reikia. Vokiškai kalbantys pareigūnai yra daug malonesni, kai mato, kad rūpinatės dokumentais.

Kaip su žaliavomis arba pavojingomis medžiagomis?

Tai griežtai reglamentuojama. Negali tiesiog įmesti dažų arba chemikalių į sunkvežimį be specialių leidimų (ADR). Jeigu turite tokių dalykų biure (kaip dažai turi gamybinės įmonės), praneškite iš anksto. Vieną kartą teko iškrauti visą sunkvežimį pačioje kelio viduryje, nes rado keletą benzino kanistrių, kurie nebuvo užregistruoti.

Ar yra kokių nors apribojimų važiavimui miestuose?

Taip, daugelyje miestų yra "Umweltzone" – ekologinės zonos. Mūsų sunkvežimiai turi reikiamas kategorijas (dažniausiai Euro 6), todėl problemų neturėtų būti, bet visada reikia patikrinti, ar nėra draudžiamų dienų arba valandų, ypač per šventes.

Kas daryti, jei sugenda sunkvežimis Vokietijoje?

Tai mūsų problema, ne jūsų. Mes iškviečiame techninę pagalbą ir, jeigu reikia, perkrauname krovinį į kitą sunkvežimį. Jums nereikia nieko daryti, tik gali šiek tiek pavėluoti pristatymas. Vokiškas pagalbos greitieji yra efektyvūs, bet brangūs, todėl mėgtime nevežti senais "kabrioletais".

Ar reikia pranešti apie atvykimą iš anksto?

Būtina. Nurodykite adresą ir kontaktą vietiniame biure. Jeigu nieko nežinos, gali atsitikti, kad vairuotojas atvažiuoja, o durys užrakintos. Vokietietiškas preciziškumas reikalauja, kad viskas būtų suplanuota.

Pakavimas ir techninė įranga

Ar turite savo dėžių?

Taip, turime viską – nuo mažų dėžių knygoms iki didelių dėžių (t.y. "tėvynės") baldams. Taip pat turime šiaudų, burbuliukų ir lipnių juostų. Nereikia jums bėgioti į statybinę parduotuvę, visus reikmenis atvežame patys.

Kaip elgtis su serverine?

Serveriai yra jautrūs dalykai. Geriausia juos išjungti ir laikyti stacionarioje būsenoje. Jeigu reikia išmontuoti spintas, tai daro mūsų specialistai (arba jūsų IT žmogus kartu su mumis). Nepatarauju juos krauti kaip paprastus dėžes – vibracija kelyje gali sugadinti diskus.

Ar galite išmontuoti ir surinkti baldus?

Žinoma. Turime įrankių ir žmonių, kurie tai daro kasdien. Vienintelis dalykas – jeigu baldai yra seni ir senui, kai juos bandysime atidaryti, gali tiesiog lūžti. Tada mes neprisiimame atsakomybės, jeigu medis jau suirutęs. Bet dažniausiai viskas pavyksta surinkti atgal.

Ar saugu palikti dėžes koridoriuje?

Geriau taip nedaryti. Vokietijoje (ir pas mus) gali "užklupti" pačios įdomiausios asmenybės. Jeigu negalite padėti tiesiogiai į sunkvežimį, reikia užtikrinti saugumą – arba pastatyti sargą, arba užrakinti patalpas. Mes neatsakome už dingusias dėžes, kurios paliktos be priežiūros.

Kokias dėžes naudoti dokumentams?

Dokumentus reikia supakuoti į mažesnes, tvirtas dėžes, kad jos nepermestuų svorio. Jeigu dėžė per sunki, ji gali plyšti apačioje. Ir svarbiausia – pažymėkite jas "Dokumentai", kad jų nešiotų atsargiau. (Neturiu omenys, kodėl žmonės dažnai meta dokumentus į tą patį krovį su senais kėdėmis, bet vyksta taip).

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežimą?

Būtų malonu, jeigu nebūtų pusės pietų likučių ant stalų. Ne tik dėl higienos, bet ir dėl to, kad tai nekvapnų uždarame sunkvežimyje per kelias dienas. Nereikalaujume, kad jų šluotum, bet bent nuvalyti dulkes – privalumas.

Kaip užsegti dėžes?

Naudokite daug lipnios juostos. Geriau per daug, negu per mažai. Matęs esu, kaip atsidaro dėžės su svarbiais failais kelyje, kai vairuotojas staigiai stabdo. Užsegimas per kryžių – tai taisyklė.

Problemos ir nesklandumai

Kas daryti, jei kažkas sulūžo?

Skubiai susisiekite su vadybininku. Reikia užpildyti prašymą draudimo kompanijai (protokolas) ir padaryti nuotraukas. Nesuklyskite – nedarykite nuotraukų po to, kai išpakuosite viską, reikia matyti žalą tiesiogiai iškrovus met. Kuo greičiau, tuo greičiau gausite pinigus atgal.

Ar buvote atvejų, kai dingsta krovinys?

Mums asmeniškai – ne, mes saugūs. Bet rinkoje to yra. Ypač jeigu pasikliunate firmoms, kurios siūlo kainas dvigubai mažesnes nei rinka. Jie gali paimti jūsų daiktus ir dingti, o tada teks ieškoti per advokatus. Todėl užsakykite biuro perkraustymo paslaugas kryptimi į Vokietiją tik patikimiems, kurie turi realų biurą ir sunkvežimius, o ne tik svetainę internete.

Ką daryti, jei vairuotojas užstrigo sienoje?

Vokiški keliai gali būti siauri, ir kartais navigacija vedą pro kaimo keliukus, kur sunkvežimiui nepraeisi. Tada vairuotojas skambina mums, o mes ieškome maršruto išėjimo. Kartais reikia važiuoti atgal ir rinkti apšvartą kelią. Tai gali užtrukti valandą ar dvi, bet tai gyvenimas.

Ar atsitiko, kad klientas nepasiruošęs?

O, kaip ne. Vieną kartą atvažiavome, o darbuotojai dar dirbo, rašo kompiuteriais. Kaip mes turime išvežti stalus, jeigu ant jų stovi kava ir monitoriai? Reikėjo laukti iki vakaro, o tai kainavo klientui brangiai pristatymo delsos mokestį. Pasiruoškite iš anksto!

Kaip elgtis su skundais?

Jei kažkas negerai – skambinkite tiesiogiai vadovui. Nerašykite ilgų laiškų, kurie niekam neatsakomi 3 dienas. Skambutis išspręs problemą per 5 minutes. Mes norime, kad klientas būtų laimingas, todėl visada stengiamės kompromisu.

Ar galima atšaukti užsakymą?

Galima, bet tik iki tam tikro momento. Jeigu sunkvežis jau važiuoja pas jums – reikia sumokėti bent už važiavimą tuščia (dyzelį). Jeigu atšaukite dieną prieš – paprastai nėra problemos, tik jeigu tai ne ypatingas užsakymas, kuriam jau nupirkomome specialias dalis.

Ar dirbate su didelėmis korporacijomis?

Taip, turime patirties su IT firmomis ir bankais. Ten viskas labai griežta – laikai, protokolai, ženklai. Mums tai netinka, nes žinome, kad jeigu padarys klaidą, prarasime sutartį. Todėl didžiuliam atsakomybę imamės su dideliu pagarbumu.

Ką daryti, jei reikia sandėliuoti daiktus?

Galime laikinai padėti pas mus sandėlyje Lietuvoje arba surasti sandėlį Vokietijoje. Tai kainuoja, bet kartais biuro remontas vėluoja, ir reikia kur nors nuvežti baldus. Geriau tai suplanuoti iš anksto, nei ieškoti vietos paskutinę minutę.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki paprasto dalyko – pasitikėjimo. Jeigu jūsų vadybininkas pažada, kad viskas bus įvykdyta laiku, jis taip ir turi daryti. Per tą laiką, kai aš čia dirbu, mačiau viską – nuo gėdingų situacijų su sulaužytais vitrinomis iki idealiai įvykdytų projektų, kurie užtruko vos vieną dieną. Jeigu norite užsakyti biuro perkraustymo paslaugas kryptimi į Vokietiją, tiesiog susisiekite ir papasakokite, ką turite. Mes jums pasakysime tiesą – kiek tai kainuos ir kiek laiko užtruks, be jokių paslėptių mokesčių ar nerealių pažadų. Geriau girdėti tiesą iš karto, nei gailėtis vėliau.