Užsakykite biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku: vadovas iš vidaus

Sveiki, ilgą laiką šioje srityje praleidęs žmogus čia papasakosiu, kaip tai iš tikrųjų vyksta. Biuro perkraustymas į Vokietiją – tai ne tik dėžių kelionė, tai tikras nervų išbandymas, jeigu viską palikiate paskutinę minutę. Dažnai klientai klausia, kada geriausia tai daryti, ir atsakymas paprastas: kada jums patogu, bet ne tada, kai kaina kyla į dangų. Jei norite užsakyti biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku, turite galvoti apie logistiką iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi kieme ir verčia rankas. Vokietija yra konkreti šalis, ten tvarka mums, lietuviams, kartais atrodo hiperbolizuota, bet ten reikia laikytis taisyklių. Štai trumpas vadovas, kaip išvengti to, kad jūsų kompiuteriai keliautų kažkur į Miuncheną, o jūs liktumėte Vilniuje be stalo.

Pagrindiniai dalykai apie biuro perkraustymą į Vokietiją

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Vokietiją?

Viskas priklauso nuo to, kur būtent važiuojame. Jei į Berlyną ar Hamburgą, tai greičiausiai susitvarkome per dvi dienas, jei kliūčių nėra. Bet jei reikia važiuoti gilyn į Bavariją ar prie pat sienos su Lenkija, tai gali užeiti ir daugiau laiko, nes keliai ten, sakyčiau, labai įvairūs. Be to, užsakykite biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku reiškia ir tai, kad reikia numatyti pakrovimo laiką. Vieną kartą važiavome, ir klientas dar nebuvo išpakuotas, tai teko laukti penkias valandas, tai laikas praslydo.

Ar reikia daryti išankstinį daiktų sąrašą?

Būtina, tiesiog privalote. Be sąrašo mes prarandame kontrolę, o vokiečiai mėgsta, kai viskas užrašyta ant popieriaus. Sąrašas padeda ne tik mums suprasti, kiek mažųjų dėžių reikės, bet ir jums suskaičiuoti, ar viskas išvyks vienu reisu. Niekada nežinai, kur gali slėptis senas spausdintuvas, kurį visi pamiršo. Tai padeda išvengti ginčų dėl prarastų daiktų, o jų, pasakysiu, būna dažnai.

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Tai jautriausia tema. IT įranga turi būti išjungta ir idealiai supakuota, o ne mesti į dėžę kaip bulvės. Aš nesi IT specialistas, bet žinau, kad jei ant standžiojo disko užkrenta kėdė, tai vadybininkui gausu pykti. Geriausia, jei technikas išmontuoja viską prieš mus atvykstant. Vieną kartą teko vežti serverius, kurie buvo tiesiog ištraukti iš lizdo su laidais visiškai painioje būklėje, tai vairuotojas beveik užsidegė iš pykčio.

Ar pervežiate seifus ir sunkius daiktus?

Pervežame, bet tai ne taip paprasta. Seifas – tai ne dėžė su popieriais, tai daugiau kaip tona gelžės. Reikia žinoti liftą ar laiptus. Jei seifas telpa į liftą – puiku, jei ne, tai reikia specialių juostų ir gerų nugarų. Prašome niekai neslėpti, kad turite seną, sunkų metalinį spintą, kurią nebeįmanoma išardyti. Mes (vadybininkai) tiesiog neįsivaizduojame, kaip ją išnešti pro standartines duris be griuvėsių.

Kokiu transportu dažniausiai vykstate?

Daugiausia naudojame 3,5 tonų sunkvežimius su liftu arba didesnes "pikapus" su uždarais kėbulais. Pasirinkimas priklauso nuo tūrio. Jei tai tik vieno biuro perkėlimas mažam startup'ui, užtenka mažesnės mašinos. Bet jei perkeliate visą įmonės padalinį, ten reikia grobio. Kartais net nusprendžiame dėl to, kad užsakykite biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku reiškia pasirinkti mašiną, kuri įsileis į miesto centrą, nes ten daugiau apribojimų.

Ar galima užsakyti perkraustymą savaitgalį?

Galima, ir dažnai netgi rekomenduoju. Savaitgalis yra tas laikas, kai įmonė nedirba, todėl nėra triukšmo ir trukdžių. Tačiau vairuotojai tai visgi mėgia savo poilsį, tad kaina gali būti šiek tiek aukštesnė. Bet jei jums svarbiau, kad pirmadienį būtumėte jau naujose patalpose ir dirbę, tai verta mokėti. Vokietijoje sekmadieniais taip pat griežtai reglamentuojamas triukšmas, tai reikia įsidėmėti.

Kiek maždaug kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos labai įvairios, nuo 500 iki kelių tūkstančių eurų, priklauso nuo tūrio ir atstumo. Bet nenusimenu tiksliai dabar, kiek kainuoja vienas kvadratinis metras, nes kainos keičiasi kas mėnuo dėl degalų. Paprastai skaičiuojame pagal valandas arba fiksuotą sumą už maršrutą. Geriausia, jei atsiunčiate nuotraukas arba vaizdo įrašą, tada galiu pasakyti konkretesnę sumą be jokių "tai priklauso" frazių.

Ar dirbate tik su įmonėmis ar ir su žmonėmis?

Daugiausia su įmonėmis, nes biuro perkraustymas yra sudėtingesnis procesas su sutartimis ir sąskaitomis faktūromis. Bet kartais padedame ir tiems, kurie dirba namie ir nusprendžia išvykti iš Lietuvos visiems laikams. Tiesiog biuro technika daugiau ir ji dažniau brangesni, todėl atsakomybė didesnė. Su fiziniais asmenimis viskas paprasčiau, jei jie neturi trys serverių spintos.

Kokie dokumentai reikalingi vežimui?

Pagrindinis dalykas – krovinio manifestas arba sąrašas. Jei vežate tik savo daiktus, tai paprasta, bet jei tai įranga, kuri priklauso kokiai nors užsienio įmonei, tai gali prireikti papildomų dokumentų. Mums užtenka sutarties su jumis ir asmens dokumento vairuotojui. Vokietijos policija gali sustabdyti ir paklausti, ką vežate, todėl viskas turi būti aišku.

Ar atvykstate išmontuoti baldus?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugas. Turime savo įrankius, vairuotojai moka išsukti stalus ir nuimti duris. Bet jei turite sudėtingų sistemų, kurios buvo montuojamos prieš dešimt metų ir viskas užsivyriusios rūdžių, tai gali užtrukti. Geriau pasakykite iš anksto, kad ten kažkas nebeatidaro, kad pasiimtume grąžtus didesnius.

Biuro inventorius, pakavimas ir dėžės

Ar jūs turite dėžių ar savus reikia rasti?

Mes paprastai pristatome dėžes prieš dieną ar dvi. Tai standartinės judėjimo dėžės, tvirtos, su dangteliais. Nereikia gaudyti prekybos centrų dėžių po bananais, jos tiesiog nebeatlaiko svorio. Kai užsakykite biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku, mes patys susirūpiname, kad pakuojimo medžiagos būtų laiku. Jums lik tik užpildyti jas, o ne bėgioti po miestą ieškant kartono.

Kas tiksliai turi būti supakuota?

Viskas, kas neprikabinta. Dokumentai, asmeniniai daiktai, puodukai, pieštukai – viskas turi eiti į dėžes. Palikite tik stalus ir spintas, jei mes sutarėme jas išmontuoti. Vieną kartą radome gyvą augalą uždarytą dėžėje be oro. Tai buvo labai liūdna situacija, augalas nepagyveno kelionės per Vokietijos autostradą. Žiūrėkite, ką dedate.

Ar reikia ištuštinti stalus ir spintas?

Absoliučiai taip. Negalima palikti stalų su stalčiais pilnais popierių – tai tiesiog iškris per posūkį. Stalčiai iššoks, o turinys išsibarstys po visą vagoną. Tas pats ir spintose – jei ten kabo drabužiai, juos reikia nuimti. Tai pagrindinė taisyklė, kurią dažnai pažeidžiate, o tada stebitės, kodėl baldai sugadinti arba pasislinkę.

Ką daryti su slaptais dokumentais?

Vežkite juos su savimi. Mes neprisiimame atsakomybės už pinigus, sutartis, akcijas ar brangius juvelyrinius dirbinius, paliktus biure. Vairuotojas nėra banko saugykla. Jei turite labai svarbių popierių, geriau juos padėti į rankinį bagažą ir važiuoti su mumis arba vežti atskirai. Niekada nežinai, kas gali nutikt kelyje, nors mes ir stengiamės važiuoti saugiai.

Ar pervežiate biuro augalus?

Pervežame, bet tai rizikinga. Vokietijoje yra griežti fitosanitariniai reikalavimai, jei augalai su žeme. Be to, augalams šalta ir tamsu vone. Jei kelyje užstrigsite dėl sniego-stormo, augalai gali užšalti. Rekomenduoju palikti kaimynams arba išsiųsti kursu, kur yra šiluma. Bet jei tikrai norite, įrašome į sąrašą ir vežame, tik atsakomybės už jų gyvybę neimame.

Kas daryti su vitrinomis ir stiklu?

Stiklas yra mūsų priešas. Jis brangus ir trapus. Vitrinas reikia apvynioti burbuliukine plėvele, o tada sustiprinta kartonu. Jei vitrina yra labai didelė, gali prireikti specialių rėmų. Prašome nenukreipti mums papildomų rūpesčių nepakavus stalo, kuris turi stiklinę viršų, nes jis tiesiog sulyžs po kitų daiktų svorio.

Ar reikia nuimti duris nuo kampučių?

Kartais taip, ypač jei koridoriai siauri arba liftas mažas. Vairuotojai įvertins situaciją vietoje. Jei duris neina išimti, gali tekt išardyti patį kampuotį. Tai papildomas darbas, už kurį gali tekti mokėti, bet jei užsakykite biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku, mes į tai įskaičiuojame planavimą. Geriau išimti duris nei brauti jas per laiptus.

Kaip užtikrinti, kad niekas nedingtų?

Užklokite kiekvieną dėžę. Parašykite, kas joje viduje ir į kurį kambarį ji turi patekti. Nenaudokimės "paslaptingų" ženklų. Ką tik rašiau, kad sąrašas svarbus, bet čia taip pat. Kai atvykstate į naują vietą, tikrinti pagal numerius yra daug greičiau nei atidarinėti visas dėžes ir ieškoti spausdintuvo, kurio jums reikia dabar.

Problemos, rizikos ir Vokietijos ypatumai

Kas daro, jei vairuotojas užstrigs kelyje?

Tai nutinka dažniau, norėtum nepasakyti. Autostradose įvykstai avarijos, snygis žiemą, arba tiesiog techniniai gedimai. Mes visada turime ryšį su vairuotoju. Jei jūs užsakykite biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku, tikimės, kad orai bus geri, bet gamtos nevaldysi. Informuosime jus iš karto, jei bus vėlavimas, kad galėtumėt susiderėti dėl raktų perdavimo vėliau.

Ar yra rizika, kad kažką sulaužysite?

Žinoma, rizika visada yra. Mes ne robotai. Dažniausiai sunkumai kyla ne su kroviniu, o su patalpomis – pavyzdžiui, neįsileidžia liftas, arba grindos per daudelės. Bet jei mes sulaužysime stalą, mes jį atsilyginsime arba pataisysime. Turime draudimą, tačiau geriau išvengti gedimų tinkamai supakavus. Vieną kartą klientas pats bandė nešti monitorių ir iškrito rankose... mūsų kaltės nebuvo.

Kas jei Vokietijoje neleidžia įvažiuoti į centrą?

Tai labai dažna problema. Miestuose yra "Umweltzone" – ekologinės zonos. Mūsų mašinos turi reikiamas žymes (diesel žaliąją kortelę), bet kartais reikia specialių leidimų sunkvežimiams. Būtinai patikrinkite iš anksto, ar galima važiuoti sunkvežimiu prie jūsų naujojo biuro. Jei ne, teks perkrauti į mažesnį transportą, o tai kainos brangina.

Kaip su parkavimu mieste?

Parkavimas Vokietijoje yra siaubas. Jei nėra privataus kiemo, teks ieškoti vietos gatvėje. Kartais reikia užsisakyti specialią vietą arba "No Parking" ženklus, kad mus neatvarytų. Prašome pasirūpinti šiuo dalyku, arba mes galime padėti susisiekti su vietine savivaldybe. Bet jei vairuotojas gaus baudą už netinkamą parkavimą, ją sumokės užsakovas.

Ar kroviniys yra apdraustas?

Taip, mes turime atsakomybės draudimą. Jis veikia nuo to momento, kai paėmėme daiktus, iki momento, kai juos atidavėme. Bet yra išimčių – pinigai, brangūs daiktai, jei nebuvo deklaruoti. Taip pat draudimas nedengia to, kas buvo blogai supakuota pačių klientų. Perskaitykite sutartį, ten viskas parašyta smulkiais šriftukais.

Kas jei reikia laikino sandėlio Vokietijoje?

Tai įmanoma. Mes turime partnerių Berlyne, Frankfurte ir kituose didmiesčiuose. Jei jūsų biuras dar nebaigtas arba raktų negavote laiku, galima padėti daiktus į sandėlį keletui dienų ar savaičių. Tai papildoma paslauga, kainuoja, bet sutaupo nervų. Geriau tai žinoti iš anksto, nei stovėti prie uždarytų durų su pilna mašina.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Standartiškai imame 50-100% avansą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys paskutinę minutę. Likusią dalį mokate gavę daiktus. Esame smulkus verslas, negalime vežti "įsiskolinus", nes degalai ir maitinimas mums ne nemokami. Jei didelė korporacija, galima derėtis apie mokėjimo sąlygas, bet tai atskiras pokalbis.

Ar atvykstate į objektą įvertinti vizualiai?

Taip, jei situacija neaiški. Jei jūsų biuras atrodo kaip sandėlis su tūkstančiu dėžių, aš asmeniškai atvyksiu pažiūrėti. Neverti akimi per telefoną yra blogai ir jums, ir mums. Vizualinis apžiūrėjimas padeda nustatyti tikslią kainą ir laiką. Nereikia bijoti šiek tiek "sugadinti" vietą, mes matęme viską.

Kaip elgtis su buitine technika?

Kavos aparatai, viryklės, šaldytuvai – tai viskas turi būti išjungta ir išleistas vanduo. Šaldytuve negali būti maisto, kad neužkentuotų. Kavos aparatai dažnai būna prijungti prie vamzdynų, tai reikia atjungti prieš mus atvykstant. Vieną kartą teko valyti vandens pylimą po šaldytuvu, kuris buvo išjungtas tik pusvalandį prieš pakrovimą.

Ar galite suorganizuoti ir išpakavimą?

Galime, tai ne problema. Vairuotojai gali nešti dėžes į nurodytus kambarius. Bet jei norite, kad mes ir viską išpakuotume, įstatytume stalus ir sujungtume kompiuterius, tai jau kita paslauga, kuri trunka ilgiau. Paprastai įmonės patys nusprendžia, kur kas stovi, o mes tik atvežame. Nors kartais pagalbos reikia daugiau, nei tik atnešti dėžę.

Kas jei tarp Lietuvos ir Vokietijos pasikeis planai?

Praneškite kuo anksčiau. Jei reikia keisti adresą ar datą, mes bandysime pritaikyti. Bet jei vairuotojas jau važiuoja ir jums staiga nusprendžiate, kad norite važiuoti ne į Miuncheną, o į Štutgartą, tai gali būti problema. Planavimas – tai pusė sėkmės. Užsakykite biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku reiškia būti tikriems dėl savo planų.

Ar pervežiate pavojingas medžiagas?

Ne, mes nepervežame cheminių medžiagų, degiųjų skysčių ar ginklų be specialių leidimų. Biuro kontekste tai dažniausiai būna valymo priemonės ar spausdintuvų kasetės. Kasetes geriau pasiimti su savimi arba išmesti pagal tvarką, nes jos gali išsilieti, jei mašina šoka. Saugumas pirmiausia.

Kaip vyksta susitikimas prieš išvykimą?

Paprastai susitinkame ryte, kai numatyta. Vairuotojas padaro apžiūrą, pasirašo perdavimo aktus. Tada prasideda krovimas. Jei turite kokių nors ypatingų nurodymų, pvz., šią dėžę nebraukti ją viršuje, pasakykite tada. Neužmirškite palikti kontakto telefono, kurį galima paskambinti vairuotojui, jei jis pasiklydo (nors dabar GPS viską rodo).

Ar būna, kad klientai patys važiuoja su vairuotoju?

Kartais taip atsitinka, jei reikia perduoti raktus arba tiesiog jie nori būti tikri, kad viskas vyksta gerai. Tai nėra draudžiama, jei vietos mašinoje užtenka. Bet dažniausiai vairuotojai verčia mėgautis ramybe, nes jie turi ilgą kelionę. Jei norite važiuoti, derėkitės iš anksto, kad mes užtikrintume, kad vietos būtų.

Ar reikia valyti biurą po jūsų?

Mes ne valymo komanda. Mes surenkaame šiukšles (pakuojamo medžiagos), kurias susigeneruojame, bet nenuvalome grindų. Jei reikia "palikti biurą tokį, kokį radote", tai reikia užsakyti atskirą valymo paslaugą. Mes tiesiog pasiimame jūsų daiktus ir važiuojame toliau. Nors kartais, pagal humaniškumą, surinkame didžiausias šiukšles.

Ką daryti, jei Vokietijoje dirba tik vokiečių kalba?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai, o vokiškai – labai pagrindai. Jei reikia sudėtingų derybų su namų savininku, geriau, kad būtų kas nors iš jūsų pusės, kas kalba vokiškai. Arba mes galime susitarti su partneriu vietos. Nesupratimas gali sukelti nereikalingą įtampą.

Kaip sekti krovinio būklę kelyje?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matote, kur mašina yra realiu laiku. Tai padeda suplanuoti savo laiką. Nereikia belaukti skambučio "jau atvykau", galite pažiūrėti patys. Technologijos padeda gyventi ramiau, nors kai kurie vairuotojai vis dar mėgsta išjungti telefoną ir važiuoti savo keliu.

Ar galima susiderėti dėl kainos, jei daugiau nei vienas reisas?

Be abejo. Jei turite didelį projektą arba reikia pervežti keletą biurų, kaina gali būti lankstesnė. Mes vertiname ilgalaikius klientus. Pasakykite iš karto apie savo planus, o ne tuomet, kai jau mašina stovi priešais namus. Tada jau mažai ką pakeisime.

Kuo skiriasi biuro perkraustymas nuo gyvenamojo būsto?

Biure daugiau atsakomybės ir daugiau elektronikos. Gyvenamajame būste daugiau šiukšlių ir daiktų, kurių tikrai nereikia. Biure viskas turi būti greita, kad nebūtų pristabdytas darbas. O namuose žmonės dažniau jaučiasi prisirišę prie daiktų. Bet techninės pusės atžvilgiu tai panašu – krauname, vežame, iškrauname.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Nemanau. Pervežimas į Vokietiją – ne maršrutinis taksi. Jei kas siūlo kainą, kuri dvigubai mažesnėje nei rinkos, tai kažką jis slepia. Gali būti, kad be draudimo, arba su seną mašina, kuri gali sugesti pusiaukelėje. Patirtis sako, kad taupyti ant logistikos reiškia brangiai apsipirkti vėliau. Geriau užsakykite biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku pas patikimus žmones.

Išvada

Na, ir tiek apie mūsų kasdienybę. Svarbiausia – nebijoti klausti ir derėtis. Mes esam čia tam, kad padėtume jums susitvarkyti su šiuo chaosu, o ne sukelti daugiau streso. Jei viską suplanuosite ir užsakykite biuro perkraustymą į Vokietiją patogiu laiku, viskas turėtų nueiti sklandžiai, be staigmenų. Tikiuosi, šie patarimai padės išvengti tų klaidų, kurias dažnai darome.