Užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai

Dirbau jau beveik dvidešimt penkerius metus šioje srityje, pervežiau viską – nuo mažų IT biurukų Vilniuje iki didelių gamyklų cechų Miunchene. Dažnai klientai klausia, kodėl brangu ar kodėl reikia tiek daug popierių, bet tiesą sakant, kai užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai, jūsų tikslas yra ne tik gabenti kėdes. Jūs suteikiate sau ramybę, nes vokiškas ir lietuviškas biuro administravimas skiriasi kaip dangus ir žemė. Niekada nežinai, kas kelioje gali nutikti – nuo techninių gedimų iki griežtų pareigūnų patikrinimų, todėl verta pasitikėti tiems, kurie žino kiekvieną kilometrą ir sugeba suvaldyti chaosą.

Pagrindiniai klausimai apie pradžią ir organizavimą

Kada geriausia pradėti planuoti tokį reikalą?

Niekada neper vėlu, bet idealiai – mažiausiai mėnesį iki išvykimo. Turėjau atvejų, kai telefonuodavo penktadienio vakarę ir prašydavo išvežti visą įmonę pirmadienį į Berlyną. Tuomet kainos darosi kosmiškos, o mes turim samdyti atsitiktinius vairuotojus, kurie nežino, kur yra Vokietija (o kur ji yra? tiesiog važiuoti vakarų kryptimi). Kai užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai iš anksto, mes galime susiderėti dėl patogesnio grafiko ir net tikrinti, ar nėra kelių darbų tarpinėje kelionėje. Planavimas taupo nervus, o ne tik pinigus.

Ar reikia, kad jūs atvyktumėte į apžiūrą?

Būtina, jeigu daug daugų ar yra sunkių technologinių įrenginių. Vieną kartą klientas sako: "turime keletą stalų", o atvykstu – ten milžiniškas konferencijos stalas, kuris neina per duris ir sveria toną. Tada tenka išardinti langą arba kviesti kėlimo kraną, o tai kainuoja. Apžiūra padeda tiksliai įvertinti, kiek reikia mašinų (vienų gali neužtekti) ir kokios pakuotės. Be to, tada galima pasitarti dėl dokumentų, kurių reikia muitinėje, nors Vokietijoje tai paprasta, bet formalumų vis tiek gana.

Kaip elgtis su darbuotojais, kai vyksta kraustymas?

Geriausia juos leisti namo ar suspėjoti dirbti toli nuo siuntimo zonos. Esu matęs, kaip vadybininkai bando rašyti laiškus tarp tarpų, kai vairuotojai neša dėžes virš galvos. Tai saugumo pažeidimas ir visiškas chaosas. Jei užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai, mes paprastai siūlome daryti viską naktį arba savaitgaliu, kadvers jūsų verslas nestovėtų. Darbuotojams reikia nurodyti, kad personalinius daiktus pasiimtų patys, kitaip mes galime juos supainioti su archyvu.

Ar turite savo dėžių ir ar jas pristatote?

Taip, turime viską – nuo mažų dėžučių iki didelių konteinerių, bet pristatymas kiekvienam klientui gali brangti, jei jūsų biuras yra kažkur toli. Pasiūlyčiau nurodyti tikslų dėžių kiekį, kad nevežtume tuščios. Pavyzdžiui, vienas klientas paprašė 50 dėžių, o naudojo tik 10, o likusias turėjome vežti atgal su tuščia mašina – tai papildomos išlaidos. Galite tiesiog pasakyti, kiek stalių ir kompiuterių turite, o mes patys apskaičiuosime reikiamą tūrį, mes jau pamatęome viską.

Kas nutinka, jei daiktų daugiau nei planuota?

Tai dažna problema. Vyksta kaip taip, kad surandate dar du stalus palėpėje, kurie buvo pamiršti prieš dešimt metų. Jei Vietos mašinoje nebelieka, tenka rengti antrąjį reisą, ir tada kaina padvigubėja. Geriau iškarto pasakykite tiesą, kad šiukšlių daug, arba kad gauta naujų baldų iš bankroto bylos. Mūsų vairuotojai yra protingi, jeigu maty, kad netilps, jie skambins inspektoriui, o ne ims spausti daiktus iki dangaus, paversdami viską mase.

Vokietijos specifika ir techniniai niuansai

Ar sunku su vokiška tvarka miestuose?

Gali būti, jeigu nežinoti taisyklių. Vokietijoje labai griežtai žiūrima į sunkvežimių parkavimą prieš "Umweltzone" (ekologinę zoną). Vieną kartą mūsų vairuotojas užvažiavo į centro zoną be tinkamos žalios kortelės, ir gavome baudą, kurią teko mokėti mums (nors gavome pinigus atgal iš tos firmos vėliau). Jei užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai, mes visada patikriname, ar jūsų mašina turi teisę važiuoti į konkretų miesto centrą. Miunchenas, Berlynas, Hamburgas – visur skirtingi apribojimai, ir geriau, kad tai sužinotų logistas, o ne vairuotojas kelio viduryje.

Kaip su muitinės formalumėms, nes tai ES?

Nors tai ir Europos Sąjunga, bet judant verslo duomenimis ar turtu, viskas turi būti tvarkingai. Paskutinis kartas, kai bandžiau važiuoti "be popierių"? Man neteko girdėti didesnio triukšmo iš vokiečių pareigūnų. Reikia turėti Nomenklatūros kodus (HS kodus) prekėms, kiekvieno kompiuterio serijinius numerius gali būti reikalingas ( nors ne visada, tik jeigu tai yra brangūs serveriai ). Profesionalios kompanijos turėtų pasirūpinti, kad visi EX1 arba prekių apyvados dokumentai būtų parengti iš anksto, kitaip gali tekti stovėti pasienio perėjoje Valbiskoje po šešias valandas.

Ar įeina į kainą iškrovimas naujoje vietoje?

Įprastai taip, bet visada patikrinkite paskutinę eilutę sutartyje. Kartais pigios firmos rašo "transportas į tašką A", ir tada jūs liekate su pilna mašina gatvėje. Vokietijoje darbuotojai brangūs, todėl jei reikia iškrauti į trečią aukštą be lifto, tai gali kainuoti papildomai. Aš asmeniškai visada primenu saviems klientams nupirkti kavą ar vandenį mūsų kolegoms, kurie dirba galoje Vokietijoje – žmonės padarys viską greičiau ir geriau, jei jiems nėra šalta ir alkanas (tai mano mažas patarimas).

Kas daryti su biuro technika ir serveriais?

Tai patys jautriausi daiktai. Juos reikia išjungti tinkamai, o ne tik ištraukti laidą iš lizdo. Buvo atvejis, kai vienas IT vadybininkas paprašė mums nešti veikiančius serverius, įsijungusius į prailgintuvą, nešant juos laiptais. Sako, kad negalima išjungti, nes aptarnauja klientus. Mes atsisakėmės, nes rizika perdegti įrangą per pervežimą buvo per didelė. Technika turi būti supakuota į putų dėžes, o kai užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai, mes turime specialias transportines dėžes su amortizacija.

Ar gunate brangius daiktų draudimą?

Žinoma, be draudimo negalima išlipti iš garažo. Tačiau skaitykite smulkmenas – dauguma draudimų nedengia "nesandarių" dėžių turinio. Jei jūs patys supakosite LCD monitorius į seną dešrės dėžę ir jis sulūž, draudimas sumokės tik 0 eurų. Mes siūlome viską supakuoti patys, tada draudimo polisas veikia 100 proc. Ypač svarbu, jei pervežate branduolinius įrenginius (kokius nors duomenų serverius) ar meno kūrinius – juos reikia aprašyti individualiai prieš išvykstant.

Ar dirbate savaitgaliais ar naktį?

Dirbame, bet tai papildomai kainuoja. Vokietijoje naktiniai darbai yra labai ribojami triukšmo prevencijos dėka. Negali būti taip, kad 3 valandos ryte važiuoja sunkvežimis ir juosia kėdės namų kvartale. Tačiau biuro centre naktis ir yra idealus laikas. Jeigu norite, kad pirmadienį ryte jūsų komanda Vokietijoje pradėtų dirbti, tai reikia kraustyti sekmadienį. Prisimenu vieną didelę banko kraustymą, dirbome 36 valandas iš eilės, tik kad jie nenukentėtų, tai buvo sunku, bet atsipirko.

Kainodara ir sutartys

Ką nulemia galutinė kaina?

Nuimti batą? (Šipūnaiok). Tiesiog kiekvienas atvejis individualus. Svarbu: atstumas, svoris, kiek reikia žmonių iš abiejų pusių, ar reikalingi specialiai įrankiai (keltuvai). Jei užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai, mes duomsime fiksuotą kainą, kuri nebus keičiama be jūsų žinios. Kartais klientams būna sunku suprasti, kodėl viena kėdė kainuoja tiek pat pervežti kaip dėžė popieriaus, tai todėl, kad kėdė užima daugiau vietos ir reikia daugiau laiko manipuliacijai. Kiekvienas metras kelyje ir valanda darbo sumuojama.

Ar reikia mokėti užsakymo mokestį (depozitą)?

Įprastai taip, 20-30 proc. nuo galutinės sumos. Tai apsaugo ir mus, ir jus. Buvo atvejų, kai mes atvažiuodavome į vietą, o klientas pasakodavo: "Oi, mes nusprendėme niekur nevažiuoti". Mums jau fiksuoti mašinos, vairuotojai atsisakė kitų darbų, degalai išleisti. Depozitas užtikrina, kad sutartis yra įsipareigojimas. Jis grąžinamas arba atskaičiuojamas nuo galutinės sąskaitos, kai darbas baigtas.

Kur galima sutaupyti?

Galima sutaupyti ant dėžių (pasidaryti patys rūsiuose) arba išsirinkti neišrankų laiką (pvz., vidur savaitį ne vasario mėnesį). Tačiau nerekomenduoju sutaupyti ant pakavimo medžiagos – geras klijų juosta kainuoja, bet tai sumažina riziką, kad dėžės atsivers autobane. Vienas klientas sutaupė ant dviratės fiksavimo, rezultate – dviratis važiavo mašinos viduje ir sudaužė tris skrynių stalus. Kas sutaupyti, tai? Niekam.

Kaip vyksta apmokėjimas?

Gali būti grynaisiais (kuo mažiau), bankiniu pavedimu (skubiai) arba kortele (su priemoka). Paskutinį kartą vienas vokiškas klientas norėjo mokėti kriptovaliuta – mes atsisakėmė, per daug rizikinga su mokesčių inspekcija Lietuvoje. Geriausia sutikti dėl 50 proc. avanso ir likusios dalies gavimo, kai krovinys yra sėkmingai užkrautas į mašiną, arba kai jis atvyksta į paskirties vietą. Sutartyje visada turi būti aiškiai parašyta, kada ir kaip.

Ar galima pasikeisti sutartį vykdymo metu?

Galima, bet tai brangu. Jei jau važiuojate ir staiga nusprendžiate, kad reikia nuvežti daiktą ne į Hamburgą, o į Bremeną, tai bus kelias šimtus eurų papildomai. Vairuotojas turi keisti maršrutą, degalų sąnaudos auga. Todėl prašome tikrinti adresus dar prieš pradedant dirbti. Kartais net ir nesugalvoju, kaip žmonės galima pamiršti, kur jie išnuomavo biurą, tai keista situacija.

Ar pateikiate sąskaitas-faktūras?

Žinoma, mes legali įmonė, mokame PVM Lietuvoje. Jums tai svarbu, kad galėtumėte įskaityti išlaidas kaip verslo išlaidas. Kai užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai, gausite visus dokumentus, reikalingus apskaitai. Sąskaitos išrašomos lietuviškai angliškai arba vokiškai pagal poreikį. Be dokumentų niekur nepraeisite per audito, ypač jei esate didelė korporacija.

Praktiniai niuansai ir rizikos

Kas daryti, jei kyla abejonių dėl krovinio saugumo?

Tiesiog pasakykite mums. Mes galime įdiegti GPS stebėjimą ar net vaizdo sekimą, jeigu pervežate ypatingai brangų turtą. Prieš metus vežėme vieno muzikanto instrumentus į Vokietijos koncertą, buvo tokia įtampa, kad pats savininkas važiavo paskui mus savo automobiliu visą kelionę. Gal pažemesnio lygio, bet tai suvokiu. Rizika visada yra, bet kai turime gerą vairuotoją su ilga patirtimi, ji mažėja.

Ar padedate su atliekų išvežimu (šlamštas)?

Taip, galime surūšiuoti ir išvežti senus baldus į šiukšliadėžę Vokietijoje, tačiau ten labai griežtos taisyklės. Negali tiesiog mesti visko į vieną krūvą. Plastikas, popierius, metalas – viskas turi eiti į atskiras konteinerių zonas. Vieną kartą mums teko mokėti baudą, nes vairuotojas įmetė seną fotelį prie "Sperrmüll" konteinerio be bilieto. Dabar jau žinome, kur reikia eiti į "Recyclinghof" ir kaip gauti leidimą (Schwungschein). Tai papildoma paslauga, bet labai padeda atsikratyti senių daiktų.

Kaip elgtis su augalais biure?

Augalus į Vokietiją vežti sudėtinga dėl kirmėlių ir ligų. Oficialiai reikėtų fitosanitarinį pažymą, kurį gaunate iš Valstybinės maisto ir veterinarinės tarnybos. Jei turi tik keletą kedų potuose, dažnai praeina be problemų, bet jeigu pilna oranžerija – gali būti sugražinta sienos. Aš asmeniškai nebūčiau rizikavęs vežti daug augalų be dokumentų, nes vokiečiai labai myli savo gamtą ir bijo užkrėtimų, todėl gali tiekus labai griežtai.

Ar reikalingas specialus vairuotojo pažymėjimas?

Standartinis "C" kategorijos pažymėjimas užtenka daugumai atvejų, bet jei pervežame labai daug (virš 3,5 tonų vienu metu arba ypač sunkius krovinius), gali reikėti "C95" kvalifikacijos arba ypatingo leidimo. Mūsų vairuotojai turi viską, kas reikalinga, jiedu reguliariai praeina medicinines patikras. Nesateitikite situacijos, kai pasamdytas "chelius" su pažymėjimu kelia sukelia avariją autobane A9 – draudimas to ne padengs.

Kokios dažniausios problemos kelyje?

Dėl variklių gedimų (seni sunkvežimiai) arba dėl blogo oro. Žiemą Vokietijoje, ypač kalnuotose vietose (Bavarija), važiuoti gali būti neįmanoma be grandinių. Esu matęs, kaip mašinos stovi eilėse po 10 valandų. Kai užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai, mes stebiame orus ir kelio sąlyonas, jei matome, kad prasidės audra, siūlome išvažiuoti anksčiau arba vėliau. Laiko planavimas čia yra pusė sėkmės.

Ar įmanoma susisiekti su vairuotoju tiesiogiai?

Taip, duodame jų telefono numerius, bet prašome nesikreipti dėl smulkmenų, kai jie vairuoja. Vokietijoje griežtai draudžiama kalbėtis telefonu be "freispeak" (rankų laisvių) sistemos. Geriau rašyti žinutes, vairuotojas perskaitys sustojęs poilsio aikštelėje. Vienas klientas mušėsi į vairuotoją kiekvieną valandą, klausdamas "kur jūs esate?", kol vairuotojas paprašė niekada daugiau nebetskambinti. Gerbkit jų darbą.

Kas vyksta po atvykimo?

Ar padedate susidėti daiktus į vietas pagal planą?

Žinoma, jeigu turite biuro schemą (planą). Mes pažymime kiekvieną dėžę numeriu ir rašome ant kam esą. Tada naujoje vietoje Vokietijoje mūsų komanda (arba subrangovai) pastato viską į atitinkamas kabinetas. Be šios sistemos būtų chaosas – dėžės su teisiniais dokumentais gali atsidurti virtuvėje. Tai užtrunka šiek tiek ilgiau, bet sutaupo savaitėlės darbo jūsų darbuotojams, kurie kitaip ieškotų savo peilių ir popierių.

Kiek laiko užtrunka iškrautas pilnas biuras?

Priklauso nuo aukštų skaičiaus ir lifto. Jeigu liftas didelis ir veikia, tai 5-6 valandas. Jeigu tik laiptai – gali užtrukti visą dieną. Pameną vieną kraustymą į seną pastatą Frankfurte, kur liftas tilpo tik vieną žmogų su kėde. Tai buvo košmaras, teko samdyti papildomus darbuotojus tiesiog eilėms ant laiptų sudaryti. Todėl klauskite apie iškrovimo sąlygas iš karto, kai renkatės naują biurą.

Kas nutinka su pakuotės medžiagomis po to?

Kadangi Vokietijoje labai stipri ekologija, mes paprastai surenkame visas dėžes ir jas išvežame atgal į Lietuvą arba į perdirbimo centrą, jei jų per daug. Negalima tiesiog mesti viską į konteinerių gatvėje, tai draudžiama taisyklių. Jei norite, palikite jums kai kurių dėžių, jums gali praversti ateityje, bet dažniausiai klientai nori atsikratyti visko, kadangi naujame biure nori matyti tvarką.

Ar atliekate galutinį valymą po save?

Pagal pageidavimą galiame padaryti "bazinį" valymą – išsiūluoti dulkes, išnešti likutį. Tačiau mes ne valymo firma, todėl jeigu reikia cheminio valymo kilimams ar languams, geriau pasamdyti vietinius vokiečius, kurie žino jų cheminius mišinius. Mes esame tik logistika, ne šluotos. Nors vienas kartą teko padėti vadybininkei, kuri verks, nes visa vieta buvo purvina, tai tiesiog padėjome paprastai kaip žmonės.

Kaip užtikrinti, kad nieko nedingo?

Mes sudarome Inventoriaus sąrašą (paking list). Prieš įkraunant mašiną Lietuvoje, viską numeruojame. Prieš iškraunant Vokietijoje, tikriname, ar numeriai sutampa. Jei trūksta dėžės – tuomet pradedamas paieškos procesas (skambinamas vairuotojas, ar nenumetė per kelionę...). Aš nepamatau jokių dingimų, jei viskas užfiksuota. Tik vieną kartą dingo vienas varstalas (nors vargaliai... aišku, pavogė kažkas degalinėje), bet tai jau buvo smulkmena.

Baigiamieji žodžiai

Tiesiog pasakykite iš karto, ką norite, ir nebijokite klausti kvailų klausimų, tai mano darbas. Kraustymas į Vokietiją nėra tik fizinis darbas, tai protinis iššūkis sužinoti taisykles ir jas pritaikyti, kad nepirštų nosį. Jei užsakykite biuro kraustymo paslaugas į Vokietiją profesionaliai, jūsų verslas patirs mažiau streso, o viskas atvyks sausai ir laiku. Sėkmės naujoje vietoje, ir turbūt pamiršau paminėti – pasirūpinkite, kad jums būtų kur pasidėti raktus, nes vokiečai tikslūs su laiku, o jeigu jūsų nebus, pradės rūpestį.