Užsakovui pritaikytos biuro logistikos paslaugos į Vokietiją: kas čia vyksta iš tikrųjų

Sveiki, turiu jau beveik dvidešimt metų patirtis šioje srityje, pervežiau viską – nuo vieno popieriaus lapo iki visų gamyklų įrangos. Dažnai klientai ateina pas mane ir sako, kad jiems reikalingos užsakovui pritaikytos biuro logistikos paslaugos į Vokietiją, tačiau patys nežino, iš tikrųjų to ko tikisi. Visgi, viskas yra ganėtinai paprasta, jei žinai, į ką įsisingti. Aš jums čia neparašysiu jokių sausų vadovėlių, o papasakosiu taip, kaip būtų kalbėjama gerdami kavą ar rašant greitą žinutę – tiesiogiai, kartais šiek tiek netyčia nukrypstant nuo temos. Svarbiausia suprasti, kad logistika ne visada yra tokia lygi kaip popieriuje, o tokios paslaugos Vokietiją išties gali išgelbėti daug nervų, jei viską suplanuoti teisingai.

Kaip viskas paprastai prasideda

Kaip užsisakyti pervežimą ir ką reikia žinoti iškart?

Vaikinas arba panelė susisiekia su mumis ir sako: “reikia nuvežti biurą”. Čia viskas prasideda, bet daug kas pamiršta papasakoti detalių, kurios lemia kainą. Užsakovui pritaikytos biuro logistikos paslaugos į Vokietiją neprasideda nuo to, kada atvažiuoja sunkvežimis, o iš tikrųjų nuo to, ką mes sužinome pirmąją dieną. Reikia nurodyti tikslų adresa, kiek yra dėžių, ar yra baldų, kad jei jų per daug, mums reikės didesnės mašinos. Galbūt atrodys keista, bet kartais klientai manyms nusiunčia tik nuotraukas, be matmenų, o tada tenka spėlioti.

Kiek laiko tai užtrunka nuo pradžios iki galo?

Nesakyčiau, kad tai bus dviejų dienų reikalas, nes viskas priklauso nuo paruošimo. Jei dokumentai tvarkingi, užtruksime tik dieną ar dvi surinkti dalykus ir pačią kelionę į Vokietiją. Bet jei dar reikia išimti langus ar išmontuoti sudėtingas vitrinas, tai gali užeiti ir savaitę. Aš žinau, kad visi nori, kad vyktų greitai, bet pagal mano patirtį, greičiau ne visada reiškia geriau, ypač kai kalbame apie jautrius biuro kompiuterius.

Ar tikrai verta rinktis individualų pasiūlymą?

Žinoma, verta, nes standartinis konteineris netinka tiems, kurie turi neįprastų daiktų. Turėjau kartą klientą, kuris norėjo pervežti milžinišką akvariumą, kuris stovėjo jo biure centre. Standartinė logistika Vokietiją tiesiog jam neaptarnautų, o mums teko kurti visiškai unikalą schemą, kad tas akvariumas neišsilaistytų. Taigi, individualus pasiūlymas sutaupo pinigų ir, kas svarbiau, išgelbėja jūsų turtą nuo sugadinimo.

Ką daryti, jei nežinau kiek daiktų turiu?

Tai labai dažna situacija, žinau žinau. Tu tiesiog įsivaizduji savo biurą ir matai keletą stalų, bet pamiršti apie spintas lentynose arba tą vieną seną, užduotą printerį sandėliuke. Geriausia padaryti greitą apžiūrą arba paprašyti mūsų specialisto užsukti pasižiūrėti. Negaliu pasakyti tikslios kainos be to, o kai mes spėliojame, dažnai padidiname kainą saugumo sumetimais.

Ar galima susitarti dėl iškvietimo savaitgalį?

Kartais pats to noriu, kad niekas netrukdytų, bet Vokietijoje ne viskas taip paprasta su prieigomis. Taip, galima, bet tai kainuos brangiau, nes vairuotojai taip pat moka už poilsį. Bet jei jums būtina išsikraustyti šeštadienį, kad neklaidžiotų darbuotojams, tai mes įmanom. Tiesiog reikia tai pasakyti iš anksto, o ne tada, kai mašina jau stovi prie durų.

Kas dėl to, kad biure dar žmonės dirba?

Tai tikrai sudėtingiau, bet įmanoma, mes sugebame išsiveržti. reikia tik sutvarkyti grafiką, kad vienoje patalpoje mes jam darbą atliktume, o kitoje darbuotojai darbtų. Esu matęs, kaip būna, kai visi bando siųsti daiktus vienu metu, tada susidaro chaosas, vairuotojai nesupranta kas kur eina. Geriausia padalyti procesą į dalis, tai yra tas dalykas, ką mes stengiamės paaiškinti kiekvienam.

Dokumentai ir biurokratinis purvas

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti išvykstant į Vokietiją?

Mažiausiai ką reikia tai sąrašas su visais daiktais, vadinamasis pakavimo sąrašas. Be jo, muitinėje Vokietijoje gali susidėti didelių problemų, ir neišvysite savo krepšių mėnesį. Taip pat reikės eksporto deklaracijos, kurią paruošime mes, jei duosite duomenis laiku. Nereikia būti advokatu, kad tai suprastum, tiesiog reikia sąžiningos informacijos.

Kas yra EX1 dokumentas ir ar tikrai jis reikalingas man?

EX1 tai eksporto deklaracija, kurią reikia paduoti, kai išvežate prekes iš Lietuvos į ES šalis (ir Vokietija yra ES, bet muitinės kontrolė vis dar egzistuoja). Jei jūsų vertė viršija 3000 eurų, tai būtinai reikia šios deklaracijos, kitaip bus galvos skausmas. Aš nepamenu visų taisyklių iš galvos (čia mūsų brokerio darbas), bet žinau, kad be to neįeisite. (Įsižiūrėjau į savo užrašus, taip, riba gal ne 3000, o geriau tiksliai paklauskite brokerio, bet už tikslumo laikykime reikalingą).

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius perkraunant biurą?

Jei tai tik biuro įranga jūsų filialui, paprastai PVM perkeliamas pagal intracommunity tiekimo taisykles, bet čia daug subtilybių. Jei prekės nenaudotos, tai gali būti paprastas eksportas. Negaliu tau čia dėti visų mokesčių taisyklių, nes aš esu logistikos vadybininkas, ne apskaitininkas, bet pasakykite savo buhalteriui, kad jam gali tekti užpildyti VDE deklaraciją. Svarbiausia, kad viskas būtų legalu, kad vėliau nedrėstų mokesčių inspekcija.

Kas nutinka, jei pamiršiu įrašyti į sąrašą vieną kompiuterį?

Tada vokiečiai gali uždaryti visa krovinį ir pradėti tyrimą, kas yra labai nepageidaujama. Buvo atvejis, kai klientas parvežė papildomus dėžes su asmeniniais daiktais, be įrašų, ir mes ten turėjome kaip velnias maldauti muitininką, kad jį paleistų. Geriau pridėti nereikalingų eilučių ir parašyti “smulkūs biuro reikmenys”, nei ką nors nuslėpti.

Ar galite jums pasakyti, kiek trunka dokumentų tvarkymas?

Dokumentų surinkimas paprastai trunka vieną dieną, jei jūs greitai atsiunčiate duomenis. Bet jei reikia eiti prie kliento, viską suskaičiuoti ir tada daryti oficialius popierius, tai užtrunka ilgiau. Mums patinka, kai viskas vyksta sklandžiai, bet kartais tai tampa tokiu butoformiu procesu. Negalime tau pažadėti, kad bus per valandą, nes biurokratija yra biurokratija.

Kas dėl draudimo ar jo reikia?

Beveik visada reikia, ypač kai vežame brangią elektroniką ar jautrius baldus. Autotransporto draudimas dažnai neapima viso kiekio, todėl rekomenduojama papildomai apdrausti krovinį. Kai kas sako “aš pasitikiu savo vairuotoju”, bet aš matęs, kaip mašina sukelia būką (nors ir mažą) ties Berlynu, ir tuomet be draudimo būtų labai liūdna.

Ar galima vežti dokumentus vienoje dėžėje su kompiuteriais?

Negalima sumaišyti, tai yra didelė klaida. Dokumentai gali dingti arba sugadinti, o kompiuteriai gali būti pavogti lengviau. Patirkau, kai vienas vadovas metė svarbius sutartis į dėžę su kava ir maistu, paskui jūsų neįsivaizduoate, kaip kvapnojo tie popieriai. Skirkite atskiras dėžes “archyvui” – tai užtikrina saugumą ir tvarką.

Pakavimas ir fizinis darbas

Ar aš pats galiu supakuoti dalykus ar geriau, kad jūs tai padarytumėte?

Galite, bet aš nedučiau jums to patarimo, jei neturite pakuojimo medžiagų. Mūsų panaudota biuro logistikos paslaugos į Vokietiją visada įtraukia ir kokybišką pakavimą, nes kelyje būna duoblų. Kartais klientai sako “mes viską supakavome į mažmeninės prekybos dėžutas”, o tada jos sugriūva vienoje vietoje. Geriau mokėti už gerių dėžių, nei vėliau rinkti išbarstytus popierius.

Ką daryti su serveriais ir jautria įranga?

Tai yra svarbiausia dalis, kurią reikia tvarkyti ypatingai. Reikia specialių dėžių su putomis, o ne tiesiog įvynioti į foliją. Esu matęs, kaip buvo išmestas serveris, nes buvo uždėtas ant lentynos viršaus ir nukrito pirmame posūkyje už Vilniaus. Užtikrink, kad šie dalykai pažymėti kaip “Jautri įranga – nekelėti statmenai”, tai padeda mums ir vairuotojams.

Ar galima neibrėžti baldų, kkeliant juos laiptais?

Kartais įmanoma, bet jei baldai dideli, turi, bent jau, atsukti rankenas ar kojas. Vokietijoje daug senų pastatų su siaurais laiptais, ten su lengvais sofomis nepraeisi. Mes turime specialias juostas, kurios prilaiko, bet negali stebukloti. Vieną kartą teko išardyti vitriną į dvi dalis, nors klientas ką tik iškaklino, kad “taip tikrai ne”.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepakis kas pervežimo metu?

Galuose užmezgame plombas, o jas gali nukirpti tik gavėjas Vokietijoje. Tai paprasta ir efektyvu – jei plomba sugadinta, tu žinai, kad kažkas vyko kelyje. Taip pat rekomenduoju nekrauti dėžių su atvirais viršais, nes kažkas gali nukristi. Tai prasivingė iš mūsų patirties, kai vienas klientas prarado brangų projektorių tiesiog todėl, kad dėžė nebuvo uždaryta.

Ar galiu padėti asmeninius daiktus į tą pačią mašiną?

Techniškai galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta sąraše, kitaip gali kilti problemų su muitine. Negali tiesiog užmesti savo striukės ant kėdžių kupros. Jei tai tavo asmeninis daiktas, jis turi būti indeksuojamas atskirai. Dažnai žmonės nori išsivežti ir šunį, bet tai jau visai kita istorija su pasais.

Kiek dėžių reikės maždaug panaudoti standartiniam biurui 10 žmonių?

Sunku pasakyti tiksliai be matavimų, bet paprastai maždaug 30-40 didelių dėžių, plus dėžės popieriams. Tačiau jei turite daug knygų ar archyvų, skaičius išauga dvigubai. Geriau turėti keletą rezervinių dėžių, nei mėginti spaustyti viską į jau subyrančią kartoną. Vokietijoje mums dažnai teko paprašyti dar dėžių iš vietinių sandėlių, nes klientų dėžės plyšdavo.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtinai, nurodyk “pirmas aukštas”, “virtuvė” ar “vadovo kabinetas”. Taip sutaupysite valandas įsikraunant naujoje vietoje. Be to, jei dėžė dingsta (nors tai retai), pažymėjimas padeda rasti ją. Aš sužinau tai patys sunkiai, kai vieną kartą visus serverius užmežiau ant vienosDidžiosios dėžės be etikečių, ir vėliau ieškojom juos pusę dienos.

Kelionės ir atvykimas į Vokietiją

Kiek laiko trunka nuvežti daiktus į Berlyną ar Miuncheną?

Paprastai į Berlyną važiuojame dvi dienas, jei nėra didelių spūstių, o į Miuncheną gal tris, priklausomai nuo maršruto. Bet atsimenu vieną atveją, kai dėl sniego kalnų pervežimas užtruko visą savaitę, todėl niekada negaliu pažadėti tikslaus laiko. Patarkite su savo darbuotojais, kad jie nesiųstų paskutinių dokumentų kelionės dieną, nes gali nepasiekti laiku.

Ar yra kurios vietos Vokietijoje, kur yra ypatingai sunku užeiti?

Žinoma, senamiestiai, pavyzdžiui, šiaurinėje Vokietijos dalyje, yra labai siauri. Čia turi būti labai tikslus adresu, nes sunkvežimis negali tiesiog sustoti po langais. Kartais reikia gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės, kad būtų galima uždaryti gatvę krauti. Be to, daug kur yra zonos, kurioje negalima stovėti ilgiau nei 15 minučių.

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja arba susidūrį su problema?

Susisiekiame su jumis iš karto. Mes turime GPS stebėjimą, todėl žinome, kur jis yra realiu laiku. Jei mašina sugedo, mes siunčiame kitą arba padedame organizuoti pervežimą vietiniais pagalbininkais, bet tai papildomai kainuoja. Negalime užtikrinti, kad kelyje niekas neįvyks, bet mes stengiamės spręsti problems greitai.

Ar reikia kažką mokėti vokiškame prieigose arba už leidimus?

Daugiausia tai užtikrina mūsų vairuotojai ar vietiniai logistikos partneriai, bet kai kada reikia sumokėti už trumpalaikį stovėjimą arba už sunkvežimio leidimą (Lenkungsgebühr). Tai nedidelės sumos, tačiau apie jas verta žinoti, kad jūsų kasininkas nenustebtų. Kartais mums reikia užsisakyti „Träger“, t. y. kraną arbakeliamą platformą, jei nėra lifto.

Kodėl kai kurios firmos sako, kad tai atliks per dieną, o jūs sate per du?

Paprasčiausiai mes norime būti sąžiningi. Kiti gali sakyti per dieną, bet tada naktįkrauna arba daro tai be tinkamo įrangos, padarydamas žalą. Mano patirtis sako, kad geriau paprašyti šiek tiek daugiau laiko ir padaryti gerai. Užsakovui pritaikytos biuro logistikos paslaugos į Vokietiją turi būti kokybiškos, o ne greitos ir blogos.

Ar galima sekti savo krovinį realiu laiku?

Taip, duodame jums nuorodą, kur galite matyti, kur yra mašina. Tai ramina klientus, ypač kai vežami brangūs dalykai. Kartais žiūriu ir aš pats, kad nustebčiau, kodėl vairuotojas sustojo prie kebabino, bet tokių dalykų nebežiūrime (juokoju), svarbiau, kad judėtų į tikslo vietą.

Kas dėl grįžtančios mašinos – ar ji tuščia?

Kartais, bet stengiamės surasti grįžtamąjį krovinį, taip sutaupydami gamtai ir pinigus (mažiau degalų). Jei tu turi ką nors vežti atgal į Lietuvą, pasakyks mums. Tai gali sumažinti tavo kainą, nes mums nereikės tuščiai važiuoti atgal per visą Europą.

Pinigai ir problemų sprendimas

Nuo ko priklauso galutinė kaina ir ar gali pasikeisti?

Kaina priklauso nuo krovinio tūrio, atstumo, degalų kainos (o jos dabar šokinėja kaip nori) ir darbuotojų skaičiaus. Gali pasikeisti, jei prisidurs papildomų darbų, pavyzdžiui, dėl įrenginių išmontavimo ar sunkios prieigos. Mes stengiamės įvertinti viską iš anksto, bet kartais atsitiko keista situacija, kai reikėjo nuimti durų arką, kad praliktume sofos.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Esu linkęsManyti, kad nuo to, kas mums reikalinga, priklauso ar leisime. Jei dirbame pirmą kartą, paprastai prašome avansą, kad patvirtintum užsakymą. Ilgalaikiai partneriai gali mokėti pervedimu po 30 dienų. Bet nereikėtų siųsti mums vekselių, mes su jais darau nežinau kaip (čia tokia smulki klaida, turėjau omenyje – nežinau kaip El. parduotuvės su jais dirba, bet mes ne). Geriausia paprasta pervedimo sutartis.

Kas atsitinka, jei kažkas sugenda kelyje?

Mes turime atsakomybės draudimą, todėl pranešk mums iš karto. Negali kelti skundos mums po dvi savaitės, kai jau surinkėt spintą. Kartais klientai sako “vien koja nulūžo”, bet mes ją matėme visai nulūžusią prieš pakrovimą. Sąžiningumas čia labai svarbu. Aš stengiuos padėti spręsti problemas, jei jos mūsų kaltė.

Ar taip, kad kai kurios firmos dirba pigiau, bet blogiau?

Absoliučiai taip ir yra, girdžiu nuolat skundus iš klientų. Yra firmos, kurios renka mažiau kainą, kad tik laimėtų, o tada su vairuotojais be patirties. Pas mus kaina yra sąžininga, už kurią gauni pilnas užsakovui pritaikytas biuro logistikos paslaugas į Vokietiją, ne tik mašinos nuomą. Nerekomenduoju rinktis pigiausią variantą tokiems delikatems reikalams.

Ar galima atšaukti užsakymą be pasekmių?

Jei atšauki prieš savaitę, tai nėra problemos, bet jei paskutinią minute, kai mašina jau važiuoja, turės sumokėti baudą. Mes jau turime sutvarkę vairuotojo laiką ir planus. Vieną kartą klientas nusprendė nebevežti, kai mes buvome 100 km nuo jo, o tai mums kainuoja. Geriau apie tai galvoti anksčiau.

Kas daryti, jei man nepatinka kaip vairuotojas elgiasi?

Kviesk mane iš karto. Aš asmeniškai su juo pasikalbėsiu. Mes pasamome patikimus žmones, kartais iš Lietuvos, kartai vietinius, bet visi jie žino taisykles. Tačiau kartais būna, kad kultūros skirtumai sukelia nesusipratimų. Mums svarbu, kad jūs būtum patenkintas, todėl nedvejokite skambinti.

Kodėl verta rinktis būtent mus ir mūsų patirtį?

Nes aš čia dirbu jau 20 metų ir mačiau viską: ir gaisrus, ir suirusį krovinį, ir džiaugsmais ašaras. Mūsų užsakovui pritaikytos biuro logistikos paslaugos į Vokietiją nėra tik prekyba, o tikras įvykdymas, rūpinimasi kiekvienu žingsniu. Nenuvilsime tavęs, to garantuoju savo geru vardu.

Išvados

Na, trumpai tariant, biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas dalykas, kurį reikia daryti “akivaizdžiai” arba pagal YouTube pamokas. Reikalinga patirtis, kantrybė ir sąžiningas dialogas tarp tavęs ir pervežėjo. Užsakovui pritaikytos biuro logistikos paslaugos į Vokietiją atims daug streso iš tavo pečių, jei tik leisi mums atlikti mūsų darbą. Nekvailok ir pasirūpink savo įmone taip, kaip ją verti – patikėk profesionalais, norisi kad viskas vyktų sklandžiai, o tu tik lauktum naujame biure kavos.