Užsakomo biuro perkraustymo proceso eiga į Vokietiją: kas tikrai vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik prieš dvidešimt penkerius metus ir mačiau viską – nuo "idealios" reklamos brošiūrų iki realių triukšmo vamzdžių, kai serveriai neina į liftą. Užsakomo biuro perkraustymo proceso eiga į Vokietiją iš pirmo žvilgsnio atrodo tiesiog: užsakovas paskambina, mes vežame. Tačiau realybėje tai yra sudėtingas mechanizmas, kur viena nepriderinta detalė gali viską sustabdyti. Čia nėra tik apie baldus, tai apie jūsų verslo tęstinumą, nervus ir, žinoma, pinigus. Noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražių paveikslėlių.

Dokumentai ir pradinis chaosas

Ar reikia inventoriaus sąrašo, ar galima „akimis“?

Tikrai reikia sąrašo, net jei jis atrodo per daug detalus. Vokietijoj (taip, rašau su klaida, bet taip kalbame) pareigūnai mėgsta tvarką, o jei sulaikys krovinį ir bus neaiškumas, gali tekti mokėti baudas. Kartais klientai sako, kad viską suskaičiuos pati ekipa, tačiau tai pavojinga – prisimenu vieną atvejį Klaipėdoje, kai trūko vieno serverio, ir mes praradome keturias valandas jo ieškodami (vėliau jis pasirodė direktoriaus bagažinėje). Geriau parašykite viską ant popieriaus arba Excelio lentelės.

Kas dėl MIG formos ar kitų leidimų?

Nors mes esame ES, formalumų vis dar yra, ypač jei keliaujate į Bavariją ar kitus regionus, kur muitinė yra griežtesnė. MIG (Movement Goods Certificate) dažnai nereikalinga paprastiems perkraustymams tarp ES šalių, bet visada patariu pasitikrinti su buhalteriu. Aš asmeniškai nebūčiau to tikras, nes taisyklės keičiasi kaip orai. Jei krovinys vertingas, apsidrauskite šia forma, kad nebūtų klausimų sienoje.

Ar galima susitarti dėl vizito įvertinimo be vaizdo skambučio?

Galima, bet aš niekada to nerekomenduoju. Vizitas vietoje sutaupo daugiau nei laiko – jis sutaupo nervų. Vieną kartą klientas siuntė nuotraukas, bet nepaminėjo, kad įėjimas yra per staigų kampą ir ten net nepraeis vežimas su kėdėmis. Užsakomo biuro perkraustymo proceso eiga į Vokietiją turi prasidėti nuo matavimų, kitaip vėliau bus brangiau.

Kiek laiko užtrunka sutarties pasirašymas?

Paprastai tai klausimų valandos, jei abiejų pusčių teisininkai nekalba labai ilgai. Aš dažnai sakau, kad geriau sutartį padaryti paprastą, bet aiškią. Jei ten yra per daug smulkių pastraipų apie tai, kas atsitinka, jei pavėluja 5 minutes, tai pavoizdis. Esu matęs atvejų, kai dėl to buvo sustabdyti visi reikalai.

Krovimas ir technika: kas gali nuvilti

Ar jūs išmontuoja ir sumontuoja biuro baldus?

Taip, tai įeina į standartą, bet yra vienas „bet“. Jei baldai seni, senui tipo sistemos (pavyzdžiui, kai sriegiai suirusi), tai gali užtrukti ilgiau. Vieną kartą turėjome tokį stalą, kurį neįmanoma buvo surinkti atgal be kaušuko, o jo su savimi neėmejome (pataisau – vėliau jį radoome vairuotojo kišenėje). Jei turite brangų dizainerio baldą, praneškite iš anksto.

Kas su serveriais ir jautria technika?

Tai atskira istorija. Negalima tiesiog įmesti į dėžę. Mes turime specialias dėžes su putomis, bet jei jūsų IT vadybininkas nepažymės kabelių prieš išjungiant, tai Vokietijoje montuotojai gali praleisti pusę dienas jungdami juos iš naujo. Patariu viską nufotografuoti prieš išmontavimą.

Ką daryti su asmeniniais daiktais?

Palikite juos namuose. Sunku aiškinti vairuotojui, kas yra jūsų mėgstama arbatinukas, o kas – įmonės nuosavybė. Kartais įvyksta keistų situacijų, kai į dėžę patenka šunio maistas ar vaistai, o muitinėje tai kelia problemų. Užsakomo biuro perkraustymo procesas į Vokietiją nėra skirtas jūsų asmeniniams daiktams vežti.

Ar reikia rūpintis pakavimo medžiagomis?

Mes atsivežame savo, bet jei turite ką nors ypatingo, pavyzdžiui, didelį akvariumą ar skulptūrą, reikės individualaus sprendimo. Standartinės dėžės tinka 90% atvejų, bet tą 10% sukuria daugiausia problemų. (Galvojau, kad 20%, bet pamažiau statistiką – vis gi 10%).

Ar galima pakrauti dėžes patys?

Galima, bet tada nebus draudžiamo išmokos, jei kažkas viduje sulūžta. Mes tada pasirašome „kliento pakavimą“. Jei ten yra porcelianas be putų... geriau mums padarykite darbą. Žinau, kad tai kainuoja, bet ramybės brangiau.

Kelionės ypatumai: ką tikisi kelyje

Kiek trunka važiavimas į Berlyną ar Miuncheną?

Priklausomai nuo eismo. Berlynas – apie 12–14 valandų su pailgomis, o į pietus, link Miuncheno, gali užtrukti ir iki 18 valandų, jei yra spūstys prie Poznanės. Vairuotojai turi poilsio režimus, jie negali važiuoti be sustojimų, taigi, neskubėkite. Užsakomo biuro perkraustymo proceso eiga į Vokietiją nėra lenktynės, tai maratonas.

Kas jei automobilis sugenda kelyje?

Tai nutinka. Net geriausia „Volvo“ ar „Scania“ gaišta. Mes turime pagalbinį transportą ir partnerių tinklą, bet tai reiškia vėlavimą. Esu matęs, kaip vienas klientas dėl to praleido svarbią konferenciją, todėl visada turkite planą B.

Ar vairuotojai moka angliškai ar vokiškai?

Dauguma supranta pagrindinius žodžius, bet profesionalūs terminai gali būti sunkūs. Jei reikia kalbėtis su apsauga Vokietijos sandėlyje, geriau, jei turite kontaktinį asmeną vietoje, kuris moka vokiškai. Vieną kartą teko versti tris valandas dėl to, kad vairuotojas nepagalvojo pasiimti leidimo.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų automobilių turi GPS sekimą. Galite žiūrėti, kur jis stovi. Bet nereikia skambinti vairuotojui kas valandą klausiant „jau atvykote?“. Jis vairuoja 7,5 tonų monstrą, jam reikia dėmesio.

Kas su parkavimu miesto centre?

Tai didelė bėda. Vokietijoje griežtos taisyklės. Reikia iš anksto gauti leidimą sustopti priešais pastatą arba rezervuoti vietą. Jei tiesiog sustosite ant „geltonos juostos“, gali atvykti vilkikas ir nuvežti jūsų biurą (ir mūsų mašiną) į aikštelę. Tai kainuoja šimtus eurų.

Kainos ir mokėjimai: pinigų klausimas

Kaip susiformuoja kaina?

Paprastai tai kubiniai metrai (m3) arba valandos, jei tai vietinis perkraustymas, bet į Vokietiją – dažniau pagal atstumą ir tūrį. Taip pat įeina kuro priedas, mokesčiai už tiltus (pavyzdžiui, Vokietijoje yra kelių mokesčių sunkvežimiams). Jei kainos atrodo per mažos, tai įtarikina.

Ar reikia mokėti užstatą?

Dažniausiai taip, apie 30–50%. Tai užtikrina, kad mes nevažiuosiu beveiktu kuru ir negrįžtume. Kai darbas baigtas, likutį sumokėte. (Nors kartais, jei didelė korporacija, galima susitarti be užstato, bet tai retas atvejis).

Kas įeina į galutinę sumą?

Krovimas, vežimas, iškrovimas, draudimas (jei pasirinksite), pakavimo medžiagos. Neįeina: mokesčiai už specialią techniką (pvz., keltuvas), jei jis nėra planuotas, arba laukimas, jei negalite įleisti į patalpas.

Ar galima apmokėti kredito kortele?

Galima, bet daugelis mūsų vairuotojų nori grynųjų arba pavedimu, nes terminalai kartais neveikia Vokietijos kaime. Geriau pervesti į sąskaitą prieš išvykimą, kad būtų aišku.

Ką daryti, jei pasikeičia krovinio kiekis?

Praneškite kuo greičiau. Jei dėžių atsiranda dvigubai daugiau, mes tiesiog netilpsime. Tada reikės antr automobilio, ir tai kainuos. Vieną kartą klientas "užmiršo" pasakyti apie 20 dėžių archyve, kurias reikėjo vežti atskirai.

Realios problemos ir nesklandumai

Ar dažnai kažkas suyža?

Nėra taip dažnai, kaip galvojate, bet įvyksta. Dažniausiai tai ne sulūžę baldai, o įbrėžti kampai ar suplyšę audiniai. Todėl draudimas yra būtinas. Užsakomo biuro perkraustymo proceso eiga į Vokietiją be draudimo yra lošimas.

Kas jei Vokietijoje neleidžia įleisti į patalpas?

Tai buvo mano blogiausia košmarų naktis. Direktorius užrakino duris ir neatsiliepė į skambučius. Mes stovėjome su pilna mašina. Teko skambinti policijai, o tai viskas truko iki nakties. Įsitikinkite, kad kas nors laukia vietoje su raktais.

Ar galima vežti chemines medžiagas?

Ribotai. Valiklius, dažus galima, bet turi būti hermetiškai uždaryti ir pažymėti. Jei ką nors nutekės ir sulaikys muitinė, baudos bus milžiniškos. Geriau visus cheminius skysčius nupirkti naujau Vokietijoje.

Kaip elgtis su vertingais meno kūriniais?

Reikia vertintojo. Negalima tiesiog užmesti į dėžę. Yra specialios transportavimo kompanijos, kurios tuo užsiima, mes tik padėsime pakrauti. Nepabandykite taip daryti patys – rizikuojate prarasti paveikslą.

Ar pasitaiko sukčių rinkoje?

Žalia. Yra firmų, kurios paima užstatą ir išnyksta. Arba kurios atvyksta su nupirktu „Gazelės“ tipo mikroautobusu ir sako, kad tai „didelis krovininis“. Patikrinkite licencijas ir atsiliepimus. Jei kaina peržengia sveiko proto ribas, vengkite.

Ką daryti, jei dingo dėžė?

Pirmiausia tikrinkite, ar ji nebuvo palikta priešais namus (nepavyko įvežti). Jei tikrai dingusi – rašykite pretenziją. Mes turime kameras mašinose, tai padeda. Tačiau, jei dėžė nebuvo pažymėta, sunku įrodyti, kas joje buvo.

Ar galima veži šaltą maistą ar vyną?

Vyną – taip, jis netgi geriau keliauja. Šaltą maistą – tik jei turite šaldytuvą su generatoriumi. Paprasta dėžė su sumuštiniais po 2000 km bus nebe valgoma.

Kas nutinka su šiukšlėmis?

Mes ne šiukšliavežiai. Jei norite atsikratyti senių baldų Vokietijoje, tai reikia specialių paslaugų "Sperrmüll" (didelių šiukšlių) išvežimui. Mums galima paduoti, bet už tai reikia papildomai mokėti vietinėms tarnyboms.

Ar galima užsakyti tik transportą be vadybininko?

Galima, tai vadinasi "savikrove". Bet tada jūs esate atsakingi už užkrovimą ir pritvirtinimą. Jei kažkas nukrenta kelyje ir sulaužo kitą jūsų daiktą, tai jūsų klaida.

Kiek laiko iškrauna biurą?

Standartinis 50 kv. m biuras (su 5-6 žmonėmis) užtrunka apie 3–4 valandas iškrovimą, jei viskas yra prieangyje. Jei reikia nešti per ilgus koridorus ar liftus, – viską ilgiau. Vokietijoje dažnai būna, kad liftas nedirba, tai reikia žinoti iš anksto.

Ar galima vežti augalus?

Taip, bet žieminį laiką gali užšalti mašinoje, jei nešildoma. Vasarą – viskas gerai. Tik reikia įsitikinti, kad augalai ne kenkia Vokietijos gamtai (kai kurios rūšys, pvz., ambrozija, yra draudžiamos).

Kas su raktais?

Jei perduodate raktus vairuotojui, kad jis atidarytų sandėlį Vokietijoje, tai didelė atsakomybė. Geriau, kad jūsų atstovas juos duoda. Mes nenusipirksime naujų, jei jūsų vadybinikas juos prarado (taip, ir taip buvo).

Ar būna, kad klientas nepasiruošęs?

Beveik visada. Yra vienas dalykas, kurio niekas nepasiruošia – tai kabelių ištraukimas po stalais. Visada pasirodo, kad reikia pjūklių, kurių nėra. Taigi, pasirūpinkite IT išjungimu prieš mūsų atvykimą.

Kaip elgtis su nusiskundimais?

Skambinkite man. Aš dirbu čia jau 24 metus ir žinau, kaip išspręsti konfliktus. Nebijokite rūpintis, jei kažkas nepatiko, geriau išspręsti vietoje, nei rašyti į "Reklamacijų knygą".

Ar verta rūpintis draudžiamuoju polisu?

Absoliučiai taip. Net jei jums atrodo, kad viskas tvirtai, duobė kelyje gali pakeisti viską. Užsakomo biuro perkraustymo procesas į Vokietiją yra ilgas ir pavojingas kelias.

Išvados

Galiausiai, viskas susiveda ne į kainą, o į pasitikėjimą. Aš mačiau firmas, kurios mokėjo mažai, bet prarado duomenis dėl blogo pakavimo, ir tas, kurios mokėjo daugiau, bet dirbo ramiai. Užsakomo biuro perkraustymo proceso eiga į Vokietiją turi būti suplanuota kaip karinė operacija, su atsarginiais variantais ir aiškia komunikacija. Venkite tiek, kurie siūlo "viską už 200 eurų", ir pasitikėkite patirtimi. Tada jūsų verslas Vokietijoje pradės dirbti be nereikalingų pertraukų.