Užsakomas biuro pervežimas į Vokietiją su visa technine parama: kas tik už tai slypi?

Sutikime, perkelti biurą nėra vaikiška žaidimų lenta, ypač kai kalbame apie ribas. Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską – nuo palydovinių antenų, nukritusių ties į autostradą, iki dingusių konteinerių (tai tikras pasakojimas, vėliau papasakosiu). Kai klientas sako „užsakomas biuro pervežimas į Vokietiją su visa technine parama“, jis dažnai galvoja tik apie automobilį su vairuotoju. Bet realybėje tai yra sudėtingas logistikos ir IT inžinerijos mozaika. Vokietija yra griežta, jų keliai geri, bet taisyklės – kietos. Jei norite, kad jūsų verslas neistos trumpam laikui dėl sugadintų serverių, reikia žinoti, į ką įsitraukiate. Štai kaip tai atrodo iš mano, šiek tiek apkarinto, puslapio.

Kainos ir pinigai: ko tikėtis iš sąskaitos

Kiek daugiau maždaug kainuoja toks reikalas?

Žinoma, visi klauso kainos, bet aš negaliu pasakyti tikslios sumos, kol nepamatysiu, kiek turite tos technikos. Užsakomas biuro pervežimas į Vokietiją su visa technine parama kainuoja nuo kelių tūkstančių eurų, jei ten yra didelis serverių skyrius. Viskas priklauso nuo tūrio – ar tai tik kelios dėžės su dokumentais, ar reikia kelti tonų svorio serverius. Dar pridėkite degalus, mokesčius už tiltus Vokietijoje ir galų gale draudimą. Geriausia gauti fiksuotą kainą, kad vėliau nebūtų nemalonumo su sąskaita.

Kodė kai kurios firmos siūlo pigiau, bet tada „užkanda“ už papildomus paslaugas?

Tai klasika. Atėjome prie to, kad pigu yra tik pradžioje. Kai kurie brokoriai sulaiko kainą, kad užsitarnautų užsakymą, o paskui, kai daiktai jau pakrauti, prideda mokestį už „ilgą nešimą“ ar „laiptų kilimą“. Aš visada sakau klientams – prašykite pilnos sąskaitos užtrumpai. Jei ji atrodo per plona, tikėkitės, kad trūksta PVM arba kažko dar. Mums atsitiko taip, kad vienas klientas taip nupirko pigiai, kad vėliau teismo keliu teisėsi dėl viršyto biudžeto.

Ar reikia mokėti už apžiūrą ir įvertinimą?

Daugelis klausia, ar tai kainuoja. Paprastai, jei atvykstu ir surengu akvariumą, jei jums patinka pasiūlymas, tai apžiūra yra nemokama. Bet jei aš važiuoju į kitą miestą tik kad parodyčiau veidą ir duotų kainą, o jūs pasirinksite kitą – galiu paprašyti degalų kompensacijos. Profesionalus įvertinimas yra būtinas, nes be jo neįmanoma suprasti, kiek reikia specialios techninės paramos pakabinti sunkius spintų blokus.

Ar galima susimokėti tik atlikus darbą?

Standartiškai imame 30-50 proc. avansą, kadangi mes turime uždėti resursus – vairuotojus, techniką, įsigyti medžiagas (pakavimo dėžės, burbuliukai). Viskas padaryti iš savo kišenoje negalima, per didelė rizika. Likusią dalį sumokate, kai daiktai yra jau naujame biure ir paruošti darbui. Vokietijoje irgi visada reikia turėti gryną pinigą vairuotojui, jei staiga reikėtų pasamdyti kraną vietoje – tai taip pat veikia kaip rezervas.

Techninė įranga ir IT: pačia sudėtingiausia dalis

Kaip tiksliai vežami serveriai, ar jie tikrai saugūs?

Tai ne tiek kėlimo, kiek vibracijos klausimas. Serveriai nemėgsta bangavimo. Užsakomas biuro pervežimas į Vokietiją su visa technine parama be specialių anti-vibracinių vežimėlių yra savanas. Mes naudojame specialius rėmus, kurie fiksuoja vienetus taip, kad net ir lūžtant važiuoklei (ko niekas nedžiaugiasi), viduje viskas išlika vietoje. Vieną kartą matėme, kaip konkurentai paprasčiausiai užklijavo juos scotch juosta – neišsigirkę.

Ar jūsų komanda sugeba išmontuoti ir vėl surinkti kompiuterius?

Taip, tai yra ta techninė parama, apie kurią kalbame. Mums nebešokta nuplėšti laidą iš sienos. Mūsų vadybininkai dirba kartu su jūsų IT specialistu arba (jei neturite) mes galime pasiūlyti savo partnerį. Viskas užrašoma, užfotografuojama, kad vietose viskas atsitektų kaip buvo. Ypač svarbu sujungti tinklus, kad pirmąją dieną visiems veiktų internetas, kitaip darbuotojai tik sukasi ratuose.

Ką daryti su dideliais monitoriais ir jautria įranga?

Monitoriai – tai toks dalykas, kurį lengva sulaužyti net kėlinėjant laiptais juos be dėžės. Mes juos dedame į specialias minkštasias dėžes su putomis. Jeigu įranga yra labai jautri, pvz., laboratorijos mikroskopai ar vaizdo stebėjimo sistemos, mes jas pakavame į medines dėžes (crate‘us). Žinote, tą medieną... (tikriausiai fanera), kurią tada galima lengvai atidaryti. Tai suteikia 100% saugumo.

Ar atsakingate, jei pakeliui sugenda technika?

Draudimas yra privalomas, bet yra niansų. Standartinis draudimas ne visada dengia duomenų praradimą, fiziškai jis dengia tik technikos vertę. Jei mes sulaužome serverį, sumokėsime už naują, bet jei dingo duomenų bazė – čia jau ne mūsų kaltė (gaila, bet taip yra). Todėl visada primygtinai rekomenduoju sukurti atsarginę kopiją (backup) prieš važiuojant. Būna taip, kad kompiuterius atvežame sveikus, bet vėliau paaiškėja, kad jūsų IT žmogus nepajungė kabelio.

Ar gabenate ir biuro baldus, ar tik techniką?

Įprasta, kad vežame viską. Stalai, kėdės, seifai – visa tai eina į tą patį reisą. Bet svarbu suprasti, kad biuro spinta nėra tas pats, kas namų spinta – jos dažnai yra išardytos ir labai smarkiai sugadintos, jei nenuleidžiamos. Jei reikia išardyti ir vėl surinkti baldus Vokietijoje, tai reikia numatyti laike, nes tai valandų valandas su „štanga“ ir grėbliais.

Dokumentai ir muitinė: ką reikia žinoti

Ar reikia Muitinės deklaracijos, jei tai ne prekyba, o biuras?

Štai čia daugeliu atveju žmonės susipainioja. Jei įmonė yra registruota Lietuvoje ir tiesiog keliate savo turtą į Vokietiją (pvz., atidarote filialą), tai dažnai galima naudoti T1 dokumentą arba vidaus pervežimo dokumentus. Bet jei technika buvo nupirkta ne Lietuvoje, o, tarkime, JAV ir nesumokėtas PVM – gali būti bėdų. Aš visada patariu pasitarti su brokeriu, aš tik logistikos vyras (ir tikrai ne teisininkas), bet akių matau daug.

Kas nutinka, jei trūksta kai kurių dokumentų sienoje?

Vokiškai muitininkai yra labai disciplinuoti. Jei trūksta EX-1 ar kažko panašaus, jūsų mašina gali būti sustabdyta tol, kol viskas neišsiaiškins. Tai gali trukti kelias dienas, ir pradeda bėgti saugojimo mokestis (muitinės sandėliai ten brangūs). Geriausia turi visus popierius paruoštus dvigubai – vienas rinkinys vairuotojui, kitas skubiu paštu siųsti į galinį tašką arba el. formą.

Ar reikia vertinimo aktui (inventoriai)?

Būtina. Muitinė arba draudimo kompanija reikalaus tikslaus sąrašo: „Monitorius Dell, serijinis nr. X, vertė 500 eurų“. Negalima rašyti tiesiog „kompiuterių krūva“. Tą sąrašą reikia parengti iš anksto. Labai dažnai klientai bando tai daryti paskutinę naktį ir tada ten būna klaidų – vieną dalyką įrašo du kartus, kito nėra visai. Sukelia papildomo streso.

Kas su PVM mokesčiais, kai vežame į Vokietiją?

Jei tai yra B2B pervežimas tarp dviejų EU šalių ir abi įmonės turi PVM mokesčio kodus, tai dažniausiai taikoma 0% PVM tarifas (intra-Community supply). Bet viskas turi būti oficialu – sąskaitos faktūros turi būti tvarkingos. Vokietijos partneris turi pateikti savo PVM kodą. Būna atvejų, kad vokiečiai neįleidžia prekių be to kodo, tai tikrai smulkmena, bet sustabdo visą procesą.

Laikas ir organizavimas: kiek viskas užtrunka

Kiek realiai laiko reikia tokiam pervežimui?

Įprastas užsakomas biuro pervežimas į Vokietiją su visa technine parama (tarkime, į Berlyną ar Miuncheną) užtrunka 2-3 dienas vienam kryptimi. Pirmą dieną krauname Lietuvoje, važiuojame, antrą dieną iškrauname. Jei reikia išardyti ir surinkti kompleksą įrangą, pridėkite dar vieną dieną. Negalima įsivaizduoti, kad spėsite viską nuvežti ir įrengti per pavakarį. Tai ne kupė su keleiviais, čia sunkvežimis.

Ar galima organizuoti pervežimą savaitgalį?

Galima, bet brangiau. Vairuotojai turi poilsio režimą, o Vokietijoje naktiniai ir savaitgaliniai darbai su keliuose reglamentuoti. Taip pat, jei atvykstate į verslo centrą savaitgalį, gali būti uždarytos vartai arba neveikti liftai. Reikia suderinti su pastato administracija. Kartais geriau prarasti darbo dieną, bet viską padaryti ramiai, nei gaišti nervus sekmadienį vakare.

Ką daryti, jei vairuotojas pavėluoja?

Kelio atžvilgiu, automagistralėse Vokietijoje dažnai būna „staus“ spūstys. Net ir jei vairuotojas važiuoja tinkamai, statybos darbai gali uždelsti valandą ar dvi. Mes visada laikomės ryšio – jei matome, kad vėluojame, skambinam. Nereikėtų skambinti vairuotojui kas penkias minutes ir klausti „kur jūs“, jis negali atsakyti, jei vairuoja (tai nelegalu be „hands-free").

Ar reikia klientui būti vietoje iškrovos metu?

Geriau, kad būtų atsakingas asmuo. Mes galime padaryti savo darbą, bet jei reikia nuspręsti, į kurę kambarį pastatyti konkretų serverį (ar jį reikia įvesti pro langą, ar neįeina pro liftą), be kliento mes nebusime sprendžia. Be to, reikia pasirašyti perduodamo-ėmimo aktą. Jei nieko nėra, mes turime teisę nepradėti iškrovos arba palikti daiktus sandėlyje (už papildomą mokestį, žinoma).

Realios problemos ir patirtis: kaip išvengti nemalonumų

Ar buvo atvejų, kai kažkas paslydo? Ir ką daryti tokiu atveju?

Žinoma, ne mes esame dievai. Kartais buvo, kad vairuotojas, pavargęs, neteisingai prilošė spintą prie sienos ir nutrūko kilimėlis (o tie kilimėliai ten brangūs). Mes tučtuojau tai pataisėm arba kompensavome. Kitą kartą vienas klientas nepasakė, kad grindys naujai padėtos, o mes nešėme metalinę spintą – liko įbrėžimas. Čia jau ginčas, kas kaltas, bet paprastai stengiamės išspręsti taikiai, nes vardas rinkoje svarbiau.

Kas daryti, jei naujame biure nebuvo pasiruošta?

Tai labai dažna problema. Atvažiuojame, o ten nėra išjungto lifto, nėra raktų, arba darbininkai dar dažo sienas. Tada mūsų vairuotojas stovi ir laukia. Laukimas mokamas pagal valandas. Todėl visada primenu – tikrinkite galinį tašką prieš savaitę. Nėra nieko blogiau logistikos specialistui, negu stovėti mieste su 16 tonų sunkvežimiu be galimybės pajudėti.

Ar gali būti, kad įranga dingsta pakeliu?

Vokietijoje vagysčių lygis gana žemas, tačiau... (o ypač didžiuosiuose sandėliuose prie Lenkijos sienos) visada yra rizika. Todėl mes nesiūlome pigių sprendimų be gps stebėjimo. Tiekimo grandinės saugumas dabar yra prioritetas. Jei jums keliami labai brangūs duomenų centrai, rekomenduoju netgi fizinę apsaugą – palydovą, kuris važiuoja užsekamame automobilyje prie sunkvežimio.

Kodė verta rinktis jus, o ne „skelbimų lentos“ vairuotoją?

Nes tas vairuotojas paprašys pinigų iš karto, ir jei kažkas sugenda – jis išlipa ir važiuoja toliau su bulvėmis. O mums, jei sugenda technika, reikia spręsti problemą, nes mes atsakingi. Mūsų techninė parama įtraukia nebe fizinį kėlimą, o supratimą, kas tas daiktas yra. Galų gale, jei įmonė dirba 20 metų, ji kažką sugeba.

Ar tikrai reikalinga visa ta techninė parama, gal tiesiog pasamdyti vyrus su rankomis?

Jei jums svarbi duomenų sauga ir tai, kad pirmadienį ryte darbuotojai galėtų dirbti – taip, reikalinga. Galite pasamdyti „bicepsą“, bet tada pasiruoškite, kad pusė kompiuterių nebeįsijungs. Nereikėtų taupyti ant logistikos, kai kalbame apie verslo tęstinumą. Vienas sugadintas serveris kainuos daugiau nei mūsų paslaugos.

Kaip elgtis su atliekomis – pakavimo medžiagomis?

Daugelis klausia, ar mes pasiimame šiukšles. Įprastai mes iškrauname dėžes, jas sulaužome ir pasiimame, jei sutarta. Bet jei ten tūkstančiai polistirenolo (vadinamų „putų“), tai tai gali kainuoti papildomai, nes mums reikia tai suskirstyti. Vokietijoje labai griežta atliekų segregacija, negalima tiesiog visko į vieną krūvą mesti.

Ar pervežiate ir augalus arba asmeninius daiktus?

Techniškai – taip, galime, bet tai yra pilkoji zona. Muitinė nepatraukia dėl asmeninių daiktų, jei jų per daug. O augalai – tai čia kita istorija, jiems reikia fitosanitarinių sertifikatų, kitaip jų nepraleis sienos. Geriau tuos paprastus dalykus vežti savo automobiliu.

Kas nutinka su duomenų saugumu pervežimo metu?

Mes nežiūrime, kas Jums standžiajame diske, mums neįdomu. Mums svarbu, kad diskas nesusilaužytų fiziškai. Bet jei jūsų IT vadovas sako, kad reikia specialaus pervežimo su šifravimu – tada mes tiesiog uždarome dėžę ir nebedarome jokių užklausų. Vokietijoje yra griežti GDPR reikalavimai, todėl viskas turi būti įregistruota.

Ar galima keisti maršrutą pakeliu?

Galima, bet tada keisiama kaina. Jei pradžioje sakėte „į Frankfurtą“, o paskui nusprendžiate „užsukti į Diuseldorfą papišt kefyra“, tai už tai reikia mokėti. Sunkvežimis nėra taksi, jis negali važiuoti kiek nori, turi leidimus ir grafikus.

Ką daryti, jei Vokietijoje pasikeitė adresas?

Tai blogiausias scenarijus. Jei adresas keičiamas paros eigoje, mes nežinome, ar ten galiuvažiuoti sunkvežimis (miesto zona, uždaras kvartalas). Reikia laukti patvirtinimo, ir dažnai tenka keisti mašiną į mažesnę vietinę. Tai laiko ir pinigų švaistymas. Dar kartą patikrinkite adresus prieš pradedant.

Ar jums patinka savo darbas?

Kartais. Kai viskas susilpnėja kaip laikrodis, kai klientas nusimano ir padeda, kai vokiškas oras geras – tai puiku. O kai lija, vairuotojas prarado raktus, o klientas skamba ir rėkia – tada norisi eiti į pensiją. Bet tokia yra logistika, niekas nesakė, kad bus lengva.

Išvada

Galiausiai, užsakomas biuro pervežimas į Vokietiją su visa technine parama nėra tas dalykas, kurį reikia spręsti paskutinę minutę. Tai reikalauja planavimo, gero ryšio su logistika ir supratimo, kad Vokietija nėra Lietuva – čia tvarka ir taisyklės yra šventos. Jei pasiruošę, dokumentai tvarkingi, o įranga tinkamai supakuota, viskas vyks sklandžiai. O jei bandysite taupyti ant kiekvieno kampo... na, tada gausitės istorija, kurią pasakos prie alaus. Gerai pasiruoškite, o techniką ir krovinius palikite mums.