Užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu: kaip išvengti chaoso ir išlaikyti protus

Gyvenau šioje srityje jau beveik pusė amžiaus, tiek, kad galiu pasakyti – vienas dalykas visada vienodas. Niekada niekas nesueina taip, kaip piešia ant popieriaus. Ypač kai kalbame apie užsakomą biuro perkraustymą į Vokietiją su planavimu. Klientai visada ima ir mano, kad tai tiesiog "padekime dėžę į mašiną ir važiuokime", bet realybė yra daug rauplėta. Turite čia ir vokišką griežtumą, ir muitinės niuansus, nors tai ir ES, ir vairuotojus, kurie gali tiesiog užmiegti Kelne. Tad jei ruošiatės kelionei, geriau pasiruoškite ne tik dėžėms, bet ir nervams. Čia nebe taip, kaip anksčiau buvo, kai reikėdavo tik benzino ir geros muzikos.

Pradžia: pinigai, laikas ir tiek vėjo (ir kiek tai kainuoja iš tikrųjų)

Kiek laiko užtrunka viskas suplanuoti?

Sąžiningai? Planavimas turėtų prasidėti prieš mažiausiai mėnesį, o geriau šešias savaites. Žinoma, aš mačiau atvejus, kai mus skambindavo penktadienį ir sakydavo, kad reikia važiuoti į Berlyną pirmadienį. Tai yra galima, bet tada užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu tampa tik skubios pagalbos šauksmu. Turite sudaryti inventorinį sąrašą, aptarti technikos pervežimą, surasti vairuotoją, kuris dar nemoka Vokietijose draudžiamų valandų. Tai neįmanoma padaryti per dvi dienas be pykčio. Taigi, jei norite išlikti sveiki, pradėkite anksti.

Ar brangu tai viskas kainuoja?

Kaina svyruoja kaip šilko rūbas vėjyje. Negaliu jums pasakyti konkretaus skaičiaus dabar pat, nes priklauso nuo tą, kiek daug turite to biuro. Krovinių sunkvežimis su keliomis pripildytomis tentinėmis mašinomis kainuos nemažai, ypač dabar, kai degalai vėl brangsta. Be to, dar reikia sumokėti už surinkimo-išpakavimo darbus Vokietijoje, o ten darbininkai valanda laiko gauna daugiau nei čia. Tad taip, tai nėra pigu, bet jei suskaičiuosite, kiek kainuoja jūsų laikas, tai investicija nusipelnoma.

Ar reikia įmonės apžiūros prieš kelionę?

Labai rekomenduoju, bet ne visada tai įmanoma. Buvo atvejų, kai važiavome "akliai", pagal kliento aprašymą telefonu, ir paskui tenka išsitraukti kasos aparatus per langą, nes lifte nebetilpta. Užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu apima ir techninę apžiūrą – reikia pasižiūrėti, ar pro duris įlįs stalai, ar yra elevatoriumis (ir ar jis veikia!). Vokiški pastatai dažnai turi siaurus koridorius, ir jei nežinot matmenų, gausite problemų savaitgalį.

Kas yra įtraukiama į sutartį?

Turėtų būti įtraukta viskas: dėžių pristatymas, pakavimas, krovimas, vairavimas, iškrovimas ir dėžių surinkimas. Bet yra gudrių brokerių, kurie rašo "transportas", o paskui papildomai moka už kiekvieną laiptų pakopą. Skaitykite smulkmenas. Aš visada saku savo klientams – rašykime viską, net jei tai atrodo keista. Jei reikia pervežti vieną kėdę, ją taip pat reikia užrašyti, kad paskui neiškiltų ginčų, kad ten nebuvo.

Ar galima kažkaip sutaupyti?

Galima, jei patys supaksite smulkius daiktus. Bet turėkite omenyje, jei sugadinate kažką brangaus pačiai supakuodami, draudimas tai nedengs (arba dengs tik dalį). Ir nenaudokite senų parduotuvių dėžių, jos suyra viduryje kelionės. Matęs esu, kaip subyrėja kompiuterių serveriams skirtos dėžės po dužina, kadangi buvo panaudotos kokybės popieriaus. Geriau pasiimkite profesionalias dėžes iš mūsų.

Vokietijos realijos (ir kodėl vokiečai taip griežti)

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į miestus?

Žinoma, ypač dideliuose miestuose kaip Miunchenas, Frankfurtas ar Hamburgas. Ten gatvės siauros, o "Umweltzone" (aplinkos zona) reikalauja žaliąją diską. Jei vairuotojas neturi tos žaliosios kortelės, gauta bauda eina į kliento sąskaitą, ne į mūsų. Vėlgi, užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu reiškia, kad mes tikriname tuos dalykus iš anksto, o ne vairuojame pagal intuiciją ir GPS, kuris visada meta į greičiausią kelią (kuris dažnai būna uždeltas keltuvais).

Ar galima krauti/iškrauti naktį ar savaitgalį?

Vokiškų taisyklių požiūriu tai nusipelnęs bausmės. Yra naktinis ramybios laiko režimas (Ruhezeit), kuris prasideda paprastai nuo 22:00 iki 6:00 ryto, ir dar pietų pertrauka. Jei bandysite judinti spintas per tą laiką, kaimynai iškviels policiją greičiau nei spėsite iškrauti vairuotoją. Savaitgaliais taip pat griežtai reglamentuota. Viskas turi būti suplanuota darbo laiku, jei tik nenorite mokėti milžiniškų baudų už triukšmą.

Kas daryti, jei liftas nedirba?

Tada prasideda manuelinis darbas ir daug prakaito. Buvo toks atvejis Štutgarte – klientas tikino, kad liftas didelis, bet atvykome, o jis uždėtas remontui dar mėnesiui. Teko nešti 30 spintų per 5 aukštus. Tai viena iš tų situacijų, kai planas skyla į šipulius. Turime turėti atsarginę komandą arba bent jau pasirūpinti, kad vairuotojas nenukris nuo kojų. Už tokį darbą papildomai imama, tai natūralu.

Kaip su šiukšlėmis? Ar galima juos palikti ten?

Ne, jokiu būdu. Vokietijoje atliekų tvarkymas yra beveik religija. Negalite tiesiog padėti senų dėžių prie konteinerių ir išvažiuoti. Gali būti, kad reikės vežti į specialias aikšteles, o tai kainuoja. Geriau sutvarkyti čia, Lietuvoje, arba susitarti dėl dėžių ivežimo atgal (jei taip sutarta). Kartais klientai mano, kad "užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu" įtraukia ir jų senų baldžių išvežimą į deginimą, bet tai paslauga už papildomą mokestį.

Ar vokiečiai patikrina kokį dokumentą?

Jei sulaiko, tikrina viską: vairuotojo darbo laiką, krovininio mašinos techninę būklę, CMR sąskaitas. Būna, kad sulaiko patikrinimui dėl to, kad ant dėžių neparašyta, kas viduje (tarkim, "biuro inventorius"). Geriau viską tvarkingai užrašyti, kadangi jie gali neduoti važiuoti toliau, kol neįsitikins, kad nevežate kontrabandą (nors kas gali būti kontrabanda tarp senų monitorių, nebesuprantu).

Dokumentai, muitinė ir dalykai, kurie verksia galvą (ir nervus)

Ar reikia eiti per muitinę, jei važiuojame į ES?

Techniškai tai ne išorės prekyba, tačiau turi būti pildomas vadovas arba eksporto/inporto deklaracija, nes tai yra įmonės turto judėjimas. Negalima tiesiog važiuoti taip, lyg važiuotumėte į pasienio miestelį papietauti. Be to, jei įsirašysite blogą kodo numerį (pvz., kompiuterius kaip buitinę techniką), gali būti problemų. Aš pats ne visada 100% žinau, kurį kodą tinkamiausia naudoti labai seniems spausdintuvams, todėl dažnai konsultuojamės su brokeriu.

Ką daryti su serveriais ir duomenų saugyklomis?

Tai yra jautriausia dalis. Jūs negalite tiesiog mesti jų į šilką. Reikia juos išjungti (jei įmanoma), užfiksuoti būseną, surinkti atsarginias kopijas (kažką turėtumėte padaryti patys). O svarbiausia – užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu turi numatyti special�į transportą, jei ten yra didelės serveryklės. Paprastas vairuotojas gali tiesiog nukristi su tokia aparatūra, jei kelyje bus duobės (o Vokietijoje keliai geri, tačiau ir ten kas nutinka).

Ar draudimas apima viską?

Standartinis draudimas (CMR) apima tik 8,33 SDR už kg svorio. Jei vežate brangų serverį, kuris sverdo 10 kg, bet kainuoja 10 tūkstančių, ir jis sudūžta, gausite vos kelias dešimtis eurų. Būtina sudaryti specialų draudimo polisą (visaverčio draudimas) konkretiems daiktams. Niekada nenaudokite to "standartinio" kaip pagrindo, jei vertinga daiktais.

Kas nutinka, jei dingsta dėžė?

Tai blogiausia scenarijus. Reikia iš karto pranešti vairuotojui ir policijai (jei įtariate vagystę). Bet dažniausiai "dingę" daiktai tiesiog nukelia į neteisingą kambarį arba užsižmėgo po kita dėže. Ttodėl svarbu numeruoti dėžes ir turėti sąrašą. Jei dėžės nenumeruotos, mes padėsime ieškoti, bet tai užtruks. Vieną kartą dingo visa dėžė su dokumentais, ji pasislėpė prie sunkvežimio ratų gniūžtėje – vėliau radome, bet šiurpą patyrėme.

Ar reikia notaro patvirtinimo?

Dažniausiai ne, nebent pervežate labai brangų meną ar artileriją (tarkim, retas knygų kolekciją). Paprastam biurui pakanka inventoriaus sąrašo, kurį pasirašo abiejų pusių atstovai. Bet jei įmonės akcininkai keičiasi ir tai yra dalis didelės sandoriz, tai gali būti reikalaujama.

Fiziniai darbai, dėžės ir vairuotojų nuotaikos

Kas supako dėžes – ar mes, ar jūs?

Galima pasirinkti. Jei norite sutaupyti, supakosite patys (pažymėtina: dėžės turi būti tvarkingos). Jei norite išvengti nugaros skausmo, mes atsiunčiame komandą su dėžėmis. Rekomenduoju antrą variantą, nes mes turime patirties, kaip supakuoti tą patį monitorių, kad jis nenukristų nuo viršaus. Žmonės dažnai užkrauna dėžę per daug ir ji plyšta po apačia.

Ar dėžės prėską?

Ne, neprėską. Jos yra vientisos, dvigubos sienelės. Naudojame standartinius 50-litrų konteinerius. Kartais klientai klauso, ar galima naudoti mėginius iš parduotuvės... Gali, bet tada nedrinkite, kad jūsų dokumentai nesubyrėjo per keliones dėmėmis. Profesionalus inventorius tai pusė sėkmės.

Kas dėl darbuotojų asmeninių daiktų?

Tai dažnai painioji vieta. Darbuotojai nori nusivežti savo augalus, ar net mažiausius šaldytuvus iš po stalo. Jei tai asmeniniai daiktai, jie turėtų juos pasiimti patys arba susitarti dėl to su vadovu. Mes ne esame paslėptų daiktų gaudyklės. Kaikurie vadovai net nežino, ką jų žmonės kaupia po stalais – buvo atvejis, kai rado seną dviratį ir tai nebuvo įtraukta į sąrašą!

Ką daryti su augalais?

Pervežti augalus per sienas galima, bet tai rizika. Sulaiko galybės laiko, jei reikia patikrinti, ar nėra kenkėjų. Be to, augalams ilgas važiavimas be šviesos ir vandens yra mirtinas. Jei turite brangų palmę, geriau ją parduokite arba duokite kaimynui. Realiai po užsakomo biuro perkraustymo į Vokietiją su planavimu augalai dažnai atrodo kaip po karo.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Apie 90% atveju – taip. Didelės darbo stotys, spintos, seifai turi būti išskleisti. Kitaip jie neišlįs pro duris. Mūsų komanda turi įrankius, mes juos išmontuojame ir vėl surrenkame vietoje. Vienintelė bėda – jei baldai seni, kai juos surenka, gali pasirodyti, kad kai kurie varžtai dingo (jie tiesiog nukrito po sofa). Todėl tarkite, kad gali reikėti papildomai pritvirtinti.

Pakeliui ir atvykus (ir ką daryti, jei kas nutinka)

Ar vairuotojas kalba vokiškai ar angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba rusiškai ir lietuviškai, angliškai kalba "kažkiek" (drive, go, stop). Vokiškai kalba vienetai. Todėl, jei reikia kalbėtis su vokiečiu namų savininku arba sargu, geriau, kad jūs arba jūsų atstovas būtų ten vietoje. Negalima tikėtis, kad vairuotojas aptars dėl krovininio elevatoriaus naudojimo su Berlynu.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs? (pvz., užsidaro vartai)

Tai tikra bėda. Buvo atvejis, kai vairuotojas atvyko į kompleksą, o vartai buvo uždaryti, ir kodas neveikė. Jis tiesiog stovėjo 4 valandas, niekas neatsiliepė. Geriau tą vartų kodą arba nuotolinio valdymo mygtuką turėti pasiruošus iš anksto. Arba bent žinoti, ką daryti, jei negateite į kiemą.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, jei naudojame GPS stebėjimo sistemas. Bet kai vairuotojas sustoja pietų break'ui (kas yra privaloma pagal taisykles), gali atrodyti, kad mašina stovi vietoje valandas. Nesijaudinkite, jis greičiauiai valgo kepuriškes prie keleivio. Arba guli miegoti, nes jau vairavo 4,5 valandas.

Kada reikia apmokėti paslaugą?

Paprastai imame avansą 30-50%, o likutį – atlikus darbus arba prieš išvežant (kai viskas jau yra naujoje vietoje). Niekada nepilnai apmokėkite iš karto, nes jei kažką sugadins, bus sunkiau gauti pinigus atgal. Ir negerai, jei bandote derėtis vietojje su pavargusiu vairuotoju – jis neturi jokių galių priimti sprendimų.

Ar reikia girdyti vadybininką visą laiką?

Ne, reikia girdėti logistiką. Vadybininkai dažnai pažada "viskas bus puiku", bet jie niekada nemato to nešiojimo per 5 aukštus. Rūpinkitės tuo, kas parašyta sutartyje, o ne tuo, kas sakoma kaip "mes susitarsim". Užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu – tai ne dailios kalbos, o techninis procesas.

Kas dėl parkavimo vietos naujoje vietoje?

Turite užtikrinti, kad yra kur pastatyti sunkvežimį. Vokiškuose miestuose vietos prie biurų dažnai yra apmokamos arba labai trumpos. Jei vairuotojui teks važiuoti ratu po kvartalą, laiko skaičiuoklės suks greičiau, o pinigai degs. Pasirūpinkite vieta iš anksto – galbūt reikės uždaryti gatvės dalį (ir tai kainuoja pinigų miestui).

Ar imate už laukimą?

Taip, jei jums nepavyksta iškrauti laiku. Pavyzdžiui, jei sutarta iškrauti 12:00, bet kiemo raktas turi tik direktorius, kuris atvyksta tik 14:00, laukimas mokamas. Vairuotojo laikas yra pinigas. Nėra "mes tik po penkių minučių", yra tik "valanda arba pusė valandos". Tokios taisyklės.

Pabaigos gaidos (arba kas liko po to)

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko gerai?

Reikia eiti pagal sąrašą. Atidarius duris, negalima tik pasakyti "o, atvažiavo". Turite pažymėti, kurios dėžės yra, kurios ne, ar nėra aiškių sužalojimų ant baldų. Jei pastebite įbrėžimą ant spintos vamzdžio, užsirašykite tai į CMR akto dalį "pastabos". Po to nebeprosite.

Ką daryti su pakuotės medžiagomis po to?

Dėžės galime paimti atgal (jei sutarta), o plastikinius dėklus paliekame jums. Galite juos naudoti sandėlyje arba išmesti. Jei norite, kad mes išvežtume šiukšles, taip pat turi tai būti planuojama, mes ne statome savo šiukšlių maišų pilną sunkvežimį.

Ar atliekate montavimo darbus?

Taip, surenkame stalus, spintas, kompiuterius (jungiam prie sienos, bet nekonfiguruojame tinklo, jei nebuvo sutarta). Tai ne mūsų kompetencija – surinkti serverinę taip, kad ji veiktų. Mes esame fizinio darbo žmonės, ne IT inžinieriai (nors kai kurie mūsų vaikinai gali nutūpę maitinti kabelių).

Kas nutinka, jei biuras dar nebaigtas remontu?

Tada mes statome dėžes ten, kur yra vieta. Jei dar dažoma grindys, nebegalime jų nešti ten. Turite susiderėti su remonto komanda. Kartą dėžės stovėjau liftuose, nes biure buvo dailylės. Tai ne mūsų problema, jei nebuvo pasakyta, kad biuras neįsijungęs.

Kaip elgtis su skundais?

Jeigu kažkas sugadinta, parašykite mums laišką arba praneškite iš karto. Mes tikriname situaciją. Jei tai mūsų kaltė, atstatome arba kompensuojame (per draudimą). Bet jei sugadinta dėl to, kad dėžėje buvo per daug knygų ir ji plyšo, tai jau ne mūsų kalta.

Ar verta rinktis brangesnį pasiūlymą?

Kartais taip. Pigus pasiūlymas dažnai reiškia, kad ateis du vairuotojai su viena mašina ir teks jums padėti nešti (nors sakė, kad nebereikia). Brangesnis pasiūlytas užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu įtraukia daugiau rankų, geresnę draudimo apsaugą ir tikrai ateis vairuotojas, kuris nepamiršs įdėti ratlankių.

Užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją su planavimu yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja kantrybės ir tvarkos. Nėra būdo tai padaryti idealiai, bet galima padaryti taip, kad po to nereikėtų gydyti nervų išdegimo. Pasiruoškite sąrašus, pasirūpinkite vairuotojų kava, ir viskas turėtų būti gerai ( bent jau 90% atveju). O jei kas negerai – skambinkite, mes išsiaiškinsime.