Užsakomas biuro perkraustymas į Vokietiją: kaip išvengti chaoso ir sutaupyti laiką

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir pasakysiu tiesiai – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nesuvyksta taip lygiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Visada kažkas pasišoka: liftas neveikia, vairuotojas užstringa E55 kelias arba klientas pamiršta papasakoti apie rūsių pilną senų archyvų. Jei norite sutaupyti savo nervus ir, svarbiausia, laiką, reikia ne tik pasakyti „vežkite“, bet ir suprasti procesą. Šiandien dažniausiai gaunu užklausas iš IT įmonių, kurios skubiai keliasi į Berlyną arba Miuncheną, ir visiems vienas tas pats klausimas – kiek tai užtruks ir kiek kainuos. Tiesą sakant, biuro perkraustymas į Vokietiją su laiko taupymu galimas tik tada, kai viską suplanuojame iš anksto, o ne tada, kai dėžės jau stovi kieme.

Kainodara ir laiko sąnaudos

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Visada kyla šis klausimas, ir atsakymas niekada nesukaupia šypsenos ant veido. Kainą formuoja ne tik kilometrai, bet ir tai, kiek reikia išmontuoti bei vėl sumontuoti. Pavyzdžiui, jei vežate tik vieną „deską“ ir kėdę iš Vilniaus į Kauną, tai viena, o jei reikia perkraustyti visą aparatūrą iš Vilniaus į Hamburgą – tai visai kitas sumokėjimas. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja nuo tūkstančio eurų ir beveik visada viršija pradinį biudžetą dėl papildomų valandų pakoventų vietose. Verta atsiminti, kad Vokietijoje darbo jėga brangi, tai jei mūsų vairuotojas ten laukia valandą, jums tai kainos.

Ar galima sutaupyti renkantis pigesnę transporto firmą?

Žinoma, galite, bet tada neliksite be rūpesčių. Matau, kaip keletas „garažinių“ pervežėjų vilioja žemomis kainomis, bet jie dažnai neturi nei draudimo, nei normalios technikos. Užsakomas biuro perkraustymas turi būti užtikrintas, nes jei pasikrausysite serverį ant grindų vagonėlyje be fiksavimo, po 500 kilometrų rasite tik metalo laužą. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau profesionaliams nei paskui mokėti už duomenų atstatymą arba naujus kompiuterius. Taupymas čia – tai tiesiog rizika.

Kodėl laikas skiriasi nuo planuoto?

Dažniausiai dėl to, kad klientai tiksliai nežino, ką turi. Atvažiuojame į vieną įmonę Vilniuje, pasakiusią, kad viskas supakuota, o pasirodo, dar reikia išmontuoti didžiulę stakles arba ištuštinti sandėlį, kurio nebuvo sąraše. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, ir kiekviena nenumatyta dėžė prideda valandą prie galutinio laiko. Taip pat, vairuotojai turi poilsio režimus – neįsivaizduokite, kad jis gali važiuoti 20 valandų iš eilės, nors jums tai būtų patogu.

Ar skubos mokestis realus?

Taip, ir jis yra gana skausmingas. Jei paskambinsite sekmadienį ir sakysite, kad reikia viską išvežti į Vokietiją trečiadienio ryte, teks dirbti naktimis. Dirbant naktimis reikalingi papildomi žmonės, papildoma technika, o tada biuro perkraustymas į Vokietiją tampa tikrai brangus. Geriau susprenkiuoti bent savaitę prieš – tai sutaupys apie 30 procentų galutinės sumos. Neskubėkite, jei nenorite mokėti dvigubai.

Kiek laiko užtrunka paties kelionės etapas?

Pats važiavimas priklauso nuo maršruto. į Berlyną nuvežti greičiau nei į Miuncheną arba Štutgartą. Tačiau reikia įsivaizduoti, kad tai ne tik vairavimas. Yra pakrovimas, iškrovimas, muitinės procedūros (jei reikia) ir galiausiai paieška vietos prie pat pastato. Įprastas verslo krovininių pervežimas į artimiausius Vokietijos regionus užtrunka apie dvi paras, bet jei reikia į toliau esančius rajonus, skaičiuokite tris.

Ar verta imti „viskas įskaičiuota“ paslaugą?

Manau, kad verta, ypač jei neturite laiko sekti procesą. Tokiu atveju mes užsiimame ir pakavimu, ir dokumentais, ir draudimu. Žinoma, tai brangiau, bet biuro perkraustymas į Vokietiją tampa jūsų problema tik akimirką, kai pasirašote sutartį. Jei norite sutaupyti, galite pakruvoti patys, bet tada nebekreipkite dėmesio, kad dėžė su monitoriumi sužlugo per pusę.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelionės metu?

Būtinas CMR kontraktas – tai pagrindas. Be jo neišvažiuosite nei iš Lietuvos, nei per Vokietijos patrulių postą. Taip pat reikalingas krovinių sąrašas (packing list), kuris turi būti detalus. Vokiečiai yra labai griežti dėl dokumentų (ypač keliaujant per Bavariją), jei sąraše parašyta „biuro technika“, o viduje yra ir alkoholio vąšių, gausite didelį baudą. Biuro perkraustymas į Vokietiją be tvarkingų popierių – tai loterija.

Ar reikia mokėti mokesčius už užsienio pervežimus?

Jei tai yra perkraustymas įmonės turto į filialą, dažniausiai tai PVM mokestis netaikomas, t.y. 0 procentų, jeigu pateikiate tinkamus dokumentus. Bet čia reikia būti labai tiklsiai (taip, turiu omenyje tiksliai) su sąskaitomis. Jei įmonė Vokietijoje dar neįregistruota, gali kilti problemų su mokesčių inspekcija. Geriau pasikonsultuoti su buhalteriu prieš vežiant, o ne po to, kai gausite pranešimą.

Kas daryti, jei pasibaigia vairuotojo darbo laikas?

Jis turi sustoti. Tai yra įstatymas, ir jokios jūsų priesaigos ar grasinimai jo nepakeis. Vokietijoje yra daug parkų vairuotojams, bet kartais tenka važiuoti iki pat aptarnavimo aikštelės. Jei planuojate biuro perkraustymas į Vokietiją, turite žinoti, kad vairuotojui poilsis yra privalomas, todėl nereikia laukti, kad jis atvažiuos į adresą 23 valandą vakaro.

Ar sunku gauti leidimą stovėti miesto centre?

Labai sunku, ypač didmiesčiuose kaip Frankfurtas arba Kelnas. Jei nenuomavote vietos prie pat pastato, vairuotojas gali važinėti po apylinkes valandą ir rasti kur padėti sunkvežimį. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja, kad klientas Vokietijoje pasirūpintų vietos leidimu ( specialia zona). Be to, gatvės dažnai siauros, o sunkvežimis didelis.

Ką daryti su muitine?

Jei keliaujate ne ES viduje, muitinė būtina, tačiau jei važiuojate iš Lietuvos į Vokietiją, tai yra vidinės prekybos maršrutas. Tačiau jei krovinys keliauja per trečiąsias šalis (pvz., per Lenkiją, bet tai retai atsitinka tiesiogiai), gali būti patikrinimų. Bet dažniausiai problema nėra muitinė, o kelių policija, kuri tikrina, ar krovinys užfiksuotas (tai yra, ar nenukrito kelyje).

Ar reikia vertimo dokumentų?

Geriau turėti. Oficialūs dokumentai gali būti anglų kalba, vokiečiai tai puikiai supranta, bet jei turite sudėtingą techninę dokumentaciją arba vertingus daiktus, vertimas į vokiečių kalbą padės išvengti nesusipratimų. Nors dauguma kalba anglų, oficialioje srityje jie mėgsta savo kalbą.

Techninė pusė ir krovinio saugumas

Kaip supakuoti serverius ir jautrią techniką?

Tai yra kritiška vieta. Negalima tiesiog įmesti serverio į dėžę ir padėti ant grindų. Reikia specialios pakuolės, pufiruoto plastiko ir fiksavimo. Prisimenu vieną atveją, kai klientas bandė perkraustyti duomenų centrą į Leipcigą be specialios dėžės... rezultatas buvo liūdnas. Biuro perkraustymas į Vokietiją su technika reikalauja profesionalios įrangos.

Ar imkite ir atliekas?

Taip, galime išvežti ir senus baldus, bei elektroniką atliekų perdirbimo centrus, bet tai papildoma paslauga. Negalima tiesiog palikti visko kieme Vokietijoje – tai yra nelegalu ir baudžiama. Viskas turi būti dokumentuota. Pas mus Lietuvoje dažnai būna, kad klientas sako „nieko nereikia“, o paskui atsiranda trys senos spausdintuvai.

Kokį transportą pasirinkti?

Jei turite tik keletą dėžių, užtenka „vagonėlio“ (3.5 tonos), bet jei judinate visą biurą, reikės sunkvežimio su liftu. Sunkvežimis yra brangesnis, bet jis talpina daugiau, o biuro perkraustymas į Vokietiją juo atliekamas greičiau, nes nereikia važiuoti kelis kartus. Kelios kelionės mažu automobiliu kainuos daugiau nei viena dideliu.

Ar draudimas apima viską?

Standartinis draudimas (CMR draudimas) apima tik iki tam tikros sumos, dažniausiai už kiekvieną kilogramą. Jei vežate brangius serverius arba meno kūrinius, reikia papildomo draudimo. Niekada neįsivaizduokite, kad jei kas nors nutiko, viską padengs standartinė polisa. Skaitykite sutartį.

Kaip elgtis su baldų išmontavimu?

Reikia tai padaryti iš anksto. Jei mums reikia išmontuoti didžiulę stendą, tai užtrunka valandą, o gal net dvi. Geriau, jei jūsų meistrai tai padaro prieš mus arba sutinkame, kad tai darys mūsų komanda, bet tai už papildomą mokestį. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra daug efektyvesnis, kai vairuotojas tik pakrauja jau paruoštas dėžes.

Ar saugu keliauti žiemą?

Vokietijoje žiemos gali būti šaltos, o kalnų rajonuose slidžios. Mūsų vairuotojai turi patirties, bet kelionė gali užtrukti ilgiau. Jeigu tenka važiuoti per Bavariją, kai sniego pusė metro, nėra jokio prasmės skubėti. Saugumas svarbiau už jūsų susirinkimą.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Taip, šiuolaikinėse sistemose mes matome, kur yra sunkvežimis. Galite pamatyti, kai jis kerta sieną arba sustoja poilsio. Tai duoda ramybę, nes žinote, kur yra jūsų turtas. Be to, jei užsakomas biuro perkraustymas vykdomas dideliu automobiliu, GPS yra privalomas dalykas.

Praktiniai patarimai ir galvos skausmai

Kas daryti, jei vairuotojas prasilenkia su klientu?

Tai nutinka. Vokiečiai yra griežti, lietuviai – ramūs. Jei atsiranda konfliktas dėl vietos ar laiko, skambinkite man. Aš galiu paaiškinti situaciją. Nereikia šaukti vienas kitam, geriau tiesiog išspręsti problemą ramiai. Komunikacija yra raktas.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Neprivaloma, bet jei pasiūlysite, jis bus dėkingas. Tačiau nepirkite alaus, jam tai draudžiama. Geriau paprašykite, kad jis parodytų, kaip užfiksuotas krovinys. Taip parodysite, kad rūpinatės savo turtu.

Ką daryti su pavogtais daiktais?

Tai retai atsitinka, jei uždarote sunkvežimį. Bet jei pasileidžiate per naktį neapsaugotoje aikštelėje, rizikuojate. Geriau rasti saugų parkingą. Nors biuro perkraustymas į Vokietiją yra saugus, visada yra nusikaltėlių.

Kaip organizuoti iškrovą Vokietijoje?

Geriau, kad ten būtų kas nors priimti. Negalima tikėtis, kad vairuotojs (tai maža klaida, turiu omenyje vairuotojas) viską neš į trečią aukštą be lifto. Jis gali padėti, bet jis ne pervežėjas su kėdėmis. Organizuokite savo komandą vietos.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet tai legalus pilnas verslo krovinys? Jei vairuotojas rasiš jūsų drabužių maišą gale, gali būti problemų su muitine, jei bus tikrinimas. Geriausia atskirti asmeninius daiktus nuo verslo turto.

Kuo skiriasi perkraustymas į Rytų Vokietiją?

Ten keliai gali būti blogesni, o vietos mažiau. Rytinėse dalyse, pavyzdžiui, netoli Dresdeno, gali būti sunkiau rasti didelę parkavimo vietą prie senų pastatų. Reikia labiau planuoti maršrutą.

Ką daryti, jei dėžės dingsta?

Jeigu pasirašėte CMR kontraktą, tai yra mūsų atsakomybė. Bet tik tada, jei dėžės buvo užfiksuotos sąraše. Jei jų nebuvo, bus labai sunku įrodyti, kad jos išvis buvo. Tikslus inventorius yra būtinas.

Ar galima susiplanuoti iškrovą savaitgalį?

Vokietijoje daug kur negalima triukšmauti sekmadieniais. Jei gyvenamajame rajone, gaukite skųstis. Geriau planuokite iškrovą šeštadienį arba darbo dieną. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi gerbti vietos taisykles.

Kodėl verta rinktis mus, o ne „Baltic Logistics“?

Nes aš atsiliepiu į telefoną 3 valandą ryto. O didelės kompanijos turės dispečerius, kurie nežino, ką vežia jūsų konkretus vairuotojas. Mano patirtis leidžia greičiau sprendžioti problemas.

Ką daryti su likusia pakuote?

Mes galime ją išvežti atgal į Lietuvą arba išmesti vietos konteineriuose, jei tai leidžiama. Už tai gali būti papildomas mokestis už išvežimą.

Ar parduodate dėžes?

Parduodame, o jas galima grąžinti. Tai pigiau nei pirkti naujas parduotuvėje, o kokybė geresnė (stipresnios sienelės).

Kaip apskaičiuoti galutinę kainą?

Paimame valandų skaičių, distanciją, kuro kainą ir pridedame PVM. Nieko stebinančio. Bet visada įkeliamos atsargos sumos neplanuotiems nesklandumams.

Ar reikia įsigyti specialų draudimą technikai?

Jiems, kurie perveža tūkstančius eurų vertės serverius – būtinai. Standartinis draudimas užtikrina tik 10 eurų už kilogramą, o serveris sverdo nedaug, bet kainuoja daug.

Kas nutinka, jei automobilis sugenda?

Turiu rezervinius automobilius arba partnerių tinklą. Bet tai gali užtrukti. Todėl biuro perkraustymas į Vokietiją visada turi turėti laiko rezervą – neplanuokite susirinkimo tą pačią dieną, kai planuojamas atvykimas.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Galima, jei esate nuolatinis klientas. Bet naujiems klientams reikalaujame avanso arba mokėjimo pristatymo metu. Pasitikėjimas – dalykas dvipusis.

Ar vairuotojai moka angliškai ar vokiškai?

Dauguma kalba angliškai, kai kurie supranta pagrindinius žodžius vokiškai. Bet sudėtingus dalykus geriau diskutuoti su manimi, o ne su juo kelyje.

Kiek laiko reikia planavimui?

Idealiai – mėnuo. Minimaliai – savaitė. Jei skambinate šiandien norėdami išvykti rytoj, tai nebe biuro perkraustymas, o ekstremali situacija.

Ką daryti, jei Vokietijos klientas atsisako priimti krovinį?

Tada jis turi mokėti stovėjimo mokestį. Mes negalime važinėti su apkrota mašina po miestą ieškodami vietos sandėliuoti. Viskas turi būti sutarta iš anksto.

Ar imkate mažus krovinius?

Imame, bet tada tai nebe biuro perkraustymas į Vokietiją, o kurjerio paslauga arba dalių krova (LTL). Kainos skaičiuojamos kitaip.

Kaip užtikrinti, kad niekas nebuvo pažeista kelionės metu?

Atidžiai patikrinkite dėžes pasirašydami dokumentus. Jei dėžė sutrupėjusi, parašykite tai į CMR. Vėliau skųstis bus per vėlu.

Išvada

Galiausiai, visi šie dalykai – nuo dokumentų iki vairuotojo kavos – susideda į vieną paveikslėlį. Jei planuojate biuro perkraustymas į Vokietiją, neskubėkite ir nedarykite visos pagalbos „nulėkite“. Geriau investuokite pinigus į gerą planavimą ir draudimą nei vėliau spręsite problemas telefonu esant tūkstančių kilometrų atstumu. Pasitikėkite savo logistika, o ne sėkmės.