Užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogiu koordinavimu

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vienalę – biuras perkelti visada sudėtingiau nei gyvenamąsias patalpas, ypač kai kalba eina apie užsakomą biuro perkėlimą iš Vokietijos su patogiu koordinavimu. Vokiečiai yra disciplinuoti, bet jų kelių taisyklės ir biurokratija gali užknisti net patį patriausintį vadybininką. Dažnai klientai mano, kad tiesiog išsviečia savo dalykus Berlyne ar Hamburge, o po jų jau jaučiasi Vilniuje, bet realybėje ten susidaro daugiau neaiškumų nei įsivaizduojate. Būtina tiksliai suplanuoti kiekvieną žingsnį, kitaip mašina su įranga stovi pasienyje, o jums skambina klientai, kuriems reikia pasirašyti sutartis šiandien. Apie tai ir šnekėsim toliau – kaip viską padaryti be nervų išsižadėjimo.

Kainos ir organizaciniai klausimai

Kiek kaina biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Kainos kinta kaip oras, nes viskas priklauso nuo tūrio ir nuotolio, bet užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos paprastai prasideda nuo dviejų trijų eurų už kilometrą maždaug 3,5 tonų mašinai. Jei tenka dirbti su dideliais keliais, kaip kad kelias turi užtekti ne tik kelio, bet ir vadybininko darbo. Paimkime pavyzdį – perkėlėme smulkių IT įmonių biurą iš Miuncheno, ten buvo daug serverių, tad teko už papildomą fiksavimą mokėti apie 300 eurų. Nėra vienos kainos, visą laiką tenka skaičiuoti konretų kvadratinių metrų kiekį. Bet jei kas klaus tiesiog skaičiaus – galvojite apie 1500–2000 eurų vidutiniam biurui.

Kiek laiko trunka visas procesas?

Tai ilgas procesas, kuris prasideda ne nuo to, kai mašina atvažiuoja po namais, o dar prieš savaitę ar dvi, kai reikia sudaryti specifikacijas. Pati kelionė iš Vokietijos, tarkime iš Frankfurto į Vilnių, trunka apie 14–16 valandų be ilgos pernakvotės (jei vairuotojai važiuoja komandomis). Tačiau pakrovimas vienoje vietoje gali užtrukti visą dieną, jei nebuvo paruošta. Praeitusį mėnesį turėjau atvejį Štutgarte, kur klientas nepasakė, kad reikia išardyti didelę conferencijos stalą, tai mes ten praleidome papildomą keturias valandas ir pavėlavome į kitą važiavimą. Geriau planuokite dieną ar dvi atsargai.

Ar į kainą įskaičiuojamas pakavimas?

Daugelis klientų man mano, kad į kainą įeina viskas – ir dėžės, ir lipdukas, ir vyniojimas. Pas mus standartiškai į kainą įeina tik transportas ir krovikai, o pakavimo medžiagas reikia mokėti atskirai. Jei norite, kad mūsų žmonys viską padėtų į dėžes, tai tai kainuoja papildomai – valandinis tarifas už krovikus. Užsakovas dažnai stengiasi sutaupyti ir pats pakoja, tai irgi variantas, bet tada užtikrumas dėl sulaužytų dalykų nebegulioja ant mūsų pečių.

Kokios rūšies transportas naudojamas?

Daugiausiai naudojame 3,5 tonų arba 7,5 tonų sunkvežimius su „liftu“, nes biuro baldai dažnai būna sunki ir juos neįmanoma užnešti rankomis. Jei užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos apima tik keletą dėžių su dokumentais, užtenka ir visiškai mažos furgono su vairuotoju. Kartais tenka ir dideliems keliems kelti, kai perkeliamas visas sandėlis ar gamybos cechas, bet tai jau retesnis atvejis. Svarbu, kad mašina būtų švara ir be drenažo, kad jūsų biuro baldai ne įgautų naftos kvapo.

Ar galima užsisakyti krovinių sekimą?

Žinoma, dabar be to nebeįsivaizduojame, bet kartais sistemos klaidina. Mes naudojame GPS sekimą visoms savo mašinoms, taigi galite matyti, kur yra jūsų turtas bet kurią minute. Vienas klientas iš Kelno prašė siųsdamas koordinates kas valandą, nors pats galėjo žiūrėti programėlę. Bet ten buvo specifinė situacija su brangia įranga. Paprastai siunčiu nuorodą vadybininkui ir jis ramiai stebi. Jei reikia, galiu nusiųsti ir nuotrauką iš kelio, jei vairuotojas ne užmiršta padaryti.

Kaip apmokamas užsakymas?

Standartai mums yra tokie, kad reikia sumokėti 50 proc. avansą, kad mes galėtume užsakyti mašiną ir vairuotojus. Likę 50 proc. sumokama, kai krovinys yra pristatytas į paskirties vietą. Buvo atvejų, kai po pristatymo klientai pradėdavo vaidinti, kad „šeštadienį pinigų nebus“, todėl dabar tikriname sąskaitas prieš išvykdami. Su pastoviais partneriais iš Vokietijos galime dirbti ir atidėloti mokėjimą iki 30 dienų, bet tai tik tiems, kuriuos pažįstu dešimtmetį.

Ar dirbate savaitgaliais ar švenčių dienomis?

Vokiškai kalbant, „Nein“ – mes paprastai neveikiame savaitgaliais, nebent yra ypatingas užsakymas ir mokama dvigubai. Biuras turi būti perkeltas darbo laiku, kad vokiečiai galėtų išduoti visus leidimus, o mūsų vairuotojai turėtų teisę važiuoti. Taip pat žinoma, jog Vokietijoje sunkvežimiams griežtai reguliuojama poilsio laikas, tai mes negalime tiesiog priversti vairuotojo važiuoti sekmadienį, jei jis turiilsęs. Planuokite savo perkėlimą darbo dienomis, tai bus pigiau ir paprasčiau.

Kas daromas, jei prekės netilpa į mašiną?

Tai kasdieninė problema, nes klientai dažnai neturi jokios sąvokos apie tūrį. Jei paaiškėja, kad dalykai netilptą, tenka skambinti man vidury nakties ir ieškoti papildomos mašinos. Tokiu atveju kainą didina papildoma kelionė. Geriau iš anksto atsiųsti sąrašą dalykų arba vaizdo įrašą, aš asmeniškai paskaičiuosiu. Praeityje turėjau atvejį, kai mažas biuras Tilžėje tilpo į mašą, bet darbas su vitrinomis užėmė dvigubai daugiau vietos. Dabar tikrinu viską du kartus.

Ar taikoma minimali kaina?

Taip, mes turime minimalią kainą, kuri apima maždaug vienos dienos darbą arba maždaug 50 kilometrų nuvažiavimą. Jei jums reikia pervežti tik vieną stalą iš Vokietijos, jums vis tiek teks mokėti už visą mašinos paros užsakymą. Ekonomiškai tai neapsimoka, todėl tokiems atvejams rekomenduoju ieškoti krovinių susidėjimo arba dalinių krovinių (LTL – dalinė krovinių krova) variantų, nors ten rizikuojate, kad jūsų stalą gali uždėti ant kažko sunkaus.

Ką daryti, jei reikia laikino sandėlio?

Kartais atsitinka, kad biuras vienoje šalyje išsinuomoja kitą vėliau, nei išsiveža iš senojo. Tada mes galime pasiūlyti sandėliavimą mūsų bazėje arba net Vokietijoje pas mūsų partnerius. Tai kainuoja, bet ne taip daug, kaip jei mašina stovėtų pasienyje ir lauktų. Vienas klientas iš Diuseldorfo taip ir padarė – mes sandėliavome jų baldus savaitę, kol jie baigė remontą Vilniuje. Visiškai normalios paslaugos, reikia tik apie tai susitarti iš anksto.

Ar galite padėti su baldų išardyimu ir surinkimu?

Žinoma, tai įeina į mūsų paslaugų paketą. Mūsų komandos turi įrankius, kad išardytų ir surinktų net sudėtingiausius vokiškus seifus ar ofiso sistemas. Svarbu tik nurodyti tai užsakyme, kad iš anksto numatytume laiką. Kartais vokiečiai suręšia baldus taip, kad ten nėra nė vieno paprasto sraigtinio, o viską laiko specialios jungtys – ten reikia patirties, kad nelaužtume. Aš pats vaikščioju ir žiūriu, ar gerai daro, paskui tada galiu nupjauti.

Dokumentai ir muitinės formalumai

Kokius dokumentus reikia tur�ti?

Pagrindinis dalykas yra CMR konosamentas (CMR – tarptautinio vežimo konosamentas), kuris lydi kiekvieną krovinį. Be to, reikia išsamios inventoriaus sąrašo lietuvių ir vokiškai kalbomis. Jei prekės nėra naujos, būtinas pirkimo-skyrymo dokumentas, kur įrašyta, kad tai naudojamas turtas, o ne prekyba. Be šių dokumentų gali būti dideli rūpesčiai su muitinės pareigūnais, kurie mėgsta užstrigti dėl smulkmenų.

Ar reikalingas T1 dokumentas?

Jei biuras perkeliamas iš ES šalies (Vokietija) į kitą ES šalį (Lietuva), T1 dokumentas nėra būtinas, nes tai yra vidinė ES prekyba. Tačiau daugelis klientų vis dar klauso apie šį dokumentą. Jeigu jums kas tai siūlo kurti, tiesiog nereikia. Muitinėje reikia tik pateikti prekių deklaraciją (jei reikia) arba paprastą pranešimą. Bet čia asmeniškai patartina pasikonsultuoti su savo buhalteriu, jei ten yra kažkokių specifinių pabrangimų.

Kaip deklaruojami kompiuteriai ir technika?

Technika yra tas rūpestis, dažnai reikia parašyti, kad tai yra ne nauja prekė, o kompanijos nuosavybė, naudojama verslui. Serialiniai numeriai turi sutapti su jūsų inventoriaus sąrašu, kitaip gali būti įtarimų dėl šešėlinės prekybos. Jeigu turite daug technika, reikia labai tikslaus sąrašo. Vieną kartą, kai vežėme serverius iš Leipcigo, pareigūnas tikrino kiekvieną dėžutę dvi valandas, tai būkite pasiruošę.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius?

Jeigu tai yra įmonės, turinčios PVM mokėtojo kodą, biuro perkėlimas tarp ES šalių yra apmokestinamas 0 proc. PVM, jei pateikiate galiojančius PVM mokėtojo numerius. Jei asmeniškai perkeliate biuro dalykus kaip fizinis asmuo, gali tekti mokėti importo PVM ir galbūt muitus, jei vertė viršija leistinas ribas. Geriausia klausti savo apskaitininko, aš čia ne specialistas toje srityje, bet su įmonėmis dažniausiai tvarkomasi be mokesčių.

Kas yra CMR ir kodį jis svarbus?

CMR (tarptautinio vežimo konosamentas) tai pagrindinis dokumentas, kuris patvirtina sutartį tarp vežėjo ir siuntėjo. Jame užrašomos visos sąlygos, atsakomybės ir, kas svarbiau, krovinio vertė. Jei pasitaiko nesklandumų kelyje, pavyzdžiui, mašina užstringa Lenkijoje, šis dokumentas leidžia aiškiai įvertinti, kas atsakinga. Be CMR joks normalus vairuotojas nevyks iš Vokietijos, nes jis yra jo apsauga ir įrodymas, kad jis dirba teisėtai.

Ką daryti, jei dingsta ar sugenda krovinys?

Tuomet reikia užpildyti pranešimą apie žalą (protokolą) tiesioginio pristatymo vietoje ir nedelsti. CMR draudimas apžaloja, bet tik iki tam tikros sumos (paprastai apie 8,33 SDR už kilogramą). Jei pervežate brangų meną ar serverius, reikia specialios draudimo polisos. Praeityje buvo toks atvejis – klientas nepranešė, kad sulaužė vitriną, kai vairuotojas jau išvyko, ir vėliau mums nepavyko įrodyti, kad tai ne mes padarėme. Visada tikrinkite dalykus prieš akis.

Kaip elgtis su paštu ir biuro adreso keitimu?

Tai ne mūsų darbas, bet patariu viską iš anksto susitvarkyti su paštu, kad laiškai nedvyktu tuščiame biure. Vokietijoje pašto sistema griežta, todėl adreso keitimas turi būti formaliai užregistruotas. Jei paliksite ką nors senajame biure, paskui reikės rasti kažką, kas tą pristatytų į Lietuvą, o tai brangu. Užsakovas dažnai apie tai pamiršta ir tada skambina be galo.

Ar reikia notarinio patvirtinimo?

Paprastai ne, nebent keliate labai brangų turtą ar tai nėra sudėtingas juridinis pavedimas. Užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos dažniausiai vyksta pagal paprastą vežimo sutartį tarp įmonių. Notaras reikalingas tik tada, kai keičiamas nuosavybės teisė arba yra tam tikrų įstatymo reikalavimų, bet tai labai retai pasitaiko mūsų praktikoje. Paprastai pakanka sutarties parašytos tarp direktorių.

Ar reikia tikrinti draudimą?

Būtina. Prieš išvykdami pasitikrinkite, ar mūsų draudimas apima ir tą rūšies krovinį, kurį vežate. Yra draudimų, kurie nedengia elektronikos ar optinių prietaisų. Aš visada siunčiu draudimo polisą klientams, kai jie tai paprašo. Nenusipelnau problemų dėl to, kad kas nors netyčia užliejo vandeniu serverinę lentą o nebuvo apdrausta. Geriau gaišti penkias minutes ir viską patikrinti.

Techniniai ir praktiniai aspektai

Ar įvežiate didelius biuro seifus?

Taip, bet tai yra atskira istorija. Seifai sveria tonomis, o juos reikia ne tik išvežti, bet ir nuleisti į mašiną. Jei name nėra keltuvo, tenka naudoti specialias sistemas, kas kainuoja. Vieną kartą turėjau nuleisti seifą per langą Hamburge, nes liftas buvo per mažas. Tai ne kasdieninė užduotis, todėl praneškite apie tai iš anksto, kad parsivežtume reikiamą įrangą.

Kaip pasielgiate su vitrinomis?

Vitrinos yra pačios pačios jautriausios dalys. Jas reikia specialiai užfiksuoti, o ne paprasčiausiai padėti ant grindų. Jeigu kas nors taip padaro, vitrina tikrai subyra. Mes naudojame specialias pripučiamas pagalves ir medines rėmus. Vokiškos vitrinos dažnai būna labai aukštos, todėl kartais netgi reikia išardyti rėmus. Neskubėkite, padėkite gerai.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet augalai turi būti tikrinti fitosanitariškai, kad juose nebūtų kenkėjų. Tiesiog taip išsivežti puokštę gėlių galima, bet didelis biuro augalas gali sukelti problemų sienoje. Pats geriau jų nevežti, nebent jums labai brangūs. Buvo atvejis, kai mums neleido įvežti didelės palisės, nes buvo įtarimų dėl amarų. Teko sugrąžinti atgal. Nėra to verta.

Ar pasirūpinate pakavimo medžiagomis?

Galime parsivežti dėžių, burbuliukų, lipdukų, bet tai kainuoja. Daugelis klientų sako, kad jie patys pasirūpins, bet paskui paaiškėja, kad dėžės per mažos arba nelipnios. Geriau, kad mes atvežtume savas, patikrintas medžiagas. Ypatingai, jei keliate brangų turtą. Nenumaldauju klientų, kad pasirūpintų dėžėm (tai ta morfologinė klaida, užteko) iš anksto, jei noria sutaupyti.

Kaip sekasi su serverine?

Serverinė yra pačia svarbiausia dalis. Ten ne tik reikia išjungti visus kabelius, bet ir pažymėti juos, kad vėliau būtų galima viską prijungti atgal. Mūsų komanda gali padaryti ir užrašyti schemą, jei reikia. Taip pat reikia atsižvelgti į temperatūrą – serveriai nemėgsta šalt arba karšt. Vieną kartą vežėme serverius žiemą ir teko laikyti juos kabinoje su šildytuvu, kad neužšaltų. Viskas priklauso nuo to, kaip gerai jūs susitarėte.

Ar reikia vairuotojo pagalbininko?

Jei biure daug baldų ar reikia nešti į aukštus aukštus be lifto, geriau pasimokyti pagalbininką. Vienas vairuotojas negali nešti 30 kilogramų spintų vienas, jis tiesiog nusikirs išsigandęs. Mes paprastai siūlome du vyrus mažiems ir vidutiniams biurams, o dideliems – tris arba keturis. Naudinga turėti papildomą ranką, ypač kai reikia manevruoti sunkiuose vokiškuose kiemuose.

Kaip elgiamės su daiktais, kurie netilpi į liftą?

Tokiu atveju tenka naudoti keltuvus pro langus arba nešti laipiomis. Tai brangu ir pavojinga, todėl stengiamės išvengti. Jei žinote iš anksto, kad turite didelę sofą, kuri neįeina į liftą, praneškite mums. Pavyzdžiui, pervežėme sofą į penktą aukštą Berlyne tik per langą, nes liftas buvo per siauras. Tai užtruko naktį. Geriau išardyti viską, ką įmanoma.

Ar atvežate dėžes į patalpas?

Taip, tai įskaita į kainą, nebent klientas sako, kad viską palikta koridoriuje. Mes duodame dėžes į tas patalpas, kur jums reikia, kad jums būtų patogu vėliau išpakavoti. Kartais klientai prašo padėti ant lentynų, bet tai jau ne mūsų darbas, mes pervežame, o ne organizuojame archyvą. Aiškiai sutarkime ribas prieš pradedant darbą.

Ką daryti su atliekomis ir nereikalingais daiktais?

Mes nesame atliekų surinkėjai. Jei turite senų baldų, kuriuos norite išmesti, turite tai pasirūpinti patys arba susitarti dėl atskiro transporto. Vokiškoje sistemoje tai griežtai reglamentuojamos atliekos – negali tiesiog užmesti į mišką. Mes galime nunešti, bet tai kainuos. Tiesiog pasakykite, kad ką daryti, jeigu dalykas nebetinka.

Ar dirbate su specialiais kroviniais (ADR)?

Jei biure yra laboratorija arba daug spausdintuvų su toneriais, tai gali reikšti pavojingas medžiagas (ADR). Tokiu atveju reikia specialių leidimų ir mašinos su pažymėjimu. Mes turime tokių vairuotojų, bet tai brangiau. Ne visada klientas supranta, kad toneriai yra pavojingi krovini ir juos reikia vežti pagal taisykles. Saugumas pirmiausia.

Kodėl reikia video įrašo ar nuotraukų?

Kad išvengtume ginčų dėl būklės. Prieš kraunant krovinią į mašiną Vokietijoje, mes darome nuotraukas. Jei vėliau pasirodo, kad stalas buvo įbrėžtas, mes turime įrodymų, kad jis toks buvo ir prieš tai. Vienas klientas bandė mums įkalsti sulaužytą kompiuterį, kurį jis pats numetė prieš mūsų atvykimą. Nuotraukos išgelbėjo mus. Nekantraujama tai padaryti, tai apsaugo abejas puses.

Kaip tvarkomės su kalba ir barjerais?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba supranta pagrindinius žodžius vokiškai, bet dažniausiai susitvarkome su gestais. Jei reikia sudėtingesnio susirašinėjimo su savininku pastato, aš asmeniškai paskambinu iš Lietuvos ir išsiaiškinu. Kalbos barjeras Vokietijoje nėra toks didelis problema kaip, tarkime, Prancūzijoje, vokiečiai yra disciplina ir dažnai susitinka anglų kalba verslo reikalais.

Na, o galiausiai turiu pasakyti – niekada nekiškite galvos į smėlį ir tikėkitės, kad viskas nusės pats. Užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos su patogiu koordinavimu yra tas procesas, kuriam reikia tikro žmogaus dėmesio, o ne tik formų užpildymo. Jei sutiksite sąlygas, iš anksto paruošite dokumentus ir neleisite vairuotojams laukti kieme valandą, viską įvyks be streso. Geriau pasidarykite kavą ir tikrinkite, ar viskas surinkta, o ne bėgiokite paskui mašiną. Sėkmės kelyje.