Užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos su logistine pagalba: išsamus vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkėlimas niekada nevyksta taip, kaip planuojame "popieriuje". Ypač kai kalbame apie užsakomą biuro perkėlimą iš Vokietijos su logistine pagalba. Vokietija yra disciplinuota šalis, tačiau jų biudžetiniai ir logistiniai reikalavai gali sukelti pilną galvos skausmą. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik daiktų pakrovimas į sunkvežimį, bet iš tiesų tai sudėtingas orkestras, kur viena netaisyklinga nata gali viską sugadinti. Čia ne tik fizinis darbas, bet ir dokumentų tvarkymas, bei vokiško precizumo laikymasis. Todėl prieš pradedant reikia žinoti, į ką įsijungiama.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Ar tikrai reikia apžiūros, ar galima tiesiog siųsti brėžinius?

Žinoma, galima siųsti brėžinius ir nuotraukas, bet mano patirtis rodo, kad tai tas pats kaip pirkti batus internete be pamatavimo. Atvykstate į vietą, o ten pasirodo, kad liftas per mažas arba koridorius užlenktas. Vakar kalbėjau su viena firma iš Miuncheno, kurie tikėjosi, kad viskas tilps į vieną mažą sunkvežimį, tačiau biure buvo apie dešimt didelių seifų, apie kuriuos nė nežinojo. Užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos su logistine pagalba visada prasideda nuo detalios apklausos, kitaip kaina išauga dvigubai vėliau.

Kiek laiko iš anksto reikia planuoti tokį perkėlimą?

Tikrai ne prieš savaitę. Idealus variantas – mėnuo ar du, ypač jei reikia suderinti sąlygas su savininkais Vokietijoje. Vokiečiai mėgsta tvarką, todėl jei pranešite apie išvykimą vėlai, gali būti problemų dėl leidimų sunkvežimio stovėjimui gatvėje. Be to, geri ekspedicijos partneriai turi tvarkaraščius užpildytus savaitėmis į priekį. Jei norite sutaupyti nervų, pradėkite galvoti apie tai kuo anksčiau.

Kas vyksta su dokumentais ir archyvais?

Tai viena pavojingiausių dalių. Dažnai klientai meta viską į dėžes be jokios tvarkos, o paskui vėliau praranda svarbius sutartis. Mes visada patariame susitikti ir pažymėti dėžes su paslaptimi. Vieną kartą teko padėti ieškoti dėžės su neatsiskaitytomis mokėjimais, kurią vairuotojas net netyčia padėjo virš kitų dėžių. Archyvai turi būti supakuoti atskirai ir pažymėti, kad jų nebereikėtų atidaryti patalpose.

Ar jums patys montuojate ir išmontuojate baldus?

Taip, tai įeina į mūsų darbą. Nereikia šaukti vietinių meistrų, mes turime savo komandą su įrankiais. Tiesa, jei baldai yra labai seni, griuvantieis ar su keistais mechanizmais, gali užtrukti ilgiau. Vokiški baldai dažnai būna kokybiški, bet sudėtingi surinkti. Vieną kartą teko išmontuoti sistemą, kuri buvo prifiksuota prie sienos taip, kad net nebebuvo matomi varžtai. Teko pasukti galvą, bet susitvarkėme.

Ką daryti su technika – kompiuteriais, serveriais?

Tai yra jūsų atsakomybė susprogti duomenis ir atjungti kabelius. Mes ne IT specialistai, mes perkeliame fizinę įrangą. Jei serveris stovi stiklinėje spintoje, mes ją išmontuojame ir pakeliame, bet už kabelių išjungimą neatsakome. Būna, klientai palieka viska kaip yra manydami, kad mes "susigaudysime", tačiau vėliau kyla pyktis dėl prarastų duomenų. Užtikrinkite, kad technika išjungta ir paruošta.

Specifika Vokietijoje – kas gali suklysti

Ar reikia specialių leidimų stovėjimui prie biuro?

Absoliučiai taip. Vokiškose miesto dalyse tai yra kritiška. Jei užsuksite be leidimo "Verkehrszeichen" (kelio ženklo), gausite baudą, o sunkvežimį gali paskardyti. Mes dažnai susitvarkome su šiais popieriais savivaldybėse, bet tai trunka laiko. Žinau vieną atveją Berlyne, kai vairuotojas pasistatė "penkias minutes", o grįžo su 150 eurų baudos lapeliu ant stiklo. Geriau tai padaryti iš anksto.

Kaip elgiamės su daiktų išvežimu iš pastato?

Vokietijoje labai griežtos taisyklės dėl švaros. Negalima tiesiog išnešti dulkėtų dėžių per kilimą arba liftą be apsaugos. Jei paliksite biurą šiukšlėse, savininkas gali paimti užstatą iš jūsų sąskaitos. Užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos su logistine pagalba įtraukia ir galutinį valymą, jei to pageidaujate, kadangi vokiečiai turi labai aukštus standartus išsikraustymui.

O kas jei liftas sugedęs arba jo nėra?

Tai klasika. Senesniuose pastatuose Frankfurte ar Hamburge liftų dažnai nėra arba jie talpina tik du žmones. Tada tenka nešti rankomis. Tai ne tik brangu, bet ir lėtai. Vieną kartą teko nešti biuro stalus penktu aukšte per laiptus, nes liftas buvo remontuojamas, ir apie tai niekas nepranešė. Galiausiai užkainavome kaip prabangus perkėlimas, nors daiktų nebuvo daug. Visada patikrinkite šį dalyką pirmiausia.

Ar sutvarkote muitinės reikalimus, jei vežame į Lietuvą?

Šiuo atveju tai ne reikalaujama, jei tai yra ES viduje, tačiau visada turi būti TIR arba CMR dokumentai tvarkingi. (Čia turiu omenyje, kad jei vežate techniką su didelės vertės, geriau turėti EXCEL lentelę su serialiniais numeriais, kad muitinė ne užstrigtų sienoje). Nors sienos nėra, patikros gali būti.

Ar dirbate savaitgaliais arba naktį?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje naktinis darbas yra griežtai reguliuojamas, o mūsų vairuotojai taip pat turi poilsio režimus. Jei norite išvengti spūsčių, kartais verta kelti naktį, bet reikia to suplanuoti gerai. Paprastai stengiamės dirbti darbo laiku, kad nebūtų nusižengimų.

Ar tikrai vokiečiai tokie griežti dėl taisyklių?

Ypač. Jei sutartyje parašyta, kad atvykstate 8:00, o atvykstate 8:15, jie gali pradėti skųstis. Jie mėgsta, kad viskas būtų "punktlich". Todėl mes visada stengiamės atvykti bent 15 minučių anksčiau, kad nuspręstume, kur statyti keltuvus. Neteisingai suprastas laikas gapi sugadinti visą dienos grafiką.

Kainos ir biudžeto planavimas

Kaip susiformuoja kaina – kas įeina į ją?

Kainą lemia atstumas, darbo valandų kiekis, vyrų skaičius ir, žinoma, sunkvežimio tipas. Taip pat įskaičiuojame pakavimo medžiagas – dėžės, lipdukai, burbuliukų plėvelė. Neklauskite, kiek kainuoja "maždaug", be duomenų. Vieną kartą klientas paklausė, kiek kainuoja perkelti "tris stalus", o paskui pasirodė, kad ten buvo visa saugykla su šimtais dėžių.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, ir tai dažniausiai geriausias variantas abiems šalims. Jei sutartume fiksuotą sumą, tuomet tu nebijosi, kad kas nors sulėtins dirbti. Deja, kartais įvyksta neprognozuojamų dalykų, pvz., blogas oras ar techniniai sutrikimai, todėl fiksuota kaina apima tam tikrą rezervą. Užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos su logistine pagalba dažniausiai įvertinamas kaip "viskas įskaičiuota".

Kas padidina kainą neplanuotai?

Sudėtinga prieiga, nereikalavimas iš anksto apie didelius svorius (pvz., seifų), arba reikalingas papildomas valymas po perkėlimo. Taip pat, jei keičiasi adresas paskutinę minutę. Vokietijoje keisti maršrutą yra brangu, dėl kuro kainų ir vairuotojų darbo laiko apribojimų. Vienas klientas nusprendė perkelti dalį daiktų į sandėlį ne į Vilnių, o į Kauną jau esant maršrute – teko mokėti papildomai.

Ar imate mokestį už važiavimą tuščiam sunkvežimiui?

Įprasta praktika, ypač jei atstumas didelis. Jei mes važiuojame iš Vilniaus į Štutgartą tuščia, tai kainuoja mums laiką ir kuro. Todėl tai įskaičiuojama į bendrą sumą, arba kartais imamas atskiras mokestis, jei perkėlimas yra labai mažas. Verslas yra verslas, negali važiuoti nuostoliais.

Ar galima atsiskaityti kortele ar tik grynaisiais?

Įmonėms dažniausiai išrašome sąskaitą-faktūrą su pvm mokėjimo terminu. Jei tai privatus asmuo, tai galima ir kortele, bet vairuotojai vokiškai kelyje dažniau nori grynųjų degalams. Geriausia susitarti iš anksto, kad nebūtų neskambinimo iš kelio "kur pinigai?". Mums patogiausia bankinis pavedimas.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada reikia daug daryti patys. Susirinkite dėžes, išmontuokite baldus, parengkite viską prie durų. Mes tuomet tiesiog užkeliame ir vežame. Taip taupote darbo valandas. Bet nepamirškite, kad savo rankomis sugadintas baldas kainuos brangiau nei mūsų klaida. Verta pasverti rizikas.

Rizikos ir problemų sprendimai

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta kelyje?

Turiame civilinę atsakomybės draudimą. Jei mes sudaužome jūsų brangų serverį, mokame. Bet jei jūs nepakavote televizoriaus ir jis nukrito iš pačios dėžės, tuomet mokėsite patys. Visada patariame apdrausti brangius daiktus. Vieną kartą klientas tvirtino, kad monitorius buvo "žalias", o pasirodė buvo sujauktas spalvų klavišas – ne mūsų kaltė.

Ar atsiradote nupirkę blogą firmą Vokietijoje?

Yra ir tokių. Vieni pasakė, kad gali pervežti 10 tonų, o atvyko su "Gazeliu", kuri vos pajėgė įvažiuoti į kalnelį. Reikia patikrinti licencijas. Mes dirbame tik su patikimais partneriais, kurie turi savo techniką ir nebe pirmą metą ratoje. Nenoriu, kad kas nors sužlugtų viduryje autostrados.

O dėl dėžių – kur jas gauti?

Parduodame ir pristatome. Geriau naudoti standartines, tvirtas dėžes, negu surinktas iš kiauros parduotuvės. Vokiškai kelyje dėžė turi atlaikyti vibraciją. Jei pasidarysite dėžes iš senos skardos, gali visai išsibyrėti. Pasiūlyme įtraukiame tiek dėžių, kiek reikia, su atsarginėmis.

Kaip elgiamės su pavojingais atliekomis (tuošinėmis, dažais)?

Tai ne mus vežti. Tai turi išvežti specializuotos kompanijos. Mes ne perkeliame degalų ar cheminių medžiagų be specialių leidimų. Vieną kartą bandėme padėti klientui ir pasiėmė keletą kanistrų su dažais, o muitinėje beveik nesulaikė mus. Nuo tada griežtai sakykime "ne".

Ar galiu važiuoti kartu su vairuotoju?

Įprastai ne, dėl draudimo ir taisyklių. Bet jei labai būtina, galima susitarti, tačiau tai nėra patogu. Sunkvežimyje dažniausiai būna du vairuotojai, jie keičiasi, miega. Nėra vietos keleiviui. Geriau susitikti paskirtyje.

Kas dėl parkavimo Lietuvoje – ar ten lengviau?

Lengviau, tačiau Vilniaus senamiestyje gali būti tiek pat problemų kaip ir Berlyne. Reikia gauti leidimą ir čia, jei reikia stovėti prie "pėsčiųjų". Mes tai žinome, todėl pranešame savivaldybei. Nepriklausomai nuo to, ar tai Vokietija, ar Lietuva, logistika panaši – reikia vietos.

Pabaigos darbai ir išvados

Ar padėdami sudėti baldus naujoje vietoje?

Taip, tai mūsų darbo pabaiga. Surinkome stalus, pastatėme spintas, pakabinome lentynas. Neišeiname tol, kol nepasakysite, kad viskas tvarkoje. Vienas klientas net pasiūlė arbą mums už tai, kad taip gražiai viską sudėjome (o mes tiesiog nenorėjome antrą kartą važiuoti taisyti).

O šiukšlės – ar jas išvežiate?

Jei susitartume, tai išvežame į sąvartyną. Bet vengiame maišyti statybinių atliekų su biuro šiukšlėmis. Vokiškai firmos labai griežtai žiūri, ką įmeta į konteinerį, todėl geriau tai atskirti dar Vokietijoje.

Kaip sekti, kur yra mano daiktai?

Turime GPS sekimą visiems sunkvežimiams. Galiu atsiųsti nuorodą ir matysi, kur jis važiuoja realiu laiku. Ramina nervus, kai žini, kad jau per Lenkijos sieną. Anksčiau to nebuvo, teko skambinti vairuotojui kas valandą.

Kodėl verta rinktis jus, o ne pigiau "skelbimuose"?

Todėl, kad pigu dažnai pasidaro brangu. Mes žinome visus niuansus, turime techniką ir draudimą. O tas "vyrukas su vagoneliu" gali pradingti su jūsų kompiuteriais. 20 metų patirtis sako, kad taupymas ant logistikos – tai kvailystė.

Ką daryti, jei vėluoja su dokumentais pasirašymu?

Vokietijoje dokumentai turi būti tvarkingi. Jei trūksta parašų, gali neleiti išvežti daiktų. Geriausia turi visus sandorius paruoštus pirmą dieną. Vieną kartą teko laukti dieną, kol direktorius atvyks iš atostogų pasirašyti leidimo išsikraustyti.

Ar dirbate su asmeninėmis dalimis, pvz., darbuotojų daiktais?

Galime, bet geriau, kad darbuotojai patys pasirūpintų savo daiktais. Biuro perkėlimas – ne asmeninis siuntų centras. Jei kas nori pervežti savo dviratį, tai reikia aptarti atskirai.

Ar reikia įvertinti lifto našumą Lietuvoje taip pat kaip Vokietijoje?

Žinoma, kartais net daugiau. Naujuose biuruose liftai dideli, bet senose paverbtose vilose gali būti siauri. Viskas priklauso nuo objekto. Negalima manyti, kad čia viskas bus lengviau tik todėl, kad namie.

Galutinis patarimas tiems, kur dar svyruoja

Nesvajokite, kad visos įmonės yra vienodos. Užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos su logistine pagalba reikalauja pasitikėjimo. Pasikalbėkite su vadybininku, paklauskite apie rizikas. Jei jis sako, kad "nieko nenustebins", tikriausiai meluoja. Nustebinimų visada būna, svarbu, kaip jas išspręsti.

Išvada

Galiausiai, visos šios procedūros atrodo sudėtingos tik tol, kol jų nepradėję planuoti. Gerai suplanuotas užsakomas biuro perkėlimas iš Vokietijos su logistine pagalba padės išvengti nemažai streso ir piniginių nuostolių. Svarbiausia yra ne rinktis pigiausią variantą, o tą, kuris garantuosa, kad jūsų verslas nebus sustabdytas dėl kelias dienas trunkančio chaoso. Patirtis parodė, kad kantrybė ir detali planuotė bei sąžiningas pokalbis su logistika išgelbėja nervus geriau nei bet kokia kita priemonė.