Užsakomas biuro perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją: Praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius ir matyta viską. Dažnai verslininkai galvoja, kad užsakomas biuro perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją yra tik tai, kai vairuotojas užsuka ir įmeta dėžes į bagažinę. Tikrovėje tai yra sudėtingas logistikos procesas, kuris be gero plano gali tapti košmaru. Reikia ne tik tiksliai suskaičiuoti tūrį, bet ir suprasti Vokietijos reikalavimus bei kelių nuostolių rizikas. Štai paprastas, bet nuoširdus vadovas, kaip tai padaryti be nereikalingo streso.

Pasiruošimas ir dokumentai biuro perkėlimui į Vokietiją

Nuo ko tiksliai pradėti reikalingų dalykų sąrašą?

Pradėkite nuo to, ką iš tikrųjų norite vežti. Dažnai klientai sako "turim keletą stalų", o atvyksta ir matau tris pilnus kabinetus su senais archyvais. Užsakomas biuro perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją prasideda ne nuo skambučio brokeriui, o nuo sąžiningos inventorizacijos. Pasirašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra, kitaip vokiečių muitinėje gali būti nemažų nesusipratimų, jei kils klausimų.

Ar man tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas (packing list)?

Be abejo. Nors ir esame ES erdvėje, bet Vokietijos pareigūnai yra labai išrankūs. Jei vairuotojus sustabdys patikrai, ir jie nematys sąrašo, gali būti problemų. Geriausia turėti dvi kopijas – vieną vairuotojui, kitą siuntėjui. Nereikia jį daryti milžiniško, bet turi būti aišku, kiek yra kompiuterių, baldų ir ar nėra jokiems draudžiamų daiktų.

Ar reikia deklaracijos, jei tai ne prekės, o įranga?

Tai keletas, bet techninė įranga vis tiek yra turtas. Jei įmonė perkelia savo darbo vietas, tai dažniausiai laikoma ne prekyba, o vidaus perkėlimu. Tačiau, jei įranga yra labai brangi arba naudota (pvz., serveriai), reikėtų turėti jų metines amortizacijos ataskaitas ar pirkimo sutartis, kad galėtumėte įrodyti jų vertę. Vokietijai tai svarbu dėl mokesčių (tikriausiai, aš nebuvou accountantas, bet taip buvo anksčiau).

Kas dėl asmens duomenų ir konfidencialumo?

Čia būkite labai atsargūs. Jei vežate dokumentus su klientų duomenimis, jūs atsakote už jų saugumą. Užrakinkite tas dėžes, pasirašykite ant jų "Konfidencialu". Geriau užsisakykite specialias dėžes su užraktais, nei vėliau ieškoti, kur dingo kontraktai. Nekilnojamas turtas ir duomenys – tai svarbiausia.

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka pasiruošimas?

Niekada neužtenka laiko. Maniau, kad savaitėlė užteks, bet vienam klientui teko dirbti iki pat pat paskutinio valandos. Planuokite mažiausiai dvi savaites. Tai leis susitvarkyti kabelius, kurie visada užsivynioja vienas į kitą, ir išmesti nereikalingus daiktus, kuriuos neapsimokės vežti per pusę Europos.

Transporto organizavimas ir logistika

Kokį transportą pasirinkti – pilną ar dalinį krovinią?

Jei turite tik vieną biurėlė, galite važiuoti daliniu krovininiu (part load), bet tai užtruks ilgiau, nes reikės surinkti kitas siuntas. Užsakomas biuro perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją paprastai vyksta pilna mašina, jei kalbame apie pilną įmonės persikėlimą. Tada greičiau ir saugiau – jūsų daiktai niekur nebus perkraunami.

Ar vairuotojai padės iškrauti biure Vokietijoje?

Taip, bet jeigu jie yra vieni. 20 tonų mašinos vairuotojas negali nešti dėžių į trečią aukštą be lifto – tai nelegalu ir pavojinga. Jei jums reikalingi "rankos", tai reikia užsakyti krovėjų komandą Vokietijos pusėje. Nekantrinkite vairuotojui, jis turi savo darbo apribojimus ir po ilgos kelionės tiesiog fiziškai gali neturėti jėgų.

Kaip elgtis su dideliais baldais, kurie neina per duris?

Tai klasika. Atvykstate, o stalas per didelas. Todėl reikia išmatuoti ne tik daiktus Lietuvoje, bet ir duris Vokietijoje. Mes visada prašome klientų nusiųsti biuro plano išmatavimus. Jei neįeina – reikia išmontuoti. Mūsų meistrai tai padarys (jeigu pasakysite iš anksto), bet geriau, jei tai žinosite prieš tai.

Ar galima vežti asmeninius darbuotojų daiktus?

Techniškai galima, bet tai turi būti aiškiai pažymėta sąraše. Negalima maišyti įmonės turto su darbuotojo drabužiais ar šaldytuvu. Vokietijos muitinė to nemėgsta, nes atrodo, kad vyksta "pilnas" perkėlimas su šeima, o ne biuro įrangos pervežimas. Geriau padaryti atskirą siuntą.

Kas nutinka, jei kelyje pasikeičia planai?

Tuomet prasideda stresas. Jei vairuotojas jau važiuoja ir jūs sakinėte "atidėkite dieną", tai gali kainuoti brangiai, nes mašina stovi. Vokietijoje yra griežti taisyklės, kur mašina gali stovėti ir kiek. Visada turkite kontaktinį asmenį, kuris gali priimti sprendimą realiu laiku.

Ar saugu vežti brangią IT įrangą paprastame furgone?

IT įranga reikalauja specialaus dėmesio. Negalima tiesiog įmesti monitoriaus ant grindų. Reikia specialių dėžių, putų, užtvirtinimo. Esu matęs, kaip atvykęs serveris buvo sukrėtas taip, kad nebebeveikė. Užtikrinkite, kad vairuotojas žino, kur yra jautrios siuntos, kad jų neumėtų su kitais daiktais.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, chemija)?

Tai sudėtinga klausimas. Toneriai nėra sprogmenys, bet juos reikia vežti taip, kad išsilietų. Man atrodo, kad Vokietijoje yra griežtesnės taisyklės dėl cheminių medžiagų pervežimo (galbūt reikia ADR sertifikato, jei daug, bet mažais kiekiais paprastai praeina). Geriau juos supakuoti į sandarius konteinerius.

Kainodara ir biudžetas

Kaip susiformuoja kaina už tokį maršrutą?

Kaina priklauso nuo tūrio, svorio ir atstumo. Užsakomas biuro perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją nėra fiksuotas – jis kyla ir krenta priklausomai nuo degalų. Taip pat įtakos turi tai, ar reikia kelti daiktus į aukštą be lifto (tai už papildomą mokestį). Neklauskite "kiek kainuoja kilometras", klauskite galutinės sumos su visais mokesčiais.

Ar gautu pasiūlymuose yra viskas įskaičiuota?

Daugelis kartų matyau, kad klientai nustemba, kai pamato galutinę sąskaitą. Užsakykite, kad būtų įrašyta: kėlimo mechanizmai, dėžės, krovėjai (jei reikia), ir kelių mokesčiai Vokietijoje (Maut). Ypač dažnai pamirštama apie vokišką kelių mokestį, kuris nėra mažas.

Ar verta taupyti ant dėžių ir pakavimo?

Nerekomenduoju. Kartą vienas klientas norėjo taupyti ir pats rinko dėžes iš parduotuvių. Viena dėžė su plytomis sugedo po pusės kelionės. Naudokite naujas, stiprias dėžes. Tai nedidelė investicija lyginant su naujo kompiuterio kaina.

Ką daryti, jei pasiūlymas atrodo per pigus?

Bėkite. Jei kas pasiūlo pervežti biurą į Miuncheną už pusę mažiau nei rinka, tai arba jis niekur nevežs, arba tai bus "kryptinis" pervežimas su nelegaliais darbininkais. Biuro perkėlimas reikalauja draudimo, kuris brangus. Pigu – reiškia rizikuoti.

Ar imama užstatai (avansas)?

Dauguma firmų dabar ima avansą. Nėra taip, kaip anksčiau, kai pasitikėjome žodžiu. Avansas užtikrina, kad jūs neatsisakysite paskutinę minutę, o mes nepraleisime jūsų vietos kito kliento. Tai standartinė praktika.

Ar padengiate žalą, jei kas nors sulūžta?

Taip, jeigu sudaryta draudimo sutartis. Bet skaitykite smulkmenas. Dažnai draudimas nedengia "netinkamai supakuotų" daiktų. Jei jūs patys supakote stiklinę lentą į minkštą dėžę ir ji užlūžta, draudimo kompanija nemokės. Kruopštumas – tai pusė sėkmės.

Ar galima mokėti gavus prekes?

Galima, bet tik tada, kai esate ilgamečiai partneriai arba tarpininkauja didelė logistikos firma. Mažoms firmoms be istorijos visada reikalaujama bent 50% avanso. Tai verslo etiketas (ir saugumas mums).

Specifiniai niuansai ir Vokietijos realybės

Ar sunku rasti vietą stovėjimui prie naujo biuro?

Vokietijoje tai gali būti tikras košmaras, ypač miestuose kaip Frankfurtas ar Berlynas. Reikia iš anksto pasirūpinti leidimu stovėti (Halteverbot). Vairuotojui gali būti skirta bauda, jei jis stovės netinkamoje vietoje. Užsakykite vietą arba pasirūpinkite, kad kas nors iš jūsų pusės lauktų gatvėje.

Kaip elgtis su atliekomis – pakuotėmis ir šiukšlėmis?

Nesivežkite atgal. Po perkėlimo likusios dėžės ir plastikas turi būti išmesti Vokietijoje. Ten yra griežtos atliekų rūšiavimo taisyklės. Negalima tiesiog mesti visko į vieną konteinerį. Paprašykite vairuotojo arba mūsų partnerių padėti tai susitvarkyti vietinėse šiukšliadėžėse.

Ar reikia kalbėti vokiškai su vairuotojais?

Ne visada, bet padeda. Mūsų vairuotojai dažnai kalba angliškai arba rusiškai, bet vietiniai krovėjai ar namo valdytojai gali kalbėti tik vokiškai. Geriau turėti kontaktinį asmenį Vokietijoje, kuris gali išsiaiškinti detales dėl lifto ar įėjimo.

Kas dėl darbo laiko Vokietijoje?

Vokietai laikosi taisyklių. Vairuotojas negali krauti ar iškrauti sekmadienį ar švenčių dieną, jei neturi specialaus leidimo, o jis brangus. Planuokite atvykti darbo dieną ryte, kad turėtumėte laiko viską padaryti iki vakaro.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dabar tai jau standartas. Mes naudojame GPS sekimą. Galite pamatyti, kur mašina stovi. Kartais tai padeda išvengti streso, kai vairuotojas neatsiliepina į telefoną (galbūt tiesiog vairuoja ir negali).

Ką daryti, jei naujas biuras dar nėra paruoštas?

Tai dažna problema. Biuro perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją gali nukristi dėl to, kad Vokietijoje dar nėra interneto ar net elektros. Patikrinkite tai prieš mūsų atvykimą. Jei reikia, mes galime laikinai padėti daiktus sandėliuke, bet tai kainuos.

Ar jums reikia specialių leidimų sunkvežimiams miestuose?

Kai kuriose senose miesto dalyse (pvz., Nürnberge centras) gali būti reikalaujamas specialus leidimas sunkiasvoriams transporto priemonėms. Jei jūsų biuras yra zonoje, kur ribojamas svoris, mes turime tai žinoti iš anksto, kad nenuvažiuotume į uždarą gatvę.

Ar įmanoma perkelti biuro augalus?

Taip, bet tai rizikinga. Vokietija turi griežtas fitosanitarines taisykles. Augalai turi būti laikomi, neužkrėsti kenkėjų. Žiemą jie gali užšalti furgone. Geriau juos palikti arba vežti atskirai, mažesniu automobiliu.

Kaip elgtis su serverine ir duomenų centru?

Tai yra svarbiausia dalis. Prieš išjungiant serverius, pasidarykite pilną atsarginę kopiją (backup). Nors mes būname atsargūs, bet vibruojantis furgonas nėra geriausia vieta jautriems kietiesiems diskams. Geriausia juos vežti rankiniame bage arba specialioje amortizuotoje dėžėje.

Ar galite padėti su baldų surinkimu Vokietijoje?

Žinoma. Mūsų komandos turi įrankius. Bet svarbu, kad turėtumėme brėžinius. Jei prarasite vieną varžtą, stalas gali stovėti kreivai. Geriau visus varžtus sudėti į pažymėtas maišelius.

Ką daryti, jei dėžės dingsta?

Tai retai nutinka, bet įvyksta. Tada turią draudimo. Bet svarbiausia – turėti sąrašą su numeriais. Jei dėžė nr. 15 dingsta, žinome, kad joje buvo "HR dokumentai". Be sąrašo tai būtų "kažkas dingęs".

Ar verta rinktis didelę furoną ar keletą mažųjų?

Didelė (40 pėdų) mašina pigiau per kilometrą, bet ji negali važiuoti į visus kiemus. Jei Vokietijoje yra siauri kiemai arba vokiški "žiedai" (Einbahnstraße), gali tekti krauti ant mažesnės mašinos. Tai vadinamas "krovinio perkrautimas" ir jis kainuoja.

Ką daryti su vaizdo stebėjimo kameromis?

Išjunkite jas prieš išvežant, arba įsitikinkite, kad turiite prieigą iš mobilaus. Kartais vairuotojas gali pajusti, kad yra stebimas, tai jiems nepatogu (nors jų darbas ir taip stebimas).

Galutinis patarimas: ką daryti paskutinę dieną?

Išgerkite kavos, atsisveikinkite su kolegomis ir nepanikuokite. Užsakomas biuro perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją yra tik dar vienas darbas. Mes jau tai padarėme šimtus kartų. Pasitikėkite mumis, o mes pasirūpinsime, kad jūsų verslas veiktų toliau be pertraukų.

Išvados

Užsakomas biuro perkėlimas iš Lietuvos į Vokietiją nėra būtinas blogis, jeigu pasitikite profesionalais ir pasiruošiate iš anksto. Svarbiausia yra ne kaina, o ramybė ir žinojimas, kad turtas yra apdraustas. Kadangi aš pačiu šitą kelią ėjau ne kartą, galiu pasakyti – geriau įsigilinkite į detales dabar, nei verksite prie vokiško biuro durų dėl dingusių dėžių.