Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją: Kaip išgyventi be nervų išdegimo

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, ir jei ką apie biuro perkėlimus į Vokietiją galiu pasakyti tikrai tai – tai niekada nesueina taip lygiai, kaip piešia vizualizuotojai ant jų puikių svetainių. Vieniems „užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją“ reiškia tris dėžutes ir kelių valandų kelionę, kitiems – tai tris dienas trukiantis košmaras su muitinės pareigūnais, kurie nežino, kas yra "invoice" lietuviškai. Per tą laiką mačiau viską: nuo to, kai vadybininkai uždaro duris ir išsiveža kompiuterius su visais duomenimis, iki to, kai kelių tonų sunkvežimis užstringa kažkurioje Vokietijos kaime be GPS signalo. Čia nebus apie tai, kaip viskas turi būti pagal instrukciją, o apie tai, kaip tai vyksta iš tikrųjų – su rūpesčiais, dumptais ir nenuošnumančiomis situacijomis.

Kaip viskas prasideda ir planavimas

Kur pradėti, jei norite išsivežti biurą į Vokietiją?

Visiškai aišku, kad pirmiausia reikia nustoti panikuoti. Pasirodo, dauguma klientų skambina tada, kai jau pasirašyti nuomos sutarties nutraukimo dokumentai, o ožiai pasidabinę skara. Pradėkite nuo inventoriaus sąrašo – ne to idealiai švaraus Excelio, kurio niekas neskelbia, o realaus, kur parašyta „20 dėžių su krūva popieriaus“ ir „3 suiręs kėdės“. Jei jau galvojate apie užsakomą biuro perkėlimą ir daiktų išvežimą į Vokietiją, žinokite, kad detalumas čia nulemia kainą. Be to, nepamirškite apie signalizaciją ar serverius – tam reikia ne tik raumenų, bet ir galvos.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Neklauskite manęs „kiek tiksliai“, kas čia yra kaip kloti loteriją. Vidutiniškai nuo pirmo skambučio iki pat išvežimo Berlyną ar Miuncheną praeita maždaug savaitė-dvi, jei viskas vyksta kaip ant laiko. Tačiau jei reikia specialios technikos lifto arba muitinės procedūrų (pavyzdžiui, jei vežate ne tik naują įrangą, bet ir naudotą turto dalį), tas laikas gali užtrukti ilgiau. Žinoma, aš sakau savo patirtimi, bet kartais vairuotojai tiesiog užmiega po kelias valandas pervežimo metu, todėl neskubėkite nustatyti griežtų terminų.

Ar reikia daryti vizitą prieš perkėlimą?

Apie tai galiu kalbėti valandą. Idealai reiktų, bet kas yra idealiai? Jei turite tik kelis stalus ir kompiuterius, vizitas nėra būtinas – nusiųskite nuotraukas per WhatsApp, aš išmatuosiu iš akies (paklausk, kas su šia fraze?). Bet jei ten yra rūsys pilnas senų dokumentų ar didelė konferencijų salė, vizitas praverčia. Vieną kartą atvažiavome be apžiūros į klientą, kuris sakė „mažai daiktų“, o pasirodė, jis norėjo išvežti visą gamyklą su sunkiais staklėmis per normalų lengvąjį automobilį. Ten buvo linksmybių.

Kiek tai kainuoja ir kodėl kainos tokios skirtingos?

Kodėl kainuoja tiek, kiek kainuoja? Nes kuras nebe tas koks buvo prieš penkerius metus. Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją kainuoja pagal tūrį, svorį ir atstumą. Jei jūsų biuras yra Kaune, o kelias eina pro Varšuvą, kaina bus viena, jei tiesiai per Kybartus – kita. Taip pat įeina darbo užmokestis vairuotojui, kuris Vokietijoje negali dirbti nemokamai. Maždaug nuo 500 eurų prasideda smulkūs, o dideliems gali kilti ir iki tūkstančių – tai priklauso nuo to, ar reikia nešti daiktus penktu aukšte be lifto (tai yra papildomas mokesčis už nervus).

Ar galima sutaupyti renkantis pigesnę firmą?

Žinoma, galite. Bet tada nekeiskitės, kai dėžė su serveriais atsiras ant kelio, o vairuotojas nepasakys, kur jis dingo. Pigios firmos dažnai neturi draudimo arba pasirodo be įrangos. Esu matęs daugybę atvejų, kai „svajonių kaina“ baigdavosi teisme. Gera patirtis: geriau sumokėti šimtu daugiau, bet gauti garantą, kad jūsų brangūs monitoriai nebuvo naudojami kaip atrama prieš smūgius vairuotojui stabdant.

Pakavimas, logistika ir techniniai niuansai

Kaip teisingai supakuoti biuro techniką?

Klausimas, į kurį visada nusijuokiu. Supakuokite taip, kaip supakuotumite savo nepamirštamą žmoną (jus supratot šypseną). Kiekvienas monitorius turi eiti į savo dėžę su putomis, o ne į šiukšlių maišą kartu su arbata. Kabelius surišite, kad nesudarytumietumietė "kabelių kiaušinio", nes vėliau to išsivynioti truks pusę dienos. Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją dažnai žlunga būtent dėl blogo pakavimo – dėžės sugenda, krenta, o viduje – tas jūsų brangiausias spausdintuvas.

Ar jums reikia išardyti baldus?

Dauguma biurų baldų (lentynos, stalai) yra moduliniai, todėl juos reikia išardyti. Mes tai darome, bet tai užtrunka laiko. Jei galite patys surinkti ir išardyti – taupykite, jei ne – mums už tai mokėsite. Vieną kartą bandėme įvežti didelę lentyną ne išardytą pro duris... na, tą lentyną teko "sumontuoti" (sunaikinti) ant vietos. Geriau pasirūpinkite raktų rinkiniais.

Ką daryti su dokumentais ir archyvu?

Tai yra baisiausia dalis. Archyvai – tai ne tik popieriai, tai tonos svorio. Jei įstatymai neleidžia jų sunaikinti, turite juos vežti. Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją taip pat apima ir šiuos "brangmenis". Geriau sudėti į stiprią dėžę, o ne į ploną popierių, kuris plyšta po pirmo kilogramo. Būkite atsargūs su asmeniniais duomenimis – Vokietijoje su tuo yra griežta, todėl prarasti dėžę su CV gali kainuoti brangiau nei patys perkėlimo darbai.

Ar vežate pavojingus krovinius, pavyzdžiui, toneriai?

Nedarykite to man. Toneriai, dažai, aerozoliai – tai yra pavojingi kroviniai (ADR). Juos reikia deklaruoti ir vežti specialiomis taisyklėmis. Jei paslėpsite porą tonerių į dėžę su knygomis, o vėliau jas išpils į autokelių (kaip jau buvo), baudos bus milžiniškos. Nurodykite viską iš karto – mes žinome, kaip tai vežti teisingai ir legaliai.

Kaip elgiamasi su serveriais ir IT įranga?

Tai yra tavo verslo širdis. Serverius reikia išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti kištuką (nors aš esu vadybininkas, bet ir man skamba baisiai). Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją turi apimti ir specialų transportavimą, jei įranga yra jautri. Mes turime vibracijos slopininčias sistemas arba tiesiog vairuotojus, kurie nevairuoja kaip lenktynininkai Formulėje-1. Būtinai pasidarykite atsarginę kopiją prieš mūsų atvykimą – niekada nežinai, kas gali nutikti kelyje per 1200 km.

Ar galima veži augalus biure?

Galima, bet tai problema. Vokietijos muitinė labai nepatinka žemės, kur gali būti kenkėjų. Vieną kartą turėjau klientą, kuris norėjo vežti visą sodą iš savo biuro... parašiau, kad negaliu. Kelios mažos gėlės ant palangės – tikriausiai praeis, bet tik tada, jei jos nėra įsikibusios į durų rėmus. Būkite pasirengę, kad griežtas muitininkas jas gali atimti.

Kelionė, Vokietija ir muitinė

Kiek trunka kelionė iki Vokietijos?

Nesakykite „nuo Kauno iki Berlyno yra 10 valandų“, nes tai yra be sustojimų ir be remonto kelyje. Paprastai tai trunka apie 12-14 valandų su kadencija (pauzėmis) ir sienos kirtimu. Jei važiuojame į Pietus (Miunchenas, Štutgartas), pridėkite dar kelias valandas. Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad vairuotojas neatvyktum vidurnaktį, kai niekas neduoda pakrauti (dauguma biurų Vokietijoje nedirba 24/7).

Ar reikia muitinės deklaracijos, jei tai ne prekyba?

Ah, tada prasideda linksmybės. Jei jūsų įmonė yra PVM mokėtoja ir vežate savo turtą į filialą arba naują būstinę, tai dažnai laikoma_viduje_esančiu_pervežimu (Intra-Community Supply). Reikia INTRA deklaracijos (Exhibit 1) ir sąskaitos faktūros (nulinės). Esu 90 procentų tikras, kad reikia šių dokumentų, bet geriau patikrinkite su savo buhalteriu, nes jie keičia taisykles dažniau negu aš keičiu pirstines. Be dokumentų, siena gali užsibrėžti taip, kad prarasite savaitę.

Kas nutinka, jei trūksta dokumentų sienoje?

Tiesiog sėdite ir laukiate. Nusipirkite kavą, gerti. Muitinė Vokietijoje yra labai efektyvi, bet labai griežta. Jei trūksta "Invoice" arba neaišku, kas yra prekė, jie gali nukreipti į sandėlį dokumentams tvarkyti. Tas sandėlis moka valandą. Vieną kartą mus sulaikė, nes klientas parašė „baldai“, o muitininkai norėjo žinoti, kokios medžiagos. Teko skambinoti vidury nakties klientui, kad jis surastų gamintojo lentelę. Nebūkite toks klientas.

Ar įeina į kainą iškrovimas Vokietijoje?

Įprastai – įeina, jei tai yra pirmas aukštas arba yra liftas. Bet jei jūsų naujasis biuras yra penktame aukšte sename name be lifto (kas Vokietijoje retai, bet pasitaiko), tai bus papildomai. Taip pat, jei reikia tiems daiktams nešti 200 metrų nuo gatvės, nes sunkvežimis negali važiuoti į centro zoną – taip pat papildomai. Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją visada turi smulkių spaudulių, kuriuos reikia aptarti iš anksto.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dažniausiai taip, bent truputį. Bet tikrai ne filosofiniu lygmeniu. Jie supranta instrukcijas, kur padėti, ką nešti, ir kaip pasakyti „Guten Tag“. Jei reikia sudėtingesnių dalykų su vietininku ar sandėlio vadovu, geriau, kad Jūs ar jūsų vadybininkas būtų pasiruošę suversti angliškai arba vokiškai. Nereikėtų tikėtis, kad mūsų vairuotojas galės aptarti dėl Vokietijos PVM taisyklių su vietiniu biuro administratoriumi.

Kas daryti, jei biuras Vokietijoje dar nepasiruošęs priimti?

Tai yra klasika. Atvykstame, o durys užrakintos, o raktai pas kaimyną. Užkabiname už mokestį laukimo (stand-up fee) – tai standartinė praktika tarptautiniuose pervežimuose. Nes mes negalime tiesiog išmesti daiktų ant gatvės ir važiuoti atgal. Būtinai sudarykite ryšį su žmogumi vietoje prie mūsų atvykimo. Jei nežinote tiksliaus valandos, pasakykite intervalą, o ne „rytoj“.

Rizikos, draudimas ir keisti dalykai

Ar turite draudimą ir ką jis dengia?

Taip, mes turime CMR draudimą, kuris dengia krovinius nuo pavojų kelyje. Tačiau jis nedengia blogai supakuotų dalykų viduje. Jei dėžė su stiklu nukrito, nes vairuotojo staigiai stabdė, tai mokėsime. Jei stiklas buvo uždėtas į dėžę be putų ir jis sulyžo pats sau – ne mūsų problema (gaila, bet taip yra). Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją visada turi riziką, todėl pasidarykite nuotraukas prieš ir po, jei turite kažką labai brangaus.

Kas nutinka jei sugenda daiktas?

Praneškite mums nedelsiant. Negalima gauti daiktų, palikti juos mėnesį sandėlyje ir tada skambinti sakyti „ai va, čia trūkė koja“. Turime 7 dienas (arba kaip parašyta sutartyje) padaryti pretenziją. Mes tikrinam situaciją, jei mūsų kaltė – atsiskaitome arba taisome. Jei ne mūsų – aiškinamės. Būkite sąžiningi, mes matome, kai dėžė atkeliauja su „kojų“ pėdsakais.

Ar vežiate darbuotojų asmeninius daiktus?

Tai yra pilnas chaosas. Kartai darbuotojai nori vežti ir dviračius, ir šunis, ir šaldytuvus. Jei tai yra asmeniniai daiktai ir jie eina kartu su biuro kroviniu, tai įeina į tą patį krovinių sąrašą, bet gali kilti klausimų dėl pilietybės ar persikėlimo deklaracijos. Geriau, kad asmeniniai daiktai eitų atskirai arba būtų aiškiai pažymėti. Vieną kartą pervežėme biuro vadovo motociklą – skamba juodingai, bet mes darėme tai.

Ar galima užsakyti tik dalies pervežimą?

Šaltukai? Žinoma, galima. Jei turite keletą dėžių, kurias norite siųsti ekspressu, o likusį biurą – vėliau, tai galima. Bus brangiau, nei viena dideliame krove, jei tikrai mažai, tačiau tai įmanoma. Mes darome ir dalinius krovinius (part loads), tačiau tada turi laukti, kol mes surinksime kitus krovinius tame pačiame maršrute. Tai gali užtrukti savaitę-dvi.

Kas daryti su šiukšlėmis ir nereikalingais baldais Vokietijoje?

Šiais laikais tai yra didelė problema. Vokietija labai griežtai tvarko atliekas (Mülltrennung). Negalime tiesiog nuvežti senų stalų į pirmą mišką ir palikti. Reikia mokėti už šiukšlių išvežimą į specialią statybių atliekų aikštelę (Wertstoffhof). Tai kainuoja. Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją dažnai apima ir šią „pasidaryk pats“ dalį, todėl patikrinkite, ar jūsų naujasis biuras turi sutartį su atliekų išvežėjais.

Ar reikia mokėti už stovėjimą Vokietijoje?

Taip, Vokietijoje stovėjimas sunkvežimiams miestuose yra brangus. Jei mes ten stovime 30 minučių, tai nieko, bet jei reikia gaišti valandą dėl jūsų vėlavimo, mums reikės sumokėti už stovėjimo zonos mokestį (Parkgebühr). Tai ne mūsų paslaptis – mums tai kainuoja, todėl ir jums. Pasižiūrėkite, ar yra kur laisvai pastatyti sunkvežimį prie biuro.

Ar reikia gerti kavą su vairuotoju?

Ne nebūtina, bet jei pasiūlysite – jo nemes. Jis yra toli nuo namų, pavargęs. Nors aš visada sakau vairuotojams „būkite mandagūs, bet neikite į pusryčius“. Tačiau, jei klientas pasiūlo vandens, tai visada pagerina santykius. Nenušoku, tiesiog patirtis kalba, kad smulki mandagumas sugriežtina draudžiamojo zonoje.

Apmokėjimas ir pabaiga

Kaip vyksta apmokėjimas ir kada reikia mokėti?

Standartiškiai imame 30 proc. avansą arba 100 proc. prieš išvykimą (paskutiniu metu dažniau paskutine variantą, nes žinote... pasaulis keičiasi). Galima apmokėti banko pavedimu, išankstiniu pavedimu (prepayment) arba kortele (už tai imamas mokestis). Neįsivaizduoju situacijos, kad važiuojame į Vokietiją be grynųjų arba užtikrinimo.

Ar priimate grynusius pinigus?

Sunku kas nors tokio girdėti šiais laikais, bet taip, galima. Tačiau reikia susitarti iš anksto, nes vežti didelių sumų grynaisiais per sieną yra problema (pinigų plovimo taisyklės). Aš asmeniškai nebūčiau taip gavęs pinigų, nebent tai būtų nedidelė suma, kurią galiu padėti į piniginę (geriau to nedaryti, tinka pavedimas).

Kas atsitinka, jei klientas atšaukia užsakymą paskutinę minutę?

Tada mes jau esame pasiruošę, vairuotojas gali būti prie durų. Privalote sumokėti už išlaidas (išvykimo mokestį), nes mes negalime grąžinti laiko. Tai aišku nėra malonu, bet verslas yra verslas. Pasirašykite sutartį, kurioje būtų parašyta ši sąlyga – tai apsaugo abejas puses.

Ar suteikiate garantiją pristatymo laikui?

Mes stengiamės, tačiau garantuoti negalime, nes nekontroliuojame kelių, sienų, orų. Gali būti avarija, sniegas, policijos patikra. Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją turi rizikos faktorių. Tačiau jei mes atsiliekame labai stipriai dėl mūsų kaltės, galima kalbėti apie nedidelę nuolaidą arba kompensaciją (bet ne visada, kartai tiesiog reikia kantrios).

Kaip patikrinti įmonės patikimumą?

Pažiūrėkite ne į gražias nuotraukas, o į reitingus, reviews (atsiliepimus). Jei svetainėje nėra kontakto formos arba adresas yra „Gatvė, miestas“ be namo numerio – bėkite. Aš savo laiku dirbau su firmomis, kurios tik teigė, kad vežia, o paskui pasirodydavo, kad jie tik tarpininkai. Pasitikėkite patirtimi.

Ar įmanoma užsakyti šią paslaugą savaitgalį?

Galima, už papildomą mokestį. Vairuotojai taip pat turi šeimas, nors kai kurios firmos verčia juos dirbti visą parą (kas yra blogai, mano nuomone). Jei jums reikia perkelti biurą į Vokietiją sekmadienį, kad pirmadienį dirbtumėt – susiderkite iš anksto, tai įmanoma, bet brangu.

Pabaigos mintys

Viskas, kąj rašiau, atėjo iš tų tūkstančių kilometrų ir tų šimtų klientų. Užsakomas biuro perkėlimas ir daiktų išvežimas į Vokietiją nėra tiesiog logistika, tai nervų valdymas. Jei pasiruošsite gerai, jei neslėpsite nieko nuo vadybininko ir jei busite kantrūs – viskas bus gerai. Nesvarbu, ar tai didelė korporacija, ar maža IT įmonė, pagrindas tas pats – suprasti, kas keliauja, kur keliauja ir su kada.