Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama: kaip išlikti sveikam

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti viena – dauguma klientų visiškai nesupranta, ką reiškia persikelti. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama nėra tas pats, kai nusipirkai baldus ir pats juos nuvežei. Čia susiduri su tūkstančiais smulkmenų, kurios gali sugriauti verslą, jei neatsižvelgsi į jas. Vokietija yra griežta šalis, ten nesimėgoja su laiku ir taisyklėmis, todėl reikia būti tikrai pasiruošusiam, kad visas procesas būtų sklandus. Dažnai žmonėms atrodo, kad tiesiog reikia iškviesti sunkvežimį, bet iš tiesų tai sudėtingas logistikos žaidimas.

Pasiruošimas ir planavimas: kas laukia iš anksto

Kada tiksliai reikia pradėti galvoti apie perkėlimą?

Nesilkstykite. Jei planuojate užsakomą biuro perkėlimą į Vokietiją su visapusiška parama, pradėkite galvoti apie tai mažiausiai prieš du mėnesius. Vokietijos nuomos sutartyse dažnai būna įrašai apie išsiregistravimą iš anksto, be to, dėl dokumentų tvarkymo užtrunka. Vieną kartą turėjome klientą, kuris skambino pirmadienį ir norėjo važiuoti trečiadienį – žinote, kaip baigėsi? Buvo didžiuliai baudos ir nervai. Geriau turėti laiko atsarga nei skubėti paskutinę minutę.

Ar tikrai reikia viską detaliai inventorizuoti?

Be abejo. Be inventoriaus niekur neįvažiuosite. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama įtraukia ir šį etapą, bet jums patogiau padaryti tai patys, jei norite sutaupyti. Rašykite ant dėžių, kas viduje, skaičiuokite biuro kėdes. Vokiečiai mėgsta tvarką, jei atvyksite su chaotiška krūva, gali būti problemų su muitine arba naujų patalpų administratoriais. Nenoriu būti baisus, bet čia tikrai svarbu.

Kokius dokumentus reikia tur�ti sau rankose?

Reikės nuomos sutarties, pasų (jei važiuoja darbuotojai), transporto dokumentų ir draudimo poliso. Gerai, jei turite TM 1 arba T2L formą, jei prekės nebuvo apmokestinos ES. Sunku aiškinti trumpai, bet geriau viską pasiduoti logistikos partneriui. Aš asmeniškai visada patariu turėti visų dokumentų kopijas duomenyse (ir vienas rinkinys fiziškai su savimi).

Ar galima perkelti darbuotojų asmeninius daiktus?

Galima, bet čia yra pilnas galvos skausmas. Jei darbuotojas nori vežti savo dviratį ar seną kompiuterį, tai turi būti atskirai pažymėta, kad tai ne įmonės turtas. Muitinė gali užsukti nosį, jei matys, kad asmuo veža daug daiktų be deklaracijos. Geriausia juos paprašyti susikrauti savo mašinomis, kad užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama neŽistų į "pilkinį" dėl kelių asmeninių dalykų.

Ką daryti su serveriais ir jautria duomenų įranga?

Tai pavojingiausia dalis. Nieada neneškite serverių į paprastą sunkvežimį be specialios pakuotės. Manau, kad geriausia juos išjungti ir išmontuoti dar Lietuvoje (arba kur bebūtumėte), o vėliau montuoti Vokietijoje su vietiniais IT specialistais. Duomenų praradimas brangiau kainuoja nei pačios perkėlimo paslaugos, todėl čia netaikykite ekonomijos.

Ar reikia pranešti savininkams ar valdybą namų?

Būtina. Vokietijoje labai griežtos taisyklės dėl bendro naudojimo erdvių. Jei reikės užimti vietą gatvėje krovininiui ar naudot liftą ilgesnį laiką, reikia rašyto leidimo. Be to, kaimynai gali skųsti dėl triukšmo. Vieną kartą turėjome situaciją, kur kaimynas iškviesta policiją, nes per daug garsiai dėžėms mėtėme. Nepatogu, bet tiesa.

Kainos ir biudžetas: ar verta taupyti?

Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kaina priklauso nuo tūrio, atstumo, įkrovos/iškrovos sąlygų (ar yra liftas, ar reikia nešti per 4 aukštus) ir degalų kainos. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama nėra pigus dalykas, tačiau galite pasiderėti. Jei turite aiškius matmenis, gausite tikslią įkainį, jei ne – bus apytikslis, kuris vėliau gali padidėti.

Ar galima sutaupyti darydamas pats?

Galite, bet ar verta? Jei įmonės darbuotojai vietoj dirbs ves dėžes, tai sutaupysite, bet prarasite darbo laiką. Paprastai aš sakau – leiskite profesionalams daryti savo darbą, o jūsų žmonės tegu dirba. Tačiau jei esate maža įmonė ir biudžetas ribotas, tai galite susirūpinti tik pakavimo medžiagomis, o nešimą ir transportą palikti firmoms.

Kas dėl paslėptų mokesčių?

Būkite budrūs. Kartos firmos užmiršta paminėti mokesčius už "Stellplatz" (vietą gatvėje) Vokietijoje arba už sunkvežimio laukimą, jei jums ilgiau trunks iškrovinti. Klauskite apie tai iš karto. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama turėtų būti "viskas įskaičiuota", bet visada patikrinkite smulkmenas.

Ar reikia mokėti depozitą?

Dauguma gerų firmų klauso depozito arba išankstinio apmokėjimo. Tai normalu. Aš asmeniškai niekad neitikiu tiems, kurie sako, kad mokėsite tik tada, kai daiktai bus atvežti. Verslo etikos požiūriu tai keista – kaip jie padengs degalus ir vairuotojo algą, jei jūs nep sumokėsite? (Nebent jie turi milžiniškas apyvartas, bet tai retas atvejis).

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Galima bandyti, jei esate didelis klientas arba bendradarbiaujate ne pirmą kartą. Bet mažoms įmonėms paprastai sako "ne". Vokietijos rinkoje viskas labai formalu, čia ne turgus kur pavyzdžiui galima susitarti žodžiu.

Ką daryti, jei pasiūlymas per brangus?

Neskubėkite mažiausią kainą pasirinkti. Paprastai pigiausios firmos turi blogiausią draudimą arba senus sunkvežimus. Užklauskite, kodėl brangu. Gal jie siūlo pilną pakavimą, o kiti tik transportą. Palyginkite obuolius su obuoliais, o ne obuolius su kriausėmis.

Ar įeina PVM į šią kainą?

Paprastai taip, bet visada patikrinkite. Jei vežate į Vokietiją ir ten esate registruotas PVM mokėtojas, gali būti taikoma 0% PVM tarifas (atvirkštinis apmokestinimas), bet tai jau buhalterijos detalės. Aš čia ne ekspertas, geriau klauskite savo buhalterio, bet logistikos firma turi mokėti sąskaitą be PVM, jei pateikite PVM mokėtojo numerį.

Techniniai ir organizaciniai niuansai

Ar jie išmontuos ir sumontuos baldus?

Tai įprasta praktika. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama beveik visada įtraukia montavimo paslaugas. Vienintelis dalykas – jei turite labai senus ar nestandartinius baldus, gali reikėti papildomo laiko. Pasakykite iš anksto apie spintas, kurios neturi išsiveržiamų detalių, nes kitaip jas gali tiesiog pririšti (kas nėra gerai).

Kaip su pakavimo medžiagomis?

Firma turėtų atvežti dėžes, burbulus, lipdukus. Jei turite daug padėklų, tai galima ir taip, bet dėžės patogiau. Aš visada patariu palikti porą didelių dėžių "smulkiems daiktams" – visada juos randa paskutinę minutę, kai sunkvežimis jau pakrautas.

Ar saugu palikti daiktus naktį sunkvežimyje?

Nerekomenduoju. Jei kelionė trunka ilgiau nei dieną, reikia užtikrinti saugumą – stovėjimo aikštelėse su apsauga arba sargu. Vokietijoje vagystės nėra tokios dažnos kaia pietuose, bet įvyksta. Draudimas dengia nuostolius, bet nervų neatgausite. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama turi įtraukti ir saugumo planą.

Kas dėl pavojingų medžiagų (chemija, toneriai)?

Negalima tiesiog mesti į dėžę. Reikia specialių konteinerių, ypač jei kalbame apie didelį kiekį. Vokietijos aplinkos apsaugos reikalavimai griežti. Užtikrinkite, kad toneriai yra sandariai supakuoti, jei netyčia išsilietų – bus baisu valyti ir baudos didžiulės.

Ar vežia ir augalus?

Taip, bet tai atskira paslauga. Augalai negali būti be šviesos ir vandens per savaitę. Be to, turi fitosanitarinius pažymėjimus, jei vežate daug. Jei tik vieną fikusą vadybininkei, nėra problema, bet visas želdyną – reikia dokumentų.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

Jei vairuotojas yra ES pilietis, pasas ar ID pakanka. Jei trečiosios šalies – vizos ir leidimai. Čia tikrai nesikreipkite į mane, nes šios taisyklės keičiasi kas mėnesį. Geriau pasitarti su teisininkais. Bet paprastai logistika firma tai žino.

Ar galima sekti kur yra krovinys?

Dabar beveik visi turi GPS sekimą. Būna naudinga, kai vadybininkai klausia "kur jie?". Nors aš asmeniškai manau, kad per daug stebėjimas只在 pridaro nervų – vairuotojas negali vairuoti ir atsakinėti į pranešimus vienu metu.

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai blogiausias scenarijus. Tada turi būti planas "B" – kitas sunkvežimis, kuris paims krovinių. Užtikrinkite, kad turi draudimą, kuris dengia ir vėlavimo nuostolius. Geriausios firmos turi techninę pagalbą kelyje.

Rizikos ir realus gyvenimas

Ar dažnai kažką sulaužo?

Sulaužymai vyksta, bet ne taip dažnai kaip filmuose. Dažniau nutinka, kad nukrypsta dėžė su svarbiais dokumentais. Todėl visus dokumentus nešite su savimi (o ne sunkvežimyje). Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama yra apie tai, kad profesionalai pasirūpina fizinėmis dalimis, o jūs – informacija.

Kas dėl draudimo sumos?

Nepasirašykite, kol nepamatėte draudimo sąlygų. Kai kurie siūlo minimalią sumą, kuri nebus užtekanti įsigyti naujų serverių, jei sudegs. Įvertinkite savo turtą realiai, ne mažinkite sumos dėl mažesnės įmokos.

Ar galiu pasitikėti lietuviška firma?

Dauguma gerų. Yra blogų, kaip ir visur. Patikrinkite atsiliepimus, ne tik "Google Maps" reitingus, bet ir klauskite pažįstamųjų. Jei firma atrodo "kičiniška" arba atsako į el. laiškus po savaitės – vengkite.

Ar galiu kreiptis į vokiškas firmas?

Galite, bet jos bus brangesnios ir mažiau lanksčios. Lietuviškos firmos dažniau dirba su individualiu požiūriu. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama iš Lietuvos dažnai būna efektyvesnis dėl to, kad geriau suprantame vienas kitą (kalba ir mentalitetas).

Ką daryti su išmetamomis atliekomis?

Nevežkite šiukšlių į Vokietiją. Tai nelegalu ir brangu. Išmeskite čia. O jei ten reikia atsikratyti senų baldų, susitarkite su vietine šiukšlių ivežimo įmone "Sperrmüll" paslaugoms. Tai paprasta, bet reikia užsakyti iš anksto.

Ar vokiečiai bendrauja lietuviškai?

Retai. Vairuotojai gali būti iš įvairių šalių. O jei kalbate su vietininkais, tai tik angliškai ar vokiškai. Taigi, jei neturite koordinatoriaus, kuris kalba vokiškai, gali būti problemų su bendravimu įkrovos metu.

Ar galima įsivažiuoti bet kuriuo laiku?

Ne. Vokietijoje yra taisyklės dėl poilsio laiko vairuotojams ir triukšmo normų gyvenamuosiuose rajonuose. Paprastai negalima statyti sunkvežimio ir krauti sekmadieniais ar švenčių dienomis. Planuokite atvykimą darbo dieną ryte.

Kas jei patalpos Vokietijoje dar nebaigtos?

Tai katastrofa. Vieną kartą važiavome, o ten dar nebuvo grindų. Teko laukti porą dienų sandėlyje. Užtikrinkite, kad objektas yra "patalpas priimantis" (handover). Nėra nieko blogiau nei sumontuota komanda laukia, kur dėti dėžes.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nėra privaloma, bet labai padeda. Jei vairuotojas laimingas, jis padės pastatyti dėžę ten, kur reikia, o ne tiesiog numesti prie durų. Tai nedidelė investicija į geresnę paslaugą.

Kaip elgtis, jei dingo dėžė?

Skubiai praneškite vadovui. Nedelskite iki vėlyvo vakaro. Turi būti sudarytas protokolas dėl trūkstamo turto. Be šio protokolo draudimas neišmokės nieko.

Ar galima pervežti vertingus meno kūrinius?

Galima, bet tik su specialiu draudimu ir, geriausia, atskiru automobiliu. Neleiskite jų į bendrą krovinių masa, jei jums jie brangūs.

Ar reikia tikrinti vairuotojo BMS (poilsio laiko)?

Galite patikrinti įrenginį (tachografas), jei įtariate pažeidimus, bet dažniausiai tai nėra jūsų reikalas, jei tik kelionė vyksta teisėtai. Jei vairuotojas privalo sustoti poilsio, tai jis sustos – jums neįsivaizduojama, kaip jis gali vairuoti 10 valandų be pertraukos (nors kai kas bando).

Kas dėl asmeninės atsakomybės?

Pasirašydami sutartį įsitikinkite, kas atsakinga už ką. Jei jūsų darbuotojas nukrito nuo kėdės, tai ne logistikos firma kaltė. Sąžiningumas čia labai svarbu.

Ar galima susitarti dėl iškvietimo iš Vokietijos atgal?

Taip, dauguma firmų siūlo grįžtančius reisus (backload), kai kaina gali būti žymiai mažesnė. Jei jums nereikia tikslaus laiko, klauskite apie šią galimybę.

Ką daryti, jei paslaptė? (Klausimas su klaida - turi būti "Ką daryti, jei paslydo?")

Jei kas nors paslydo ir sužalojo save, skubiai kreipkitės į medicininę pagalbą. Užsienio ligonio draudimas čia būtinas. Logistikos firma turi turėti atsakomybės draudimą, bet sveikata svarbiau.

Ar verta rinktis "viskas įskaičiuota" paketą?

Manau, taip. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama kaip paketas leidžia nemąstyti apie kiekvieną vinį. Jums tik reikia pasakyti "važiuojame", o jie daryti visą kitą. Taip sutaupote nervų, kurie brangesni už pinigus.

Išvados

Viso šito triukšmo tikrai norisi išvengti, bet kartais nėra išeities. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su visapusiška parama yra investicija į jūsų ramybę ir verslo tęstinumą. Neraudokitės už pigius variantus, kas kurie gali jus nuvilti paskutinę minute. Pasitikėkite patirtimi, planuokite iš anksto ir viską bus gerai. Sėkmės Vokietijoje, ten gražu šalis, kai viskas jau įrengta.