Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su patikimu vykdymu

Sveiki, taigi nusprendėte keltis – darbas neša į Vokietiją, o kartu su juo tenka gabenti visą biuro „gyvybę“. Pasakysiu tiesiai, 20 metų šioje srityje pamatęs viską, žinau viena: tai nėra tiesiog dėžių metimas į sunkvežimį. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su patikimu vykdymu yra toks procesas, kuriame viena maža klaida gali sutrikdyti verslą savaitėms. Vokietijai reikalingas tikslumas, o mums – patikimumas, kad jūsų komanda pirmąją dieną galėtų tiesiog atsisėsti prie savo stalų ir dirbti, o ne ieškoti, kur dingo svarbiausi serveriai ar dokumentai. Čia ne tik apie logistiką, bet ir apie ramybę.

Bendri klausimai ir pradžia

Kiek laiko trunka toks biuro perkėlimas į Vokietiją?

Visada sakau klientams, kad nėra vieno atsakymo, nes kiekvienas atvejis individualus. Jei kalbame apie mažą kontorą ir važiuojame į Miuncheną ar Berlyną, tai paprastai tai trunka vieną ar dvi dienas atsižvelgiant į krovinio paruošimą. Tačiau, jei tūris didelis, reikia išmontuoti baldus ar yra ypatingų užduočių, gali užtrukti ir ilgiau. Pavyzdžiui, vieną kartą teko vežti architektų studiją, ten buvo tiek brangios technikos, kad ją įrenginėjome net tris dienas. Geriausia visada pradėti planuoti mažiausiai mėnesiu iki išvykimo, kad nereikėtų versti visko per naktį. Taip pat prisiminkite apie galimas eismo spūstis, ypač ties karštais Vokietijos ruožais.

Ar tikrai verta rinktis profesionalią komandą, o ne vežti paties?

Žinau, dauguma verslininkų galvoja apie taupymą, ypač startuolių etape. Bet tarkime taip – kiek kainuoja viena jūsų valanda? Jei jūs ar jūsų darbuotojai užsiims statymo dėžių ir krovimu vietoje darbo, tai nuostolis bus didesnis nei perkėlimo kaina. Be to, profesionalai turi įrangą, apsaugą ir žino, kaip užsegti seifą, kad jis nenukristų kelyje (o tai, pasiduok, dažnai nutinka). Dar vienas dalykas – jei ką nors sudaužysite patys, niekas nebus atsakingas, o o tikrai sužinosite, kiek kainuoja brangus biuro stalas Vokietijoje. Geriau pasiduoti specialistams.

Kas nutinka, jei sunkvežimis pasiekia Vokietiją, o biuras dar nepasiruošęs?

Tai yra klasikinė bėda, su kurią susiduriame dažnai. Žmonės pamiršta, kad raktus reikia gauti iš nuomininko arba, dar blogiau, darbininkai ten dirba iki paskutinės minutės. Tokiu atveju vairuotojas privalo laukti, o laukimas Vokietijoje nėra pigus. Paskutiniu atveju mes galime iškrauti krovinį į laikiną sandėlį, bet tai papildomai kainuos. Geriausia viską susitarti dėl laiko – mes paprastai skambiname, kai esame 50 km atstumu, kad galėtumėte pasiruošti. Nekelkite savęs į situaciją, kur reikia skubėti paskutinę minutę, nes tai kelia stresą visiems.

Ar jūsų įmonė tvarko visus reikalingus dokumentus?

Taip, tai mūsų darbas, nors klientai dažnai bijo, kad teks gyventi muitinėje. Kai vyksta užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją, mes rengiame visus reikalingus krovinių sąrašus ir CMR dokumentus. Nors ES viduje muitinės nėra, vis tiek gali būti patikrinimų, ypač jei kelyje pasirodys policija. Turiu prisipažinti, kartais vairuotojai pamiršta pasirašyti vieną lapą, ir tada prasideda telefonų suktukas. Mūsų komanda visada seka, kad dokumentai būtų tvarkingi, kad jums nereikėtų galvoti apie biurokratiją, o tik apie tai, kaip įsirengti naujoje vietoje.

Kaip elgiamasi su asmeniniais daiktais darbuotojų stalų stalčiuose?

Tai gana dažnas nesusipratimas. Darbuotojai dažnai palieka viską – nuo vaistų iki nuotraukų šeimos. Mes paprastai pageidaujame, kad stalčiai būtų tušti arba užrakinti, bet žinome, kad tai ne visada įmanoma. Jei randame asmeninių daiktų, juos dedame į atskiras dėžes su pavardėmis. Vieną kartą radome net gyvūną (akvariumo žuvelę), kurios teko skubiai rasti laikiną namą. Taigi, paprasčiausia yra paprašyti žmonių pasiimti savo daiktų, jei norite išvengti sumišimo. Mums tai ne problema, bet jūsų darbuotojai gali nervingai laukti savo auskarų ar raktų.

Kainodara ir paslaugų kompleksas

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkėlimas į Vokietiją?

Klausimas, į kurį negaliu atsakyti tiesiogiai, nepažiūrėjęs į krovinių sąrašą. Kainos svyruoja priklausomai nuo tūrio, atstumo (ar tai Miunchenas, ar kažkas mažesnio miestelio) ir papildomų paslaugų. Vidutiniškai galima sakyti, kad tai kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Pavyzdžiui, jei turite tik 10 dėžių ir kelis stalus, tai bus pigiau nei pilnas biuro keltas. Turiu omenyje, kad pigiausiai pasiūlyti gavo „keliauninkai“ su tentu, kurie gali ir neprišti. Verta kreiptis į tuos, kas duoja garantiją, nors kaina ir šiek tiek aukštesnė.

Ar į kainą įskaičiuotas pakavimo medžiagos?

Tai priklauso nuo sutarties, bet dažniausiai dėžės ir lipdukai yra įskaičiuotos, o speciali apsauga (pūslė plėvelė, klijai) gali būti papildomai. Kai užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su patikimu vykdymu, mes stengiamės įtraukti pagrindines medžiagas, kad jums nereikėtų važiuoti į statybines parduotuves. Tiesa, jei reikia ypatingai daug dėžių arba specialių konteinerių dokumentams, tai gali pakelti sąskaitą. Geriausia iš anksto pasakyti, kiek daug daiktų turite, kad mes galėtume visas tai suplanuoti.

Kokios mokėjimo sąlygos paprastai būna?

Standartinė praktika yra tokia – imamas avansas (depozitas) už medžiagas ir darbų pradžią, o likusi dalis sumokama pristačius krovinį arba iš anksto. Mes paprastai neįsileidžiame „grynais“ pinigais vairuotojui dėl saugumo, viskas vyksta per pavedimus. Kartais didelėms korporacijoms galime susitarti dėl atidėto mokėjumo, bet tai retas atvejis ir reikalauja ypatingo pasitikėjimo. Žinoma, viskas užrašoma sutartyje, kad vėliau nebūtų nesusipratimų dėl to, ką ir kada reikėjo sumokėti.

Ar taupymas galimas, jei aš pats pakuoju dėžes?

Žinoma, galite taupyti pinigus ir daryti tai patys, tai gali sumažinti kainą maždaug 10-15 proc. Tačiau tada nebegaliu garantuoti, kad porcelianinės ar kompiuterinės dalys atkeliaus sveikos. Žmonės dažnai užpuoja per sunkiai arba naudoja netinkamas dėžes. Vienas klientas bandė vežti monitorius be jokios apsaugos, tik su antklode – galite pasivaizduoti, kas atsitiko pirmajame posūkyje. Jei norite taupyti, geriau taupykite ant kito dalyko, o ne ant pakavimo, o jei visgi ryžtės – duodu instrukcijas.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių, apie kuriuos galiu nežinoti?

Stengiuosi būti kuo sąžiningesnis, todėl viską rašome sutartyje. Tačiau yra dalykų, kurių negalima numatyti iš anksto – pavyzdžiui, jei reikės naudotis specialia technika (keltuvu), nes įvažiavimas į kiemą per siauras. Arba jei Vokietijoje reikės gauti specialų leidimą stambesniam sunkvežimiui patekti į miesto centrą (ir jis kainuoja). Tokios išlaidos yra „neplanuotos“, bet apie jas visada perspėju, kai matau potencialią problemą. Gera žinia ta, kad toks dalykas nutinka retai.

Dokumentai, reikalavimai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus turiu pateikti perkėlimui?

Svarbiausias yra krovinių sąrašas (inventorius). Be jo jums gali būti sunku įrodyti, kad tai ne prekės, o jūsų nuosavybė, jei kiltų klausimų. Taip pat reikės sutarties su mumis ir galbūt įgaliojimo, jei sutartį pasirašo ne direktorius. Vokietijai dokumentai yra šventas dalykas, ten viskas turi būti tvarkingai surašyta. Kartais klientai bando sąrašą rašyti „iš peties“, bet tai sukelia problemų riboje. Geriau skirkite valandą ir viską užrašykite.

Ar reikia mokėti PVM arba muitą?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES narės, muitas netaikomas, jei tai nėra prekybinis siuntinys. Dėl PVM, tai PVM perkėlimo paslaugoms dažniausiai taikomas pagal Lietuvos standartus, jei paslaugą teikia lietuviška įmonė. Jeigu perkėlimą atlieka vokiečių įmonė, tai gali būti vokiškas PVM. Čia reikia pasidomėti atskirai, nes kiekvienas atvejis gali šiek tiek skirtis, priklausomai nuo to, kaip suformuluojama sutartis. Nepaisant to, mūsų sąskaitos visada aiškios.

Kaip Vokietijoje žiūri į biuro perkėlimus miesto centre?

Griežtai. Vokietijos miestų centrai, ypač senamiestyje, dažnai turi apribojimams sunkvežimiams. Ten reikia gauti specialų leidimą (Erlaubnis), kuris kainuoja pinigus ir laiką. Jei tiesiog užvažiuosite be leidimo, gausite didelį baudą (nuo 50 eurų iki kelių šimtų), ir gali būti, kad nieko neišvešite, kol nesusitarsite su administracija. Mes visada patikriname šią vietą iš anksto ir, jei reikia, formuluojame planą B – pavyzdžiui, perkrauname į mažesnį sunkvežimį už miesto ribų.

Ar reikia pranešti apie tai savo nuomininkui Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Tai nėra mūsų pareiga, tai jūsų. Nuomininkas turi žinoti, kada bus iškrautas krovinių liftas ar kur reikia pastatyti sunkvežimį, kad netrukdytų kitiems. Kartais netgi reikia rezervuoti vietą parkavimui (Anliegerfreiheit). Vieną kartą turėjome situaciją, kai klientas nieko nesakė, ir sunkvežimis užblokavo visą gatvę – galite įsivaizduoti, kiek buvo pykčių iš kaimynų. Gerai sutarkite su valdytoju.

Ar turiu drausti krovinius?

Tai nėra privaloma pagal įstatymus, bet aš visada rekomenduoju. Profesionalių įmonių draudimas dažnai apima tik tam tikrą sumą, o jei turite brangią techniką, gali tekti papildomai pasirašyti draudimo polisą. Pavyzdžiui, jei užsidega sunkvežimis (kas nutinka labai retai, bet nutinka), be draudimo prarasite viską. Geriau būti saugiam ir sumokėti šiek tiek daugiau už ramybę.

Pakavimas, technika ir specifiniai daiktai

Ar galite išmontuoti ir vėl surinkti biuro baldus?

Taip, tai mūsų kasdienybė. Turime savo meistrus, kurie žino, kaip išsirinkti sudėtingus sisteminius stalus ar prieškambario spinteles. Svarbiausia yra nepamesti varžtų ir detalių, todėl viskas dedama į pažymėtus maišelius. Kartais klientai bando tai daryti patys, bet paskui pasirodo, kad vieno elemento nebeįmanoma surinkti be specialaus rakto. Mūsų komanda atvyksta su visais įrankiais ir padaro tai greitai, kad biuras galėtų pradėti veikti.

Kaip pervežiate IT įrangą, serverius ir kompiuterius?

IT įranga yra jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti tinkamai (jei jūsų IT žmogus to nepadarė, mes neatsakome už duomenų praradimą). Kompiuterius supakuojame į specialias krepšelius su putomis. Vienas kartą teko vežti didelį serverinį spintą – teko nuimti duris, kad ji praeitų pro liftą. Viskas atlikta be jokios žalos, bet tai reikalauja patirties. Neneverčiaite tiesiog išjungti lizdo ir įmesti į dėžę – tai paskutinis dalykas, kurį turėtumėte padaryti.

Ar įmanoma pervežti augalus į Vokietiją?

Taip, augalus pervežti galima, bet yra tam tikrų apribojimų, jei tai retos rūšys ar yra daug žemės. Paprasti kambariniai augalai tinka. Mes juos dedame į specialias dėžes, kad jų nelaužtų. Tiesa, vairuotojai dažnai juos laiko kabinoje, kad negestų užšalti žiemos metu. Jei turite didelį palmę medžiais, reikės iš anksto pasakyti, kad reikia daugiau vietos. Žinoma, už augalų gyvybę neatsakome 100%, jei juos užpils ar sušaldo, bet stengiamės saugoti.

Kaip elgiamasi su pavojingomis medžiagomis (pvz., valymo priemonėmis)?

Tai taip pat svarbu. Valymo priemonės, dažai, aerozoliai yra pavojingos prekės, kurių negalima tiesiog mesti į kuprinę. Jos turi būti sandariai uždarytos ir atskirai pažymėtos. Jei jų nedaug, mes įtraukiame į bendrą krovinių sąrašą, jei daug – gali reikėti specialios dokumentacijos (ADR), nors biuro atveju tai retokas dalykas. Geriausia išdalinti tai darbuotojams arba palikti senoje vietoje, nupirkti naujų.

Ar galima pervežti seifą?

Žinoma, bet seifai yra sunkūs. Jei jis sveria 500 kg, mes pasirūpinsime keltuvu. Tačiau jei seifas yra įmūrytas į sieną – tai jau ne mūsų problemos, jūs turite jį išmontuoti iš anksto. Kartais klientai klausia, ar galime užšifruoti seifą, jei jie pamiršo kodą – ne, mes ne hakeriai. Tik pervežame sunkius daiktus į vietą. Vokietijoje dažnai būna seni, dideli seifai, kuriuos reikia išnešti pro langą, nes neina pro duris – tai mums įprasta.

Rizikos, problemos ir „ką daryti jei“

Kas nutinka, jei sulūža kažkas brangaus?

Turiu drąsiai pasakyti – tai nutinka retai, bet nutinka. Jei kaltė mūsų, mes atsilyginame pagal draudimo sąlygas. Jei kaltė jūsų (pavyzdžiui, blogai supakavote), tai mūsų atsakomybės nėra. Vieną kartą klientas bandė keltis su vitrina, kurią joj nebuvo išvalęs, ir ji tiesiog išslydo iš rankų. Visada stengiamės padaryti viską, kad nenukristų nė dėžė, bet fizikos dėsniai niekur nedings. Svarbiausia yra turėti inventorinį sąrašą su pastabomis apie buklus (įbrėžimus) prieš išvežimą.

Ar yra rizika, kad vairuotojas tiesiog „dingsta“ su kroviniu?

Su profesionaliomis įmonėmis – rizika minimali, beveik nulinė. Mes turime GPS stebėjimą visose mašinose. Tačiau rinkoje yra ir „juodosios dėžės“ firmų, kurios pasiima užstatą ir dingsta. Todėl, kai užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją, visada patikrinkite įmonės reputaciją, ne tik kainą. Nenorėtumėte ieškoti savo biuro keliuose tarp Kauno ir Berlyno.

Kas daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tuomet mes išsiunčiame pagalbinę techniką arba perduodame krovinių kitam mūsų vairuotojui, kuris važiuoja tame pačiame maršrute (jei toks yra). Tai gali pavėluoti pristatymą, bet mes informuosime jus iš karto. Žinoma, jei sugenda variklis viduryje niekur, tai gali šiek tiek trukdyti, bet tokios situacijos išspręstos per 24 valandas. Vokietijoje autopalikimo paslaugos greitos, todėl dažniausiai problema išsprendžiama greitai.

Ar galiu keliauti kartu su vairuotoju?

Dėl teisinių priežasčių ir draudimo sąlygų – ne. Negalime imti keleivių be specialios licencijos. Be to, tai yra pavojinga ir nepatogiai – vairuotojas turiilsę ir tils. Jei norite vykti ten pat, geriau paimti traukinį arba lėktuvą. Kartais klientai siūlo pinigus vairuotojui, kad jis nusives, bet aš to draudžiu. Negerai, jei policija sustabdys sunkvežimį su neleistinu keleiviu – gali būti didelės problemos ir krovinys gali būti areštuotas.

Kaip elgtis, jei Vokietijoje pasirodo problemų su vietine administracija?

Mes turiam vietinius partnerius, kurie gali padėti su kalba ar dokumentais, jei atsiranda nesusipratimų. Tačiau dažniausiai viskas aiškinama pačiam vairuotojui, nes jis kalba angliškai (arba „anglųškai“, kaip sakyti mano kolegai) arba vokiškai. Jei reikia mokėti baudą, tai dažniausiai mokėja vairuotojas vietose, o paskaičiuojame su klientu. svarbu nepykti į vokiečius – jie tiesiug laikosi taisyklių.

Po perkėlimo – išvados

Ar surenkate visą biurą į vietas?

Taip, tai įeina į mūsų paslaugą, jei tai buvo numatyta sutartyje. Statome stalus, dedames kėdes, atidengiame kompiuterius. Tačiau mes ne IT specialistai, todėl neįjungsime jūsų tinklo ar neprisijungsime prie serverių (tai jūsų darbo vieta). Vieną kartą klientas norėjo, kad mes pristatytume ir pasodintume gėles – tai jau nebe mūsų kompetencija. Bet baldus surenkame greitai ir tvarkingai.

Ką daryti su tuščiomis dėžėmis ir šiukšlėmis po perkėlimo?

Mes paprastai paimame dėžes atgal į Lietuvą (jei jos mūsų), kad jas galėtume panaudoti dar kartą – taip taupome gamtą. O šiukšles (pakavimo popierių, plėvelę) susirenkame ir išvežame į artimiausią šiukšliadėžę Vokietijoje. Negerai palikti visą šlamštą kieme, gausite skundą iš kaimynų. Viską išvalome, kad jūsų naujasis biuro atrodytų švarus.

Ar turite nuomotų sandėlių Vokietijoje, jei negaliu įsikrauti iš karto?

Neturime savo, bet turime patikimų partnerių, kurie gali suteikti laikiną vietą sandėlyje. Tai naudinga, jei paskutinė diena vienoje vietoje, o naujoji biuro vieta dar nėra paruošta. Tokios paslaugos kaina priklauso nuo miesto (pvz., Frankfurte bus brangiau nei kažkur provincijoje). Geriausia apie tai galvoti iš anksto, kad nereikėtų laikyti sunkvežimio su laikmačiu.

Kaip sužinoti, kad viskas praėjo sėkmingai?

Kai pasirašote perkėlimo akto priėmimo dokumentą. Jame nurodoma, kad viskas atvyko sveika. Tik tada mūsų atsakomybė baigiasi. Todėl nepasirašykite, kol neįsitikinote, kad serveris nebuvo girtas o, o vitrina nesulūžo. Vienas klientas pasirašė akčią prieš pusdienį, o popiet rado, kad trūksta trijų dėžių – tada padėti buvo sunku. Būkite atidūs.

Kodėl verta rinktis būtent jus?

Nesu tobulas, kartai galiu pavėluoti atsiliepti į telefoną (užsiėmu vairuotojų), bet dirbu šioje srityje jau daugiau nei 20 metų. Mūsų komanda žino kas reiškia „užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją“ ne iš vadovėlių, o iš realių kilometrų. Mes nebijome sunkių užduočių ir stengiamės būti nuoširdūs. O tas „žmogiškas požiūris“ dažnai svarbiau už šiek tiek mažesnę kainą.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti – biuro perkėlimas į užsienį nėra pabaiga, o naujas pradžios etapas. Svarbiausia yra pasirinkti tokią komandą, kurią nenujaučiate streso, o jaučiate pasitikėjimą. Nors aš ir sakau, kad kartais viskas būna netvarkingai, tačiau tikslumas ir planavimas yra raktas į sėkmę. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją su patikimu vykdymu turi vykti taip, kad jums liktų tik laukti pirmųjų darbų naujoje vietoje, o ne rūpintis, kur dingo jūsų mėgstamiausia kava ar svarbiausi kontraktai. Pasitikėkite profesionalais ir viskas gerai sueis.