Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai: kaip išvengti chaoso ir neprarasti nervų?

Biuro perkėlimas į užsienį, ypač kai kalba eina apie Vokietiją, visada yra didelis iššūkis, o jūsų pageidavimas, kad viskas vyktų sparčiai, tik sudėtinga situaciją. Esu šioje srityje beveik dvidešimt penkerius metus ir matavau viską – nuo idealiai suplanuotų logistinių operacijų iki tokių chaotinių, kad norėdami viską sutvarkyti tekdavo nieko nemiegojti trąšias. Kai užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai, reikia suprasti, kad „greitai“ ir „saugiai“ kartu dažnai eina sunkiai, tad reikia rasti pusiausvyrą. Čia nebe tik apie dėžių nešimą, tai visapusiškas organizavimas, kurio klaida gali atsieiti brangiau nei paitsi perkėlimo. Kalbėsime tiesiai, be tų pažangiosios rinkodaros frazių, tiesiog kaip vienas vadybininkas kitam.

Kaip viskas prasideda ir ką reikia žinoti iš anksto

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks greitas perkėlimas?

Visi klauso „kada“, bet niekas nenori girdėti tiesos, jeigu jūs planuojate užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai atlikti per savaitę, tai didelė rizika. Normaliam, ramiam procesui reikia mažiau mėnesio, kadangi tūkstančiai kilometrų ir klientas Vokietijoje nebus laukiantis, jeigu vėluosite valanda. Tačiau jeigu avarinis režimas, mes galiam sujungti reisus per 3-4 dienas, bet tada kainos šuoliauja aukštyn, o rizika, kad kas nors nukris ar paklyst, padidėja tris kartus. Geriau turbūt susiderėti su šiek tiek ilgesniu terminu, nei skubėti kaip paskutine.

Ar tikrai reikia kurjerio, ar galiu susitvarkyti pats?

Dauguma bando taupyti ant vadybininkų ir manyti, kad vienas vairuotojas su „buru“ viską išspręs. Didelė klaida. Kai reikia užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai įgyvendinti, jums reikalingas žmogus, kuris sujungs logistikos grandis, o ne tik vairuotojas. Viena kartą matęs, kaip direktorius pats važiavo su kroviniu Vokietijon ir paskui mūsų telefonu skambino verktis, kad jį neįleidžia į sandėlį be dokumentų. Geriau pasamdyti profesionalų ir užmiršti galvos skausmą.

Kokia ta reali kaina, kurios nepasakoja svetainėse?

Svetainėse rodo europs, o realybėje prie kainos prisideda kuras, mokesčiai už tiltus Vokietijoje (o jie ten nemaži), ir dar vairuotojo dienpinigiai. Nenuostabu, kad galutinė suma išauga procentais dviem. Jei kas pasakys, kad užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai kainuos tas pat kas perkėlimas Lietuvoje, tuomet tikėkitis, kad kažką jis slepia. Aš visada stengiuosi nurodyti „nuo“ ir paaiškinti, kur gali paddėti, kad klientas nešoktų iš odos.

Ar saugu leisti savo IT įrangą tokiam greitame reise?

IT įranga yra jautriausia, ir aš asmeniškai visada rekomenduoju ją nešti su savimi, jei įmanoma, arba daryti ypatingą dėžių pakrovą. Turėjome bylą, kai per greitą sustojimą vienas serveris nukrito ant grindų, nors vairuotojas tikrai nebuvo kaltas – o kelyje buvo duobė. Už užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai atsakingi žmonės turi suprasti, that vibruacija ir kelionė nedaro gerai elektronikai, todėl reikia gerų dėžių.

Ar reikia įvertinimo vizito ar užtenka nuotraukų?

Nuotraukos dabar yra gerai, bet kartais jos meluoja – žiūrite į vieną kampą, o už jo stovi tūkstančiai dokumentų. Esu matęs situacijų, kai atvažiavome su mažesniu sunkvežimiu nei reikia, ir tekdavo važiuoti antrą kartą. Jeigu norite užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai, vizitas ar labai detalus video pokalbis gali sutaupyti dienų darbo. Nederėtų čia taupyti laiko.

Kas dėl dokumentų? Ar Vokietija taip griežta?

Vokietijos muitinė, ypač jeigu keliaujate pro Lenkiją, yra griežta. Jeigu neteisingai užpildysite CMR važtaraštį ar trūks sandėliavimo sąskaitos, galiite stovėti valandas ar net dienas. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai turi būti paremtas tvarkingais popieriais, kitaip jis taps lėtas kaip vėžys. Patikrinkite visą dukart prieš išvykstant.

Ar galima perkelti biurą šeštadienį?

Teoriškai galima, jei mokate už viršvalandžius vairuotojui ir darbininkams Vokietijoje, bet praktiškai tai košmaras. Vokietijoje dauguma sandėlių ir biurų nedirba, tad net ir jeigu atvešite, nebus kur iškrauti. Geriau planuoti pirmadienio ryto pradžią, nors aišku, užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai reiškia, kad kartais tenka derinti su šeštadienio pradžia, kad viskas spėtų prieš pirmają darbo dieną.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kodėl vienos firmos kainuoja pigiau, kitos brangiau?

Pigios firmos dažnai daro tai „juodai“, be draudimo, arba naudoja senas technikas, kuri gali sugesti kelyje. Aš ne sakyčiau, kad visos pigios blogos, bet statistika nepagunda. Kai užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai, kokybė kainuoja, nes greitai reikia gerų mechanizmų ir žmonių, kurie nenori dirbti už du tostus.

Ar į kainą įeina dėžių paėmimas?

Dauguma kainų yra tik už transportą, o dėžės, pakavimo juosta, burbuliukai – tai viskas papildomai. Pasitikėkite, pasakysiu iš patirties, viena kartą klientas pagalvojo, kad dėžės dovanų gauna, ir buvo labai nustebintas, kai pamažė sąskaitą. Paprašykite išsamesnio sąrašo, kad išvengtumėte nesusipratimų.

Ar imami mokesčiai už sunkias jėgas?

Taip, jeigu turite seifą ar milžinišką spausdintuvą, kurį reikia leisti pro langą su kranu, tai papildoma paslauga. Įprastas užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai numato standartinius baldus, o ne industrinę techniką. Geriau apie tai pasakyti iš karto, o ne laukti, kol vairuotojas stovės ir „degins“ laiką.

Kaip atsiskaityti – iš anksto ar po atvykimo?

Daugumoje atvejų imama avansas (depozitas), o likutis – atlikus darbą. Tai saugo mus nuo to, kad klientas atsisako paslaugos paskutinę minutę, kai sunkvežimis jau važiuoja. Jei kas nori atsiskaityti 100 % po, aš jau įsišjuokiu (ne iš jų, o iš situacijos), nes kas garantuoja mokėjimą Vokietijoje?

Ar galima sutaupyti jeigu aš pats pakuoju?

Žinoma, galite, bet tada nebekreipiate reikalavimo dėl sugadintų daiktų, jeigu blogai užklijavote dėžę. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai su jūsų pačių pakavimu gali baigtis taip, kad atvykus pusė dėžių bus atidaryta ir išbyra. Mums patys tai padaryti greičiau ir saugiau.

Kas nutinka jeigu traukinys užsidaro?

Jeigu kalbame apie kelią, tai irgi daug kertų, kuriuos reikia praplaukti. Jei praleisite laiką arba bus eismo įvykis, užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai gali virsti pavėlu. Mums tai reiškia, kad vairuotojas dirbs ilgiau, o jums – galvojimas apie pinigus. Tačiau stengiamės tai įvertinti kaip „force majeure“, nebent tai mūsų kaltė.

Vokietijos specifika ir problemos

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Ne visi. Ir tai yra didelė problema, jeigu reikia derėtis su apsauga Vokietijos biure arba suprasti, kur sandėlis. Geriau klausti, ar siūlome vairuotoją, bent šiek tiek kalbantį vokiškai, arba turėti kontaktinį asmeną Vokietijoje. Nereikia, kad jis kalbėtų kaip Gėtė, bet suprasti „Links“ ir „Rechts“ praverčia.

Ką daryti su atliekomis – ar galima veži šiukšles?

Ne, negalima tiesiog užmesti viską į sunkvežimį ir numesti ant gatvės Vokietijoje – tai baudžiama milteliams. Reikia susitvarkyti su šiukšlių ivežimu iš anksto. Kartais užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai apima tai, kad senus baldus išvežame tiesiai į perdirbimo centrą, bet tai už papildomą mokestį.

Ar sunku rasti vietą stovėjimui sunkvežimiui mieste?

Milžiniškai sunku. Berlyne, Miunchene arba Frankfurte stovėjimo vietos nėra, o jei ir yra, tai brangios. Reikia iš anksto sužinoti, kur galima laikinai pastatyti mašiną, kad neparkavusios mašinos netempėtų. Viena kartą teko gelbėti kliento dėžes iš stovėjimo zonos, nes vairuotojas užsimiršo.

Ar reikia leidimo iš namų savininkų Vokietijoje?

Absoliučiai taip. Jei neturite raštiško leidimo, kad gabenamas krovinius ir keičiami baldai, gausite skundą iš kaimynų arba administracijos jau pirmą dieną. Vokiečai mėgsta tvarką, o užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai su triukšmu gali baigtis dideliais rūpesčiais.

Kaip elgtis su liftu arba trūkstamais vietomis?

Vokietijoje daug senų pastatų be lifto, arba liftai per maži. Reikia tiksliai išmatuoti, kas įeina, o kas ne. Turim buvę atvejų, kai sofa įeina į liftą tik vienu kampu, o kitaip neišeina nei į viršų nei į apačią. Tas matavimas iš anksto užtikrina, kad užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai nebus sustabdytas prie pat durų.

Ar tikrai draudimas apima viską Vokietijoje?

Draudimas turi būti tarptautinis, o ne tik Lietuvoje galiojantis. Ypatingai daug dėmesio reikia skirti atsakomybei, jeigu įvyko įvykis ne mūsų kaltės (pvz., kažkas įvažiavo į mus). Patikrinkite polisą, ar jis veikia visoje ES.

Praktiniai patarimai ir rizikos

Kas dėl konfidencialumo – kaip saugomi dokumentai?

Dokumentus reikia pakavoti atskirai ir, jei įmanoma, juos vežti užrakintame dėžėje, kurios neturi atidaryti eiliniai krovėjai. Nors mes tikimės savo žmonių, bet užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai turi būti apsaugotas nuo smulkių vagysčių arba netvarkos, kai dėžės gali susimaišyti. Geriau turėti „VIP“ dėžę sau.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dabar jau beveik visi turi GPS sekimą, tačiau ne visada jis veikia tiksliai požemiuose sandėliuose. Aš visada siūlau tiesiog turėti vairuotojo numerį ir skambinti jam, jeigu jums neramu sėdėti ir laukti. Technika yra technika, o žmogus visada pasakys, kur jis yra.

Kas daroma jeigu sugeda mašina kelyje?

Tuomet mes kviečiame pagalbą iš artimiausios remonto stoties, o jeigu reikia, perkrauname krovinią į kitą sunkvežimį. Tai retas atvejis (pas mus), bet žinoma, užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai gali užtrukti, jeigu variklis užeina. Tuo atveju viską padengia draudimas ir mūsų partneriai.

Ar reikia rūpintis krovėjais abiejose pusėse?

Taip, jeigu norite, kad vyktų greitai. Negalima tikėtis, kad du vairuotojai iškraus tris kambarius per valandą. Mes galime užtikrinti krovėjus Lietuvoje, o Vokietijoje reikia arba mūsų vykusių darbuotojų, arba vietinių. Tai yra viena brangiausių, bet būtinų dalių.

Ką daryti su augalais ir skersmenimis? (netvarkinga mintis)

Aš visada užmirštu, kas dėl tų didelių palmių, kurios stovi biuruose... Jos nėra krovinių, jos gyvos. Iš Vokietijos galima vežti augalus jei turi fitosanitarinius pažymėjimus, o be jų gali tie į juos neįleisti. Tiesiog palikite jiems kaip dovaną, arba vežkite savo automobiliu, bus mažiau galvos skausmo.

Ar verta rūpintis IT išmontavimu iš anksto?

IT specialistai turėtų viską išmontuoti ir pažymėti kabeliais prieš atvykstant mums. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai nesėkmingas, jei mums tenka raupyti kabelius iš sienos, nes neatpažįstame, kur kas eina. Palikite tai IT komandai, o mūsų žmonių neleiskite prie jokių serverių.

Kaip elgtis jeigu klientas Vokietijoje nepasirodo?

Tai baisiausia baimė. Stovime prie durų, skambinam, niekas neatsiliepia. Tada rašome į atsisakymo formą, laukiam valandą, ir važiuojame į sandėlį, o tik tada pradedame skaičiuoti pinigus už laukimą ir sandėliavimą. Todėl visada reikalingi bent du kontaktiniai asmenys.

Ar galima sutvarkyti visą per pokalbį, be vaizdo?

Įmanoma, tačiau aš asmeniškai mėgstu pamatyti akis, ar žmogus supranta, ką aš jam sakau apie rizikas. Ypač kai kalbame apie užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai – tuomet emocijos ir tikrumas svarbiau už rafinuotus el. laiškus.

Pabaigos smulkmenos

Ar reikia palikti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet jei jie padarė kažką ypatingo (pvz., išnešė sofa per 5 aukštus be lifto), tai labai padės. Vairuotojai tai prisimena ir kitą kartą pastangos bus didesnės. Tai nedidelis dalykas, bet daro didelę įtaką.

Kas dėl grįžimo tuščia mašina?

Grįžimas taip pat kainuoja – degalai ir vairuotojo laikas. Dažnai kaina apskaičiuojama su galimybe rasti krovį atgal (backhaul), bet jeigu jums reikia užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai ir grįžti tuoj pat, tai gali tekti sumokėti už tuščią važiavimą.

Ar reikia rūpintis buitinėmis sąlygomis vairuotojui?

Jei kelionė trunka ilgiau nei vieną dieną, vairuotojui reikia vietos nakvynei arba duoti pinigus viešbučiui (taip ir yra įskaičiuota). Neužmirškite, kad jis irgi žmogus, o ne robotas, kuris gali važiuoti 24 valandas be sustojimo.

Kaip susitvarkyti su nuskendusiu laiku dėl užsidarymo durų?

Jei vėluojate, o Vokietijoje sandėlis užsidaro ryžtingai 17:00, turite problemą. Reikia skambinti ten ir prašyti palikti vartus atidaryta arba ketvirtą valandą pranešti man, kad aš galėčiau keisti grafiką. Neapgalvotas užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai baigiasi laukimu kieme iki ryto.

Ar galite padėti su baldų surinkimu vietoije?

Taip, mes turime savo meistrus, kurie gali surinkti biuro stalus ir lentynas. Naudingiau tai užsakyti iš karto su pervežimu, kadangi vėliau rasti vietinį meistrą Vokietijoje gali būti brangiau ir sudėtingiau kalbėtis.

Kas jeigu aš pats nenoriu važiuoti su kroviniu?

Nebūtina. Dauguma klientų mums pasitinka tik vietoje arba netgi perduoda raktus sandėlininkui. Mes galime viską užfiksuoti vaizdo įrašu, kad jūs būtumėte ramūs, kad niekas nenukrito.

Kaip elgtis su pavojingomis medžiagomis (toneriai ir t.t.)?

Jūs turite pasakyti iš anksto, jeigu vežate deglias medžiagas. Toneriai yra pavojingi gėrimams (ne, juokauju), bet jie gali išsilieti. Reikia juos segreguoti. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai su pavojingais krovinais reikalauja specialių leidimų (ADR), o ne tik paprasto sunkvežimio.

Kodėl verta rinktis mus o ne didžiąsias korporacijas?

Nes pas mus galite paskambinti tiesiai man, o ne robotui. Didelės firmos dažnai praranda individualų požiūrį, o aš žinau, kas vyksta su kiekvienu jūsų stalėliu. O ir kainos mes galim šiek tiek lanksčiau, kai nėra tų visų vidinių procesų.

Ar tikrai viskas vyks taip kaip planuota?

Tikriausiai ne viskas. Kažkas nukris, kažkas vėluos, bet mes stengsimės tai ištaisyti taip, kad jūs to nepastebėtumėte. Tai būtent ta pati darbo esmė – spręsti problemas, kurias sukuria greitis ir atstumas.

Išvada

Galiausiai noriu pasakyti, kad užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją sparčiai nėra bajorų pramoga, tai rimtas logistikos žaidimas, kur reikia ne tik raumenų, bet ir galvos. Esu matęs daug blogų perkėlimų, ir dažniausiai kaltė būdavo nebuvo netikusis vairuotojas, o netinkamas planavimas arba bandymas sutaupyti ten, kur negalima. Jei pasiruošęs atiduoti šiek tiek daugiau dėmesio dokumentams ir pakavimui, viskas įvyks sklandžiai. Naudokitės patirtimi, kurią jums suteikia, ir niekada nekelkite biuro penktadienį, tikėdamiesi atidaryti pirmadienį Berlyne – tai taisyklė, kurios laikiausi ir pats.