Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją patikimai ir operatyviai: tiesa iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir mačiau viską. Pradedant nuo tų pačių savininkų, kurie bando įkrauti viską į asmeninį „Volkswagen“ Transporterį, baigiant didžiuliais korporaciniais projektais, kurie užstrigsta dėl vieno trūkstamo popieriaus. Klientas visada nori girdėti, kad užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją patikimai ir operatyviai įvyks be jokio streso, tačiau realybėje yra šiek tiek kitaip. Yra dienų, kai viskas vyksta kaip paieška, o yra tų, kai vairuotojas užstringa ties Lenkijos siena dėl techninių priežiūros. Čia nebus apie tai, kaip paslėpti dėmesį, o apie tai, kaip tikrai vyksta šis procesas, ką tikėtis ir kaip neišprotėti nuo tų visų dėžių. Tiesiog kalbėsiu kaip žmogus žmogui, be jokių marketingo apvalkalų.

Dokumentai ir biurokratinis chaosas

Kokie dokumentai tikrai reikalingi perkėlimui?

Sakyčiau, pagrindinis dalykas yra krovinio manifestas ir sandėliavimo sąrašas, bet Vokietijoje tai ne visada taip paprasta. Jeigu keliaujate ne kaip fiziniai asmenys, o įmonė, reikės daugiau raštų. Mes visada prašome originalų sutartį, o ne kopiją, nes muitinės pareigūnai gali būti išrankūs. Be to, jeigu biuro perkėlimas į Vokietiją įvyksta su technika, kurios vertė viršija tam tikrą ribą, reikės TIR knygelės arba eksporto deklaracijos. Geriau turėti viską pasiruošę iš anksto, nei laukti prie sienos.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Tai vienas labiausiai painų klausimų, kurį dažnai gaunu. Jeigu jūsų įmonė turi PVM mokėtojo kodą Lietuvoje ir Vokietijoje, o daiktai yra naudoti (t. y. ne prekybai), tai dažniausiai mokesčių nėra. Tačiau jeigu perkeliate naują techniką, kuri buvo nupirkta neseniai ir dar nebuvo amortizuota, gali kilti nemalonių klausimų. Vokietijos muilinės (finansų įstaigos) žiūri labai griežtai. Aš vieną kartą mačiau, kai klientas bandė įvežti kompiuterius kaip „asmeninį daiktą“, tai baigėsi baudomis.

Kas dėl draudimo? Ar jis apima viską?

Standartinis krovinių draudimas dažnai neapima brangios biuro technikos, jeigu ji yra neįpakavota į specialią dėžę. Turime būti sąžiningi – jeigu jūs padėsite serverį ant paprasto stalo ir jis nukris, draudimo bendrovė nemokės. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją patikimai ir operatyviai reiškia, kad mes pasirūpinsime pakavimu, bet tai kainuoja. Geriau paprašyti „All risk“ draudimo, jeigu keliuate brangų įrangą.

Ar reikia deklaruoti kiekvieną kompiuterį atskirai?

Ne, nebūtinai kiekvieną atskirai, jeigu jie yra vienoje siuntoje, tačiau serijiniai numeriai turi būti sąraše. Vokietijai svarbu, kad nebuvo prekybos, o būtent perkėlimas. Jeigu serijinių numerių nėra, gali būti problema. Tarkime, gabenate 20 vienodų monitorių – jeigu nėra inventoriaus su numeriais, gali manyti, kad tai prekybinis krovinys. Taip, tai buvo toks atvejis (prieš penkerius metus), kai teko įrodinėti, kad tai ne parduotuvės atsargos.

Ką daryti, jeigu trūksta kai kurių dokumentų išvykstant?

Nepanikuokite, bet pasiruoškite delsimui. Jeigu trūksta pavaldumo dokumento (pvz., jeigu vairuotojas nėra įmonės darbuotojas, o samdomas), reikės greitai pasirašyti sutartį el. paštu. Mes dažnai tvarkome šitus dalykus kelyje, bet tai nervuina. Geriau viską patikrinti dar prieš pakrovimą.

Ar sunku gauti leidimus sunkvežimiui Vokietijos miestuose?

Vokiški miestai, ypač berliniečiai arba miuncheniečiai, turi griežtas zonas. Jeigu mūsų mašina viršija 3,5 tonas, be specialaus leidimo į centrą neprasversime. Kartais užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją patikimai ir operatyviai suklumpa ties tuo, kad vairuotojas tiesiog negali privažiuoti prie pat durų. Reikia planuoti iš anksto arba naudoti mažesnes transporto priemones paskutiniajam etapui.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kodėl kaina svyruoja taip stipriai?

Nes kuro kaina, o ir patys Vokietijos mokesčiai (vadinamasis „Maut“) kyla. Taip pat, jeigu reikia įrengti keltuvus (liftus) namo laiptinėje, tai papildomai kainuoja. Negaliu pasakyti tikslios kainos, nežiūrėjęs, kiek daikto ir kur tiksliai reikia vežti. Vieną dieną gali būti 500 eurų brangiau dėl to, kad vairuotojas turi laukti iškrovimo.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Dažniausiai ne, nebent tai nurodyta tiesiogiai. Dėžės, burbuliukai, lipdukai – visa tai kainuoja. Kai klientas sako, „o aš galvojau, kad dėžės dovanos“, tada aš nenukenčiu. Geriau susitarti dėl „full service“ paketo, tada mes atvežiame viską patys. Biuro perkėlimas į Vokietiją tampa brangesnis, jeigu reikia supakuoti viską iš naujo.

Kas yra „valandinis mokestis“ už laukimą?

Tai realus dalykas. Jeigu vairuotojas atvyksta į vietą 8:00 ryto, o jūsų darbuotojai vėluoja iki 10:00, tas laikas turi būti apmokėtas. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Ypač jeigu jis turi dar važiuoti atgal į Lietuvą tą pačią dieną. Taip, buvo atvejų, kai klientai bandė ginčytis, bet sutartyje tai dažniausiai parašyta.

Ar taip brangu vežti į Miuncheną kaip į Berlyną?

Panašiai, bet Miunchene daugiau griežtų apribojimų aplinkosaugai, todėl gali tekti važiuoti apkelią. Be to, jeigu reikia įvežti į „Umweltzone“ (ekologinę zoną), mašina turi būti tinkama (žalia kortelė). Jeigu mūsų sunkvežimis per senas, tenka samdyti vietinį pervežėją paskutiniaiems kilometrams, o tai pakelia kainą.

Galima gauti nuolaidą dideliems kroviniams?

Žinoma, jeigu užpildote pilną sunkvežimį (apie 90 kubinių metrų), kaina už kubą bus mažesnė. Bet mažoms įmonėms, kurios perkelia tik vieną kabinetą, nuolaidos būna sunkiau gauti. Visgi užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją patikimai ir operatyviai mums taip pat svarbu, kadangi tuomet gautume gerus atsiliepimus.

Ar reikia mokėti už iškvietimą išankstui?

Standartinė praktika yra 30-50 proc. avanso. Be to, negalime siųsti mašinos be užstatinio, nes jeigu klientas pasigaili ir nebeatsiima krovinio Vokietijoje, mes prarandame laiką ir pinigus.

Laikas ir logistika: kiek tai užtrunka?

Kiek laiko užtrunka kelionė į Vokietiją?

Priklausomai nuo vietos. į Berlyną arba Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų, jeigu nėra spūstų. Tačiau jeigu reikia į pietus, į Miuncheną arba Štutgartą, tai gali būti ir 18-20 valandų. Reikia suprasti, kad vairuotojas turi poilsio pertraukas, tai ne lenktynės. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra tas pats ką važiuoti pasivažinėti.

Ar galima atvežti daiktus per vieną dieną?

Į vakarines Vokietijos dalis, pavyzdžiui, į Kylną, įmanoma atvykti ir tą pačią dieną iškrauti, jeigu pradedame anksti ryte. Tačiau jeigu tai tolimesnis maršrutas, reikia planuoti dviejų dienų kelionę. Negaliu garantuoti, kad vairuotojas ne pavargs, o saugumas svarbiau už greitį.

Kas nutinka, jeigu užstringa ties siena?

Nedažnai, bet kartais vyksta papildomos patikros. Jeigu krovinys atrodo įtartai (pavyzdžiui, labai uždengtas arba vairuotojas nervinuosi), muitinė gali patikrinti. Tai užtrunka valandą ar dvi. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją patikimai ir operatyviai gali šiek tiek pavėluoti dėl to. (Nors paskutiniu metu sienose eilių nėra daug, nebent A6 plente).

Ar galima sekti krovinį realiu laiku?

Dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS trackerius, tačiau kartais signalas dingsta Vokietijos miestų centre arba tuneliuose. Galiu atsiųsti koordinates, bet tikslų „ką tik posūkio“ vaizdą garantuoti negali. Vairuotojai kartais pamiršta įjungti programėlę.

Kada geriausia užsakyti pervežimą?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus laikas – 2-3 savaitės iki kelionės. Jeigu skambinate sekmadienį ir norite važiuoti trečiadienį, gali būti, kad laisvų mašinų nebus. Ypač pavasarį ir rudenį, kai visi juda.

Ar dirbate savaitgaliais?

Taip, bet tai papildomai kainuoja. Jeigu reikia iškrauti biurą Vokietijoje šeštadienį, kad pirmadienį jau galima būtų dirbti, tai galima. Tačiau vairuotojai turi poilsio dienas, todėl reikia suderinti grafiką.

Biuro technika ir įranga

Kaip pervežti didelius serverius?

Tai reikalauja specialių dėžių su amortizacija. Negali tiesiog padėti ant grindų. Serveriai yra jautrūs vibracijai. Kartais netgi reikia kvieti specialistų, kurie juos išmontuoja ir pakuoti. Aš vieną kartą mačiau, kaip klientas bandė neitišmontuoti serverio spintos – tai baigėsi laužymu.

Ar saugu vežti stalus ir kėdes supjaustytais?

Galima, bet geriau išmontuoti. Supjaustyti stalai daugiau vietos užima ir ypač lengvai įsibrėžia. Jeigu stalas yra brangus medis, geriau jį apvynioti storu kilimėliu. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją patikimai ir operatyviai reiškia, kad mes patys pasirūpinsime išmontavimu, jeigu to pageidaujate.

Ką daryti su augalais?

Vokietija turi griežtas fitosanitarines taisykles. Augalai su žeme gali būti uždraudžiami įvežti, jeigu jie nėra sertifikuoti. Geriau palikti augalus Lietuvoje arba pasitikrinti, ar jie yra leidžiamų rūšių sąraše. Nemanau, kad dėl vieno fikuso verta rizikuoti, kad visa mašina bus sulaikyta.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (tusinės, chemija)?

Tik jeigu jos yra originaliose pakuotėse ir deklaruotos. Negalima mesti dažų deguto į vieną didelį maišą. Tai yra pavojingas krovinis (ADR) ir reikalauja specialių leidimų. Dažniausiai klientams patariu tokius dalykus nusipirkti naujus Vokietijoje, kad nenusipirkti galvos su dokumentais.

Kaip apsaugoti el. prietaisus nuo drėgmės?

Vokietijoje oras gali būti drėgnas, ypač žiemą. Mes naudojame hidroizoliacines dangas. Be to, patariame išjungti techniką ir palikti ją šiltai kambario temperatūroje prieš pakrovimą, kad nesusidarytų kondensatas viduje.

Ar surenkate baldus vietą?

Taip, mūsų komanda gali surinkti biuro baldus Vokietijoje. Tai papildoma paslauga, bet labai naudinga, kadangi vokiški baldai turi savo specifiką, o mūsų vyrai dirbo su viskuo. Sakyčiau, surinkimas trunka ilgiau nei išmontavimas, bet tai daroma kokybiškai.

Rizikos ir nesklandumai

Kas nutinka, jeigu kažkas susilaužo kelyje?

Jei tai mūsų kaltė (pvz., staigus stabdymas ir dėžė nukrito), mokame draudimo išmoką. Jeigu klientas blogai supakavo (tarkime, įdėjo stiklinę vazą tarp knygų be apvyniojimo), tai ne mūsų atsakomybė. Biuro perkėlimas į Vokietiją turi būti suplanuotas, o ne paliktas atsitiktinai.

Ar buvote atvejų, kai dingdavo daiktų?

Per 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai dingdavo smulkių daiktų (pvz., telefonų kraiktuvių). Tai dažniausiai ne mūsų vairuotojų darbas, o įtariamų trečiųjų asmenų per nakvynes. Todėl vertingus daiktus patariame vežti su savimi kabinete arba užrakintoje dėžėje su antspaudu.

Ką daryti, jeigu vairuotojas susirgo kelyje?

Turiame rezervinių vairuotojų arba bendradarbiaujame su vietinėmis Vokietijos firmomis, kurios gali paimti krovinį ir nuvežti į vietą. Tai retas atvejis, bet jis įvyksta. Sveikata svarbiau už terminus, nors ir suprantu klientų pyktį.

Ar dažnai įvyksta avarijų?

Ačiū Dievui, nedažnai, nes mūsų vairuotojai yra patyrę. Bet keliuose Vokietijoje, ypač greitkeliuose „Autobahn“, greičiai dideli. Jeigu kas nutinka, mes viską tvarkome per draudimą. Svarbiausia, kad žmonės būtų sveiki.

Jeigu aš nepasiruošęs laiku, ar mašina gali laukti?

Gali, bet tik tam tikrą laiką (paprastai 2 valandos nemokamai). Jeigu tai ilgesnė pauzė, reikia mokėti. Vairuotojas negali prarasti dienos dėl to, kad klientas dar nesurinko dėžių.

Ar tikrai verta rinktis jus, o ne pigų „skrajūną“?

Žinoma, aš galiu būti šališkas, bet pigūs pervežėjai dažnai neturi nei draudimo, nei normalių mašinų. Vienas klientas taip taupojo, galiausiai jam dėžės atvyko drėgnos, o vairuotojas reikalavo pinigų vien prieš duris. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją patikimai ir operatyviai – tai mūsų pažadas, kurį stengiamės išpildyti.

Ką daryti, jeigu Vokietijoje prireikia sandėlio trumpam?

Mes turime partnerių, kurie gali sulaikyti krovinį 1-2 dienas. Tai naudinga, jeigu biuro patalpos dar neparuoštos. Tai papildomai kainuoja, bet taupo nervus.

Ar galite įvežti daiktus į aukštą pastatą be lifto?

Galime naudoti keltuvus pro langą arba nešti rankomis. Tačiau tai brangu ir lėta. Jeigu 5 aukštas be lifto, tai tikrai bus brangiau nei įprasta. Reikia apie tai pranešti iš anksto, kad atsiųstume tinkamą komandą.

Kaip elgtis su smulkiomis detalėmis (sąvaržėlėmis, raktais)?

Geriau jas surinkti į vieną pažymėtą dėžutę „Pirmiausia atidaryti“. Nes niekas nenori ieškoti staluko raktų tarp šimto kitų dėžių vėlų vakarą Vokietijoje.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki komunikacijos ir pasitikėjimo. Jeigu sakykite iš kadro, kas tikrai vyksta, mes galime išvengti 90 proc. nesklandumų. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją patikimai ir operatyviai neįmanomas be jūsų pagalbos ruošiantis. Nėra tobulo pervežimo, visada kažkas klysta arba vėluoja, bet su patikima komanda šios problemos tampa tik nedideliu nepatogumu, o ne katastrofa. Pasidomėkite draudimu, pasiruoškite dokumentus ir būkite kantrūs – tada viskas gerai sueis.