Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją: kaip išvengti chaoso ir nemalonumų

Sveiki, štai ir vėl susidūrėme su ta pačia problema – jums reikia keltis, o biuras jau pilnas dėžių ir krūvų. Dirbu šioje srityje virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena: užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją niekada neįvyksta taip lengvai, kaip vaizduojame brošiūrose. Vokietija – tai ne tik greiti automagistraliai, tai ir griežti taisyklės bei muitinė, kuri gali sustabdyti visą procesą dėl vienos trūkstamos parašo vietos. Dažniausiai klientams kyla baimė dėl brangumo, tačiau tikros problemos dažniausiai prasideda ne su kaina, o su dokumentų tvarka. Jeigu viską suplanuosite protingai, tai netgi gali būti malonu... bent jau tiek, kiek įmanoma kelyje.

Dokumentai, muitinė ir biuro perkėlimas į Vokietiją

Kokius dokumentus reikia tur�ti saujoje?

Būtina turėti CMR sąvadą, kuris yra pagrindinis vežimo dokumentas, be jo niekur nepraeisite. Taip pat reikės detalaus inventoriaus sąrašo, geriausiai dviem kalbomis – lietuvių ir vokių (arba anglų, jei vokiečių nemėgstate). Nepamirškite ir pajamų mokesčių deklaracijų, jei keliuate įstojus į Vokietijos įmonių registrą. Vieną kartą teko matyti situaciją, klientas buvo pamiršęs pasirašyti vieną lapą pakuotės sąraše, ir mes sėdėjome pasienyje penkias valandas.

Ar reikia mokėti PVM pervežiant įrangą?

Visada pasidomėkite savo buhalteriu, nes aš esu tik vadybininkas, o ne teisininkas. Paprastai, jei jūsų įmonė turi PVM mokėtojo kodą ir veža savo nuosavybę į kitą šalį įmonės reikmėms, tai taikoma 0 proc. PVM tarifas. Bet čia būtina pateikti tinkamus eksporto dokumentus, pvz., EX1, kad muitinė netvirtintų mokesčio. Jei dokumentai blogai – mokėsite 21 proc. Vokietijos PVM, o tai nėra smagu.

Kas daryti, jeigu vairuotojas pamiršo CMR?

Tai yra baisiausia košmarų košmaras, todėl mes visada patikriname du kartus. Jei taip nutinka, reikia skubiai siųsti skanu originalą į vairuotojo telefoną arba spausdinti artimiausioje spaustuvėje. Vokiečių policija nėra linkusi į paaiškinimus, jiems reikia popieriaus. Gerai, jei įmonė turi dispečerį, kuris gali tai padaryti akimirką, o ne jeigu tu vairuoji vienas ir nieko nebesupranti.

Muitinė Vokietijoje – ilgai tai užtrunka?

Jei viskas tvarkinga, tai tai trunka tiek, kiek reikia pasienio pareigūnui užsidėti akinius ir paspausti mygtuką – maždaug 15 minučių. Bet jei jie įtaria kažką ne taip arba krovinys atrodo įtartinas, gali užtrukti ir kelias dienas. Patariu niekada neslėpti nieko, jei turite naujų kompiuterių su plokščėmis, deklaruokite juos kaip naujus, o ne naudotus, nes skirtingi kodai.

Ar tiražas turi būti tikslus?

Tikslumas Vokietijoje beveik religija. Jei parašysite, kad yra 10 dėžių, o bus 11, gali kilti klausimų, ar jūs nevežate kontrabandos toje vienoje dėžėje. Geriau tiesiog užrašykite "apie 10 dėžių" arba pateikite tikslius svorius. Niekada nemegstu, kai klientai sako "kokių maždaug", vokiškai pasaulyje "maždaug" neveikia.

Kas yra EX1 dokumentas ar jis mums reikalingas?

Tai eksporto deklaracija, kuri patvirtina, kad prekės išvyko iš Lietuvos ir nebuvo parduotos Europos Sąjungos viduje. Jums tai tikrai reikalinga norint įrodyti savo buhalteriui, kad prekės iškeliautos legaliai. Be to, be EX1 negalite taikyti 0 proc. PVM. Vėl gi, pasitarkite su accountantu, bet be šio lapo gausite didelę mokesčių sąskaitą.

Pakavimas, krovinys ir vairuotojų nuotaikos

Kaip supakuoti serverius, kad neišlūžtų?

Serveriai yra jautrūs kaip kūdikiai, juos reikia pakuti į puta, o tada į stiprias dėžes. Nenaudokite senų pačių, kurios jau buvo trys kartus naudotos, nes jos suges po pirmojo posūkio. Kartais klientai bando taupyti ant pakavimo, o paskaičiuoja, kainuoja naujas serveris, tuomet supranta, kad 50 eurų už dėžę buvo mažiau. (Nors žinau, kad visi ir taip taupo kur gali).

Ar galima vežti smulkias detales be dėžių?

Negalima, tiesiog negalima, vairuotojai tampa įniršę, kai turi rinkti smulkmenas iš grindų. Viskas turi būti dėžėse, uždėta ant paletių arba suveržta juostomis. Jeigu numetate klaviatūras ant dugno be jokios tvarkos, tikėkitės, kad kažkas nuslūgs ar sulūž. Vokietijoje darbininkai dažnai atsisako iškrauti tokius krūvas.

Kiek dėžių reikia vienam biurui?

Čia labai sunku pasakyti iš šaukiamo, nes vieni turi daug popieriaus, kiti tik du kompiuterius. Paprastai vienam darbo stalui reikia 3-4 vidutinės dėžės, o jei dar yra archyvų – tai dar 10 dėžių. Geriau pasiimti keletą tuščių atsarginių, nei vykti į parduotuvę Vokietijoje, kur kainos gali sukelti širdies smūgį.

Kas daryti su baldais, kurie nesirenka?

Išardykite juos. Nėra kitų variantų. Jei bando įkišti didelę stalviršį pro nedideles duris, tikrai kažkas duos į galvą. Visus varžtus ir detalės sudėkite į zip-lock maišelius ir priklijuokite prie baldo paties. Buvau atvejų, kai atvydavome į vietą ir niekas negalėjo surasti kojų nuo stalo, tai labai nepatogu.

Ar verta pirkti brangias dėžes?

Ne visada, svarbiau, kad jos būtų stiprios. Galite rasti naudotų dėžių sandėliuose, kurios buvo skirtos sunkioms prekėms, jos kainuos pigiau, bet atliks savo darbą. Brangios "premium" dėžės dažnai tiesiog turi gražų logotipą, kurį jūs vis tiek užklijuosite lipduku. Taupykite pinigus ant draudimo, o ne ant spalvoto kartono.

Kodėl vairuotojai verčia uždaryti dėžes lipduku?

Tai yra atsakomybės klausimas. Jei dėžė atsidaro kelyje ir kažkas iškrenta, vairuotojas gali būti kaltinamas. Uždengus lipdukais, matyti, kad niekas nebuvo kišta į vidų po to, kai jūs uždarėte. Be to, lipdukai padeda suskaičiuoti dėžes greičiau, kai atvykstate į sandėlį Miunchene arba Hamburge.

Kainos, laikas ir užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją

Kiek kainuoja užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją?

Čia labai plačias spektras, bet maždaug nuo 1 iki 3 eurų už kilometrą priklauso nuo automobilio dydžio. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją taip pat priklauso nuo to, ar reikia keltųjų (krautuvių), ar tik fizinio darbo. Jei turite tik 10 dėžių, tai gali būti ir 500 eurų, o jei pilnas 3.5 tonų sunkvežimis – tai gali siekti 2000 eurų. Geriau prašyti konkretaus pasiūlymo.

Kodėl viena firma kainuoja pigiau nei kita?

Nes ta firma gali vairuoti senais sunkvežimiais, kurie tepakraunami ne kiekvieną dieną, arba naudoti "pilkius" vairuotojus be sutarčių. Taip pat gali būti, kad jie neįskaičiuoja visų mokesčių, o paskui paprašo papildomai už tiltus arba tunelius. Nekantraukite pasirinkti pigiausio varianto, kartais jis tampa brangiausiu.

Ar galima atsiskaityti gavus prekes Vokietijoje?

Dauguma firmų, įskaitant mus, reikalauja išankstinio mokėjimo arba bent 50 proc. avanso. Pervežimo srityje yra daug atvejų, kai klientas pasiima prekes ir "dingsta" arba atidėlioja mokėjimus mėnesį. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją – tai pasitikėjimo reikalas, mes jums duodame savo techniką, o jūs mums duodate garantiją.

Kiek laiko užtrunka reisas iš Vilniaus iki Berlyno?

Čia daugmaž 14-16 valandų gryno važiavimo, jei nėra didelių spūsčių ties Kaunu arba Lenkijoje. Jei vairuotojui reikia poilsio, tai gali užtrukti iki paros. Reikia suprasti, kad mes negalėsim važiuoti 100 km/h greičiu greitkeliais, sunkvežimiai ribojami. Ir niekada nekalbėkite su vairuotoju, kai jis vairuoja, laukite, kol sustos.

Ar kainuoja laukimas vairuotojui prie furgono?

Žinoma, kainuoja. Vairuotojo laikas yra pinigai, o jei jis stovi vietoje ir negali važiuoti toliau kitam klientui, jums tai bus paskaičiuota. Paprastai valanda laukimo kainuoja maždaug 40-60 eurų. Jei žinote, kad negalėsite iškrauti laiku, praneškite iš anksto, galėsime pakeisti grafiką be papildomo mokesčio.

Kas vyksta, jei furgonas sugenda kelyje?

Tai retas atvejis, su šiuolaikinės technikos, bet nutinka. Tada mes siunčiame pagalbinį automobilį arba bandome remontuoti vietą. Klientui tai reiškia delsimą, bet mes visada stengiamės pranešti nedelsiant. Vieną kartą mums perdegė sankaba netoli Frankfurto, teko iškrauti viską į kitą furgoną ant kelio įlindus... o dieve, tai buvo ilga diena.

Smulkmenos, kurios sugadina biuro perkėlimą į Vokietiją

Ar į Vokietiją įleidžia sunkvežimius centro metu?

Nes visur. Didžiuosiuose miestuose yra "Umweltzone" – aplinkos zonos, kur galima važiuoti tik su žaliu lipduku. Be to, daugelyje vietų įvažiavimas draudžiamas darbo dienomis nuo 8 iki 18 valandų. Reikia turėti specialų leidimą (Ausnahmegenehmigung), kurį dažnai turi užsakyti gavėjas Vokietijoje. Niekada nevažiuokite į senamiestį be tikrinimo.

Kas jeigu biure turi pavojingų medžiagų?

Spausdintuvų kasetės ar aerozoliai yra pavojingos prekės (ADR). Jų negalima tiesiog mesti į kuprinę, turi būti deklaruojamos. Jei vairuotojas sustoja tikrinime ir randa dešimt kasečių be dokumentų, gausite didelį baudą. Geriau jas išsiųsti kurjeriu arba išmesti čia, o ne vežti per sieną kaip įprastą siuntą.

Ar vokiečiai yra labai griežti dėl pakylos?

Jie tikslūs. Jiems svarbu, kad pakyla būtų lygi, saugi ir netrukdytų eismui. Jeigu pastatysite furgoną taip, kad uždengia pusę gatvės, ateis policija arba Feuerwehr (ugnies gesinimo) ir privers jūsš judėti nedelsiant. Naudokite konusus ir šviesas, tam yra griežti standartai.

Kaip susisiekti su vairuotoju, kai jis neatsiliepia?

Nenustokykite, jis tikriausiai vairuoja arba miega. Vairuotojai turi poilsio režimus, kai jų telefonas būna išjungtas. Palaukite valandą arba parašykite dispečeriui. Kartais signalas vokiškoje kalnų vietovėje būna prastas, taip pat ne visi mūsų vairuotojai kalba lietuviškai, todėl gali tiesiog nesuprasti, ką jums reikia.

Ar reikia draudimo?

Būtina. Krovinių draudimas apsaugo jus, jei sunkvežimis užsidegs arba sužals į griovį. Paprastai jis yra apie 3-4 eurus už 1000 eurų vertės, tai nedidelė suma. Nemanau, kad norite rizikuoti savo viso biuro įranga dėl to, kad sutaupėt 10 eurų. (Nors žinau, kad vadovai visada stengiasi tai kirsti iš sąmatos).

Ką daryti, jei atvyko ne ta prekė?

Tikrinti dokumentus prieš vairuotojo išvykimą. Pasirašykite CMR su pastaba "su rezervacija" (mit Vorbehalt), jei kažkas trūksta arba yra sugadinta. Jei pasirašysite, kad viskas gerai, o paskui rasiat, kad stalo kojos nėra, niekas nieko nedarys. Vokietijos įmonės yra labai griežtos dėl protokolų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro prekėmis?

Techniškai ne, tai yra muitinės pažeidimas, nes tai yra dvi skirtingos siuntos. Bet realiame gyvenime, jei turite kelias dėžes su asmeniniais daiktais, mes įmesime juos į kampą, jei telpa į tą patį tiražą. Tik gerai užrašykite sąraše, kad tai nėra įmonės turtas, kad muitinė neturėtų klausimų. Ar tai legalu? Žinau... geriau klauskite muitininko, o ne manęs.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą sandėlyje?

Taip, Vokietijoje sandėliai dirba pagal griežtą grafiką. Negalima tiesiog atvažiuoti ir sakyti "čia yra biuro perkėlimas, kur iškrauti?". Reikia turėti išankstinį terminą (Zeitfenster), kitaip jums tiesiog neatidarys vartų. Tai viena dažniausių klaidų, kurioms užtenka vieno telefono skambučio iš anksto.

Kodėl taip svarbu tikslus adresas?

Kadangi Vokietijoje gatvės dažnai būna panašios, o vienas miestas gali turėti keletą "Hauptstraße". Jei nurodysite tik miestą be pašto kodo, vairuotojas važiuos į kitą miestelį ir praras pusę dienos. Patikrinkite Google maps ir nukopijuokite adresą tiksliai, kaip jis yra paslaugų sutartyje.

Ar galima vežti šaldytuvus maistui?

Tik jei jie yra išjungti, išvalyti ir gerai išdžiovinti. Jei ten bus duonos krumeliai arba kvapas, per sieną gali nepraleisti dėl sanitarijos taisyklių. Niekas nenori vežti "sena maistą" tarp biuro stalų. Geriau išmesti viską čia.

Kas daryti su raktais nuo biuro Vokietijoje?

Tikėtina, kad reikės palikti raktus pas vairuotoją, kad jis galėtų užrakinti furgoną, jei eis pietauti. Užtikrinkite, kad raktai turi numerius arba kad žinote, kuris raktas nuo ko. Vieną kartą teko laužti spintas, nes vairuotojas pametė raktų ryšulį degalinėje.

Ar vokiečių kalba praverčia kelyje?

Labai praverčia. Nors dauguma kalba angliškai, bet senesni ar kaimiški pareigūnai gali nieko nesuprasti. Turėkite išversta dokumentų rinkinį vokiškai, tai greitina procesus kartais net dvigubai. Nereikia būti filologu, bet svarbiausius frazes verta išmokti arba pasirūpinti vertėju.

Viskas, ką jums reikia žinoti, yra čia, tačiau realybė visada sukuria naujų situacijų. Užsakomas biuro perkėlimas į Vokietiją gali būti rami procesas, jei pasitikiite profesionalais ir neskubėsite paskutinią minutę. Sėkmės kelyje ir tikimės, kad jūsų kompiuteriai atvyks sveiki.