Užsakomas biuro kraustymas iš Vokietijos su transporto parama: vadovas iš vidaus

Gyvenu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus. Viską mačiau – nuo tada, kai vairuotojai turėjo nešti brangžodžius teleksus, iki šiandieninių elektroninių sąskaitų. Klientai visada klauso to paties, o realumas dažnai būna šiek tiek kitoks nei planuose. Vokietija yra arti, tačiau vokiškas tvarkos jausmas gali apgauti, kai kalbame apie didelius biurų perkėlimus. Čia ne tik apie dėžių vežimą, bet ir apie tai, kad vokiečiai moka užrašyti kiekvieną pieštuką, o mums reikia su tuo susitvarkyti. Kai užsakomas biuro kraustymas iš Vokietijos su transporto parama, visada atsiranda nerealuolių problemų, apie kurias niekas nesugalvoja iš anksto, pvz., užstrigęs liftas Miunchene arba parkingo leidimas, kurio nebuvo. Rašysiu kaip yra, be šlapių audrų.

Kaip tai suka apie kainas

Kiek tai viskas kainuos realiai?

Tai klausimas, į kurį negaliu atsakyti tiesiogiai, kol nepažiūrėsiu į tavo biurą. Kainos svyruoja kaip orai pajūryje – vienam užtenka 3 tonų mašinos ir dviejų vyrų, kitam reikia 40 pėsčiųjų konteinerio ir penkių kranų. Užsakomas biuro kraustymas iš Vokietijos su transporto parama priklauso nuo to, ar tu turi tik stalus, ar turi seifus, svilančius 500 kilogramų. Be to, galiausiai suskaičiuosime, kiek reikia degalų, kokią Maut (toll) mokėsime Vokietijoje ir kiek laiko praleisime ekspedicijoje. Negaliu pasakyti "nuo 500 eurų", nes gali pasirodyti, kad tavo biuras yra penktame auke be lifto.

Kodėl kainoraštis skiriasi nuo galutinės sumos?

Kainoraštis yra tik teorinis dalykas, parašytas kad klientams ramiau. Galutinė suma priklauso nuo realių darbo valandų. Jei vokiečiai pasirodo su griežtomis taisyklėmis, kad krova gali prasidėti tik nuo 8:00 ryto, o ne 7:00, kaip planavome, tai mums teks laukti. Laukimas – tai pinigai. Taip pat, jei pasirodo, kad reikia specialių pakavimo medžiagų, pavyzdžiui, „bubble wrap“ kilimų toną, tai tai viskas eina į papildomą sąskaitą. Niekada neįsivaizduok, kad kaina bus fiksuota, jei nėra fixed price sutarties, ir net tada yra išlygų.

Ar galima kažkaip taupyti?

Galima, bet tikrai ne ant vairuotojų ar krovikų. Taupyti galima gerai suplanavus logistiką. Jei užsakomas biuro kraustymas iš Vokietijos su transporto parama įvyksta savaitgalį, Vokietijoje gali kilti papildomi mokesčiai už darbą ne darbo laiku. Taupyti galite susirinkus dėžes patys, bet patirkite, kad tada nebus įtraukta į draudimą, jei dėžėsužlus. Geriausia taupyti ant dienos – parinkite tokia, kai nėra didelio intensyvumo kelyje, nors Vokietijoje tai beveik visada yra.

Ar imate mokėjimais kortele ar tik grynais?

Daugelis mano kolegų nori grynųjų arba pavedimu, o ne kortelėmis, nes čia yra PVM niuansai tarp šalių. Tačiau mes stengiamės būti modernūs, priimame ir korteles, bet tada gali būti pridėta procento dalis, kadangi bankas mums nukerta dalį pinigų. Geriausia aptarti iš anksto, kad nereikėtų ieškomi bankomato Berlyno centre su krovininiu automobiliu.

Vokiški niuansai ir biurokratija

Kas daryti su vokiečių "Anmeldung" ir išsiregistravimu?

Tai yra pykčio šaltinis. Vokietijoje reikia išsiregistruoti iš buto ar biuro oficialiai. Jei tu tą nepadarysi laiku, vietinės valdžios institucijos gali padaryt problemy. Žinoma, mes ne esame teisininkai, bet dažnai klientai prašo mūsų pagalbos paimti dokumentus iš savininko. Geriausia, kad techninis direktorius ar buhalteris tai padarytų pats anksčiau, o mes tik atvežtume daiktus. Viena kartą teks laukti valandą prie durų, kol klientas bandė surasti „Wohnungsgeberbestätigung“ dokumentą.

Ar mums reikia specialių leidimų stovėjimui prie biuro?

Absoliučiai taip. Beveik kiekviename didesniame mieste (Miunchenas, Hamburgas, Frankfurte) negali tiesiog sustoti ant kelio su "krovininiuku" (krovininiu automobiliu). Reikia iš anksto gauti leidimą iš "Ordnungsamt". Jei jo nėra – gausite baudą, o mes galiame likti be mašinos, nes policija ją nuvežs. Tai viena svarbiausių dalykų, kai užsakomas biuro kraustymas iš Vokietijos su transporto parama, nes be leidimo mes tiesiog negalime pradėti darbo.

Kas su Maut ir vokiškais keliais?

Mūsų mašinos turi mokėti Maut už kiekvieną kilometrą automagistralėse. Tai nėra pigu, ypač kai mašina pilna. Šios išlaidos įeina į pasiūlymą, tačiau jei reikia važiuoti trumpesniu keliu be mokesčio, bet per miestus, tai gali užtrukti ilgiau. Kartais vairuotojai renkasi greitesnį kelią su Maut, kad sutaupyti laiko, o ne pinigus, nes laikas – tai brangiausias resursas tarptautiniame pervežime.

Ar reikia "Umweltplakette" (ekologinės kortelės)?

Man atrodo, kad dar reikia, bent jau į dangiškius miestus centruose. Be jos gausite baudą, jei pateksite į „žaliąją zoną“. Mūsų mašinos dažniausiai tai turi, bet jei nuomojate savo transportą, patikrinkite, ar ant priekinio stiklo yra toks lipdukas. Be jo, vokiečių policija nebus linkusi įsileisti net dėl vienos dėžės.

Techninės detalės ir įranga

Ar išmontuosite ir sumontuosite baldus?

Tai standartinė paslauga, tačiau čia yra savų "kampų". Paprasti stalai – lengva, bet jei turite sudėtingų "Call Center" kabinų su garsų izoliacija, tai tai ne viena valanda. Vieną kartą turėjome biurą Diuseldorfe, kur vokiški baldai buvo tokie sudėtingi, kad teks skambinti meistrui iš Lietuvos pagalbon per telefoną. Jei užsakomas biuro kraustymas iš Vokietijos su transporto parama apima ir montavimą, tai visada reikia prid�ti laiko rezervo, nes varžtai dažnai pasirodo besirūdiję arba pasimetę.

Kaip su serveriais ir jautria technika?

Mes ne IT specialistai. Mes galime perkelti serverius į kitą kambarį, bet jei reikia išjungti ir vėl prijungti duomenų centrą, tai reikia kvieti jūsų IT žmogų. Aš asmeniškai bijau liesti brangius serverius, viena klaida – ir duomenys dingę (nors draudimas yra, bet reputacija dingsta). Geriau, jei IT žmogus vadovauja tuo procesu, o mes tik nešame griežtai pagal jo nurodymus.

Ar turite dėžių ir pakavimo medžiagų?

Žinoma, turime. Turiu sandėlį pilną dėžių. Tačiau jei jūsų biure tūkstančiai knygų ar dokumentų, tai reikės specialių mažų knygų dėžių, kad jas nešiotų moterys (vyrai dažnai bando nešt per daug ir sugenda nugaros). Pasakykite iš anksto, kiek dėžių reikia, ir atvešime. Jei staiga pasirodo, kad dėžių trūksta, tai prarandame laiką važiuodami į statybinę prekybą vietiniame "Baumarkt".

Ką daryti su šiukšlėmis?

Vokietijoje yra griežtas atliekų rūšiavimas. Mes negalime tiesiog įmesti viso į vieną didelį maišą ir išmesti pirmame konteineryje. Jei norite, kad mes išvežtume senius baldus ar pakavimo atliekas, tai tai yra papildoma paslauga. Kartais pigiau išmesti pačiams, nes mums reikia važiuoti į specialiusutilizacijos punktus, kurie moka priimti šiukšles.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje per naktį?

Geriau to nedaryti. Nors mašinos yra užrakintos ir turi signalizaciją, Vokietijoje (ypač didmiesčiuose) vyksta vagysčių. Jei dėl kažkokių priežasčių turime sustoti per naktį, stengiamės rasti saugų stovėjimą (priežiūros aikštelę), bet tai kainuoja pinigus. Geriau planuoti taip, kad važiuotume be pernakvojimo su kroviniu, arba, jei turi labai brangių daiktų, juos reikia iškrauti į sandėlį.

Rizikos ir nepageidaujami incidentai

Kas nutinka, jei kažką sulaužome?

Turiame CMR draudimą, kuris dengia žalą. Tačiau procesas yra lėtas. Reikia užpildyti protokolą (protestą) vietoje, neatsisakyti pasirašyti dokumentų, padaryti nuotraukų. Jei tik pasakysit "vėliau parašysit", draudimo kompanija atsisakys mokėti. Būkite atidūs, kai vairuotojas iškrauna. Vieną kartą klientas pastebėjo įbrėžimą tik po savaitės – ir gavo nieko. Nedarykite to klaidos.

Ar vokiečiai gali uždraudyti išvežti daiktus?

Teoriškai, jei yra nesumokėtų sąskaitų ar juridinių ginčų, tai galima. Yra toks dalykas kaip "Pfändung" (areštas). Jei atvažiuojame kraustyti, o atėjęs "Gerichtsvollzieher" (vykdomasis pareigūnas) užlipdo ant mašinos ir sako, kad nieko neleidžia išvežti, tai mes esame bejėgiai. Mes negalime kovoti su vokiečių teisėsauga vietoje jūsų. Tikėkitės, kad jūsų buhalterija viską susitvarkė.

Kas jei vairuotojas susirgs?

Tai blogas scenarijus. Jei vairuotojas suserga Vokietijoje, reikia rasti pavaduotoją arba siųsti kitą įgulą iš Lietuvos. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Tokiais atvejais mes neatsakome už pradelstą terminą, nes tai yra "force majeure". Tačiau per 20 metų tai nutiko tik du kartus, todėl tikimybė nedidelė, bet egzistuoja.

Ar dažnai įvyksta avarijų?

Dėka Dievo, retai, tačiau kelyje A2 ar A9 intensyvumas milžiniškas. Jei įvyksta avarija, mes skubiai organizuojame perkrovą į kitą mašiną. Tai reiškia, kad jūsų daiktai gali atvykti pavėlavę. Draudimas (jei užsakytas "viskas rizika") turėtų padengti ir transportavimo išlaidas, bet tai ilgas procesas su draudikais.

Organizaciniai klausimai ir pabaiga

Kaip susitarti dėl laiko?

Laikas Vokietijoje – tai šventas dalykas. Jei sutarėme 8:00, tai reiškia 8:00, ne 8:15. Vokiečiai tikslūs. Jei mes vėluojame dėl eismo, mes skambinam. Jei jūs vėluojate, mūsų laikas pradeda eiti. Geriausiai susitarti dėl "langų", pvz., nuo 9:00 iki 12:00, kad būtų laisvės. Nereikėtų spausti vairuotojų, jei jie jaučia pavojingą situaciją kelyje – saugumas svarbiau už terminą.

Ar galiu važiuoti su mašina?

Techniškai gali, jei yra vietos (kabinoje dažnai vietos nėra, ji pritaikyta 2-3 žmonėms). Tačiau draudžiama važiuoti krovežyje su daiktais – tai nelegalu ir pavojinga (jei staigiai stabdys, galite nukristi). Jei norite lydėti, turbūt teks važiuoti savo automobiliu už mūsų mašinos, kas nėra patogu toliose kelionėse.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Nebūtina, bet labai vertinama. Jei tai užsakomas biuro kraustymas iš Vokietijos su transporto parama, kuris trunka visą dieną, vairuotojai tikrai džiaugsis šiltu pietų ar kavos puodeliu. Tai nedideli investicijai, bet tai pagerina nuotaiką ir darbo greitį. Alkani vairuotojai dirba lėčiau.

Ką daryti su automobiliais, kurie turi būti pervesti?

Galime pervesti ir automobilius ant priekabos arba nuvaryti, jei vairuotojas turi teises. Tačiau tai kainuoja papildomai. Be to, reikia patikrinti ar transportuojamas automobilis yra techniškai tinkamas (neleisti sudegusio variklio automobilio, nes jis gali užsidegti kelyje).

Ar paslaugą galima atšaukti?

Galima, bet taisyklės standartinės – jei atšaukiate prieš 3 dienas, tai maža rizika, jei atšaukiate tą pačią dieną, kai vairuotojai jau važiuoja, teks mokėti neatsižvelgiant išlaidas (degalai, dienos norma).

Kaip elgtis su vertimais?

Dokumentai dažniausiai būna vokiškai arba lietuviškai. Jei reikia ką nors suprasti susisiekime, bet mes ne vertėjai. Jei sutartyje yra dalykų, kuriuos nesuprantate, pasitarkite su vertėju prieš pasirašydami.

Ar įmanoma atvežti ir padėti seifą?

Seifai tai yra mano blogiašis sapnas. Jie sunkūs, stačiakampiai ir neprisitaikantys prie judėjimo. Reikia specialių juostų, o kartais net keltuvo. Jei sefas sveria daugiau nei 300 kg, praneškite iš anksto, kad nevažiuotume su maža komanda.

Kodėl reikia detalaus inventoriaus sąrašo?

Be jo bus chaosas. Kai iškrauname 50 dėžių, kaip mes žinome, kur yra "Accounting" failai, o kur "Marketing"? Be sąrašo jūs praleisite savaitę ieškodami dalykų. Parašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra, nurodykite numerį.

Ar galite padėti su "Einrichtung" (įrengimu)?

Taip, mes statome lentynas, stalus, kabinas. Bet jei reikia kalbų, elektros instaliacijos, tai kvieskite elektriką. Mes esame logistika, ne statybininkai. Nors per 20 metų išmokome ir daug ką, sujungti kabelius yra atsakomybė, kurią mes nenorim imtis.

Ką daryti, jei trūksta vietos naujame biure?

Tai dažnas problemų šaltinis. Matuokite vietą prieš atvežant daiktus. Ne kartą gavome situaciją, kai didelė sofa neįeina į liftą ar duris. Tada tenka išmontuoti langą arba palikti lauke (kas nėra gerai). Planuokite erdvę pagal didžiausius daiktus.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Dirbame, bet už papildomą mokestį. Vokietijoje švenčiamos dienos skiriasi nuo mūsų, pvz., Velykos ar Kalėdos gali būti kitomis dienomis. Patikrinkite kalendorių prieš planuodami užsakomą biuro kraustymą iš Vokietijos su transporto parama šventiniu laikotarpiu, kad nebūtų nepageidaujamo nustebimo.

Kas su PVM tarp šalių?

Jeigu esate įmonė, turite PVM kodą, tarptautinis pervežimas gali būti be PVM (0 proc.) arba su atskaitomu PVM. Čia reikia konsultuotis su buhalteriu, mes tiesiog išrašome sąskaitas pagal galiojančius taisykles. Jei asmuo (ne įmonė), tada Vokietijos PVM taisyklės gali būti kitokios.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Mano patarimas – ne. Pigiai reiškia, kad gali atvažiuoti sena mašina be lifto, be pakavimo medžiagų, su vairuotoju, kuris nemoka vokiškai ir gali nieko nesuprasti, kai kils problema. Užtikrintas užsakomas biuro kraustymas iš Vokietijos su transporto parama kainuoja pinigus, tačiau sutaupote nervus.

Galutinis patarimas?

Susiplanuokite viską bent mėnesiu iki. Skambinkite, klauskite, būkite nuoširdūs. Mes norime padėti, bet mes ne stebukladariai, o tiesiog žmonės su sunkvežimiais.

Išvada

Biuro perkėlimas iš Vokietijos nėra paprasta kelionė į parduotuvę. Tai sudėtingas logistinis procesas, reikalaujantis tikslumo, gerų dokumentų ir supratančių partnerių. Nors aš dirbu jau beveik šimtą metų (jauciu taip), kiekviena kelionė moko kažko naujo. Jei gerai paruošsite, viskas sukurs kaip laikrodis, jei ne – bus stresas ir brangios klaidos. Pasitikėkite profesionalais, bet nebijokite klausti beprotiškiausių klausimų – geriau klausti dabar, nei verkti vėliau prie sulaužyto seifo.