Transporto sprendimai verslui biuro persikraustymui į Vokietiją: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – biuro persikraustymas į užsienį, ypač į Vokietiją, niekada neina taip lygiai, kaip planuojame Excelio lentelėje. Viskas prasideda nuo chaoso dėžių surinkime ir baigiasi tuo, kad vokiškas liftas staiga tampa per mažas jūsų didžiausiai spintai. Transporto sprendimai verslui biuro persikraustymui į Vokietiją turi būti ne tik pigūs, bet ir, svarbiausia, lankstūs, nes realumas visada sukuria savo korekcijas. Per šį laiką mačiau viską – nuo prarastų serverių iki to, kad vairuotojai užsidaruoti sandėliuose Vokietijoje negalėdami išsiversti angliškai. Štai kas iš tikrųjų jūsų laukia ir ką reikia žinoti, kad neišprotėtumėte.

Pinigai, kainos ir biudžeto nusivylimai

Kiek tai viskas kainuos? Paprastai.

Žinoma, klausimas, kurį girdžiu kasdien. Kaina priklauso nuo tūkstančio dalykų – nuo to, kiek turite kvadratinių metrų, iki to, ar reikia išmontuoti sistemas. Jei tik judinate stalus ir kėdes, bus pigiau, nei jei vežiate brangų serverinį kompleksą. Transporto sprendimai verslui biuro persikraustymui į Vokietiją dažnai įtraukia ne tik važiavimą, bet ir pakavimo medžiagas, kurios dabra brangiausios. Be to, degalų kainos šokinėja, taigi, jei gavote pasiūlymą prieš pusmetį, tikėkitės korekcijos. O taip, dar mokesčiai už užstatą Vokietijoje, jei ten reikia įvažiuoti į miesto centrą.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, bet dažniausiai ji bus fiksuota tik tada, kai viskas tiksliai išmatuota. Jei pasakote "maždaug dvidešimt dėžių", tai man reiškia, kad gali būti ir trisdešimt. Vienas kartas klientas taip "maždaug" apibūdino turinį, kad teko skambinti pagalbai ir krauti papildomą sunkvežimį. Fiksuota kaina veikia tik tada, kai aš pats einu ir matuoju vietą, o ne tikėju jūsų akimis. (Nors dažnai ir matuodamas klystu, bet mažiau). Taigi, taip, galima, bet būkite pasiruošę sumokėti už darbo valandas, jei jų bus daugiau.

Kas daryti, jei biudžetas ribotas?

Tada turite ruoštis pačiam krauti ir iškrauti. Taip pat, reikėtų atsisakyti "viskas įskaičiuota" paslaugų, tokių kaip specialios dėžės ar "pakavimo" serviso. Tačiau įsidėmėkite – krovininių automobilių nuoma su vairuotoju tikrai nebus pigiausias variantas, jei neplanuojate maršruto. Vokietijoje keliai geri, bet mokesčiai juose (mautai) gali staigiai padidinti sąskaitą. Geriausia sutaupyti galite planuodami pervežimą ne "šiandien", o po savaitės, kai turiu laisvą mašiną, kuri grįžta tuščia.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Paslėptų – ne, bet apie kurias paprastai užmirštate – taip. Pavyzdžiui, mokesčiai už sunkvežimio įvažiavimą į "Umweltzone" (ekologinę zoną) miestuose kaip Miunchenas arba Berlynas. Be to, jei vairuotojas laukia, kol jums ruošiate dokumentus, šis laikas taip pat mokamas. Dar vienas dalykas – jei reikia neįprastinės technikos (pvz., kranas arba liftas su keliomis sekcijomis), tai visada papildomai. Vokietijos įmonės už tai imasi gana drąžiai.

Kada reikia sumokėti?

Dauguma įmonių dabar reikalauja avanso, bent 30 proc., kad užfiksuotų datą ir neleistų vairuotojui nusifilmuoti į kitą užsakymą. Likusią dalį paprastai reikia apmokėti gavus prekes arba iškart po iškrovos. Pinigai pervedinėjami, grynaisiais kasdien retai kas ima, per didelės rizikos. Be to, sąskaitos faktūros išrašomos tik su PVM, todėl jei esate išsiregistravęs iš PVM mokėtojų, gali kilti bėdų su grąžinimu (tai jau tikrinkite su savo buhalteriu, aš tik vežu).

Dokumentai, Vokietija ir biurokratinis siaubas

Ar mums reikalingas ekspeditorius ar muitinės brokeris?

Nors Vokietija yra ES, tai nereiškia, kad galima važiuoti "tuščiomis". Jei persikeliate visą įmonę, tai techninės pervežimo procedūros reikalauja dokumentų. Jei prekių vertė viršija tam tikrą sumą (priklausomai nuo sutarčių), gali tekti deklaruoti. Ekspeditorius padės su Intrastat deklaracijomis, jei jums reikia. Aš asmeniškai visada patariu turėti bent konsultaciją, nes vokiečai su dokumentais labai griežti, viena neteisinga dešimtainė skaitmenį – ir mašina stovi pasienio punkte (arba viduryje kelio patikrinimo metu).

Kokius dokumentus turi paruošti klientas?

Sąrašas-inventorius! Tai šventa tiesa. Be detalaus sąrašo, kur nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje, nevažiuosite. Vokietijos pareigūnai gali sustabdyti net ir viduryje autostrados ir paklausti, ką vežate. Jei matys, kad tai biuro technika, o dokumentuose parašyta "buitinės technika", bus bauda. Taip pat reikės galios patvirtinimų, kad įmonė tikrai egzistuoja, nebevėluoja mokesčių ir turi teisę judinti turtą.

Ar sunku susitvarkyti su Muitinės deklaravimu Vokietijoje?

Jei viskas yra tarp ES šalių, tai dažniausiai tai tik techninis formalumas, vadinamas "išvykimo deklaravimu" Lietuvoje. Tačiau jei jūsų įmonė turi filialus Šveicarijoje ar Jungtinėje Karalystėje, o turtas važiuoja per Vokietiją, tai čia jau visai kita istorija. Tada reikalingas TIR kabelis arba bendrosios tranzito procedūros. Geriau neužkibti ant tos kabliukų ir pasirūpinti iš anksto.

Kas daryti, jei prarandame dokumentus kelyje?

Tai košmara. Vieną kartą klientas paliko CMR draudimo dokumentą degalinėje prie Kauno. Teko rasti prarastų dokumentų deklaracijos formą, rašyti pareiškimus policijai Vokietijoje. Beveik viskas susitvarkė, bet laiko praradome nemažai. Dabar visada daryju nuotraukas visiems dokumentams ir siunčiu klientui į el. paštą iš karto. Dar kartą pasakysiu – Transporto sprendimai verslui biuro persikraustymui į Vokietiją be tvarkingo dokumentų valdymo yra būdas į psichiatrinę ligoninę.

Ar reikia versti visus dokumentus į vokiečių kalbą?

Ne visus, bet techninę dokumentaciją (jei vežate specią techniką) arba pavojingų medžiagų lapus būtina. Vairuotojas su savo vokišku "Maut" sistema susitvarkys, bet jei sustabdys inspekcija ir jis negalės paaiškinti, kas yra toje didelėje dėžėje su užrašais "Labai svarbu", gali būti problemų. Angliškai daug kas supranta, bet bet kokiame oficialiame lygmenyje vokiečiai pageidauja savos kalbos.

Logistika, technika ir fizinis darbas

Kokį sunkvežimį rinktis?

Jei turite tik kabinetus, 3.5 tonų sunkvežimis su liftu gali užtekti, jei ten netelpa per daug. Bet jei daromas biuro persikėlimas į Vokietiją su visais serveriais ir archyvais, reikės 7.5 ar net 12 tonų mašinos. Didelės mašinos turi savo niuansų – negali važiuoti visur mieste. Vokietijoje griežtai stebimi svorio limitai, ypač miestuose. Taigi, jei jūsų naujas biuras yra sename pastate su siauromis gatvėmis, didelės mašinos ten tiesiog neįvažiuos.

Ar įtraukiate į kainą įkrovą ir iškrovą?

Įprastai taip, jei tai įrašyta sutartyje. Bet dažnai klientai mano, kad "įkrova" yra tik tada, kai dėžės stovi prie durų. Jei reikia neštis juos iš penkto aukšto be lifto, tai jau papildomas darbas. Vieną kartą teko nešti kompiuterius per stogą, nes lifte nebeveikė eletra. Tai neįtraukiama į standartinę kainą. Viskas priklauso nuo to, ką mes susitarsime pradžioje.

Kaip vežami kompiuteriai ir jautri technika?

Jie turi būti supakuoti į originalias dėžes, jei dar liko. Jei ne, tai reikia specialios putojamos plastiko (dėl to aš ir kalbu apie pakavimo medžiagas). Monitoriai dedami ant krašto, ne ant paviršiaus. Serveriai turi būti užrakinti specialiais rėmais. Aš asmeniškai visada prašau, kad IT žmogus būtų kartu, kad išjungtų viską teisingai. Negi aš žinau, kaip išjungti jūsų duomenų centrą?

Ar galima persikraustyti savaitgalį?

Galima, bet Vokietijoje yra naktinio ir savaitgalinio važiavimo apribojimai sunkvežimiams virš 7.5 tonos. Jei naudojame mažesnę mašiną, problema išsprendžiama. Jei didelę – reikia specialių leidimų, kurie kainuoja pinigus ir laiką. Be to, jei atvykiate sekmadienį į sandėlį, kuris uždarytas, ir vairuotojas turi laukti iki pirmadienio ryto... jums mokės už laukimą. Geriau planuoti pirmadienio ryto įkrovą.

Kas daryti su baldų išmontavimu?

Tai ne mūsų darbas, mes ne baldų meistrai. Mes galime atsukti pėsdus, nuimti dureles, bet jei reikia išardyti sudėtingą sisteminių blokų mūrą, geriau pasamdyti baldų montuotojus. Vienas kartas bandėme patys, baigėsi tuo, kad viena detalė liko Lietuvoje, o vairuotojas jau buvo pasiekęs Frankfurto zoną. Teko siųsti tą detalę taksi (ne, ne taksi, bet greituoju siuntu, bet skamba panašiai).

Ar saugu leisti vairuotojui vienam?

Jei tai patikimas vyras, su kuriuo dirbu jau 10 metų – taip. Jei tai atsitiktinis vairuotojas iš skelbimo – ne. Biuro persikraustymas reiškia, kad jis važiuoja su raktais nuo jūsų gyvenimo (verslo). Geriausia, jei jūsų atstovas važiuoja kartu, bent iki pat Vokietijos sienos arba iki galutinio tikslo. Taip pat, jei įvyksta avarija (ką Dievas saugokkia), reikia žinoti, kas atsakingas.

Vokietijos specifika ir vietinės realijos

Ar Vokietijos keliai tikrai tokie geri?

Autostrados (Autobahn) – taip, bet miestuose... ten daug statybų, eismo įvykių ir ribojimų. Be to, vokiškas vairuotojų etiketas yra kitoks. Jei lėtai važiuojate dešiniaja juosta, jūsų iš karto užguls ragana. Mūsų vairuotojai turi būti pasiruošę tam, kad ten važiuojama greičiau. Ir nepamirškite apie "Grünes Dreieck" (žalias trikampis) – tai apskritai siaubingas ruožas prie Štutgarto, visada spūstys.

Kokios problemos su parkavimu miestuose?

Didžiuliausios. Berlyno, Hamburgo ar Miuncheno centruose vieta sunkvežimiui rasti be leidimo yra beveik neįmanoma. Jei jūsų biuras yra senamiestyje, reikia iš anksto gauti leidimą stovėjimui iš vietinės administracijos (Straßenverkehrsamt). Tai reikalauja laiko, kartais ir savaitės. Negalima tiesiog sustoti ant šaligatvio ir sakyti "aš tik penkias minutes" – policija atvyks greičiau nei spėsite iškrauti pirmą dėžę.

Ar reikia rūpintis atliekų surinkimu?

Taip, jei paliksite pakuotės medžiagas (kartoną, plastiką) naujame biure, vietinis ūkio valdytojas gali labai nuliūpti. Vokietijoje labai griežta atliekų segregacija. Reikia susitarti dėl konteinerių arba mums reikia pasiimti šiukšles atgal į Lietuvą (kas neįmanoma), arba vežti į artimiausią reciklavimo centrą. Tai dažnai užmirštama detalė.

Kaip su elgesiu su vietiniais sandėlininkais?

Jie gali būti... šiek tiek griežti. Vokietijos darbuotojai laikosi taisyklių. Jei sutartyje parašyta "iškrova nuo 8:00 iki 17:00", o atvykstate 17:15, jūsų nepriims. Joks prašymas nepadės. Todėl laiko planavimas yra kritiškas. Biuro įrangos gabenimas į Vokietiją reikalauja tikslumo, kurio mums lietuviams kartais trūksta (pripažinkime).

Ar yra kokių nors regioninių skirtumų?

Bavarijoje žmonės gali būti šiek tiek konservatyvesni, o Hamburge daugiau "užsieniečių", taip kalbant, todėsusikalbėti angliškai lengviau. Taip pat, Rūro srityje (Ruhrgebiet) daug pramonės, todėl sunkvežimiai ten įprasti, o pietuose, Alpėse, reikia atsižvelgti į kalnų kelių nuolydžius. Ten ne kiekviena mašina su pilnu kroviniu užliks į kalną.

Rizikos, draudimas ir "O jeigu..."

Ar draudimas apima viską?

Standartinis CMR draudimas dengia tik 8.33 SDR už kilogramą (tai apie 10 eurų). Jei vežate serverius, kainuojančius tūkstančius, tai nieko nedengia. Būtina sudaryti "All Risk" (visų rizikų) draudimo polisą, nurodant tikslią vertę. Vienas klientas taip nepadarė, mašina užsidegė (ne mūsų kaltė, trumpasis jungimas), ir jis prarado viską. Gaila, bet dokumentai buvo tvarkingi, tad mokėti neteko.

Kas daryti, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes skambiname pagalbai ir išsiunčiame kitą mašiną, jei įmanoma, arba perkrauname krovinius. Jei tai įvyksta Vokietijoje, pagalba atvyksta greitai, bet brangiai. Laikas atidėlioja visą procesą. Svarbu turėti kontaktą, kuris galėtų spręsti problemas vietos kalba 24/7.

Ar dažnai įvyksta įvykių su kroviniu?

Per 20 metų buvo keletas. Nukrito dėžė su spausdintuvais (vairuotojui užsidėjo stabdžiai staiga). Buvo pavogta duona iš kabino (ne krovinys). Rimtų avarijų su mūsų kroviniais buvo nedaug, nes stengiamės vairuoti saugiai. Bet rizika visada yra, todėl ir reikalingas draudimas. Nekalbėkime apie blogus dalykus, bet būkite pasiruošę.

Kas, jei klientas vėluoja su iškrovos vietos paruošimu?

Tada laukiam. Ir laukimas mokamas. Aš turiu vairuotojui sumokėti už valandą, todėl ir jums paskaičiuosiu. Vienas kartas važiavome į Miuncheną, o biuro durys dar nebuvo pastatytos (literally, statybos darbai nebaigti). Teko važiuoti į artimiausią stovėjimą laukti porą dienų. Nekalbėkime, kiek tai kainavo klientui.

Ar galima užsisakyti paskutinę minutę?

Galima, jei aš turiu laisvą mašiną, kuri šiaip važiuotų tuščia. Bet tikėkitės, kad kaina bus "už lūpų". Geriausia planuoti bent mėnesį iš anksto, ypač jei reikalinga didelė mašina ar spec. technika. Vasarą ir rugsėjį (kai visi grįžta iš atostogų) yra "pikas", todėl vietų nėra.

Įranga, pavojingi daiktai ir smulkmenos

Ar galima vežti degalus ar chemikalus į biurą?

Tik jei tai yra deklaravamos ir tinkamai supakuotos medžiagos. Biuro chemija (valymo priemonės, printerių kasetės) tinka, bet jei turite laboratoriją ar gamyklą, tai čia jau pavojingų krovinių (ADR) kategorija. Be vairuotojo su ADR pažymėjimu ir specialios mašinos, nevažiuosite. Vokietija čia labai griežta.

Kaip su archyvais? Ar saugu?

Archyvai sunkūs ir dažnai purškiami dulkių. Juos reikia dėti į tvirtas dėžes. Jei dėžė suges, turėsite chaosą su popieriais. Patarčiau pažymėti dėžes labai aiškiai, nes vokiečiai (ir mūsų vairuotojai) nemėgsta rūšiuoti svetimų popierių. Geriausia archyvus vežti paskutiniais, kad jie neužtrukdytų vietos.

Ar reikia rūpintis vieta vairuotojui prasimiegoti?

Jei tai ilgas maršrutas, vairuotojas turi poilsio laiką (tachografas). Jis negali miegoti mašinoje su kroviniu (nelegalu). Reikia numatyti vietą viešbučio arba poilsio zonoje. Jei jūsų biure nėra kur apsistoti, reikia susitarti dėl vietos netoliese. Aš visada stengiuosi tai suplanuoti iš anksto, kad vairuotojas nevažiuotų mieguotas.

Ar vežate augalus ar asmeninius daiktus darbuotojų?

Augalus galima, jei jie ne kenksmingi (kenkėjai). Asmeninius daiktus – taip, dažnai darbuotojai nori pasivežti savo kėdes ar paveikslėlius. Bet tai turi būti aiškiai atskirta nuo įmonės turto, nes muitinėje ar draudimo atveju gali kilti nesusipratimų (kas yra kas, ir kam priklauso).

Kaip elgtis su serveriais? Juk jie svarbiausi.

Serverius reikia išjungti ir pažymėti. Geriausia juos vežti specialiuose rėmuose. Jei serveris veikia, jį negalima tiesiog išjungti iš lizdo – reikia "shutdown". IT specialistas turi būti kartu. Aš nekalbu apie tai, kaip jį prijungti vėl, tai jūsų reikalas, bet pervežimas turi būti švelnus. Vienas smūgis – ir galvos diskas susprogo.

Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galiu atsiųsti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra. Tačiau nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti "kur tu jau?". Jis vairuoja, negali kalbėti. Geriau tiesiog žiūrėti žemėlapį arba skambinti man.

Pabaigos ir organizaciniai klausimai

Kada geriausia viską suplanuoti?

Rudens pradžioje arba pavasarį. Vasarą (liepa-rugpjūtis) visi persikelia, todėl kainos aukštesnės, o rizika, kad mašina vėluos, didesnė. Žiema taip pat turi savo niuansų (sniegas, šaltukas), bet mažiau spūsčių. Jei galite, venkite pirmadienių ryto išvykimo – tai "mėsų" laikas keliuose.

Kas daryti po persikraustymo?

Patikrinkite, ar viskas atvyko. Jei trūksta dėžės, praneškite iš karto, ne po savaitės. Vokietijoje reikia susitvarkyti su pirkimo sąskaitomis (jei keičiatės adresą). Taip pat, nepamirškite padėkti vairuotojui (gėrimas ar maistas niekada nepakenks), tai užtikrina gerą nuotaiką ir ateityje.

Kodėl verta rinktis jus o ne "Didžiąją Raudoną Firmą"?

Nes su manimi galima susikalbėti tiesiogiai. Aš ne robotas. Jei kažkas ne taip, aš išsiaiškinsiu. Didelės firmos turi standartinius protokolus, o aš turiu lankstumą. Transporto sprendimai verslui biuro persikraustymui į Vokietiją su manimi bus individualūs. Nors kainą galiu pasiūlyti panašią, bet aptarnavimas bus žmogiškesnis.

Ar turite licencijas?

Žinoma. Tarptautiniai pervežimai reikalauja licencijos. Be to, kiekviena mašina turi techninę apžiūrą. Vokietijoje dažnai tikrina ir vairuotojo poilsio laikus (tachografo išrašus). Viskas turi būti tvarkoje, jei nenorite, kad jūsų krovinys būtų konfiskuotas.

Kaip mums pradėti bendradarbiavimą?

Parašykite man, kiek maždaug turite daiktų ir iš kur į kur važiuojate. Aš atsiunčiu preliminarią sąmatą. Jei patinka – susitvarkome dokumentai. Paprasta kaip du du. (Niekada nebūna taip paprasta kaip atrodo, bet bandysime).

Kas daryti, jei reikia talpinti daugiau, nei planavome?

Tada reikia didesnės mašinos arba antrą važiavimą. Antrą važiavimą brangiau, todėl geriau iš anksto apskaičiuoti tūrį. Jei staiga atsiranda 10 papildomų dėžių, mes jas įsimesime, jei telpa. Jei ne... reikės spręsti vietą.

Galite patarti dėl biuro išplanavimo?

Ne, aš esu apie logistiką, ne interjerą. Bet galiu pasakyti, kad dėžės geriau statyti prie sienos, o ne per vidurį, kad vairuotojas galėtų judėti. O kaip bus stovėsios lentynos – jūsų reikalas.

Ar įmanoma susimokėti dalimis?

Įprastai ne. Per vieną operaciją reikia apmokėti viską. Jei tai didelis projektas, galima padalinti į etapus (pvz., pirmą dieną vežame baldus, antrą – dokumentus), ir mokėti už kiekvieną etapą atskirai. Tai yra įmanomas variantas.

Paskutinis patarimas?

Nepanikuokite. Visada kažkas klysta. Svarbiausia – turėti gerą draudimą ir kantrų vairuotoją. O dabar, jei jūsų biuras jau ruošiasi kelionei, susisiekime, aptarkime detales. Geriau vėliau nei niekada ( nors geriau laiku).

Išvada

Galiausiai, transporto sprendimai verslui biuro persikraustymui į Vokietiją nėra tik apie tai, kaip pakelti dėžę į sunkvežimį. Tai apie planavimą, dokumentus, vokišką griežtumą ir gebėjimą spręsti problemas iš anksto. Nėra idealųjų persikraustymų – visada kažkas sugenda, vėluoja arba neįtelpa, bet su patirtimi viskas tampa lengviau. Rinkitės partnerius, kurie ne tik pasako "taip", bet ir įspėja apie rizikas, o tada jūsų verslo kelionė bus daug mažiau stresinga.